Nella parte tre l'acquisto ha ottenuto un fornitore verificato e un ordine di acquisto scritto con articolo, quantità, prezzo e condizioni. Ma un ordine di acquisto è una promessa tra due parti, e il fornitore può consegnare meno di quanto dichiara, consegnare qualcosa di simile a ciò che è stato ordinato o fatturare a un prezzo diverso da quello concordato. Niente di tutto questo si vede sulla carta. Si vede al cancello del magazzino, in cantiere quando il camion scarica, o nella camera d'albergo quando il tecnico finisce il lavoro.

Dove la carta incontra la realtà

Questa parte tratta le due stazioni in cui la carta incontra la realtà: il ricevimento, che registra ciò che è effettivamente arrivato, e la riconciliazione a tre vie, che confronta ciò che è arrivato con ciò che era stato concordato e con ciò che il fornitore chiede, prima che esca qualsiasi somma. Nella parte uno abbiamo descritto la rottura tipica in questo punto: un documento di trasporto firmato senza contare, e poi una fattura per l'intera quantità. È qui che la correggiamo.

Ricevimento: ciò che è arrivato davvero, non ciò che dice la bolla del fornitore

La spedizione arriva con una bolla di consegna del fornitore che indica che cosa è stato inviato. Quella bolla è il documento del fornitore, non il vostro. Il vostro è il documento di ricevimento che inserite voi stessi, a fronte dell'ordine di acquisto e delle sue righe, e che contiene quattro elementi:

  • La quantità effettivamente contata, non la quantità scritta sulla bolla. La differenza tra le due è la prima cosa che deve emergere, e deve emergere mentre l'autista è ancora al cancello, non giorni dopo.
  • Le condizioni: integra, danneggiata, imballo incompleto o prossima alla scadenza quando il materiale ha una durata limitata. Allegate una foto quando serve, perché una foto scattata al ricevimento vale più di qualsiasi descrizione scritta dopo.
  • La quantità respinta e il motivo: non conforme alle specifiche, danneggiata o superiore a quanto ordinato. Un rifiuto registrato con il suo motivo è la base su cui si costruisce poi la correzione del fornitore; un rifiuto detto a voce all'autista va perso prima che arrivi la fattura.
  • Chi ha ricevuto, quando e dove: il magazzino centrale, il cantiere specifico del progetto o l'immobile. Il materiale scaricato direttamente in un cantiere non passa mai dal magazzino, quindi il suo ricevimento va registrato dal cantiere stesso.

In perché le giacenze registrate non coincidono mai con lo scaffale, la prima falla nel divario di inventario era proprio questa: una spedizione lasciata a terra, con il confronto con l'ordine di acquisto rimandato a un domani che non arriva mai. La soluzione qui è la stessa: il ricevimento si registra nel momento in cui avviene, dal telefono del capocantiere o dal terminale del magazziniere, a fronte dell'ordine di acquisto aperto, non su un foglio digitato nel sistema più tardi. In codici a barre e scansione abbiamo mostrato come il magazziniere scansiona l'ordine di acquisto e poi ogni articolo, così che la differenza emerga prima che qualcuno firmi la consegna.

Una pratica che vale la pena provare: chi riceve conta senza vedere la quantità ordinata e registra ciò che ha contato, non la cifra sulla bolla del fornitore. Chi vede il numero atteso tende, in buona fede, a confermarlo, soprattutto a fine giornata con il camion che aspetta. Chi non lo vede può solo contare. Il sistema confronta poi il conteggio con l'ordine e mostra la differenza a chi la segue. Alcuni articoli richiedono un passaggio in più prima dell'accettazione: l'acciaio per armature di cui va verificato il certificato dell'acciaieria, o una materia prima che richiede un controllo qualità prima di arrivare alla linea di produzione. Questi si registrano come ricevuti in ispezione, così non vengono né prelevati né riconciliati finché non sono accettati o respinti.

E chi riceve non è chi ha trattato con il fornitore: l'ufficio acquisti concorda, il magazzino o il cantiere riceve, e la contabilità paga. Non perché qualcuno sia sospettato, ma perché ciascuno prova una parte che gli altri non possono provare.

Servizi e subappaltatori: il verbale di collaudo

Un servizio non arriva su un camion, quindi al cancello non c'è nulla da contare: la manutenzione degli ascensori di una torre residenziale, un isolamento eseguito da un subappaltatore in un progetto, una pompa riparata su una linea di produzione. Qui il ricevimento è un verbale di collaudo in cui la persona che ha richiesto il lavoro conferma che è stato svolto come concordato: che cosa è stato completato, quando e se resta qualcosa da fare. Lo firma chi ha richiesto il lavoro o chi è responsabile del luogo in cui è stato svolto, non l'ufficio acquisti, che ha firmato il contratto, perché chi ha richiesto il lavoro è chi sa se è stato fatto davvero.

Un lavoro in subappalto che dura settimane si riceve per fasi: quanto di ciascuna voce è stato completato a oggi, nel modo in cui il lavoro viene misurato in uno stato di avanzamento lavori. Così lo stato di avanzamento del subappaltatore viene confrontato con un documento di ricevimento delle quantità effettivamente eseguite, basato non solo sulla stima del subappaltatore ma su ciò che conferma il richiedente o il direttore di cantiere. Come per i materiali, ciò che non viene accettato si registra con il suo motivo: un lavoro da rifare o una voce non ancora finita.

Riconciliazione a tre vie: tre documenti che devono dire la stessa cosa

Quando arriva la fattura del fornitore, l'azienda ha tre documenti sullo stesso acquisto: l'ordine di acquisto mostra ciò che abbiamo concordato, il documento di ricevimento mostra ciò che è arrivato e la fattura mostra ciò che il fornitore chiede. La riconciliazione a tre vie significa confrontare i tre prima del pagamento, riga per riga: lo stesso articolo, una quantità fatturata che, sommata a quanto già fatturato a fronte dello stesso ricevimento, non supera la quantità accettata, e un prezzo unitario in fattura pari al prezzo dell'ultima versione approvata dell'ordine di acquisto. Se i tre concordano, la fattura passa al pagamento senza che nessuno debba chiedere. Se non concordano, si ferma finché la differenza non viene spiegata.

La corrispondenza non deve essere esatta alla lettera. Il materiale misurato a peso o a metro cubo può arrivare leggermente diverso da quanto ordinato, e l'arrotondamento degli halala può spostare il totale di una riga. Per questo l'azienda fissa una tolleranza, e la fissa il titolare, non il sistema né la persona che inserisce la fattura; può variare da un tipo di acquisto all'altro. Ciò che conta è che la tolleranza sia scritta e applicata a tutti, e che ogni differenza che vi rientra venga comunque registrata, per quanto piccola. Se la stessa piccola differenza continua a ripetersi con un fornitore, diventa una domanda che vale la pena porre.

Chi progetta la riconciliazione deve comprendere tre situazioni:

  • Una fattura per più ricevimenti. Il Regolamento di attuazione dell'IVA consente al fornitore di emettere una fattura fiscale riepilogativa che copra più forniture separate a uno stesso cliente in un periodo non superiore a un mese di calendario (articolo 53(4)). Un fornitore che consegna in cantiere a lotti nel corso di un mese può inviare un'unica fattura per le consegne di quel mese, quindi la riconciliazione lavora su righe e quantità, non sul numero di documenti.
  • Una fattura che arriva settimane dopo. Come indicato nella parte uno, per le forniture tra imprese il termine ultimo per emettere una fattura fiscale è il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è avvenuta la fornitura (articolo 53(1)(b)). Se il ricevimento non è stato registrato il giorno in cui è avvenuto, la fattura arriva e nessuno ricorda che cosa è entrato, e la riconciliazione torna a essere un giro di telefonate.
  • Servizi ricorrenti senza consegna fisica. Un abbonamento mensile a un software, o un canone fisso per attrezzature o per un magazzino. Ogni mese non c'è nulla da ricevere, quindi la riconciliazione è a due vie, tra ordine di acquisto o contratto e fattura. È una decisione registrata sull'ordine stesso per quel tipo di acquisto, non una scappatoia che qualcuno scopre più tardi: il sistema sa che questo ordine si riconcilia a due vie e che gli altri non passano senza ricevimento. L'ordine riporta anche una data di fine e una persona designata che, a ogni rinnovo, conferma che il servizio è ancora necessario, così che le fatture non continuino a passare dopo che il servizio è cessato.

In ricambi e scorte tra siti e furgoni dei tecnici abbiamo citato la riconciliazione a tre vie in una sola riga, come il passaggio che impedisce di pagare una quantità mai arrivata e di pagare due volte la stessa fornitura. La riga è corretta, ma il vero valore della riconciliazione non si vede quando i documenti concordano. Si vede quando non concordano.

Quando non concordano: un percorso per ogni eccezione

Una fattura che non concorda corre due rischi opposti. Il primo è che venga pagata senza che nessuno obietti, perché il fornitore sta chiamando e la differenza sembra piccola. Il secondo è che si fermi e nessuno sappia che si è fermata, così resta per settimane in un cassetto o in una casella di posta, e il fornitore scopre il blocco prima di voi quando sollecita il pagamento. La soluzione è un percorso noto per ogni tipo di differenza, una persona designata che decide, e la decisione con il suo motivo registrata sulla fattura stessa. Le quattro differenze più comuni:

  • Consegna parziale. La fattura è per l'intera quantità e il ricevimento è per meno. Ciò che non è arrivato non si paga. L'ufficio acquisti segue la questione con il fornitore per uno di due esiti: il fornitore consegna il resto, che viene ricevuto a fronte del saldo aperto dell'ordine di acquisto, oppure corregge la fattura con una nota di credito per la quantità che non arriverà, e il saldo aperto dell'ordine viene quindi chiuso con una motivazione scritta, come nella parte tre, così che non resti un impegno che nessuno sta aspettando.
  • Un articolo sostitutivo. Arriva un'altra marca, una misura simile o una specifica diversa. Il sistema non lo accetta a fronte della riga dell'ordine di acquisto, come in codici a barre e scansione; chi riceve non decide da solo di accettarlo, e l'articolo non entra in giacenza come se fosse quello ordinato. Viene registrato come trattenuto fuori giacenza in attesa di decisione, e decide la persona responsabile del requisito tecnico nel team richiedente: se lo accetta, l'ordine di acquisto viene rivisto con una nuova versione e una motivazione, come descritto nella parte tre; se lo respinge, torna al fornitore.
  • Un prezzo superiore all'ordine di acquisto. Questo va all'ufficio acquisti, non alla contabilità, perché è stato l'ufficio acquisti a concordare il prezzo. O il fornitore corregge la fattura con una nota di credito che vi faccia riferimento, oppure esiste un motivo accettabile per l'aumento; in tal caso l'ordine viene rivisto con una nuova versione e torna in approvazione se supera quanto approvato, come nella parte due. Modificare in silenzio l'ordine di acquisto per farlo coincidere con la fattura, senza motivazione registrata e senza approvazione, è esattamente ciò che distrugge lo scopo della riconciliazione.
  • Un numero di fattura già registrato. Il regolamento richiede che la fattura fiscale riporti un numero progressivo che la identifichi e la distingua (articolo 53(5)(b)). Per questo lo stesso numero dello stesso fornitore di solito significa la stessa fattura: una copia arrivata per e-mail e poi su WhatsApp, come descritto nella parte uno. Il sistema la blocca all'inserimento e mostra accanto la fattura già registrata, e chi la segue la chiude come duplicata con una motivazione scritta. Se si rivela una fattura davvero diversa, per esempio perché il fornitore numera le fatture di ogni filiale con una sequenza separata, cosa che la guida dettagliata alla fatturazione elettronica dell'Autorità per Zakat, Imposte e Dogane (ZATCA) consente, prosegue verso la riconciliazione. E questo controllo funziona solo se ogni fornitore ha un'unica anagrafica con un identificativo che non può ripetersi, come spiegato nella parte tre. Una seconda fattura per la stessa consegna con un numero diverso non viene fermata dal controllo del numero, ma dalla riconciliazione stessa, perché la prima fattura ha già consumato la quantità del ricevimento.

Quando una fattura va corretta, che si tratti di quantità, prezzo o dati di una delle parti, il percorso è un nuovo documento, non una modifica del vecchio: una nota di credito o di debito emessa dal fornitore che faccia chiaro riferimento alla fattura o alle fatture a cui si riferisce (articolo 54). La guida dettagliata alla fatturazione elettronica dell'Autorità per Zakat, Imposte e Dogane (ZATCA) stabilisce che una fattura elettronica, una volta emessa, non si modifica né si cancella, e che il suo annullamento avviene solo tramite una nota di credito collegata e una nuova fattura. Quindi non chiedete al fornitore una copia modificata della stessa fattura; chiedete una nota collegata a essa e conservatele insieme. Trattiamo le note dal lato dell'acquirente nella parte cinque; per qualsiasi domanda sull'effetto sulla vostra IVA a credito rivolgetevi al vostro consulente fiscale.

Infine, chi può sbloccare una fattura nonostante una differenza? Non la persona che inserisce la fattura, e non la persona che la paga. È un ruolo che il titolare fissa nella matrice delle approvazioni; lo sblocco viene registrato a nome di chi lo ha autorizzato, con una motivazione, e compare in un elenco che il titolare vede. Ogni eccezione riceve anche una scadenza fissata dal titolare, e se passa senza decisione l'eccezione sale al livello successivo, come accade a una richiesta di acquisto bloccata. Quando una fattura viene trattenuta, il fornitore ne conosce il motivo il giorno stesso dall'ufficio acquisti, non settimane dopo dalla contabilità quando chiede del suo pagamento. La riconciliazione non protegge solo il denaro; protegge anche il vostro rapporto con il fornitore affidabile il cui pagamento è in ritardo solo perché nessuno ha confermato il ricevimento di ciò che ha consegnato.

Il punto di vista di Origami

Quando costruiamo questa fase per un'azienda, partiamo dai luoghi in cui merci e servizi arrivano davvero: il cancello del magazzino, ogni cantiere del progetto, l'immobile o l'hotel in cui il tecnico svolge il lavoro. In ogni luogo chiediamo chi firma oggi, che cosa succede al foglio dopo la firma e quanti giorni passano prima che arrivi alla contabilità. Un ricevimento che non può essere registrato sul posto, nel momento in cui avviene, tornerà a essere un foglio nella tasca di qualcuno, qualunque sia il sistema che c'è dietro.

Poi costruiamo il ricevimento da telefono, a fronte dell'ordine di acquisto aperto, con una foto della bolla del fornitore e delle condizioni della merce; un verbale di collaudo firmato da chi ha richiesto il lavoro; una riconciliazione che si esegue da sola quando la fattura viene inserita; e un elenco delle eccezioni in cui ogni voce ha una persona designata che decide, una scadenza e una motivazione registrata, il tutto collegato al sistema contabile con cui lavora l'azienda. Fa parte dei sistemi su misura che costruiamo, descritti in i nostri servizi.

Un esercizio per questa settimana: una settimana al cancello e un mese di fatture

Questo esercizio non richiede nessuno strumento nuovo, e il responsabile operativo può svolgerlo insieme al responsabile finanziario:

  • Scegliete un punto di ricevimento per una settimana: il magazzino centrale, il vostro cantiere più attivo o un solo hotel. Chiedete che ogni consegna venga contata, con la quantità contata scritta accanto alla quantità sulla bolla del fornitore.
  • Chiedete a chi firma le consegne: conta davvero o copia la quantità dalla bolla? Chi riceve i servizi, e chi conferma che il lavoro di un subappaltatore è finito? Non state cercando un colpevole, ma un passaggio di cui nessuno è responsabile.
  • Prendete le fatture fornitori pagate il mese scorso, trovate per ciascuna un documento di ricevimento o un verbale di collaudo e contate quante sono state pagate senza un ricevimento documentato.
  • Classificate ogni differenza trovata nelle quattro categorie: consegna parziale, articolo sostitutivo, prezzo più alto o fattura duplicata. Accanto a ciascuna, annotate chi ha deciso e dove è stata registrata quella decisione.
  • Tornate alle dieci fatture dell'esercizio della parte uno e prendete le differenze di prezzo e quantità che avevate annotato allora: inserite ciascuna in una delle quattro categorie e verificate se è stata registrata una decisione a nome di qualcuno o se la fattura è stata semplicemente pagata così com'era.

Il numero di fatture pagate senza ricevimento documentato è il dato più chiaro che questo esercizio produce, e la categoria che ricorre più spesso è la prima che ha bisogno di un percorso scritto. Se scoprite che i ricevimenti vengono registrati ma in ritardo, il motivo di solito è che registrarli è più lento del lavoro sul posto, e la soluzione è una registrazione più semplice in quello stesso luogo, non una firma in più.

Nella prossima parte

Ogni fattura ha ora un ricevimento con cui confrontarsi e un ordine di acquisto con cui misurarsi. La prossima parte si ferma sulla fattura stessa, dal lato dell'acquirente, e su che cosa verificare prima di detrarne l'IVA a credito: i dati che una fattura fiscale deve riportare, che cosa cambia quando il fornitore è nella fase di integrazione della fatturazione elettronica, perché una fattura cartacea scansionata non vale come fattura elettronica conforme e come si correggono gli errori con una nota di credito o di debito.

Fonti