工場や倉庫のオーナーに、簡単な質問をしてみてください。この品目はいま何個ありますか？ 答えは二つ返ってきます。一つはシステムや表計算ソフトの数字、もう一つは倉庫担当者がラックまで歩いて行って見てきた数字です。二つが食い違うと、どちらが正しいのか誰にもわからず、業務は推測で回ることになります。

これが精度のギャップであり、誰も測っていない最も重要な数字です。このシリーズをここから始めるのは、それがほかの問題と並ぶ一つの問題ではなく、すべての問題が枝分かれしていく根っこだからです。原材料の残高が間違っていれば、製造指図の原価を正確に計算することはできません。記録された消費量が実態を反映していなければ、発注点を設定することはできません。入出庫そのものが記録されていなければ、ロットを追跡することはできません。だからこそ、システムやバーコード、自動化の話をする前に、ギャップが生まれる場所を正確に特定しなければなりません。

ギャップはどこで生まれるのか

ギャップは一つの大きな誤りから生まれるわけではありません。毎日働いている七つの小さな穴から生まれます。

  • 記録なしの入荷。仕入先のトラックが午後に到着し、倉庫は忙しいので、商品はひとまず床に置かれ、発注書との照合は明日に回されます。明日はたいてい来ませんし、来たとしても、誰も説明できない数量差を伴ってやって来ます。
  • 伝票なしの出庫。製造の監督者は今すぐ材料が必要で、ラインは止まっているので、材料を持っていき、倉庫担当者に後で記録しておいてと言います。この一言こそが差異の最大の単独要因です。その場で記録されなかったものは、たいてい二度と記録されないからです。
  • 返品・戻入。必要量を超えたためにラインから、あるいは注文と合わなかったために顧客から、ある数量が戻ってきます。物理的には棚に戻りますが、システムには決して戻らないため、帳簿残高は実態より少なくなり、すでに持っているものを買うことになります。
  • 廃棄と破損。作業者が箱を壊す、湿気で材料が傷む、ラインが規格外品を出す。こうした数量は対応する取引なしに棚から出ていくため、システムの中では永遠に生き続けます。
  • 拠点間の移動。商品がメイン倉庫から支店、仕掛品倉庫、あるいは配送車両へ移ります。最初の場所からの出庫は記録されても、次の場所への入庫は記録されず、途中で消えてしまいます。
  • 年一回の棚卸だけ。年に一度しか数えないということは、誤りが起きてから十二か月後に、原因を再現できなくなってから発見するということです。修正は問題を解決するのではなく覆い隠す会計上の調整になります。
  • 一つの品目に複数のコード。同じ材料が異なる名前で二度登録されています。一度は商品名で、もう一度は仕入先の品名で。残高が二つのコードに分かれ、一方は欠品に、もう一方は不動在庫に見えますが、どちらも同じものです。

七つのどれもが意図の問題ではないことに注目してください。倉庫担当者は何も隠していませんし、製造の監督者も不注意なわけではありません。問題は、入出庫がある瞬間に起き、記録が別の瞬間に行われることであり、その二つの瞬間の距離こそがギャップなのです。

ギャップが実際にもたらすコスト

不正確さの厄介な点は、損益計算書に独立した一行として現れないため、タダに見えることです。そのコストは五つの場所で支払われます。

  • 止まった生産ライン。群を抜いて最も重いコストです。在庫ありと記録されているのに実物がない品目が一つあるだけで、ライン全体が止まり、人件費、能力、そして顧客への納期まで巻き込みます。
  • 割高な緊急購買。欠品に気づくのが遅れると、最良の仕入先ではなく最寄りの仕入先から、数量割引を失う少量で、特急便を使って買うことになります。その差額はそのまま利益率から消えていきます。
  • 資本を拘束する不動在庫。ラインが止まることへの恐れから、人はあらゆるものに余分な在庫を持とうとします。その結果、お金はラックの上で眠り、保管スペースにお金を払い、材料は使われる前に期限切れになったり陳腐化したりします。
  • 倉庫を何日も閉める棚卸。記録が信用されていないと、棚卸は入出庫を止め、作業班を本来の仕事から外さなければならない大がかりな作業になります。日々の数字が当てにならないせいで、何日も丸ごと稼働が止まるのです。
  • 誤った原価に基づく価格決定。最も危険なのは、それが静かだからです。一単位あたりの材料消費量が不正確なら単位原価も不正確であり、価格設定や見積もりの基準となる利益率は架空のものになります。利益が出ていると思っている製品を、実は一単位売るごとに損をしながら売っているかもしれません。

もっと注意深い従業員では解決しない理由

差異を見つけたときの最初の反応は、倉庫担当者を問い詰めるか、交代させることです。それがうまくいくことはまれです。問題は人ではなく仕組みの設計にあるからです。入出庫が起きた二時間後に誰かが記録を思い出すことに頼るプロセスは、その人がどれほど規律正しくても失敗します。単純に、日々のプレッシャーが個人の規律に勝つからです。

解決策は人にもっと正確さを求めることではありません。入出庫が起きてから記録されるまでの距離を、ゼロになるまで縮めることです。出庫の記録が、材料が扉を出るための条件そのものになれば、忘れる余地はなくなります。それこそが次回のテーマです。

Origami の見方

製造業と倉庫は私たちの専門分野の一つであり、この分野のプロジェクトはどれも、画面を一枚も見せる前に精度のギャップを測ることから始めます。理由は、不正確なデータの上にシステムを導入すると、誤った数字をより速く出す洗練されたシステムができあがるだけだからです。そして数か月のうちにチームは信頼を失い、紙と記憶に戻ってしまいます。

私たちが推奨する順序は、品目とコードを整理して現在のギャップを測り、次に記録の入口をふさぎ、そのうえで製造指図、原価計算、請求をその上に構築するというものです。このシリーズの残りはこの順序に沿って進み、それが私たちが製造業・倉庫分野に取り組む方法でもあります。後のすべての層は、その下の層が正しいことに依存しているからです。

自社の精度を一週間で測る方法

何かを買う前に、問題の大きさを示す数字が必要です。この演習は新しい道具なしで、自社の現場で行えます。

  • 選ぶ品目は二十だけ、倉庫全体ではありません。手元にある中で最も回転が速く、最も金額が大きく、ラインにとって最も重要な品目を選びます。
  • 日曜日の朝にそれらの品目のシステム残高を記録し、その用紙はチームの目に触れないようにします。
  • その週の間、それら特定の品目のすべての入出庫を、起きたその場で記録することを義務づけます。入荷、出庫、戻入、廃棄、移動のすべてを、たとえ扉のそばに置いたノート一冊でもかまいません。
  • 翌週の日曜日の朝、その二十品目を実地で数え、実際の数を書き留めます。
  • 品目ごとに差異率を計算し、予定残高と実際の残高を比べ、二十品目のうちいくつが完全に一致したかを数えます。

一致した品目の数を二十で割ったものが、おおよその在庫精度です。これが、その後のあらゆる改善を測る基準線になります。数字そのものよりも大切なのは、一致しなかった品目ごとにその横へ理由を書くことです。そのリストこそが本当の優先順位だからです。たいていの場合、差異の大部分は上に挙げた七つの穴のうち一つか二つにさかのぼることがわかるでしょう。

この先の回では

ギャップには名前がつきました。それを閉じるのは順序の問題です。次回は入出庫そのものの地点から始めます。すべての在庫取引を、月末に記憶から再構成するのではなく、起きたその瞬間にスキャンで記録する方法です。その後、製造指図と原材料から完成品までの出来高の追跡、いつどれだけ再発注するか、何か問題が起きたときのロットトレーサビリティ、電子請求書と倉庫の入出庫の連携へと進み、最後にこれらすべてを正しい順序に並べる九十日間のロードマップでシリーズを締めくくります。

出典