第五回では、仕入先の請求書が完全なものになり、発注書と受入記録に照合され、原本ファイルとして保存されました。残る拠点は一つ、実際にお金が出ていく場所、つまり支払いです。支払いに予定がないと、順番を決めるのは電話です。毎朝電話してくる生コンクリートの仕入先が最初に支払われ、期限どおりに工事を終えて催促しなかった下請業者は待たされ、住宅タワーのエレベーター保守会社は月末になって、照合済みの請求書の支払いを誰も申請していなかったことを知るのです。

今回扱う内容

今回は四つのことを扱います。照合済みの請求書を支払期日に基づき一度だけ承認する定期バッチで支払う方法、仕入先の銀行口座情報の変更依頼を確認する方法、付加価値税施行規則が供給の翌月から十二か月経っても未払いの残高について何を定めているか、そして各仕入先の取引明細書を毎月照合する方法です。最後に、非居住者の仕入先からサービスを購入する際に自社に課される可能性のある二つの義務を取り上げます。条文の内容を条番号とともに紹介します。自社の個別のケースに関するご質問は、税理士にご相談ください。

電話の多い相手ではなく、期日で支払う

すべての請求書には支払期日があり、誰かがそれを覚えておく必要があってはなりません。第三回では、合意した支払条件を仕入先マスタに登録し、それがすべての発注書に自動的に引き継がれると説明しました。そのため、請求書が届いて照合を通過すると、システムは同じ条件から支払期日を計算します。納品時払い、あるいは請求書日付または受入日から一定期間後など、合意した方法に従います。期間そのものは、この記事ではなく、オーナーが定める方針に基づいて各仕入先と合意します。

次に支払リストです。仕入先に催促されるたびに請求書を一件ずつ支払うのではなく、システムはオーナーが選んだ固定日に、期日が到来している、または次回までに期日が到来する照合済みの請求書をすべて一つのリストにまとめます。リストには請求書ごとに、仕入先、請求書番号、紐づく発注書と受入記録、支払期日と金額が示され、続いて利用可能な資金に対する合計が示されます。第二回の承認マトリクスで権限を持つ者が、請求書ごとの個別承認ではなく一度だけ承認し、振込はそのリストから承認どおりに正確に実行されます。

  • 照合が済むまで、どの請求書もリストに入りません。数量や価格の差異で保留された請求書は理由を付けてリストから外れ、仕入先は支払日の後ではなく前に、購買部門からその理由を知らされます。
  • 前払金は発注書に紐づけます。仕入先の条件で前払金が必要な場合、その支払対象の発注書に対して記録し、供給の請求書が届いたときに支払額から差し引かれるようにします。発注書と紐づかない前払金は、同じ金額を二度支払う最も簡単な道です。
  • 下請業者の保留金には解除条件があります。下請契約で各支払いの一部を最終引渡しまで保留すると定めている場合、システムは契約から保留と解除の条件を引き継ぎ、保留額は誰かが思い出したときではなく、条件が満たされたときに支払リストに現れます。プロジェクトの利益の中で保留金がどこに位置するかは、原価管理と出来高請求で解説しました。
  • リスト外の緊急支払いは可能ですが、記録されます。今日支払わなければならない仕入先は必ずいます。それは起こりますが、書面の理由と権限を持つ者の承認が必要で、オーナーが見る一覧に表示されます。その一覧が長くなるなら、支払リストの頻度が足りないか、一部の仕入先との支払条件を見直す必要があることを示しています。
  • 支払うのは明細書ではなく請求書です。仕入先の取引明細書は照合のための道具であり、支払書類ではありません。リストに入るのは番号で特定された照合済みの請求書であり、それこそが第一回のケース、つまりメールから一度、明細書からもう一度支払われた請求書を防ぎます。

支払リストは管理以上の役割を果たします。請求書が完全で照合済みの仕入先は、いつ支払われるかが分かるので毎日の電話が減り、財務責任者はどの日にいくら資金が出ていくかを、後で銀行明細から知るのではなく、数日前に把握できます。

銀行口座情報の変更依頼：手元にある番号に電話する

何年も取引のある仕入先から、いつもの署名とロゴの入ったメールが届き、銀行口座が変わったと伝えてきます。新しいIBANが添付され、今月の支払いをそちらにするよう求めています。依頼はまったく本物かもしれません。企業は実際に銀行を変えます。あるいは、そのメールは乗っ取られた仕入先自身のメールボックスから、または本物と一文字だけ違うアドレスから送られたもので、どちらの場合もそれまでのメッセージとまったく同じに見えます。そのメールを根拠にIBANを変更した経理担当者は、不注意だったわけではありません。本物と何も区別のつかないメッセージを信頼したのです。だからこのルールは、誰かが目で偽物を見抜くことを前提にしません。変更が一つの経路だけで通らないようにするのです。

  • 仕入先マスタにすでに登録されている番号に、自分から電話をかけて確認します。変更を求めるメールに書かれた番号ではなく、そのメールへの返信でもありません。メールが偽物なら、その番号も返信も偽装の一部です。
  • IBANが最初に登録されたときと同じ経路です。第三回では、IBANは仕入先の正式な書面で提出され、口座名義人の名前が仕入先の登録名と一致することを求めました。変更も、それより緩くない同じ条件を通ります。
  • 変更を入力する人は、それを承認する人ではありません。一人が依頼とその書類を登録し、別の人が確認後に承認し、両方が氏名と日付で記録されます。
  • 最近変更された口座への最初の支払いは、支払リストでフラグ付けされます。リストを承認する人が、その口座が新しいことを知ったうえで確認できるようにするためです。
  • 変更後、仕入先の既知の担当者に通知を送ります。銀行口座情報が自社の記録で更新されたことを伝えるものです。仕入先が変更を依頼していなければ、お金が出ていく前に気づけます。

受けた電話でさえ十分な証拠にはなりません。ディープフェイクとAI詐欺で説明したように、今では手軽に入手できるツールで声を模倣できるからです。大切なのは、依頼の前から持っていた番号に、自分から電話をかけることです。そして、これらすべての前に来る問いがあります。そもそも仕入先マスタのIBAN欄を編集できるのは誰か、です。仕入先ファイルを開く人なら誰でも編集できるなら、ルールは善意だけに頼ることになります。これは権限管理：誰が何を見るかで説明した内容です。システムでは、この欄を編集するのは定められた一つの役割だけで、すべての編集が氏名、日付、変更前後の値とともに記録されます。このルールが守るのはお金だけではありません。見分ける手段のなかったメッセージの責任を、誠実な経理担当者が一人で負わされることからも守るのです。

供給の翌月から十二か月経っても未払いの残高

正当な理由で期日どおりに支払われない請求書もあります。作業品質をめぐる争いで保留された下請業者の請求書、誰も署名していない完了報告書を待っているホテルの保守請求書、仕入先が約束したのにまだ発行していない貸方票を待っている請求書などです。こうした請求書は何か月も帳簿に残ることがありますが、その仕入税額はすでに以前の申告で控除されています。ここで付加価値税施行規則は、支払いと付加価値税を直接結びつけています。

第40条(10)は、受けた供給について仕入税額を控除し、供給が行われた月の翌月から十二か月後になっても全額を支払っていない課税事業者は、その時点で未払いの対価に基づいて計算された付加価値税の額だけ控除可能な仕入税額を調整しなければならず、その調整を十二か月が終わる月を含む課税期間の申告に含めると定めています。同じ項は、ファイナンス・リース、ムラーバハ、リース・トゥ・オウンなどの融資契約に基づく物品の供給で、これらの事業を行う許可を受けた課税事業者から受け、定期的な分割払いで支払われるものを除外しています。ただし、契約が有効であり続けること、契約に関する訴訟上の争いがないこと、仕入先がその供給の課税期間の申告で納付すべき付加価値税の全額を申告していること、そして顧客がそれを確認する仕入先の書面の証明書を保有していることが条件です。

続いて第40条(11)は、このように仕入税額が調整され、その後課税事業者が対価を支払った場合、支払いが行われた課税期間またはそれ以降の任意の期間の申告において、支払った対価に基づいて計算された付加価値税の額だけ仕入税額控除を増額できると定めています。第40条(12)は、これらすべての調整を法律または規則の期限に従わせています。つまり、その期間が経過すると、条文は控除を支払いに結びつけます。期間が支払いのないまま経過すれば調整され、対価が支払われれば、その期限内で再び増額できるのです。

実務では、記憶ではなくリストが必要です。各請求書の供給日と支払済み額を保持するシステムなら、未払いおよび一部支払いの請求書を経過期間順に表示し、十二か月の終わりに近づいているものにフラグを付けられます。そうすれば、リストは申告の準備後ではなく準備前に、財務責任者と税理士に届きます。フラグは警告であって判断ではありません。条文が特定の請求書に適用されるか、例外に該当するか、調整をどう行うかは税理士が判断します。同じリストは付加価値税以外でも役立ちます。何か月も未払いのままの請求書は、誰も解決していない仕入先との争いかもしれず、それを放置して大きくするより解決するほうがよいのです。

各仕入先の取引明細書を毎月照合する

月末に、仕入先は自社が払うべきだと考える残高を示した取引明細書を送ってきますが、帳簿には同じ仕入先について別の残高が示されています。二つの数字が一見して一致しないこともありますが、それは誰かが間違えたという意味ではありません。仕入先の取引明細書を照合するとは、調整仕訳で差額を消すことではなく、差額の一リヤルごとに理由を把握することです。よくある差異は四つです。

  • 計上していない請求書。仕入先は送ったが請求書受付箱に届いていない、あるいは届いたものの受入や照合待ちで保留されている。問うべきは、そもそも届いたのか、届いたならなぜ計上されていないのか、です。
  • 送金中の支払い。月の最終日に送金されたため、自社の帳簿には反映されているが、仕入先の明細書にはまだ反映されていない。翌月に自然に解消するタイミング差異であり、日付とともに記録しておくだけで済みます。
  • 届いていない貸方票。仕入先が返品を受け入れたり値引きに合意したりして残高から差し引いたが、貸方票そのものが届いていない。あるいはその逆で、約束したもののまだ発行されていない貸方票です。いずれの場合も、第五回で説明したとおり、請求書に紐づいた貸方票を求めます。
  • 二重に計上された請求書。自社側でも仕入先側でも起こります。自社側では、これは入力時に重複チェックが止めるケースであり、すり抜けたものがあれば照合で見つかります。

各差異にはステータス、担当者、日付を付けます。翌月にフォローするタイミング差異、自社側で訂正する誤り、または仕入先に訂正を依頼する先方の誤りです。照合は合意済みの期首残高から始めます。解決されないままの古い差異は、その後のあらゆる新しい差異に混ざってしまうからです。初日からすべての仕入先を毎月照合する必要はありません。購入額の最も多い仕入先、あるいは差異が繰り返し発生する仕入先から始め、優先順位はオーナーの判断に委ねましょう。

発注書がスプレッドシートに、請求書がメールに、支払いが銀行明細にある状態では、これは骨の折れる探索です。システムが最初から発注書、受入記録、請求書、あらゆる貸方票、支払いを一つの番号で紐づけて保持していれば、照合は探索ではなく比較になります。仕入先の明細書を取り込むと、システムが各行を請求書番号と金額で突き合わせ、残るのは一致しなかったものだけです。あわせて、各請求書についてシステムが把握していること、つまり受入済みか、保留中か、貸方票が発行されているかも分かります。

王国外の仕入先：自社に課される可能性のある二つの義務

技術部門向けの設計ソフトウェアのサブスクリプション、海外のメーカーとの生産ラインの保守契約、プロジェクトのためのエンジニアリング・コンサルティングなど、非居住者の仕入先からサービスを購入するときには、国内の仕入先では見られない二つの義務が生じることがあり、適用される場合、それは仕入先ではなく自社に課されます。一つ目は付加価値税の申告、二つ目は税の源泉徴収とザカート・税・関税庁（ZATCA）への納付です。ここでは仕組みとして説明します。詳細と、それぞれが適用される条件は出典にあります。

  • リバースチャージによる付加価値税。第47条(1)は、GCC統一付加価値税協定により、非居住者の仕入先から受けた供給について課税顧客が付加価値税を納付する義務を負う場合、付加価値税はリバースチャージの仕組みで納付されると定めています。顧客は、その供給に係る売上税額と、控除の恩恵を受けられる範囲での控除可能な仕入税額を、その課税期間の付加価値税申告で申告します。したがって、外国の仕入先の請求書にサウジの付加価値税が記載されていないからといって、その供給に付加価値税がかからないわけではありません。申告の義務が自社に移ったという意味かもしれないのです。
  • 非居住者への支払いに対する源泉税。ZATCAの源泉税一般ガイドラインは、源泉徴収義務者が王国内の源泉から非居住者に行う支払いは源泉徴収の対象となること、そして義務者はその月に支払った源泉徴収対象の金額を対象とする月次の源泉徴収申告書を提出し、受益者への支払月の翌月の最初の十日以内に申告書を提出して源泉徴収した税を納付しなければならないことを説明しています。ガイドラインの例では、1月20日に非居住者に支払ったロイヤルティは遅くとも2月10日までに申告して税を納付し、受益者には支払額と源泉徴収税額を示す証明書を交付します。ある月に源泉徴収対象の支払いがなければ、月次の申告書は不要です。支払いの種類ごとの源泉徴収税率や租税条約の影響は、ガイドライン自体と税理士に確認すべきものです。ガイドラインはまた、物品の供給による所得は源泉徴収の対象外であり、王国への物品供給契約は、国内輸送、据付、保守、研修など王国内で行われる付随作業についてのみ対象となると述べています。さらに、源泉徴収を行う者に対し、ZATCAへの登録や年次申告書などの追加の義務を定めています。

実務面は仕入先マスタから始まります。仕入先が非居住者であることを示す欄で、二つの影響の両方を伴います。その請求書はリバースチャージの確認が必要とフラグ付けされて経理に届き、その支払いはその月の源泉徴収申告書に含まれる可能性があるとフラグ付けされて支払リストに表示されます。そうすれば担当者は、銀行明細から後でつなぎ合わせるのではなく、十日より前に何を申告・納付すべきかを把握できます。システムがリストを用意し、各支払いの最終的な分類は税理士が行います。

Origamiの視点

企業の支払い段階を構築するとき、私たちは二つの問いから始めます。今は誰に先に支払うかをどう決めているのか、そして仕入先の銀行口座情報を変更できるのは誰か、です。そのうえで、各仕入先マスタの支払条件から支払リストを構築し、照合済みの請求書だけが入り、承認マトリクスに基づいて一度だけ承認されるようにします。そしてIBANの変更を、消去できない記録を伴う二段階の手続きにします。

仕入先の取引明細書の照合は、システムがすでに保有する書類に対して行う比較にします。未払い請求書の経過期間リストと非居住者の仕入先リストを申告を準備する人のために用意し、税務上の判断は税理士に委ねます。これらはすべて、会社がすでに使っている会計システムを置き換えるのではなく、それに接続します。これは私たちが構築するカスタムシステムの一部で、サービス紹介で説明しています。

今週の演習：三か月分の支払い

この演習に新しいツールは必要ありません。財務責任者が振込を行う担当者と一緒に実施できます。

  • 銀行明細から過去三か月の仕入先への支払いを抽出し、それぞれについて記録します。請求書は照合済みだったか。期日どおり、期日前、期日後のいずれに支払われたか。誰が支払いを求めたか。
  • どの予定にも基づかずに出ていった支払いを数え、分かればそれぞれの理由を書き留めます。
  • 過去一年間の仕入先の銀行口座情報の変更をすべて集め、それぞれについて問います。依頼はどのように届いたか。どう確認されたか。誰が承認したか。
  • 未払いの請求書を供給日からの経過期間順に並べ、供給の翌月から十二か月に近づいているものにフラグを付けて、リストを税理士に送ります。
  • 最大の仕入先三社に取引明細書を依頼して照合し、各差異を分類します。未計上の請求書、送金中の支払い、未受領の貸方票、または重複です。

この演習で、どこから始めるべきかがはっきり見えてきます。支払いの大半が予定外に出ていったなら、支払リストから始めましょう。銀行口座情報の変更に文書化された確認がないなら、何よりも先にそこから始めてください。そこがお金が間違った手に渡る穴だからです。明細書の差異が頻繁なら、その原因を支払いの前の拠点、つまり受入、照合、請求書受付箱で探してください。

次回

仕入先に支払われる一リヤルごとに、今や完全な経路があります。承認された申請、発注書、記録された受入、照合済みの請求書、計画的な支払い、照合済みの取引明細書です。第七回、最終回では、これらすべてを一つの支出ビューにまとめます。発注済みでまだ請求されていない金額はいくらか、本当の最大の仕入先は誰か、どのカテゴリーが発注書の外で購入されているか。そのうえで、購買を一日たりとも止めない順序で、購買をデジタル化するための九十日計画を示します。

出典