仕入先の請求書が経理のデスクに届き、支払う前に経理担当者は四つの簡単な質問をします。この購入を依頼したのは誰か。誰が承認したのか。合意した価格はいくらか。すべて届いたのか。答えはどれも存在していますが、一か所にはありません。依頼は現場エンジニアと購買担当者の WhatsApp のやり取りの中に、承認は引き出しの中の署名済みの紙に、価格はある一人のスプレッドシートに、そして検収は誰かが門で署名した納品書にあります。そこで経理担当者は電話をかけて回るか、仕入先が待っているからと信用で支払います。

購買業務のデジタル化：お金が出ていく道をたどる

「購買業務のデジタル化」をこの場面から始めるのは、毎日購買を行うあらゆる会社で同じことが繰り返されているからです。現場に資材を納品させる建設会社、原材料や交換部品を購入する工場、保守サービスや消耗品を購入するホテルや不動産運営会社などです。このシリーズは、ニーズがすでに明らかになった時点から始まります。いつ、どれだけ発注するかは発注点と安全在庫で取り上げました。ここでは、その後に起きること、つまり購買依頼から仕入先への支払いまでの道のりと、その途中でお金がどこから漏れるのかを追います。

七つのステーション、それぞれによくある断絶

どんなに小さな購入でも、七つのステーションを通過します。それぞれに、習慣になるまで繰り返される断絶があります。

  • 依頼：書面の依頼なしに購入する。現場監督が鉄筋を必要としている、あるいはホテルの技術者がエアコンの部品を必要としている。そこで彼らは購買担当者か仕入先に直接電話します。誰が、どのプロジェクトのために、なぜ何を必要としたのかを記録する書類がないため、後続の書類が参照できるものが何もありません。
  • 承認：誰も証明できない口頭の「はい」。マネージャーは電話で、ボイスメッセージで、あるいは WhatsApp グループで手短に OK と返して同意しました。承認は本物でしたが、特定の依頼には紐づいておらず、二か月後には何がいくらで承認されたのかを正確に証明できる人はいません。
  • 仕入先と見積もり：合意したものと違う価格。見積もりはチャットに写真で届き、請求書には、より高い単価や見積もりにはなかった配送料が記載されていました。請求書を確認する際に見積もりが隣にないため、誰も差異に気づきません。
  • 発注書：書面のない約束。注文は電話で仕入先に伝えられたか、あるいは請求書が届いた後に、それを取り繕うために発注書が作成されました。請求書の後に作成された発注書は何も統制しません。請求書を照らし合わせる基準になるどころか、請求書を写しているだけです。
  • 検収：届いた数量より多い請求数量。資材のトラックが日没直前に現場に到着する、あるいは工場への納品で二品目が欠けている。それでも誰かが数えずに納品書に署名します。その後、全数量分の請求書が届きます。これは在庫精度のギャップで述べた抜け穴の最初のものです。記録されずに入ってきたものは、後で別のどこかに現れます。
  • 請求書：VAT控除を弱める記載漏れ。仕入先のVAT番号がない請求書や、商品の数量と性質がわからない漠然とした説明の請求書です。付加価値税施行規則は、税務請求書に記載すべき事項を列挙し、仕入VATの控除を税の証拠の保持を条件としていますが、事業者間では 1,000 リヤル未満の供給について、記載事項の少ない簡易請求書を認めています。また、請求書は納品から数週間後に届くこともあります。発行期限は供給があった月の翌月15日であり、その頃には実際に何を受け取ったのかを誰も覚えていません。
  • 支払い：一枚の請求書を二回支払う。仕入先が請求書をメールで送り、続いて WhatsApp でコピーを送った、あるいは月末の取引明細書で再度請求したため、請求書から一回、明細書からもう一回支払われました。誰も故意に間違ったことをしたわけではありません。ただ、途中のどこにも、この請求書がすでに支払済みであることを知らせる仕組みがなかったのです。

七つのどれも誠実さの問題ではないことに注目してください。購買担当者は何も隠していませんし、現場監督がずさんなわけでもありません。誰もが今日の仕事を片付けるために一番手近なツールを使っており、WhatsApp とスプレッドシートはそのための優れたツールです。問題は、それらが限界を超えて使われたときに現れます。

問題は人ではなく設計にある

七つのステーションを上から眺めると、原因は一つしかないことがわかります。各ステーションがそれぞれ独自の記録を持っているのです。依頼者にはチャットが、承認者には記憶が、購買部門には受信トレイが、現場や倉庫には納品書が、経理には会計システムがあります。これらの記録を結びつける一つの番号がないため、チェーン全体を見渡せる人はいません。それを見ようとする唯一の人は、最後のステーションで、お金が出ていこうとしている瞬間の経理担当者です。

これは建設・保守会社が利益を失う場所で述べたのと同じパターンです。漏れは一つの大きなミスから生じるのではなく、異なる人が担当するステップ間の小さな隙間から生じます。誰かが発注書を発行すること、納品物を数えること、請求書が支払済みでないかを確認することを覚えているかどうかに依存する統制は、その人がどれほど規律正しくても、日々のプレッシャーの中で破綻します。解決策は、もっと注意を払うよう人々に求めることではありません。各書類を次のステップの条件にすることです。承認済みの依頼がなければ発注書は出さず、請求書と一致する検収がなければ支払わない、ということです。

気づかないうちに失っているもの

途切れたサイクルのコストは、損益計算書に独立した項目として現れることがないため、無料に見えます。そのコストは五つの場所で支払われています。

  • 合意を上回る価格。一枚の請求書ごとの差額は小さくても繰り返され、請求書を確認する際に比較に必要な書類がその場にないため、誰も気づきません。
  • 届いていないものへの支払い。不足した数量が全額支払われ、未完了のサービスが完了したものとして支払われ、後から差額を取り戻すには、手元にない証拠が必要になります。
  • 二重払い。お金はすでに出ていっており、取り戻せるかどうかはまず誰かが気づくかどうか、次に仕入先の協力と、回収にあたる人の時間にかかっています。
  • 危険にさらされる仕入VAT。不備のある請求書は、そのVATを控除する権利を弱める可能性があり、請求書と記録は、関係する課税期間の終了から少なくとも六年間保存しなければなりません。従業員のスマートフォンの中にしかない請求書は、必要なときに見つからないかもしれません。
  • 長引く月次決算と待たされる仕入先。経理は締め日を書類集めに費やし、正しい請求書も誰も検収を確認しないため保留され、期日どおりに納品した仕入先への支払いが遅れ、関係がぎくしゃくします。

Origami の視点

購買は、建設・保守から製造業・倉庫、不動産・ホテルまで、私たちが関わるすべての業界に共通しています。私たちは毎回、一つの問いから始めます。一か所から、請求書をその依頼、承認、発注、検収に結びつけられますか。画面を一枚も描く前に、私たちはサイクルを社内で実際に回っているとおりに整理します。誰が依頼し、誰が承認し、どこで物品を受け取り、誰が請求書を入力するのかです。

そのうえで、そのサイクルを中心に購買ワークフローを構築します。後続のすべての書類が引き継ぐ番号を持つ依頼、オーナーが設定した基準額に従ってシステムが徹底する承認、発生した場所で記録される検収、そして支払いに進む前に各請求書を発注と検収に照合する仕入先請求書の受付箱です。これらはすべて、会計システムや電子インボイスを置き換えるのではなく、それらと連携します。これが、私たちのサービスの一環としてカスタムシステムを構築するという意味です。

今週の演習：直近十枚の請求書をたどる

どんなシステムやツールよりも先に、問題の大きさを示す数字が必要です。業務または財務の責任者なら、新しいツールなしで一週間あれば実施できます。

  • 支払済みの直近十枚の仕入先請求書を用意し、できるだけ種類を混ぜてください。資材、サービス、そして緊急購入があればそれも含めます。
  • 各請求書について、四つの書類を探します。購買依頼、その承認、発注書、そして検収記録またはサービスが提供された証拠です。
  • 各書類をどこで見つけたかを書き留めます。システム、メール、WhatsApp、紙、あるいは尋ねなければならなかった誰かの記憶の中か。
  • 請求書の価格と数量を発注書および検収記録と比較し、どんなに小さくても差異をすべて記録します。
  • 誰にも尋ねずに四つの書類すべてが一か所にそろっていた請求書が何枚あったかを数えます。

この十枚中の枚数が、今後のあらゆる改善を測る基準になります。さらに役立つのは、各書類がどこで見つかったかのメモです。自社でどのステーションが最も頻繁に途切れているかがわかるからです。たいていの場合、ギャップの大部分は一つか二つのステーションに集中していることがわかり、そこが着手すべき場所です。

次回以降の内容

サイクルは整理され、断絶にも名前が付きました。残るのは、ステーションを一つずつ修正していくことです。次回は最初の書類から始めます。購買依頼と承認マトリクス、つまり金額と購入の種類に応じて誰が何を承認するのか、そしてシステムがその周りの抜け道をどう塞ぐのかです。続いて、見積もりを拘束力のある発注書に変える方法、検収と三点照合、仕入先請求書のVATを控除する前に確認すべきこと、支払いのスケジュール化と仕入先明細書の照合へと進み、最後に支出の全体像と、すべてを整える九十日計画でシリーズを締めくくります。

出典