Fai a qualsiasi titolare di una fabbrica o di un magazzino una domanda semplice: quanto hai di questo articolo in questo momento? Riceverai due numeri. Uno dal sistema o dal foglio di calcolo, e uno che ti dà il magazziniere dopo essere andato allo scaffale a guardare. Quando i due non coincidono, nessuno sa quale sia quello giusto, quindi l'attività va avanti sulla base di una stima.

Questo è il divario di accuratezza, ed è il numero più importante che nessuno misura. Apriamo questa serie con lui perché non è un problema che sta accanto agli altri: è la radice da cui tutti si diramano. Non puoi calcolare con precisione il costo di un ordine di produzione se il saldo delle materie prime è sbagliato. Non puoi fissare un punto di riordino se il consumo registrato non riflette la realtà. Non puoi tracciare un lotto se i movimenti stessi non sono mai stati rilevati. Quindi, prima di parlare di sistemi, codici a barre o automazione, bisogna indicare con precisione i punti in cui il divario si apre.

Dove si apre il divario

Il divario non nasce da un unico grande errore. Nasce da sette piccole aperture che agiscono ogni giorno:

  • Ricevere senza registrare. Il camion del fornitore arriva nel pomeriggio, il magazzino è impegnato, così la merce resta a terra e il riscontro con l'ordine d'acquisto viene rimandato a domani. Il domani di solito non arriva e, quando arriva, porta con sé differenze di quantità che nessuno sa spiegare.
  • Prelevare senza documento. Il capo reparto produzione ha bisogno del materiale subito, la linea è ferma, quindi lo prende e dice al magazziniere di registrarlo dopo. Quella singola frase è la più grande fonte di differenze in assoluto, perché ciò che non viene registrato sul momento di solito non viene registrato mai.
  • Resi. Una quantità torna dalla linea perché superava il fabbisogno, o dal cliente perché non corrispondeva all'ordine. Torna fisicamente sullo scaffale ma non torna mai nel sistema, così il saldo contabile resta sotto la realtà e compri ciò che possiedi già.
  • Scarti e danni. Un operaio rompe un cartone, l'umidità rovina un materiale, la linea produce unità fuori specifica. Quelle quantità escono dallo scaffale senza una movimentazione corrispondente, quindi vivono nel sistema per sempre.
  • Trasferimenti tra ubicazioni. La merce passa dal magazzino principale a una filiale, a un magazzino di semilavorati o a un mezzo di distribuzione. Viene registrata in uscita dal primo e mai in entrata nel secondo, così sparisce a metà strada.
  • Un solo inventario all'anno. Contare una volta all'anno significa scoprire un errore dodici mesi dopo che è stato commesso, quando è impossibile ricostruirne la causa. La correzione diventa una rettifica contabile che nasconde il problema invece di risolverlo.
  • Un articolo con più di un codice. Lo stesso materiale è stato creato due volte con nomi diversi: una volta con il nome commerciale, una volta con la descrizione del fornitore. Il saldo si divide su due codici, uno sembra esaurito e l'altro sembra fermo, e sono entrambi la stessa cosa.

Nota che nessuna delle sette è un problema di intenzione. Il magazziniere non nasconde nulla e il capo reparto non è negligente. Il problema è che il movimento avviene in un momento e la registrazione in un altro, e la distanza tra quei due momenti è il divario.

Quanto ti costa davvero il divario

Il guaio dell'inaccuratezza è che non compare mai come una voce a sé nel conto economico, quindi sembra gratuita. Si paga in cinque punti:

  • Una linea di produzione ferma. Di gran lunga il costo più pesante. Un solo articolo registrato come disponibile e fisicamente assente blocca un'intera linea, insieme alla sua manodopera, alla sua capacità e a una data di consegna a un cliente.
  • Acquisti d'emergenza a prezzo più alto. Quando scopri la mancanza in ritardo compri dal fornitore più vicino anziché dal migliore, in una quantità piccola che ti fa perdere lo sconto sui volumi, con trasporto urgente. La differenza esce direttamente dal tuo margine.
  • Scorte morte che immobilizzano capitale. La paura di fermare la linea spinge le persone a tenere una scorta di sicurezza di tutto. Il risultato è denaro che dorme sugli scaffali, spazio di stoccaggio che paghi e materiali che scadono o diventano obsoleti prima di essere usati.
  • Un inventario che chiude il magazzino per giorni. Quando le registrazioni non sono affidabili, il conteggio diventa un esercizio completo che richiede di congelare i movimenti e di togliere le squadre dal loro lavoro. Giorni interi di fermo, perché sui numeri quotidiani non si può fare affidamento.
  • Decisioni di prezzo basate sul costo sbagliato. La più pericolosa, perché è silenziosa. Se la quantità di materiale consumata per unità è imprecisa, il costo unitario è impreciso, e il margine su cui fissi i prezzi e fai i preventivi è immaginario. Potresti vendere un prodotto che credi redditizio mentre perde soldi su ogni unità.

Perché un dipendente più attento non risolverà il problema

La prima reazione quando si scopre una differenza è mettere sotto accusa il magazziniere, o sostituirlo. Raramente funziona, perché il problema è nel modo in cui il processo è progettato, non nella persona. Un processo che dipende dal fatto che qualcuno si ricordi di registrare un movimento due ore dopo che è avvenuto fallirà per quanto disciplinata sia quella persona, semplicemente perché la pressione quotidiana batte la disciplina individuale.

La soluzione non è pretendere più accuratezza dalle persone. È accorciare la distanza tra il momento in cui un movimento avviene e quello in cui viene registrato fino a portarla a zero. Quando registrare il prelievo è la condizione perché il materiale esca dalla porta, non resta spazio per le dimenticanze. È esattamente l'argomento della prossima parte.

Il punto di vista di Origami

Industria e magazzini è uno dei nostri settori di specializzazione, e ogni progetto in questo settore lo iniziamo misurando il divario di accuratezza prima di mostrare una sola schermata. Il motivo è che installare un sistema sopra dati inaccurati produce un sistema elegante che fornisce numeri sbagliati più in fretta, e nel giro di pochi mesi il team perde fiducia e torna alla carta e alla memoria.

L'ordine che consigliamo: ripulire articoli e codici e misurare il divario attuale, poi chiudere il punto di rilevazione, poi costruirci sopra ordini di produzione, calcolo dei costi e fatturazione. È l'ordine che segue il resto di questa serie, ed è così che affrontiamo il settore dell'industria e dei magazzini, perché ogni livello successivo dipende dal fatto che il livello sottostante sia vero.

Come misurare la tua accuratezza in una settimana

Prima di comprare qualsiasi cosa, ti serve un numero che ti dica quanto è grande il problema. Questo esercizio si svolge nel tuo reparto, senza strumenti nuovi:

  • Scegli solo venti articoli, non l'intero magazzino. Prendi quelli a più alta rotazione, di maggior valore e più critici per la linea che hai.
  • Annota la domenica mattina il saldo a sistema di quegli articoli, e tieni il foglio lontano dal team.
  • Per tutta la settimana, pretendi che ogni movimento di quegli articoli specifici venga registrato nel momento in cui avviene — ricevimenti, prelievi, resi, scarti, trasferimenti — anche solo su un quaderno vicino alla porta.
  • La domenica mattina successiva, conta fisicamente i venti articoli e annota il numero reale.
  • Calcola la percentuale di scostamento di ciascun articolo tra saldo atteso e saldo reale, e conta quanti dei venti corrispondevano esattamente.

Il numero di articoli corrispondenti, diviso per venti, è all'incirca la tua accuratezza dell'inventario, ed è la base di partenza rispetto alla quale si misurerà ogni miglioramento successivo. Più importante della cifra in sé: scrivi il motivo accanto a ogni articolo non corrispondente, perché quell'elenco è il tuo vero ordine di priorità. Di solito scoprirai che la maggior parte dello scostamento risale a solo una o due delle sette aperture descritte sopra.

Nelle prossime parti

Il divario ha un nome; chiuderlo è una questione di sequenza. La prossima parte parte dal punto stesso del movimento: come ogni movimentazione di magazzino viene rilevata con la scansione nel momento in cui avviene, invece di essere ricostruita a memoria a fine mese. Poi passeremo all'ordine di produzione e al tracciamento della produzione dalla materia prima al prodotto finito, poi a quando e quanto riordinare, poi alla tracciabilità dei lotti quando qualcosa va storto, poi al collegamento della fatturazione elettronica con i movimenti di magazzino, e chiuderemo la serie con una tabella di marcia di novanta giorni che mette tutto nell'ordine giusto.

Fonti