Nella prima parte abbiamo descritto il ciclo degli acquisti come sette stazioni, dalla richiesta al pagamento, e abbiamo proposto un esercizio semplice: prendere le ultime dieci fatture fornitori pagate e risalire per ciascuna alla richiesta, all'approvazione, all'ordine di acquisto e alla registrazione del ricevimento. Il primo documento che avete cercato in quell'esercizio era la richiesta di acquisto. Se alcune fatture non ne avevano, è da qui che partiamo, perché ogni documento successivo ha bisogno di qualcosa a cui rimandare.

Questa parte tratta insieme le prime due stazioni: la richiesta che registra il bisogno e l'approvazione che decide che l'azienda spenderà per soddisfarlo. Risponde a una domanda che sembra amministrativa ma in realtà è operativa: chi approva cosa, fino a quale limite, chi approva al suo posto quando è assente e che cosa succede quando il bisogno non può aspettare.

La richiesta di acquisto: il documento da cui dipende tutto ciò che viene dopo

Una richiesta di acquisto non è burocrazia aggiunta al lavoro. È il momento in cui un bisogno smette di essere una frase in una telefonata e diventa una registrazione con un numero. Senza di essa, l'ordine di acquisto non ha nulla a cui rimandare, chi riceve la merce in cantiere non sa che cosa aspettarsi e il contabile non sa perché sta pagando. Una buona richiesta risponde a cinque domande fondamentali:

  • Chi ne ha bisogno? Il nome e il ruolo del richiedente, non il nome di chi ha passato il messaggio: l'ingegnere di cantiere, il capoturno della linea di produzione, il responsabile della manutenzione dell'hotel.
  • Che cosa esattamente? L'articolo, la sua specifica, la quantità e l'unità. Una riga come «materiale idraulico» non è un riferimento, perché nessuno potrà poi confrontarci ciò che arriva.
  • Per quale progetto, cantiere o immobile? È questo campo che manda il costo dove deve andare. Un acquisto che non appartiene a nessun progetto diventa una spesa generale che nessuno riesce a rintracciare.
  • Perché? Basta una riga: una voce del computo metrico, un ricambio per una macchina ferma, materiali di consumo per la prossima stagione. Quella riga risparmia all'approvatore una telefonata per chiedere.
  • Entro quando? La data in cui serve davvero, non la parola «urgente» su ogni richiesta. È con quella data che l'ufficio acquisti confronta i tempi di consegna dei fornitori.

La richiesta ha bisogno anche di un valore stimato, anche approssimativo, perché approvare per importo richiede un importo. Se il richiedente non lo conosce, l'ufficio acquisti lo aggiunge prima che la richiesta vada in approvazione. Poi la richiesta riceve un numero a cui ogni documento successivo si collega nel sistema: l'approvazione, l'ordine di acquisto, la registrazione del ricevimento e la fattura del fornitore. È la stessa logica che abbiamo illustrato in gli ordini di lavoro e il numero di richiesta a cui si agganciano i costi: quando ogni documento si collega allo stesso numero, potete partire da qualsiasi punto della catena e arrivare al suo inizio senza chiedere a nessuno.

La matrice di approvazione: l'importo da solo non basta

Una matrice di approvazione è una tabella che risponde a una sola domanda: chi può dire sì a questa richiesta? La matrice più semplice è costruita su un unico asse, l'importo: fino a un certo limite approva il responsabile di reparto, oltre il direttore finanziario, oltre ancora il titolare. L'importo è un asse valido, ma il tipo di acquisto cambia la domanda a cui l'approvatore sta rispondendo:

  • Materiali a magazzino. Acciaio e cemento per un cantiere, materia prima per una linea di produzione, prodotti per la pulizia di un hotel. La domanda qui è se serve davvero quella quantità, e se non si trova già in un altro magazzino o in un altro cantiere prima di acquistarla. Per questo è utile che l'approvatore veda la giacenza dell'articolo nel momento in cui approva.
  • Servizi e subappaltatori. Manutenzione degli ascensori, lavori di isolamento affidati a un subappaltatore, un contratto di pulizia. Qui l'ambito conta più del prezzo: che cosa verrà fatto esattamente, e come sapremo che è finito. Quindi la richiesta ha bisogno di approvatori per due domande diverse: chi ha la competenza tecnica approva l'ambito, e chi la matrice indica per quell'importo approva la spesa.
  • Beni strumentali. Attrezzature, un veicolo, un generatore, una macchina per la linea di produzione. È un impegno che dura anni e porta con sé costi di esercizio e di manutenzione, quindi è ragionevole che arrivi a un livello più alto di quello che richiederebbe il solo importo.
  • Acquisti urgenti. Hanno un percorso proprio, trattato più avanti, perché le persone aggirano una matrice che non prevede le emergenze la prima volta che se ne verifica una.

I numeri in sé, i limiti oltre i quali una richiesta passa da un livello al successivo, li fissa il titolare, o il consiglio di amministrazione dove esiste, perché riflettono la dimensione dell'azienda, i suoi margini e quanto il titolare vuole vedere di persona. Non esiste un limite corretto in generale che vada bene per ogni azienda, e un limite preso in prestito da un'altra azienda può essere troppo stretto, e allora blocca il lavoro, o troppo largo, e allora non controlla nulla.

Due regole valgono per ogni tipo. Primo, nessuno approva la propria richiesta; la richiesta di un approvatore sale al livello superiore. Secondo, l'autorità di approvazione appartiene al ruolo, non alla persona, così quando un capocantiere passa a un altro cantiere, l'autorità si sposta con il nuovo ruolo invece di aspettare che qualcuno si ricordi di cambiarla. Abbiamo spiegato questo principio nel dettaglio in i permessi: chi vede cosa quando i dati escono dal file; la matrice di approvazione è lo stesso principio applicato al denaro.

E chi approva quando l'approvatore è in viaggio? È qui che si rompe una matrice che non ha mai previsto le assenze, e il vuoto viene riempito con un messaggio che dice «approvalo tu per me», o con una password condivisa da due persone. La soluzione è una delega configurata in anticipo nel sistema: a chi, per quanto tempo ed entro quali limiti. L'approvazione del delegato compare con il suo nome, contrassegnata come per conto dell'approvatore originale, la delega termina automaticamente alla sua data e l'approvatore, al rientro, vede che cosa è stato approvato durante la sua assenza. E se una richiesta resta senza decisione oltre una scadenza fissata dal titolare, viene inoltrata al livello successivo invece di restare in attesa nella casella di posta di qualcuno che è in ferie.

Due scorciatoie che un sistema deve chiudere

Intorno a qualsiasi matrice, per quanto ben progettata, restano aperte due scorciatoie. Prenderle non richiede cattive intenzioni; basta che l'approvazione sia lenta e il lavoro non possa aspettare. Per questo un sistema le chiude da due lati: con un controllo che blocca la scorciatoia e con un'approvazione abbastanza rapida da renderla inutile.

  • Frazionare la richiesta. Una richiesta superiore al limite del capocantiere viene divisa in due o tre al di sotto di esso, per lo stesso articolo e dallo stesso fornitore nel giro di pochi giorni. Ogni richiesta, presa da sola, è in regola; insieme superano il limite senza mai arrivare alla persona che ha l'autorità per approvarle. Il sistema chiude questa scorciatoia guardando al totale, non alla singola richiesta: le richieste dello stesso progetto che condividono un articolo o un fornitore entro un periodo fissato dal titolare vengono sommate e, se il totale supera il limite, passano al livello che può approvarlo.
  • L'approvazione su WhatsApp. Il responsabile ha risposto «OK» alla foto di un preventivo in un gruppo con decine di altri messaggi. L'approvazione c'è stata, ma di che cosa? Quale versione del preventivo, quale quantità, quale progetto? Due mesi dopo il messaggio è sepolto sotto migliaia di altri, oppure si trova su un telefono che nel frattempo è stato sostituito. Intanto, per un'impresa soggetta all'IVA, la fattura pagata su quella base va conservata per almeno sei anni dalla fine del periodo d'imposta a cui si riferisce, ai sensi dell'articolo 66 del Regolamento di attuazione dell'IVA, mentre nessuno sa dove sarà l'approvazione che sta dietro all'acquisto.

La soluzione non significa tornare alla carta e alle firme a penna. La Legge sulle transazioni elettroniche conferisce efficacia vincolante alle transazioni, alle registrazioni e alle firme elettroniche, alle condizioni che stabilisce (articolo 5), e nel valutare la forza probatoria di una transazione elettronica considera quanto sia affidabile il metodo usato per creare, conservare o trasmettere la registrazione, e se questa possa essere stata alterata (articolo 9(4)). Il problema di un'approvazione su WhatsApp non è che sia elettronica; è che è staccata dalla richiesta che approva. Per questo l'approvazione avviene sulla richiesta stessa all'interno del sistema, con il nome dell'approvatore, l'ora, l'importo e la versione approvata, e se la richiesta cambia in seguito per quantità o importo, torna in approvazione. WhatsApp resta il canale di avviso: l'approvatore riceve una notifica con un link alla richiesta e la approva dal telefono senza aprire un portatile, così la lentezza dell'approvazione smette di essere un motivo per aggirarla.

Acquisti urgenti: un percorso dichiarato invece di una scorciatoia

Una perdita d'acqua in una camera d'albergo prima dell'arrivo degli ospiti, una pompa che si è fermata sulla linea di produzione, un cantiere che aspetta il materiale per completare un getto di calcestruzzo già in corso. In quei momenti nessuno aspetta un ciclo completo di approvazione, e nessuno dovrebbe farlo. Una matrice che ignora questa realtà non ferma gli acquisti urgenti; li spinge fuori dal sistema, così l'articolo viene comprato in contanti o di tasca propria da un dipendente e compare nella contabilità due settimane dopo, senza richiesta e senza approvazione.

L'approccio onesto è un sistema che ammette che le emergenze esistono e dà loro un percorso dichiarato con condizioni chiare:

  • Chi può attivarlo. Ruoli specifici, come il capocantiere o il responsabile della manutenzione di turno, non qualsiasi dipendente.
  • Che cosa conta come urgente. Una definizione scritta, non una sensazione: un rischio per la sicurezza, un'attività ferma o un danno che si estende con il ritardo. È la stessa logica che abbiamo proposto per le richieste di manutenzione in dalla segnalazione alla chiusura: gestire le richieste di manutenzione.
  • Un minimo di dati. Che cosa, perché è urgente e, quando possibile, una foto, inseriti dal telefono in cantiere invece che con un modulo completo.
  • Un tetto di spesa. Un limite fissato dal titolare su ciò che il percorso urgente può acquistare; oltre quel limite, l'approvatore approva sulla richiesta stessa, dal telefono, prima dell'acquisto.
  • Approvazione a posteriori, con scadenza. L'acquisto procede subito e la sua approvazione viene completata entro una scadenza fissata dal titolare. Se la scadenza passa senza approvazione, la richiesta compare in un elenco che il titolare controlla di persona.

Poi tenete d'occhio la quota di richieste urgenti sul totale. Le vere emergenze capitano, ma quando l'urgenza diventa la strada normale in un determinato reparto o cantiere, non è che le persone siano mancanti; è il segnale che lì la pianificazione va rivista, o che l'approvazione ordinaria è più lenta di quanto il lavoro possa sopportare.

Il punto di vista di Origami

Quando costruiamo un flusso degli acquisti per un'azienda, partiamo dalla sua matrice attuale così come funziona davvero, non come è scritta nel manuale delle procedure: chi approva oggi, dove l'approvazione si blocca, dove le persone la aggirano e perché. La scorciatoia che un team prende ci dice dove va cambiata la progettazione prima di dirci dove va stretto il controllo.

Poi trasformiamo la matrice in una tabella che il sistema applica: i limiti che fissa il titolare, il tipo di acquisto, la delega e l'escalation, e il percorso urgente con la sua scadenza, con l'approvazione che arriva sul telefono dell'approvatore e viene registrata sulla richiesta stessa. La progettiamo in modo che il titolare possa cambiare i limiti quando cambia la struttura, senza bisogno di un programmatore. Fa parte dei sistemi su misura che realizziamo, descritti nei nostri servizi.

Un esercizio per questa settimana: disegnate la vostra matrice su una pagina

Prima di qualsiasi sistema, mettete per iscritto la matrice con cui la vostra azienda lavora oggi, anche se non è mai stata scritta. Il titolare può farlo con il direttore operativo e il direttore finanziario in una o due riunioni:

  • Elencate i vostri tipi di acquisto come colonne: materiali a magazzino, servizi e subappaltatori, beni strumentali e acquisti urgenti. Aggiungete un tipo se la vostra azienda acquista qualcosa che non rientra in nessuno dei quattro.
  • Mettete i livelli di importo nelle righe con i limiti che ritenete adatti alla vostra azienda, e in ogni cella scrivete il ruolo che approva, non il nome di una persona.
  • Indicate un delegato per ogni approvatore che approvi in sua assenza, e fissate la scadenza oltre la quale una richiesta sale al livello successivo.
  • Definite per iscritto che cosa è urgente, e decidete chi può attivare il percorso, il suo tetto di spesa e la scadenza per completarne l'approvazione.
  • Tornate alle dieci fatture dell'esercizio della prima parte, e chiedetevi per ciascuna: se questa matrice fosse stata in vigore, chi l'avrebbe approvata? E quella persona l'ha approvata davvero?

La distanza tra la pagina e la realtà in quest'ultima domanda è ciò che il sistema deve colmare. Se trovate delle differenze, verificate prima se l'approvatore semplicemente non era disponibile in quel momento, perché allora la soluzione è una delega chiara, non un controllo più severo.

Nella prossima parte

Il bisogno ora ha una richiesta numerata, e la decisione ha un'approvazione di cui si conosce l'autore. La prossima parte passa alle due stazioni successive: il fornitore e il preventivo, poi l'ordine di acquisto. Partiamo da un'anagrafica fornitore inserita una sola volta e verificata quando il fornitore viene aggiunto, poi confrontiamo i preventivi su una base comune, infine trasformiamo il preventivo scelto in un ordine di acquisto che riporta prezzo, quantità e condizioni e si collega alla sua richiesta, così diventa un impegno che il titolare può vedere prima che arrivi qualsiasi fattura.

Fonti