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Learning series · Purchasing & suppliers · 7 lezioni

Digitalizzare gli acquisti: dalla richiesta al pagamento

Una serie operativa per ogni azienda che acquista ogni giorno, dall'edilizia agli stabilimenti ai gestori immobiliari: dove si perde il denaro tra una richiesta d'acquisto e il pagamento a un fornitore, come costruire una matrice di approvazioni che il sistema fa rispettare invece della memoria, come confrontare le offerte dei fornitori e trasformare la decisione in un ordine d'acquisto vincolante, come un ricevimento documentato e la riconciliazione a tre vie evitino di pagare ciò che non è mai arrivato, cosa deve contenere la fattura di un fornitore prima di detrarne l'IVA, come pianificare i pagamenti e riconciliare gli estratti conto dei fornitori, e come vedere l'intera spesa con un piano a novanta giorni.

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Digitalizzare gli acquisti: dalla richiesta al pagamento
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  1. 01Acquisti: dove sfuggono i soldi tra la richiesta e il pagamentoUna fattura del fornitore arriva all'amministrazione e nessun luogo unico mostra chi ha richiesto l'acquisto, chi l'ha approvato, il prezzo concordato o se è arrivato tutto. La prima parte di Digitalizzare gli acquisti mappa il ciclo di acquisto come sette stazioni dalla richiesta al pagamento, indica l'anomalia tipica di ciascuna, spiega perché si tratta di un problema di progettazione e non di persone, e ti offre un esercizio per capire a che punto sei questa settimana, senza strumenti nuovi.Parte 1 di 7 · 7 min di lettura
  2. 02Richieste di acquisto e limiti di approvazione: chi firma cosa?La richiesta di acquisto è il primo documento del ciclo degli acquisti e, quando manca, il denaro comincia a disperdersi già dalla prima stazione. La seconda parte di Digitalizzare gli acquisti spiega che cosa deve contenere una richiesta, come costruire una matrice di approvazione per importo e tipo di acquisto, applicata dal sistema e non affidata alla memoria, chi approva quando l'approvatore è assente e come chiudere due scorciatoie, le richieste frazionate e le approvazioni su WhatsApp, con un percorso dichiarato per gli acquisti urgenti.Parte 2 di 7 · 7 min di lettura
  3. 03Dal preventivo all'ordine di acquisto: fornitore verificato, prezzo fermoL'ordine di acquisto è il momento in cui il preventivo di un fornitore diventa un impegno scritto, e comincia da un'anagrafica fornitore verificata. La terza parte di Digitalizzare gli acquisti spiega cosa contiene un'anagrafica fornitore, due controlli ufficiali gratuiti con la ZATCA e il Ministero del Commercio, il problema del fornitore duplicato, come confrontare i preventivi su una stessa base e perché una modifica a un ordine è una nuova versione, mai una sovrascrittura.Parte 3 di 7 · 7 min di lettura
  4. 04Ricevimento merci e three-way matching (riconciliazione a tre vie): senza corrispondenza, nessun pagamentoLa riconciliazione a tre vie significa che nessuna fattura fornitore viene pagata finché l'ordine di acquisto, il documento di ricevimento e la fattura non concordano su quantità e prezzo. La quarta parte di Digitalizzare gli acquisti spiega come registrare il ricevimento con la quantità effettivamente contata, le condizioni della merce e ciò che è stato respinto, il verbale di collaudo per servizi e subappaltatori, quando basta la riconciliazione a due vie e come gestire ogni differenza: consegna parziale, articolo sostitutivo, prezzo più alto e fattura duplicata.Parte 4 di 7 · 7 min di lettura
  5. 05Fatture dei fornitori: cosa verificare prima di detrarre l'IVA sugli acquistiPrima di detrarre l'IVA sugli acquisti di una fattura del fornitore, verificate che sia una fattura fiscale completa con il numero di partita IVA del fornitore e il vostro. La quinta parte di Digitalizzare gli acquisti legge la fattura del fornitore dal lato dell'acquirente, così come la definiscono il Regolamento di attuazione dell'IVA e i documenti sulla fatturazione elettronica dell'Autorità per Zakat, imposte e dogane (ZATCA): i dati obbligatori, cosa cambia quando il fornitore è nella fase di integrazione, perché una fattura cartacea scansionata non è una fattura elettronica, come si correggono gli errori con una nota e cosa, di regola, non è detraibile.Parte 5 di 7 · 7 min di lettura
  6. 06Pagare i fornitori secondo calendario e riconciliare gli estratti contoPagate le fatture fornitori già abbinate per data di scadenza in un unico lotto programmato approvato una sola volta, e riconciliate ogni mese l'estratto conto di ciascun fornitore. La sesta parte di Digitalizzare gli acquisti spiega come costruire la distinta di pagamento a partire dai termini di pagamento dell'anagrafica fornitore, come confermare una modifica delle coordinate bancarie chiamando un numero che avete già, cosa dice l'articolo 40 del Regolamento di attuazione dell'IVA sui saldi ancora non pagati dodici mesi dopo il mese successivo alla fornitura, e i due obblighi che possono ricadere sulla vostra azienda quando acquista un servizio da un fornitore non residente.Parte 6 di 7 · 7 min di lettura
  7. 07Visibilità della spesa e un piano di novanta giorni per gli acquistiQuando ogni acquisto passa per richiesta, ordine, ricevimento, fattura e pagamento, la visibilità della spesa diventa una vista in tempo reale, non un progetto mensile. La settima e ultima parte di Digitalizzare gli acquisti spiega i tre numeri di cui un titolare ha bisogno prima di ogni nuovo impegno (impegnato, fatturato e pagato), le domande a cui quella vista risponde in un minuto, quando l'IA comincia a ripagare e un piano di novanta giorni in un ordine che non ferma mai gli acquisti nemmeno per un giorno.Parte 7 di 7 · 7 min di lettura

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