Nella quinta parte la fattura del fornitore è diventata completa, abbinata al suo ordine d'acquisto e al documento di ricevimento, e conservata nel suo file originale. Resta una stazione, quella in cui il denaro esce davvero: il pagamento. Quando il pagamento non ha un calendario, è il telefono a decidere l'ordine. Il fornitore di calcestruzzo preconfezionato che chiama ogni mattina viene pagato per primo, il subappaltatore che ha finito in tempo e non ha sollecitato aspetta, e la ditta di manutenzione degli ascensori della torre residenziale scopre a fine mese che nessuno ha chiesto di pagare la sua fattura abbinata.

Di cosa tratta questa parte

Questa parte tratta quattro cose: come pagare le fatture abbinate per data di scadenza in un unico lotto programmato approvato una sola volta, come confermare qualsiasi richiesta di modifica delle coordinate bancarie di un fornitore, cosa dice il Regolamento di attuazione dell'IVA su un saldo ancora non pagato dodici mesi dopo il mese successivo alla fornitura, e come riconciliare ogni mese l'estratto conto di ciascun fornitore. Chiudiamo con due obblighi che possono ricadere sulla vostra azienda quando acquista un servizio da un fornitore non residente. Riportiamo ciò che dicono i testi, con i numeri degli articoli. Le domande su un caso specifico della vostra azienda vanno poste al vostro consulente fiscale.

Pagare per scadenza, non in base a chi chiama di più

Ogni fattura ha una scadenza, e nessuno dovrebbe doversela ricordare. Nella terza parte abbiamo inserito i termini di pagamento concordati nell'anagrafica fornitore e detto che passano automaticamente a ogni ordine d'acquisto. Così, quando arriva una fattura e supera l'abbinamento, il sistema calcola la scadenza a partire da quegli stessi termini: alla consegna, oppure un periodo prestabilito dopo la data della fattura o la data di ricevimento, secondo quanto concordato. I periodi in sé si concordano con ciascun fornitore in base a una politica fissata dal titolare, non da questo articolo.

Poi viene la distinta di pagamento. Invece di pagare ogni fattura da sola quando il fornitore sollecita, il sistema prepara, in un giorno fisso scelto dal titolare, un unico elenco di tutte le fatture abbinate che sono scadute o scadranno prima della distinta successiva. Per ogni fattura l'elenco mostra il fornitore, il numero della fattura, l'ordine d'acquisto e il documento di ricevimento collegati, la scadenza e l'importo, poi il totale a fronte della liquidità disponibile. Chi ha l'autorità nella matrice di approvazione della seconda parte la approva una sola volta, invece di un'approvazione separata per ogni fattura, e i bonifici si eseguono a partire da essa esattamente come approvata.

  • Nessuna fattura entra nella distinta prima di essere abbinata. Una fattura bloccata per una differenza di quantità o di prezzo resta fuori dalla distinta con il suo motivo, e il fornitore conosce quel motivo dall'ufficio acquisti prima del giorno di pagamento, non dopo.
  • Un anticipo è legato al suo ordine d'acquisto. Quando i termini di un fornitore prevedono un anticipo, questo viene registrato sull'ordine d'acquisto per cui è stato pagato, così viene detratto dal dovuto quando arriva la fattura della fornitura. Un anticipo senza collegamento al suo ordine è il modo più facile per pagare due volte lo stesso importo.
  • Le ritenute a garanzia dei subappaltatori hanno una condizione di svincolo. Quando un subappalto prevede di trattenere una parte di ogni pagamento fino alla consegna finale, il sistema riporta dal contratto le condizioni di ritenuta e di svincolo, così l'importo trattenuto compare in una distinta quando la sua condizione è soddisfatta, non quando qualcuno se ne ricorda. Abbiamo visto dove si collocano le ritenute nel margine di un progetto in controllo dei costi e stati di avanzamento.
  • Un pagamento urgente fuori distinta è possibile, ma viene registrato. Ci sarà sempre un fornitore da pagare oggi. Succede, ma con una motivazione scritta e l'approvazione di chi ha l'autorità, e compare in un elenco che il titolare vede. Se quell'elenco si allunga, vi sta dicendo che la distinta non è abbastanza frequente, oppure che i termini di pagamento con alcuni fornitori vanno rivisti.
  • Non si pagano gli estratti conto; si pagano le fatture. L'estratto conto del fornitore è uno strumento di riconciliazione, non un documento di pagamento. Ciò che entra nella distinta è la fattura abbinata, con il suo numero, ed è questo che evita il caso della prima parte: una fattura pagata una volta dalla sua e-mail e una volta dall'estratto conto.

Una distinta di pagamento fa più che controllare. Un fornitore la cui fattura è completa e abbinata sa quando sarà pagato, quindi le telefonate quotidiane diminuiscono, e il direttore finanziario sa con giorni di anticipo quanto denaro uscirà e in quale giorno, invece di scoprirlo dopo dall'estratto conto bancario.

Una richiesta di modifica delle coordinate bancarie: chiamate il numero che avete già

Arriva un'e-mail da un fornitore con cui lavorate da anni, con la solita firma e il solito logo, che dice che il suo conto bancario è cambiato. Allega un nuovo IBAN e chiede che il pagamento di questo mese vada lì. La richiesta può essere del tutto autentica; le aziende cambiano banca. Oppure l'e-mail può arrivare dalla casella stessa del fornitore dopo che è stata compromessa, o da un indirizzo che differisce di una lettera da quello vero, e in entrambi i casi assomiglia a tutti i messaggi precedenti. Il contabile che cambia l'IBAN sulla base di quell'e-mail non è stato negligente. Si è fidato di un messaggio che nulla distingueva da quelli veri. Per questo la regola non presume che qualcuno individui il falso a occhio. Impedisce che una modifica passi da un solo canale:

  • Confermate con una telefonata fatta da voi, a un numero già presente nell'anagrafica del fornitore, non al numero scritto nell'e-mail che chiede la modifica, e non rispondendo a quell'e-mail. Se l'e-mail è falsa, il suo numero e le sue risposte fanno parte del falso.
  • Lo stesso percorso che l'IBAN ha seguito la prima volta. Nella terza parte abbiamo richiesto che l'IBAN arrivasse su una lettera ufficiale del fornitore, con il nome dell'intestatario del conto corrispondente alla ragione sociale registrata del fornitore. Una modifica passa per le stesse condizioni, non per meno.
  • Chi inserisce la modifica non è chi la approva. Una persona registra la richiesta e i suoi documenti, un'altra la approva dopo la conferma, ed entrambe vengono registrate con nome e data.
  • Il primo pagamento su un conto modificato di recente viene segnalato nella distinta, così chi approva la distinta lo vede sapendo che il conto è nuovo.
  • Dopo la modifica parte un avviso al contatto noto del fornitore, che lo informa che le sue coordinate bancarie sono state aggiornate nei vostri archivi. Se il fornitore non ha chiesto la modifica, lo scopre prima che il denaro esca.

Nemmeno una telefonata che ricevete è una prova sufficiente, perché oggi le voci si possono imitare con strumenti facilmente disponibili, come abbiamo spiegato in deepfake e frodi con l'IA. Ciò che conta è che la chiamata la facciate voi, a un numero che avevate prima della richiesta. E c'è una domanda che viene prima di tutto questo: chi può modificare, innanzitutto, il campo IBAN nell'anagrafica di un fornitore? Se può farlo chiunque apra la scheda del fornitore, la regola si regge solo sulla buona fede. È ciò che abbiamo illustrato in permessi: chi vede cosa. In un sistema, un solo ruolo definito modifica questo campo, e ogni modifica viene registrata con il nome, la data e il valore prima e dopo. La regola protegge più del denaro. Protegge un contabile onesto dal portare da solo la colpa per un messaggio che non aveva modo di distinguere.

Un saldo ancora non pagato dodici mesi dopo il mese successivo alla fornitura

Alcune fatture non vengono pagate in tempo per buoni motivi: la fattura di un subappaltatore bloccata per una contestazione sulla qualità del lavoro, una fattura di manutenzione in un hotel in attesa di un verbale di fine lavori che nessuno ha firmato, una fattura in attesa di una nota di credito che il fornitore ha promesso e non ha emesso. Fatture del genere possono restare nei libri per mesi, mentre la loro IVA a credito è già stata detratta in una dichiarazione precedente. Qui il Regolamento di attuazione dell'IVA lega direttamente il pagamento all'IVA.

L'articolo 40(10) stabilisce che il soggetto passivo che ha detratto l'IVA a credito su una fornitura ricevuta e non l'ha pagata per intero dodici mesi dopo il mese successivo al mese in cui è avvenuta la fornitura deve rettificare la propria IVA detraibile per l'IVA calcolata sul corrispettivo ancora non pagato a quella data, includendo la rettifica nella dichiarazione del periodo d'imposta che comprende il mese in cui terminano i dodici mesi. Lo stesso comma esclude le cessioni di beni in base a contratti di finanziamento, come il leasing finanziario, la murabaha e la locazione con riscatto, ricevute da un soggetto passivo autorizzato a esercitare tali attività e pagate in rate periodiche, a condizione che il contratto resti in vigore, che non vi sia una controversia giudiziaria su di esso, che il fornitore abbia dichiarato l'intera IVA dovuta nella dichiarazione del periodo d'imposta di quella fornitura, e che il cliente disponga di un certificato scritto del fornitore che lo confermi.

L'articolo 40(11) prevede poi che, se l'IVA a credito è stata rettificata in questo modo e il soggetto passivo paga in seguito il corrispettivo, la detrazione dell'IVA a credito può essere aumentata dell'IVA calcolata sul corrispettivo pagato, nella dichiarazione del periodo d'imposta in cui è avvenuto il pagamento o in un periodo successivo. L'articolo 40(12) sottopone tutte queste rettifiche ai termini previsti dalla legge o dal regolamento. Quindi, una volta trascorso quel periodo, il testo lega la detrazione al pagamento: viene rettificata quando il periodo trascorre senza pagamento, e può essere di nuovo aumentata quando il corrispettivo viene pagato, entro quei termini.

In pratica serve un elenco, non la memoria. Un sistema che conserva la data di fornitura di ogni fattura e quanto è stato pagato su di essa può mostrare le fatture non pagate e parzialmente pagate ordinate per anzianità, e segnalare quelle che si avvicinano alla fine dei dodici mesi, così l'elenco arriva al direttore finanziario e al suo consulente fiscale prima che la dichiarazione venga preparata, non dopo. La segnalazione è un avviso, non una decisione: se il testo si applica a una certa fattura, se rientra nell'eccezione e come si effettua la rettifica sono cose che decide il vostro consulente fiscale. Lo stesso elenco aiuta oltre l'IVA: una fattura non pagata da molti mesi può essere una controversia con un fornitore che nessuno ha risolto, e risolverla è meglio che lasciarla crescere.

Riconciliare ogni mese l'estratto conto di ciascun fornitore

A fine mese un fornitore invia un estratto conto con il saldo che ritiene gli dobbiate, e i vostri libri mostrano un altro saldo per lo stesso fornitore. Le due cifre possono non coincidere a prima vista, e questo non significa che qualcuno abbia sbagliato. Riconciliare l'estratto conto di un fornitore significa conoscere il motivo di ogni riyal della differenza, non azzerarla con una scrittura di rettifica. Le differenze tipiche sono quattro:

  • Una fattura che non avete mai registrato. Il fornitore l'ha inviata e non è mai arrivata alla casella delle fatture, oppure è arrivata ed è bloccata in attesa di ricevimento o di abbinamento. La domanda è: è arrivata davvero? E se è arrivata, perché non è registrata?
  • Un pagamento in transito. È partito l'ultimo giorno del mese, quindi compare nei vostri libri ma non ancora nell'estratto conto del fornitore. È una differenza temporale che si chiude da sola il mese successivo, e va solo annotata con la sua data.
  • Una nota di credito mai arrivata. Il fornitore ha accettato un reso o concordato una riduzione e l'ha tolta dal suo saldo, ma la nota in sé non vi è mai arrivata, oppure il contrario: una nota che ha promesso e non ha ancora emesso. In entrambi i casi chiedete la nota collegata alla fattura, come spiegato nella quinta parte.
  • Una fattura registrata due volte, dalla vostra parte o da quella del fornitore. Dalla vostra parte, è il caso che il controllo dei duplicati blocca all'inserimento, e la riconciliazione lo intercetta se qualcuno sfugge.

Ogni differenza riceve uno stato, un responsabile e una data: una differenza temporale da seguire il mese successivo, un errore dalla vostra parte da correggere, o un errore dalla parte del fornitore che gli chiedete di correggere. La riconciliazione parte da un saldo iniziale concordato, perché una vecchia differenza mai risolta si mescola a ogni nuova differenza successiva. Non serve riconciliare tutti i fornitori ogni mese fin dal primo giorno. Iniziate dai fornitori da cui acquistate di più, o da quelli con cui le differenze si ripetono, e lasciate l'ordine di priorità a ciò che decide il titolare.

È una ricerca estenuante quando gli ordini d'acquisto vivono in un foglio di calcolo, le fatture nell'e-mail e i pagamenti nell'estratto conto bancario. Quando il sistema ha conservato fin dall'inizio l'ordine d'acquisto, il documento di ricevimento, la fattura, ogni nota e il pagamento, tutti collegati a un unico numero, la riconciliazione diventa un confronto, non una ricerca: entra l'estratto conto del fornitore, il sistema abbina ogni riga per numero di fattura e importo, e vi resta solo ciò che non è stato abbinato, insieme a quello che il sistema sa di ogni fattura: se è stata ricevuta, se è bloccata e se è stata emessa una nota su di essa.

Fornitori fuori dal Regno: due obblighi che possono ricadere sulla vostra azienda

Quando acquistate un servizio da un fornitore non residente, come un abbonamento a un software di progettazione per l'ufficio tecnico, un contratto di manutenzione di una linea di produzione con il suo costruttore all'estero o una consulenza di ingegneria per un progetto, possono sorgere due obblighi che con un fornitore locale non vedete, e quando si applicano ricadono sulla vostra azienda, non sul fornitore: dichiarare l'IVA nel primo caso, e trattenere l'imposta e versarla all'Autorità per la Zakat, le Imposte e le Dogane (ZATCA) nel secondo. Li descriviamo qui come meccanismi; i dettagli, e le condizioni perché ciascuno si applichi, sono nelle fonti:

  • IVA in inversione contabile (reverse charge). L'articolo 47(1) stabilisce che, quando l'Accordo unificato sull'IVA del CCG rende il cliente soggetto passivo tenuto al pagamento dell'IVA su una fornitura ricevuta da un fornitore non residente, l'IVA si paga con il meccanismo dell'inversione contabile: il cliente dichiara l'IVA a debito sulla fornitura, e l'eventuale IVA a credito detraibile nella misura in cui può beneficiare della detrazione, nella dichiarazione IVA di quel periodo d'imposta. Quindi l'assenza di IVA saudita sulla fattura di un fornitore estero non significa che la fornitura non sia soggetta a IVA. Può significare che dichiararla è passato a voi.
  • Ritenuta alla fonte sui pagamenti a non residenti. La Guida generale sulla ritenuta alla fonte della ZATCA spiega che i pagamenti di un soggetto obbligato alla ritenuta a un non residente, da una fonte nel Regno, rientrano nell'ambito della ritenuta, e che il soggetto obbligato deve presentare una dichiarazione mensile delle ritenute che copra gli importi pagati in quel mese soggetti a ritenuta, presentandola e versando l'imposta trattenuta entro i primi dieci giorni del mese successivo al mese del pagamento al beneficiario. L'esempio della guida: una royalty pagata a un non residente il 20 gennaio viene dichiarata e la relativa imposta versata entro il 10 febbraio al più tardi, e al beneficiario si rilascia un certificato con l'importo pagato e l'imposta trattenuta. Se in un mese non ci sono pagamenti soggetti a ritenuta, non è richiesta la dichiarazione mensile. Le aliquote di ritenuta per tipo di pagamento, e l'effetto delle convenzioni contro le doppie imposizioni, vanno viste nella guida stessa e con il vostro consulente fiscale. La guida afferma anche che i redditi da cessione di beni sono fuori dall'ambito della ritenuta, e che un contratto di fornitura di beni nel Regno vi rientra solo per le attività accessorie svolte all'interno del Regno, come il trasporto interno, l'installazione, la manutenzione o la formazione. Stabilisce inoltre altri obblighi per chi effettua la ritenuta, tra cui la registrazione presso la ZATCA e una dichiarazione annuale.

Il lato operativo inizia nell'anagrafica fornitore: un campo che indica che il fornitore è non residente e che porta con sé entrambi gli effetti. La sua fattura arriva alla contabilità segnalata come da verificare per l'inversione contabile, e il suo pagamento compare nella distinta segnalato come possibile voce della dichiarazione delle ritenute di quel mese, così il responsabile sa prima del giorno dieci cosa va dichiarato e versato, invece di ricostruirlo dall'estratto conto bancario. Il sistema prepara l'elenco, e il vostro consulente fiscale fa la classificazione finale di ogni pagamento.

Il punto di vista di Origami

Quando costruiamo la fase di pagamento per un'azienda, partiamo da due domande: come si decide oggi chi viene pagato per primo, e chi può modificare le coordinate bancarie di un fornitore? Poi costruiamo la distinta di pagamento a partire dai termini di pagamento di ogni anagrafica fornitore, così vi entrano solo fatture abbinate e viene approvata una sola volta secondo la matrice di approvazione, e trasformiamo la modifica dell'IBAN in un percorso in due passaggi con un registro che non si può cancellare.

Facciamo della riconciliazione degli estratti conto fornitori un confronto che il sistema esegue su documenti che già possiede, prepariamo l'elenco per anzianità delle fatture non pagate e l'elenco dei fornitori non residenti per chi prepara le dichiarazioni, e lasciamo le decisioni fiscali al vostro consulente. Tutto si collega al sistema contabile che l'azienda già usa, invece di sostituirlo. Fa parte dei sistemi su misura che realizziamo, descritti in i nostri servizi.

Un esercizio per questa settimana: tre mesi di pagamenti

Questo esercizio non richiede nessuno strumento nuovo, e il direttore finanziario può farlo con chi esegue i bonifici:

  • Estraete dall'estratto conto bancario i pagamenti ai fornitori degli ultimi tre mesi, e annotate accanto a ciascuno: la fattura era abbinata? È stata pagata alla scadenza, prima o dopo? Chi ha chiesto di pagarla?
  • Contate i pagamenti usciti al di fuori di qualsiasi calendario, e annotate il motivo di ciascuno, se lo conoscete.
  • Raccogliete tutte le modifiche delle coordinate bancarie dei fornitori dell'ultimo anno, e chiedetevi per ciascuna: come è arrivata la richiesta? Come è stata confermata? Chi l'ha approvata?
  • Ordinate le fatture non pagate per anzianità dalla data di fornitura, segnalate quelle che si avvicinano ai dodici mesi dal mese successivo alla fornitura e inviate l'elenco al vostro consulente fiscale.
  • Chiedete un estratto conto ai vostri tre fornitori più grandi e riconciliatelo, classificando ogni differenza: una fattura non registrata, un pagamento in transito, una nota non ricevuta o un duplicato.

L'esercizio vi dà un quadro chiaro di dove iniziare. Se la maggior parte dei pagamenti è uscita fuori calendario, iniziate dalla distinta di pagamento. Se le modifiche delle coordinate bancarie non hanno una conferma documentata, iniziate da lì prima di ogni altra cosa, perché è la falla da cui il denaro finisce nelle mani sbagliate. Se le differenze negli estratti conto sono frequenti, cercatene la causa nelle stazioni prima del pagamento: ricevimento, abbinamento e casella delle fatture.

Nella prossima parte

Ogni riyal che va a un fornitore ha ora un percorso completo: una richiesta approvata, un ordine d'acquisto, un ricevimento documentato, una fattura abbinata, un pagamento programmato e un estratto conto riconciliato. La settima e ultima parte riunisce tutto questo in un'unica vista della spesa: quanto avete impegnato senza che vi sia ancora stato fatturato, chi sono davvero i vostri fornitori più grandi e quali categorie si acquistano al di fuori degli ordini d'acquisto. Poi propone un piano di novanta giorni per digitalizzare gli acquisti, in un ordine che non ferma gli acquisti nemmeno per un giorno.

Fonti