検収と三者照合：一致しなければ支払わない

第三回では、購買に確認済みのサプライヤーと、品目、数量、価格、条件を記した書面の発注書が用意されました。しかし発注書は二者間の約束にすぎず、サプライヤーは記載より少なく納品したり、発注したものに近いだけの物を納品したり、合意したものとは異なる価格で請求したりすることがあります。こうしたことは書類には現れません。現れるのは倉庫の門で、トラックが荷を下ろす現場で、あるいは技術者が作業を終えたホテルの客室でです。

書類が現実と出会う場所

今回は、書類が現実と出会う二つの工程を扱います。実際に何が届いたかを記録する検収と、お金が出ていく前に、届いたものを合意した内容およびサプライヤーが請求している内容と照らし合わせる三者照合です。第一回では、ここでよく起きる破綻を説明しました。数えずに署名された納品書と、その後に届く全数量分の請求書です。ここでそれを直します。

検収：サプライヤーの納品書の記載ではなく、実際に届いたもの

荷物は、何を送ったかを示すサプライヤーの納品書と一緒に届きます。その納品書はサプライヤーの書類であって、あなたの書類ではありません。あなたの書類は、発注書とその明細行に対して自分で入力する検収記録であり、次の四つを記載します。

  • 実際に数えた数量。納品書に書かれた数量ではありません。両者の差は最初に表に出るべきものであり、それも数日後ではなく、運転手がまだ門にいる間に表に出るべきです。
  • 状態：良好、破損、梱包の不備、あるいは使用期限のある資材であれば期限切れが近いかどうか。必要に応じて写真を添付してください。検収時に撮った写真は、後から書いたどんな説明よりも強い証拠になります。
  • 不合格の数量とその理由：仕様外、破損、あるいは発注量の超過。理由とともに記録された不合格は、後のサプライヤーによる訂正の土台となります。運転手に口頭で伝えただけの不合格は、請求書が届く前に失われます。
  • 誰が、いつ、どこで受け取ったか：本倉庫か、特定のプロジェクト現場か、あるいは物件か。建設現場に直接降ろされた資材は倉庫を一度も通らないため、その検収は現場そのものから記録しなければなりません。

記録上の在庫が棚と決して一致しない理由で取り上げた在庫差の最初の穴は、まさにこれでした。床に置かれたままの荷物と、決して来ない「明日」まで先送りされた発注書との照合です。ここでの解決策も同じです。検収は、後でシステムに打ち込む紙ではなく、現場監督の携帯電話や倉庫担当者の端末から、未完了の発注書に対して、その場で起きた瞬間に記録します。バーコードとスキャンでは、倉庫担当者が発注書をスキャンし、続いて各品目をスキャンすることで、誰かが納品に署名する前に差異が表に出る仕組みを示しました。

試す価値のある方法が一つあります。受け取る人は発注数量を見ずに数え、サプライヤーの納品書の数字ではなく自分が数えた数を記録します。予定数量を目にした受取担当者は、善意から、特に一日の終わりにトラックが待っているときには、その数字を追認しがちです。見ていない人は数えるしかありません。その後システムが数えた数を発注と比較し、フォローする担当者に差異を示します。品目によっては、受け入れる前にもう一つの手順が必要です。ミルシートを確認しなければならない鉄筋や、生産ラインに届く前に品質検査が必要な原材料です。これらは「検査中で受領」として記録し、受け入れまたは不合格が決まるまでは払い出しも照合もしません。

そして、受け取る人はサプライヤーと合意した人ではありません。購買が合意し、倉庫または現場が受け取り、経理が支払います。誰かが疑われているからではなく、それぞれが他の人には証明できない部分を証明するからです。

サービスと下請業者：完了報告書

サービスはトラックで届くわけではないので、門で数えるものがありません。住宅タワーのエレベーター保守、プロジェクトで下請業者が行う断熱工事、生産ラインで修理されたポンプなどです。この場合の検収は、作業を依頼した人が合意どおりに作業が行われたことを確認する完了報告書です。何が完了したか、いつ完了したか、残っているものがあるかを記載します。署名するのは、契約に署名した購買部門ではなく、作業を依頼した人または作業が行われた場所の責任者です。作業が実際に行われたかどうかを知っているのは、作業を依頼した人だからです。

何週間にもわたる下請工事は段階的に検収します。出来高請求で工事を測るのと同じように、各項目が現時点までにどれだけ完了したかを確認します。つまり下請業者の出来高請求は、下請業者の見積もりだけでなく、依頼者または現場の技術者が確認した内容に基づく、実際の完了数量の検収記録と突き合わせます。資材と同様に、受け入れられなかったものは理由とともに記録します。やり直しが必要な作業や、未完了の項目などです。

三者照合：同じことを言っていなければならない三つの書類

サプライヤーの請求書が届くと、会社は同じ購買について三つの書類を手にしていることになります。発注書は何に合意したかを、検収記録は何が届いたかを、請求書はサプライヤーが何を請求しているかを示します。三者照合とは、支払いの前にこの三つを明細行ごとに比較することです。品目が同じであること、同じ検収に対してすでに請求された分と合わせた請求数量が受け入れた数量を超えないこと、そして請求書の単価が発注書の最新の承認済み版の価格と等しいことです。三つが一致すれば、請求書は誰も問い合わせる必要なく支払いに進みます。一致しなければ、差異が説明されるまで止まります。

一致は一字一句まで厳密である必要はありません。重量や立方メートルで測る資材は発注量とわずかに異なって届くことがあり、ハララの端数処理で明細行の合計がずれることもあります。そこで会社は許容範囲を定めます。定めるのは経営者であり、システムでも請求書を入力する人でもありません。許容範囲は購買の種類ごとに異なってもかまいません。大切なのは、許容範囲が書面化され全員に適用されること、そして許容範囲内に収まる差異も、どれほど小さくてもすべて記録されることです。同じ小さな差異が一つのサプライヤーで繰り返し起きるなら、それは問いただす価値のある問題になります。

照合を設計する人が理解しておくべき状況が三つあります。

  • 複数の検収に対する一枚の請求書。付加価値税施行規則は、一暦月を超えない期間内に一人の顧客に対して行った複数の個別の供給をまとめた要約税務請求書をサプライヤーが発行することを認めています（第53条(4)）。一か月の間に現場へ分納するサプライヤーは、その月の納品分について一枚の請求書を送ってくることがあります。したがって照合は書類の枚数ではなく、明細行と数量で行います。
  • 何週間も後に届く請求書。第一回で述べたとおり、事業者間の供給では、税務請求書を発行する最終期限は供給が行われた月の翌月の15日です（第53条(1)(b)）。検収がその日のうちに記録されていなければ、請求書が届いたときに何が入荷したのか誰も覚えておらず、照合は再び電話のやり取りに逆戻りします。
  • 物理的な納品のない継続的なサービス。月額のソフトウェアのサブスクリプションや、設備や倉庫の固定賃料です。毎月受け取るものがないため、照合は発注書または契約と請求書の間の二者照合になります。これはその種類の購買について発注書そのものに記録された決定であり、後で誰かが見つける抜け穴ではありません。システムは、この発注書が二者照合であること、そして他の発注書は検収なしには通らないことを把握しています。発注書には終了日と、更新のたびにサービスがまだ必要であることを確認する担当者名も記載され、サービスが止まった後も請求書が通り続けることを防ぎます。

複数拠点と技術者の車両にわたるスペアパーツと在庫では、届かなかった数量への支払いや、同じ供給への二重払いを防ぐ手順として、三者照合にたった一行で触れました。その一行は正しいのですが、照合の本当の価値は書類が一致しているときには見えません。一致しないときに見えるのです。

一致しないとき：例外ごとのルート

一致しない請求書は、正反対の二つのリスクに直面します。一つ目は、サプライヤーから催促の電話があり差異が小さく見えるために、誰も異議を唱えずに支払われてしまうことです。二つ目は、止まったことを誰も知らないまま止まり、何週間も引き出しや受信箱に眠り続け、支払いを催促してきたサプライヤーのほうが先に保留に気づくことです。解決策は、差異の種類ごとに決まったルートがあり、決定する担当者が名指しされ、決定とその理由が請求書そのものに記録されていることです。最もよくある四つの差異は次のとおりです。

  • 納品不足。請求書は全数量分、検収はそれより少ない場合です。届かなかった分は支払いません。購買部門がサプライヤーと連絡を取り、二つの結果のいずれかに導きます。サプライヤーが残りを納品し、それを発注書の未納残に対して検収するか、あるいは来ない数量についてクレジットノートで請求書を訂正し、第三回で述べたように発注書の未納残を書面の理由とともに締めるかです。そうすれば、誰も待っていない債務が残ることはありません。
  • 代替品。別のブランド、似たサイズ、あるいは異なる仕様のものが届いた場合です。バーコードとスキャンの回で述べたように、システムはそれを発注書の明細行に対して受け付けません。受取担当者が一人で受け入れを決めることはなく、発注どおりの物であるかのように在庫に入れることもありません。決定待ちとして在庫外で保管していると記録し、依頼部署で技術要件に責任を持つ人が決定します。受け入れる場合は、第三回で説明したように、発注書を新しい版として理由とともに改訂します。不合格とする場合は、サプライヤーに返品します。
  • 発注書を上回る価格。これは経理ではなく購買部門に回します。価格に合意したのは購買部門だからです。サプライヤーが元の請求書を参照するクレジットノートで請求書を訂正するか、あるいは値上げに妥当な理由があり、その場合は発注書を新しい版として改訂し、承認額を超えるなら第二回で述べたように再び承認に回します。記録された理由も承認もないまま、請求書に合わせて発注書を黙って書き換えることこそ、照合の意味を壊すものです。
  • すでに記録済みの請求書番号。規則は、税務請求書に、その請求書を識別し区別する連番を記載することを求めています（第53条(5)(b)）。したがって同じサプライヤーからの同じ番号は、通常は同じ請求書を意味します。第一回で説明したように、メールで届き、その後WhatsAppでも届いた写しです。システムは入力時点でそれを止め、すでに登録されている請求書を隣に表示し、フォローする担当者が書面の理由とともに重複として締めます。たとえばサプライヤーが支店ごとに別の連番で請求書を採番しているなど（ZATCA（ザカート・税関総局）の電子インボイス詳細ガイドラインはこれを認めています）、本当に別の請求書だと判明した場合は、照合に進みます。そしてこのチェックは、第三回で説明したように、各サプライヤーが重複しない識別子を持つ一つのマスターを持っている場合にのみ機能します。同じ納品に対して別の番号で届く二枚目の請求書を止めるのは、番号チェックではなく照合そのものです。最初の請求書がすでに検収数量を使い切っているからです。

数量、価格、あるいはいずれかの当事者の情報について請求書の訂正が必要な場合、そのルートは古い書類の編集ではなく新しい書類です。関連する請求書を明確に参照する、サプライヤーが発行するクレジットノートまたはデビットノートです（第54条）。ZATCAの電子インボイス詳細ガイドラインは、電子インボイスは一度発行されたら修正も削除もされず、取り消しはそれに紐づくクレジットノートと新しい請求書によってのみ行うと定めています。ですから、サプライヤーに同じ請求書の訂正版の写しを求めるのではなく、それに紐づくノートを求め、両方を一緒に保管してください。ノートについては第五回で買い手の側から取り上げます。自社の仕入税額への影響に関する質問は、税務アドバイザーに相談してください。

最後に、差異があっても請求書を解除できるのは誰でしょうか。請求書を入力する人でも、支払う人でもありません。それは経営者が承認マトリクスで定める役割です。解除は解除した人の名前で理由とともに記録され、経営者が見る一覧に表示されます。各例外には経営者が定める期限も設けられ、期限が過ぎても決定がなければ、停滞した購買依頼と同じように、例外は次の階層へエスカレーションされます。請求書が保留になったとき、サプライヤーはその理由を、何週間も後に支払いを問い合わせた際に経理から聞くのではなく、当日中に購買部門から聞きます。照合はお金を守るだけではありません。納品したものの検収を誰も確認しなかったというだけの理由で支払いが遅れている、信頼できるサプライヤーとの関係も守ります。

Origamiの視点

私たちが会社のためにこの工程を構築するときは、物品やサービスが実際に届く場所から始めます。倉庫の門、各プロジェクト現場、技術者が作業する物件やホテルです。それぞれの場所で、今は誰が署名しているのか、署名後に紙はどうなるのか、経理に届くまで何日かかるのかを尋ねます。その場で、起きた瞬間に記録できない検収は、背後にどんなシステムがあっても、誰かのポケットに入った紙に逆戻りします。

そのうえで、携帯電話から未完了の発注書に対して行う検収を構築します。サプライヤーの納品書と物品の状態の写真、作業を依頼した人が署名する完了報告書、請求書が入力されると自動的に実行される照合、そして各項目に名指しされた決定者、期限、記録された理由を持つ例外一覧を備え、すべてを会社が運用している会計システムと連携させます。これは私たちが構築するカスタムシステムの一部であり、私たちのサービスで紹介しています。

今週の演習：門での一週間と、一か月分の請求書

この演習には新しいツールは必要なく、業務責任者が財務責任者と一緒に実施できます。

  • 一つの受入地点を一週間選ぶ：本倉庫、最も忙しい現場、あるいは一つのホテル。すべての納品を数えてもらい、数えた数量をサプライヤーの納品書の数量の隣に書いてもらいます。
  • 納品に署名する人に尋ねる：実際に数えているのか、それとも納品書から数量を書き写しているのか。サービスは誰が受け取り、下請業者の作業が終わったことは誰が確認しているのか。探しているのは責任を負うべき誰かではなく、誰も責任を持っていない手順です。
  • 先月支払ったサプライヤーの請求書を集め、それぞれについて検収記録または完了報告書を探し、文書化された検収のないまま支払われたものが何件あるかを数えます。
  • 見つかった差異をすべて四つの分類に振り分ける：納品不足、代替品、価格の上乗せ、重複請求書。それぞれの横に、誰が決定し、その決定がどこに記録されたかを書きます。
  • 第一回の演習で扱った十件の請求書に戻り、そのとき書き留めた価格と数量の差異を取り出します。それぞれを四つの分類のいずれかに入れ、誰かの名前で決定が記録されたのか、それとも請求書がそのまま支払われただけなのかを確認します。

文書化された検収のないまま支払われた請求書の件数は、この演習が生み出す最もはっきりした数字であり、最も多く繰り返される分類が、書面のルートを最初に必要とするものです。検収は記録されているが遅れているとわかった場合、その理由はたいてい、記録することがその場での作業より遅いことにあります。解決策は、署名を一つ増やすことではなく、その同じ場所での記録を簡単にすることです。

次回

すべての請求書に、照らし合わせる検収と、基準となる発注書ができました。次回は請求書そのものに立ち止まり、買い手の側から、仕入税額を控除する前に何を確認すべきかを取り上げます。税務請求書に記載すべき事項、サプライヤーが電子インボイスの統合フェーズにある場合に何が変わるか、スキャンした紙の請求書がなぜ要件を満たす電子インボイスとみなされないのか、そしてクレジットノートやデビットノートで誤りをどう訂正するかです。

出典