Abbinare gli incassi significa collegare ogni bonifico che arriva sul tuo conto alla fattura o alle fatture che paga il giorno stesso in cui arriva, non a fine mese. Così l'ufficio incassi sa chi ha davvero pagato e smette di sollecitarlo, ogni importo che arriva senza causale finisce in una coda con un responsabile, e il titolare sa quanto denaro entrerà nelle prossime settimane prima di impegnarsi in un acquisto importante. Nella sesta parte ogni fattura ha ricevuto un calendario di incasso e un registro delle promesse di pagamento. Questa settima e ultima parte completa il percorso: tre casi che confondono la riconciliazione e quattro strumenti che li risolvono, poi una vista del flusso di cassa settimana per settimana e infine un piano di 90 giorni per digitalizzare le vendite in un ordine che non ferma le vendite nemmeno per un giorno.

Tre casi che lasciano il denaro in entrata senza indirizzo

In molte aziende la riconciliazione degli incassi è affidata a un solo contabile che apre l'estratto conto, legge il nome dell'ordinante e ricorda quale cliente paga in quale modo. L'estratto conto e il foglio di calcolo sono buoni strumenti, e un contabile che sa che i bonifici di un certo cliente arrivano a nome della sua capogruppo è un valore reale per l'azienda. Ma la riconciliazione inciampa in tre casi che si ripetono di continuo:

  • Un bonifico senza causale. Un importo arriva con un nome abbreviato, o il nome di una società sorella del cliente, senza numero di fattura. Il denaro resta sul conto, il cliente resta in ritardo nello scadenziario e l'ufficio incassi potrebbe chiamarlo domani per sollecitare un importo che ha già pagato.
  • Un bonifico che paga più fatture. L'amministrazione del cliente raggruppa le fatture del mese in un unico pagamento. Se nessuno sa esattamente quali fatture copre l'importo, viene distribuito sulle più vecchie a occhio, e così si chiude una fattura che il cliente non intendeva pagare mentre un'altra che ha pagato resta aperta.
  • Un pagamento inferiore alla fattura. Il cliente paga la fattura meno il valore di una riga che contesta: un articolo arrivato danneggiato, una visita di manutenzione che secondo lui non è mai avvenuta, o una quantità in uno stato di avanzamento lavori che non ha approvato. Se l'importo viene registrato da solo senza motivo, la differenza diventa un piccolo saldo la cui storia nessuno conosce due mesi dopo.

Niente di tutto questo significa che il cliente stia nascondendo qualcosa. La sua amministrazione lavora a modo suo e paga come ha sempre fatto. La risposta è offrirle una strada che permetta a ogni bonifico di trovare la propria fattura, e gestire ciò che resta senza indirizzo in un unico posto visibile.

Quattro strumenti perché ogni bonifico trovi la sua fattura

  • Un numero di conto dedicato per cliente, se la tua banca lo offre. Se la tua banca fornisce numeri di conto virtuali collegati al tuo conto principale, assegna a ogni cliente il proprio numero, stampato sulle sue fatture e sul suo estratto conto. Il bonifico identifica allora l'ordinante dal numero su cui è arrivato, anche se chi paga non ha scritto alcuna causale. Chiedi alla tua banca del servizio e delle sue condizioni prima di costruirci sopra.
  • Un avviso di pagamento dal cliente. Chiedi all'amministrazione del cliente di inviare, con ogni bonifico, un avviso delle fatture che paga e dell'importo di ciascuna, a un unico indirizzo e-mail dedicato agli incassi e non alla casella del commerciale. Stampa questa richiesta, e il numero di fattura da indicare nella causale del bonifico, sulla fattura stessa e sull'estratto conto mensile, così la richiesta viaggia con ogni documento.
  • Un'importazione giornaliera dell'estratto conto. Invece di aprire l'estratto conto a fine mese, i movimenti di ogni giorno entrano nel sistema in giornata: un file scaricato dal portale aziende della banca, o una connessione diretta dove disponibile. Il Quadro di riferimento per l'Open Banking emanato dalla Banca Centrale dell'Arabia Saudita ha concentrato la sua prima versione sul Servizio di informazione sui conti, che consente ai clienti di una banca di condividere in modo sicuro i propri dati finanziari con un fornitore terzo, come abbiamo spiegato in Open Banking in Arabia Saudita. Il sistema propone quindi un abbinamento a partire dal numero di fattura nella causale, dal conto dedicato del cliente o da un importo che corrisponde a un'unica fattura aperta di quel cliente, e il contabile lo approva.
  • Gli incassi non abbinati come coda visibile con un responsabile. Ogni importo la cui fattura è sconosciuta finisce in un'unica coda, non in un conto transitorio che cresce in silenzio. Ogni riga ha un responsabile che la segue e una data, e se il cliente è noto ma le fatture no, il cliente compare nello scadenziario con un'indicazione: pagamento ricevuto, in attesa di allocazione. Il calendario di incasso smette di sollecitarlo finché la questione non è chiarita, e il titolare decide se il blocco delle consegne della terza parte si toglie prima o dopo l'allocazione.

Un pagamento inferiore alla fattura: applica ciò che è arrivato, registra la differenza

Quando un cliente paga meno della fattura, non chiuderla e non sollecitare la differenza prima di sapere perché. Applica l'importo ricevuto alle righe non contestate e inserisci la differenza nel registro delle contestazioni della quinta parte con motivo, responsabile e data. Se la contestazione si chiude a tuo favore, la differenza torna nel calendario di incasso con la relativa prova, come il documento di consegna firmato. Se si chiude con uno sconto o un reso, si tratta di uno dei casi che modificano il valore di una fornitura secondo il paragrafo 1 dell'articolo 40 del Regolamento di attuazione dell'IVA, tra cui una riduzione concordata dopo la vendita, e quindi si emette una nota di credito che richiami chiaramente la fattura originale (articolo 54, paragrafi 1 e 4) entro e non oltre il giorno 15 del mese successivo all'evento (articolo 54, paragrafo 6).

Succede anche il contrario: un bonifico superiore alle fatture aperte, o un anticipo prima della consegna come previsto da alcuni contratti d'appalto. La differenza viene registrata come saldo a credito intestato al cliente, compare sul suo estratto conto e viene applicata alla sua prossima fattura o rimborsata con una decisione approvata; non si dissolve nel conto generale. Qualsiasi trattamento fiscale di un anticipo o di un saldo rimborsato al cliente è una questione per il tuo consulente fiscale.

Il flusso di cassa settimana per settimana: il numero prima di ogni grande impegno

Una volta che gli incassi vengono abbinati ogni giorno, l'azienda dispone della conoscenza più precisa che possa avere sul denaro in entrata. Una vista di cassa la raccoglie in un'unica tabella, settimana per settimana, su un orizzonte scelto dal titolare, un trimestre per esempio, a partire da tre fonti di entrata:

  • Fatture non ancora scadute, ciascuna nella settimana della sua scadenza, calcolata dalle condizioni di pagamento che il titolare ha fissato per ogni cliente nella terza parte.
  • Promesse di pagamento registrate sulle fatture scadute della sesta parte, nella settimana in cui scadono, su una riga separata perché sono una promessa, non un diritto.
  • Importi contestati e ritenute, tenuti fuori dalla previsione finché la contestazione non è risolta o la condizione di svincolo non è soddisfatta, su una riga solo informativa.

Di fronte a esse ci sono le uscite: il ciclo programmato di pagamenti ai fornitori che abbiamo costruito nella serie sugli acquisti in Pagare i fornitori puntualmente e riconciliare gli estratti conto, con le fatture dei fornitori in scadenza ogni settimana, più gli impegni fissi come stipendi e affitto. Lo scarto tra entrate attese e uscite programmate di ogni settimana è il numero di cui il titolare ha bisogno prima di firmare un ordine d'acquisto importante o accettare un progetto che richiede un finanziamento anticipato. Una settimana che mostra un ammanco un mese prima che si verifichi lascia il tempo di accelerare un incasso o riprogrammare un pagamento; un ammanco scoperto il giorno stesso non lascia altro che un fido bancario e il suo costo.

Per mantenere onesto il numero, confronta ogni settimana ciò che ti aspettavi con ciò che è davvero arrivato, cliente per cliente. Uno scarto ricorrente con un determinato cliente ti dice quanto fidarti delle sue promesse quando pianifichi, ed è una conversazione che il responsabile del cliente deve avere con lui, non un giudizio sul cliente.

Dove entra l'IA

Quando la catena è in ordine, l'IA ha un lavoro reale da fare sugli incassi: leggere gli avvisi di pagamento che arrivano nelle e-mail o nei loro allegati ed estrarne i numeri di fattura, proporre un abbinamento per un bonifico senza causale in base all'importo, alla data e al modo in cui il cliente ha pagato in passato, e preparare solleciti nel tono del tuo team, che li rivede prima che venga inviato qualsiasi cosa.

Ma quel valore arriva dopo la catena, non prima. Proporre un abbinamento richiede un cliente con un'unica anagrafica, non tre nomi, fatture emesse da una consegna confermata e contestazioni registrate con i loro motivi. Con dati disordinati, l'IA propone abbinamenti sbagliati con totale sicurezza. E una proposta resta una proposta: il contabile la approva e la decisione resta a una persona.

La visione di Origami

Quando costruiamo il ciclo di vendita per un'azienda, costruiamo l'abbinamento e la vista di cassa alla fine, non all'inizio. Il motivo è che la dashboard legge ciò che producono le stazioni precedenti, e una dashboard costruita su un elenco clienti duplicato e su fatture senza legame con una consegna mostra numeri eleganti di cui nessuno si fida, e il titolare torna a chiedere al contabile.

Per questo partiamo dall'anagrafica cliente e dal listino prezzi e costruiamo ogni stazione su quella precedente, attorno a come l'azienda vende davvero: chi approva gli sconti, chi firma la consegna in cantiere e come arrivano i bonifici e gli estratti conto bancari. Il ciclo si collega al tuo sistema contabile e alla fatturazione elettronica invece di sostituirli. Fa parte dei sistemi su misura che realizziamo attraverso i nostri servizi.

Un piano di 90 giorni in un ordine che non ferma mai le vendite

La tentazione è accendere l'intero ciclo in un solo giorno. L'ordine che protegge le vendite quotidiane è quello che abbiamo descritto in Cosa migrare per primo? Un ordine di migrazione che mantiene l'attività in funzione: prima i dati fissi, poi le transazioni. Ogni fase può partire da una filiale o da un gruppo di clienti prima di essere estesa a tutta l'azienda.

  • Primo mese: l'anagrafica cliente, il listino prezzi, l'approvazione dei preventivi e i limiti di credito. L'anagrafica clienti viene unificata e i duplicati vengono accorpati, e ogni cliente riceve la sua partita IVA e la sua iscrizione al registro commerciale dopo le due verifiche ufficiali gratuite della terza parte, le sue condizioni di pagamento e la persona autorizzata a ricevere le fatture. Vengono approvati un unico listino prezzi e i poteri di sconto della seconda parte, il titolare fissa il limite di credito di ogni cliente, e da quel momento i preventivi vengono emessi e approvati nel sistema. Consegne, fatturazione e incassi proseguono come prima in questo mese, quindi nulla si ferma.
  • Secondo mese: la prova di consegna, la fattura dalla consegna e il registro delle contestazioni. Il cliente firma la consegna o il lavoro completato su un telefono, la bozza di fattura viene generata dalla consegna confermata, e ogni obiezione riceve una riga con motivo e responsabile. Il passo più importante di questo mese è inserire le fatture aperte emesse prima del sistema come saldi iniziali di ogni cliente con le rispettive scadenze; altrimenti lo scadenziario parte incompleto fin dal primo giorno.
  • Terzo mese: il calendario di incasso, gli estratti conto dei clienti, l'abbinamento degli incassi e poi la dashboard del flusso di cassa. Il calendario di incasso parte per ogni fattura, viene inviato il primo estratto conto mensile, l'estratto bancario viene importato ogni giorno e si apre la coda degli incassi non abbinati. A fine mese, quando ogni stazione produce i suoi dati, si apre la dashboard del flusso di cassa.

Ogni fase ha una data annunciata, fissata dal titolare, in cui il vecchio metodo si ferma: da una certa data nessuno sconto esce se non attraverso il sistema, e da un'altra nessuna fattura viene emessa se non da una consegna confermata. Senza una data annunciata, i due metodi continuano a convivere e vince il più comodo. Alla fine di ogni mese, esamina tre indicatori che leggi dal sistema stesso: quante fatture sono state emesse da una consegna confermata, quanti bonifici sono stati abbinati il giorno in cui sono arrivati e quante contestazioni hanno superato la loro data. La direzione di questi numeri da un mese all'altro è più onesta di qualsiasi obiettivo fissato all'inizio.

Ciò che esisteva prima del sistema in file, e-mail e carta non viene cancellato dopo il passaggio. Il paragrafo 1 dell'articolo 66 del Regolamento di attuazione dell'IVA impone di conservare fatture, registri e documenti contabili per almeno 6 anni dalla fine del periodo d'imposta a cui si riferiscono. Il vecchio archivio resta conservato e consultabile, e qualsiasi aspetto specifico della situazione della tua azienda è una questione per il tuo commercialista o consulente fiscale.

Chiusura della serie

In sette parti abbiamo percorso il ciclo di vendita stazione per stazione: abbiamo mappato le sue sette stazioni e dove il denaro si blocca in ciascuna, poi il preventivo e i poteri di sconto, poi i limiti di credito e le garanzie prima di vendere a credito, poi la prova di consegna e la fattura che ne deriva, poi la fattura puntuale e il registro delle contestazioni, poi lo scadenziario dei crediti e il calendario di incasso, e infine l'abbinamento degli incassi, la vista di cassa e il piano per mettere tutto in pratica.

Il messaggio da conservare: digitalizzare le vendite non significa non fidarsi dei clienti o del team commerciale. Significa che ogni riyal che aspetti ha un percorso scritto dal preventivo al conto bancario, in cui ognuno conosce il proprio ruolo e il titolare vede arrivare il denaro prima di impegnarsi, non dopo averne avuto bisogno. L'inizio è un piccolo passo che puoi fare questa settimana: prendi i bonifici dei clienti del mese scorso e conta quanti sono stati abbinati alla loro fattura il giorno in cui sono arrivati e quanti sono ancora in attesa.

Fonti