Nella sesta parte il percorso è stato completato: il pagamento ha ottenuto un calendario approvato una sola volta, la modifica delle coordinate bancarie di un fornitore ha ottenuto due passaggi e un registro, e l'estratto conto di ogni fornitore ha ottenuto una riconciliazione mensile che spiega ogni differenza. Così ogni riyal che va a un fornitore ha una traccia completa che si può seguire dalla fine all'inizio: una richiesta approvata, un ordine d'acquisto, un ricevimento documentato, una fattura abbinata e un pagamento programmato.

La domanda che resta senza risposta: quanto stiamo spendendo?

Resta una domanda, quella che un titolare o un direttore finanziario pone e a cui, nella maggior parte delle aziende, non riceve una risposta rapida: quanto spendiamo, per cosa, con chi, e quanto abbiamo promesso che non è ancora arrivato? Quest'ultima parte riguarda la trasformazione della catena che abbiamo costruito in un'unica vista della spesa e poi un piano di novanta giorni per mettere in atto ogni parte della serie, in un ordine che non ferma mai gli acquisti nemmeno per un giorno.

Visibilità della spesa: una vista in tempo reale, non un progetto mensile

Nella maggior parte delle aziende, sapere quanto si spende è un progetto che si ripete. Il titolare chiede un quadro degli acquisti, così il contabile raccoglie le fatture dalla posta elettronica, i pagamenti dall'estratto conto bancario e gli ordini d'acquisto da un file tenuto dal buyer, poi passa giorni a uniformare i nomi dei fornitori e a classificare le fatture a mano. Un foglio di calcolo è un buon strumento per questo lavoro, ma il report arriva quando il mese che descrive è già passato, e lo stesso sforzo ricomincia il mese successivo.

Quando ogni acquisto passa per le stazioni che abbiamo costruito, ogni documento porta con sé fin dalla nascita i dati di cui il report ha bisogno: il numero di richiesta che lo collega a tutto ciò che viene prima e dopo, l'identificativo unico del fornitore, il progetto, sito o immobile a cui appartiene il costo, e la categoria d'acquisto. Nessuno deve raccogliere nulla a fine mese, perché la classificazione è avvenuta al momento della richiesta, non dopo la fattura. La visibilità della spesa allora non è un report che qualcuno costruisce ma una vista che si apre, con dati aggiornati a questo momento, e che si può ruotare su quattro assi:

  • Per fornitore: quanto abbiamo acquistato da ciascun fornitore, quanto resta aperto con lui su ordini non ancora completati, e quante sue fatture sono state bloccate per una differenza, e perché.
  • Per categoria: materiali edili, ricambi, materie prime, servizi di manutenzione, materiali di consumo, o qualunque suddivisione si adatti alla vostra azienda. Ciò che conta è che le categorie siano un elenco breve approvato dal titolare e da cui il richiedente sceglie, non testo libero che ogni dipendente scrive a modo suo.
  • Per progetto, sito o immobile: ciò che è stato imputato a ogni commessa edile, linea di produzione, torre residenziale o hotel. È il campo che abbiamo reso obbligatorio nella richiesta d'acquisto già nella seconda parte.
  • Per fase: ciò che abbiamo impegnato, ciò che è stato fatturato e ciò che è stato pagato. Questo asse è il più importante, quindi lo vediamo subito dopo.

Tre numeri prima di ogni nuovo impegno

La maggior parte dei report sugli acquisti parte dalla fattura, perché è il documento che arriva in contabilità. Ma la fattura arriva tardi: il denaro è stato promesso il giorno in cui è partito l'ordine d'acquisto, non il giorno in cui è arrivata la fattura. Per questo il titolare ha bisogno di tre numeri affiancati, per ogni progetto, sito o immobile, e per ogni fornitore:

  • Impegnato: il saldo degli ordini d'acquisto aperti non ancora fatturati. Materiali ordinati e non consegnati, consegnati e non ancora fatturati, o lavori affidati a un subappaltatore il cui stato di avanzamento non è ancora arrivato.
  • Fatturato: fatture ricevute e abbinate ma non ancora pagate, ciascuna con la sua scadenza calcolata in base ai termini di pagamento dell'anagrafica fornitore.
  • Pagato: ciò che è effettivamente uscito, in cicli di pagamento programmati o come pagamenti urgenti registrati.

Il confronto tra questi tre è il numero di cui un titolare ha bisogno prima di firmare il prossimo impegno. In controllo dei costi e stati di avanzamento abbiamo confrontato il costo effettivo di ogni progetto con quanto previsto nel computo metrico, e nella terza parte abbiamo aggiunto il livello degli ordini aperti. Qui il quadro è completo: un progetto le cui fatture sembrano tranquille rispetto al budget può aver già impegnato quasi tutto il budget in ordini aperti. La cifra fatturata, con le sue scadenze, dice al direttore finanziario quanta liquidità esce nelle prossime settimane, e la cifra impegnata gli dice cosa viene dopo.

Perché la cifra impegnata sia onesta, serve una disciplina: un ordine il cui residuo nessuno aspetta più viene chiuso con una motivazione scritta, come detto nella terza parte. Un residuo aperto dimenticato gonfia gli impegni sullo schermo, e il titolare rimanda una decisione sensata credendo che il denaro sia già destinato.

Domande a cui la vista risponde in un minuto

Nella maggior parte delle aziende a queste domande si può rispondere con fogli di calcolo, ma solo dopo giorni di raccolta, e spesso dopo che la decisione che aveva bisogno della risposta è già passata. Quando gli acquisti passano per la catena, la vista risponde in un minuto:

  • Chi sono davvero i nostri maggiori fornitori, una volta unificati i nomi duplicati? Nella terza parte abbiamo basato ogni anagrafica fornitore sul numero nazionale unificato e unito i duplicati. Solo allora emerge la classifica reale: un fornitore la cui spesa era divisa su tre nomi può essere il più grande con cui lavorate. Conta al tavolo della trattativa, e conta di più quando vi rendete conto che un inciampo di quel fornitore potrebbe fermare più di un sito.
  • Quanto abbiamo impegnato che non è stato fatturato? Per ogni progetto, sito e immobile, e per ogni fornitore, senza che nessuno debba chiamare il buyer per chiedere quali ordini sono partiti.
  • Quali categorie si acquistano fuori dagli ordini d'acquisto? Una fattura che arriva senza ordine d'acquisto compare nella casella delle fatture con la sua categoria e il suo reparto. Se succede ripetutamente in una categoria, di solito non significa che qualcuno abbia aggirato il processo. Significa che il processo non si adatta a quella categoria: i materiali di consumo acquistati ogni settimana richiedono un accordo sui prezzi con ordini successivi emessi in base a esso, non un giro completo di preventivi ogni volta.
  • Dove sono più frequenti gli acquisti urgenti? La quota di richieste passate per il percorso urgente in ogni sito o reparto. Come detto nella seconda parte, indica la pianificazione o un'approvazione lenta, non la mancanza di qualcuno.
  • Le fatture di quali fornitori vengono bloccate più spesso, e perché? Le differenze di quantità e di prezzo che l'abbinamento a tre vie della quarta parte blocca, raggruppate per fornitore e motivo. Un fornitore le cui differenze si ripetono richiede una conversazione. Una differenza che si ripete con tutti i fornitori in uno stesso sito richiede uno sguardo al ricevimento in quel sito.
  • Come varia il prezzo dello stesso articolo? Il prezzo unitario negli ordini d'acquisto successivi per lo stesso articolo, dallo stesso fornitore e da altri. È possibile solo se l'articolo ha un unico codice, la stessa regola che abbiamo applicato ai fornitori.

Dove entra l'IA

Una volta che la catena è in funzione, l'IA ha un lavoro concreto da fare negli acquisti: leggere le fatture dei fornitori che arrivano come foto o pagina scansionata e trasformarle in dati invece di ridigitarle, segnalare un prezzo unitario fuori dalla norma per quell'articolo, o una fattura simile a una già registrata sotto un nome di fornitore simile, e poi la previsione della domanda di cui abbiamo parlato in IA negli acquisti e nella gestione delle scorte.

Ma quel ritorno arriva dopo la catena, non prima. Segnalare un prezzo insolito richiede un prezzo abituale con cui confrontarsi, cioè ordini d'acquisto registrati su un unico codice articolo. Individuare una fattura duplicata richiede che ogni fornitore abbia un unico record. Un'IA che lavora su un fornitore con tre nomi e su fatture senza ordini d'acquisto confronta dati rumorosi con dati rumorosi. E un avviso resta un avviso: porta il caso al suo responsabile, e una persona prende la decisione.

Il punto di vista di Origami

Quando costruiamo il ciclo degli acquisti per un'azienda, costruiamo la visibilità della spesa alla fine, non all'inizio. La vista legge ciò che producono le stazioni precedenti, e una dashboard costruita prima che le anagrafiche siano in ordine dà numeri ordinati e sbagliati, così il titolare perde fiducia e torna a chiedere un report manuale. Per questo partiamo dall'anagrafica fornitori, dalle categorie d'acquisto e dal campo progetto nella richiesta, poi costruiamo ogni stazione sulla precedente.

Costruiamo l'intero ciclo intorno al modo in cui l'azienda acquista davvero: chi richiede dal cantiere, chi approva dal telefono e come arrivano le fatture dei fornitori. Si collega al sistema contabile che l'azienda già usa e alla fatturazione elettronica, invece di sostituirli. Fa parte dei sistemi su misura che costruiamo, descritti in i nostri servizi.

Un piano di novanta giorni in un ordine che non ferma mai gli acquisti

L'errore comune è cercare di attivare l'intero ciclo in un solo giorno. L'ordine che protegge gli acquisti quotidiani è quello che abbiamo esposto in cosa si sposta per primo: prima i dati anagrafici, poi le transazioni. Inoltre ogni fase può partire da un solo sito o reparto prima di estendersi a tutta l'azienda.

  • Mese uno: l'anagrafica fornitori, la matrice di approvazione e la richiesta d'acquisto. L'anagrafica fornitori viene ripulita e basata sul numero nazionale unificato, i record duplicati vengono uniti, e ogni fornitore riceve la sua partita IVA dopo i due controlli ufficiali della terza parte, i suoi termini di pagamento e il suo IBAN da una lettera ufficiale. Il titolare fissa i limiti della matrice di approvazione, l'elenco delle categorie d'acquisto e le condizioni del percorso urgente. Poi le richieste d'acquisto partono dal telefono, con l'approvazione sulla richiesta stessa. In questo mese ordini, ricevimento e pagamento funzionano come prima, quindi nulla si ferma.
  • Mese due: l'ordine d'acquisto e il ricevimento documentato. Gli ordini d'acquisto vengono emessi da richieste approvate prima della consegna, i ricevimenti vengono registrati al cancello o in cantiere sulla riga dell'ordine, e i verbali di completamento vengono approvati per subappaltatori e servizi. Il passo più importante di questo mese è inserire come saldi iniziali gli ordini aperti emessi prima del sistema; altrimenti la cifra impegnata parte più bassa fin dal primo giorno.
  • Mese tre: la casella delle fatture, l'abbinamento, il ciclo di pagamenti, la riconciliazione degli estratti conto e poi la dashboard della spesa. Si stabilisce un unico indirizzo per le fatture dei fornitori, l'abbinamento a tre vie si applica a ogni fattura, parte il ciclo di pagamenti programmato, e si riconciliano per primi gli estratti conto dei fornitori più grandi. A fine mese, quando ogni stazione produce i suoi dati, si attiva la vista della spesa.

Ogni fase ha una fine dichiarata del vecchio percorso, fissata dal titolare: da una certa data nessun ordine viene emesso se non da una richiesta approvata, e da un'altra data nessuna fattura viene pagata finché non è abbinata, salvo ciò che passa per il percorso urgente registrato. Senza una data dichiarata entrambi i percorsi continuano in parallelo, e vince il più facile. Alla fine di ogni mese, esaminate tre indicatori che leggete dal sistema stesso: quante richieste sono passate dal sistema, quante fatture sono arrivate con un ordine d'acquisto, e quante fatture sono state bloccate e perché. La direzione di questi numeri da un mese all'altro è più onesta di qualsiasi obiettivo fissato all'inizio.

Quanto a ciò che esisteva prima del sistema, i file, le email e la carta, nulla viene cancellato dopo il passaggio. L'articolo 66(1) del Regolamento di attuazione dell'IVA impone al soggetto passivo di conservare le fatture, le scritture e i documenti contabili che è tenuto a tenere per almeno sei anni dalla fine del periodo d'imposta a cui si riferiscono, con un periodo più lungo per le scritture sui beni strumentali fissato nello stesso comma. Quindi il vecchio archivio resta conservato e accessibile, il nuovo sistema parte dai suoi saldi iniziali, e tutto ciò che riguarda il caso specifico della vostra azienda è una questione per il vostro commercialista o consulente fiscale.

Chiusura della serie

In sette parti abbiamo percorso il ciclo degli acquisti stazione per stazione: abbiamo mappato le sette stazioni e i loro punti di rottura abituali, poi la richiesta d'acquisto e la matrice di approvazione, poi l'anagrafica fornitore verificata e l'ordine d'acquisto vincolante, poi il ricevimento documentato e l'abbinamento a tre vie, poi cosa controllare su una fattura fornitore prima di detrarne l'IVA, poi il pagamento programmato e la riconciliazione degli estratti conto, e infine la visibilità della spesa e il piano per mettere tutto in atto.

Il punto da ricordare: digitalizzare gli acquisti non è sfiducia verso chi acquista. Significa che ogni riyal che va a un fornitore ha un percorso scritto che tutela chi ha richiesto, approvato, ricevuto e pagato, e che dà al titolare un quadro su cui decidere prima di impegnarsi, non dopo aver pagato. L'inizio è un piccolo passo che potete fare questa settimana: chiedete l'elenco degli ordini d'acquisto aperti in questo momento, e chiedete quanti di essi qualcuno sta ancora davvero aspettando.

Fonti