La vendita a credito si mette sotto controllo prima della prima spedizione con quattro passi: un'anagrafica cliente verificata una sola volta, al momento dell'inserimento, su due fonti ufficiali gratuite; un fido e condizioni di pagamento che il titolare stabilisce per ogni cliente; un controllo che il sistema esegue a ogni ordine e a ogni consegna rispetto al saldo aperto, a quanto non ancora fatturato e alle fatture scadute; e un superamento registrato come approvazione con motivazione, nome e ora, non come telefonata. Poi il titolare sceglie la garanzia adatta a ogni cliente: un acconto, una garanzia bancaria o un pagherò elettronico sulla piattaforma Nafith, un titolo di credito che l'articolo 9 della Legge sull'esecuzione elenca tra i titoli esecutivi.

Dal preventivo alla prima spedizione a credito

Nella seconda parte il prezzo ha avuto un'unica fonte, i preventivi hanno avuto versioni conservate e ogni sconto ha avuto un approvatore noto a tutti. Lì abbiamo anche scritto che il preventivo riporta le condizioni di pagamento che il titolare stabilisce per quel cliente; questa parte riguarda quelle condizioni e ciò che le sostiene. Vendere a credito è un finanziamento che concedete con la vostra liquidità: consegnate la merce o terminate il lavoro oggi e aspettate il denaro fino a una data concordata. La domanda prima della prima spedizione non è se vi fidate di questo cliente, perché, come abbiamo visto nella prima parte, la maggior parte dei ritardi di pagamento nasce da un documento mancante o da una fattura arrivata alla persona sbagliata. La domanda è: quanto siamo disposti ad avere in sospeso con questo cliente in qualsiasi momento, a quali condizioni, e cosa ci protegge se paga in ritardo?

L'anagrafica cliente: inserita una volta e verificata al momento dell'inserimento

Ogni ordine di vendita, fattura e incasso farà poi riferimento a un cliente. Se un cliente viene inserito con tre nomi, il suo saldo si divide su tre anagrafiche, nessuno sa quanto deve davvero, e il suo ordine successivo supera il controllo del fido perché ciascuna anagrafica, da sola, è sotto il fido. Per questo il credito parte dall'anagrafica cliente, e una buona anagrafica contiene cinque dati essenziali:

  • La ragione sociale come risulta dal registro delle imprese, non il nome del progetto né quello del buyer con cui parla il venditore. Un nome breve può restare come campo di ricerca, ma il nome ufficiale è quello che compare sul contratto e sulla fattura.
  • Il numero nazionale unificato dell'impresa. È l'identificativo che non si ripete mai: il sistema rifiuta una seconda anagrafica con lo stesso numero e cerca nomi simili prima di crearne una, così avverte l'operatore che il cliente esiste già invece di affidarsi alla sua memoria.
  • La partita IVA, se il cliente è registrato ai fini IVA; torneremo sulla fattura vera e propria nella quinta parte.
  • L'indirizzo registrato, più l'indirizzo di ogni cantiere o filiale che rifornite o servite, se sono più d'uno.
  • La persona autorizzata a ricevere e approvare le fatture: nome, ruolo e recapiti, e ciò che l'amministrazione del cliente richiede prima di accettare una fattura, come un numero d'ordine d'acquisto o la firma del direttore di cantiere. Questo solo dato evita gran parte dei ritardi che iniziano con una fattura inviata al venditore anziché a chi la approva.

Prima che il cliente entri nel vostro elenco bastano due verifiche ufficiali gratuite, le stesse due che abbiamo descritto dal lato dell'acquirente in Dal preventivo all'ordine d'acquisto: fornitore verificato, prezzo fermo:

  • La verifica della registrazione IVA presso l'Autorità per Zakat, Imposte e Dogane (ZATCA). Un servizio aperto ai contribuenti e al pubblico, in cui si cerca per partita IVA, numero di registro delle imprese o numero del certificato IVA e si vede lo stato di registrazione dell'impresa.
  • La consultazione del registro delle imprese presso il Ministero del Commercio. Un servizio immediato e gratuito in cui si cerca per nome dell'impresa o numero nazionale unificato.

Lo scopo non è dubitare del cliente, ma confermare che il nome nel registro delle imprese, il nome legato alla partita IVA e il nome sull'ordine d'acquisto o sul contratto coincidano. Se non coincidono, la domanda si pone adesso, prima della prima spedizione, non dopo la prima fattura scaduta.

E una verifica creditizia tramite SIMAH? SIMAH è una delle società di informazioni creditizie, e il Regolamento di attuazione della Legge sulle informazioni creditizie, pubblicato nel regolamento della Banca Centrale Saudita (SAMA), definisce consumatore una persona fisica o giuridica che ha operazioni di credito, quindi le imprese sono incluse. Ma la verifica non è aperta a qualsiasi azienda che la desideri: membro, secondo il regolamento, è un ente che ha firmato un contratto di scambio di informazioni creditizie con una società di informazioni creditizie, e l'articolo 40(1) impone al membro di ottenere il consenso scritto del consumatore prima di effettuare un'interrogazione. Questa strada richiede quindi l'adesione e il consenso scritto del vostro cliente prima di ogni interrogazione.

Fido e condizioni di pagamento: li stabilisce il titolare, li verifica il sistema

Il fido è l'importo massimo che siete disposti a farvi dovere da un cliente in qualsiasi momento. Le condizioni di pagamento indicano quanto tempo ha per pagare ogni fattura e se una parte si paga in anticipo. Entrambe sono decisioni che il titolare, o chi da lui delegato, prende per ogni cliente, perché riflettono la liquidità dell'azienda, i precedenti con quel cliente, la dimensione dei suoi ordini e la garanzia in mano. Non esiste un fido giusto per ogni azienda né un termine di pagamento giusto per ogni settore, e un importo preso in prestito da un'altra azienda può bloccare le vendite o non proteggere nulla.

Il fido e le condizioni si registrano nell'anagrafica cliente, non nella memoria di un venditore, insieme a chi li ha approvati, quando e alla data della prossima revisione. Poi arriva ciò che la memoria non può fare: il sistema verifica il fido a ogni ordine, non solo all'apertura del conto. Il controllo somma tre importi, non uno:

  • Il saldo aperto: fatture emesse e non ancora pagate.
  • Quanto non ancora fatturato: ordini di vendita approvati e non ancora consegnati, consegne firmate dal cliente ma non ancora fatturate, e lavori completati non ancora inclusi in uno stato di avanzamento.
  • Il nuovo ordine stesso.

Se il totale supera il fido, o il cliente ha una fattura oltre la scadenza, l'ordine si ferma in un punto noto e il venditore vede il motivo: quale fattura è scaduta e di quanto l'ordine supera il fido. Il controllo si ripete alla consegna, non solo all'inserimento dell'ordine, perché un ordine di vendita può essere approvato settimane prima della spedizione, e in quelle settimane una fattura precedente può scadere. Il controllo prende la forma di ogni settore:

  • Fabbrica o distributore. Ordini ripetuti ogni settimana, quindi il controllo avviene a ogni ordine e a ogni ordine di carico, e nessun camion parte per un cliente oltre il fido senza che qualcuno lo sappia.
  • Impresa di manutenzione, gestore immobiliare o hotel. Un contratto mensile o un conto aziendale in cui i servizi si accumulano prima dell'emissione della fattura, quindi la parte non fatturata è quella che di solito manca dal quadro.
  • Impresa edile. Qui il fido si legge a livello di contratto, non di ordine; ci torneremo tra poco.

Superare il fido: un'approvazione registrata con motivazione, non una telefonata

Arriverà il giorno in cui dovrete consegnare oltre il fido: un grande cliente nella sua alta stagione, un cantiere che si ferma se i materiali non arrivano, o una fattura scaduta che è in ritardo perché il suo documento di trasporto si è perso dalla vostra parte, non dalla sua. Controllo qui non significa che il sistema dica sempre di no; significa che un'eccezione è una decisione con un responsabile noto. Il venditore chiede l'eccezione dalla propria schermata con una motivazione, e la richiesta arriva sul telefono dell'approvatore con i numeri di cui ha bisogno: il fido, il saldo aperto, quanto non ancora fatturato, quanto scaduto e da quanto tempo, e la garanzia in mano. L'approvazione viene registrata con il nome dell'approvatore, l'ora e la sua portata: solo questo ordine, o un importo aggiuntivo fino a una data stabilita.

È la stessa logica della matrice degli sconti della seconda parte: il titolare fissa i livelli, nessuno approva la propria eccezione, l'autorità appartiene al ruolo e non alla persona, e ogni approvatore ha un sostituto designato per quando è assente. Eccezioni ripetute per lo stesso cliente sono un segnale, non una violazione: o il suo fido non corrisponde più alla dimensione del rapporto e va rivisto, o i suoi ritardi di pagamento richiedono una conversazione prima dell'ordine successivo. In ogni caso il titolare lo vede in un report, non in una telefonata a fine mese.

Garanzie: cosa sceglie il titolare prima di vendere con pagamento dilazionato

Una garanzia non sostituisce il fido; decide quanto rischiate quando un cliente manca la scadenza. Non tutti i clienti hanno bisogno di una garanzia, e non tutte le garanzie vanno bene per tutti i clienti, quindi è una decisione che il titolare prende per cliente o per gruppo di clienti. Le opzioni includono:

  • Acconto. Una parte pagata prima della consegna o prima dell'inizio dei lavori, che riduce l'importo esposto al ritardo di pagamento. Si registra come saldo collegato all'ordine di vendita o al contratto, che le fatture scalano come concordato, non come un importo sul conto bancario che nessuno sa ricondurre a un ordine.
  • Garanzia bancaria. Emessa dalla banca del cliente a vostro favore per un importo e una durata stabiliti. Si registra nell'anagrafica cliente con importo, data di scadenza e contratto coperto, e il sistema avvisa con un anticipo stabilito prima della scadenza, un anticipo deciso dal titolare, perché una garanzia scaduta senza che nessuno se ne accorgesse non è una garanzia. Il testo e le condizioni sono questioni per la vostra banca e il vostro avvocato.
  • Un pagherò elettronico sulla piattaforma Nafith. Lo spieghiamo qui perché è l'opzione che gli imprenditori conoscono meno.

Nafith è una piattaforma elettronica per creare pagherò, che la guida ai servizi di esecuzione del Ministero della Giustizia cita come esempio di piattaforma elettronica approvata, e serve persone e imprese registrate in Arabia Saudita. La piattaforma indica che il creditore, cioè voi, emette la richiesta di creazione del pagherò, e il debitore la approva poi con un codice di conferma ricevuto tramite Nafath, l'accesso unico nazionale, il che equivale alla creazione del pagherò da parte del debitore. Un pagherò non può essere modificato una volta approvato; il creditore può annullarlo, il debitore no. La piattaforma consente anche più pagherò collegati a un'unica richiesta con scadenze diverse, ciascuno eseguibile separatamente, il che si adatta a un accordo di pagamento rateale.

Perché è importante? Perché l'articolo 9 della Legge sull'esecuzione stabilisce che l'esecuzione forzata è possibile solo con un titolo esecutivo per un diritto di importo determinato ed esigibile, e il punto 4 elenca i titoli di credito tra i titoli esecutivi; il pagherò è un titolo di credito. Un pagherò non pagato alla scadenza passa quindi direttamente all'esecuzione, senza causa preventiva. La guida del Ministero della Giustizia spiega che i titoli emessi tramite piattaforme approvate come Nafith vengono depositati su Najiz attraverso il percorso automatizzato (il tribunale virtuale): il richiedente inserisce il numero del pagherò e i suoi dati si caricano automaticamente. E l'articolo 46 della legge, come modificato, stabilisce che se il debitore non paga, o non dichiara beni sufficienti per pagare, entro 5 giorni dalla notifica dell'ordine di esecuzione, è considerato inadempiente, e il giudice dell'esecuzione dispone immediatamente misure che includono il divieto di viaggio e la segnalazione del mancato pagamento a una società di informazioni creditizie autorizzata.

Questo è ciò che dicono i testi, non una raccomandazione a chiedere un pagherò a ogni cliente. Un pagherò ha un importo fisso e una data stabilita, mentre il saldo aperto cambia ogni settimana, quindi l'importo del pagherò, quando richiederlo e cosa succede quando il saldo lo supera sono questioni per il vostro avvocato, come qualsiasi decisione di procedere. Ciò che conta nel sistema è che ogni garanzia sia registrata nell'anagrafica cliente: tipo, importo, data di scadenza o di validità, cosa copre e dove si conserva l'originale o il suo numero sulla piattaforma, così chi approva il fido vede la garanzia in mano prima di decidere.

L'impresa edile: anticipo e ritenuta come saldi del contratto

Un'impresa edile vende a credito in modo diverso: non consegna una spedizione per poi fatturarla; esegue lavori per settimane, presenta uno stato di avanzamento che l'ingegnere o il consulente del committente approva, e poi aspetta il pagamento. La maggior parte dei contratti contiene due saldi che sfuggono al normale monitoraggio degli incassi perché nessuno dei due compare come fattura scaduta:

  • Anticipo. L'impresa lo riceve dal committente all'inizio del contratto, e viene poi detratto dagli stati di avanzamento come previsto dal contratto. Seguitelo come saldo del contratto: quanto è stato ricevuto, quanto è stato detratto finora e quanto resta. Altrimenti viene detratto due volte o mai, e la differenza emerge come contestazione al conto finale.
  • Ritenuta. Una parte che il committente trattiene da ogni stato di avanzamento finché non si verifica una condizione del contratto, come la consegna o la fine del periodo di garanzia per i difetti. Sono soldi vostri, ma non ancora esigibili. Se non viene seguita come saldo separato con la sua condizione di svincolo e la data prevista, viene dimenticata dopo la consegna oppure compare nello scadenziario come scaduta quando non lo è.

Per un'impresa edile il fido si legge a livello di contratto: lavori eseguiti ma non ancora contabilizzati, stati di avanzamento presentati ma non approvati, stati di avanzamento approvati ma non pagati, e ritenute non ancora svincolate. La somma di questi quattro saldi è ciò che l'impresa sta effettivamente finanziando al committente in un dato giorno. Come funzionano gli stati di avanzamento e come i costi si imputano a un progetto l'abbiamo trattato in Controllo dei costi e stati di avanzamento; ciò che aggiunge questa parte è vedere i quattro saldi insieme prima di accettare lavori aggiuntivi o un nuovo contratto dallo stesso committente.

La visione di Origami

Quando costruiamo il flusso del credito per un'azienda, partiamo da come vende a credito oggi: chi decide le condizioni di pagamento per un nuovo cliente, dove sono registrati i fidi se esistono, chi approva quando un grande cliente chiede una spedizione con una fattura scaduta, e dove sono conservate le garanzie e le loro scadenze. Un'eccezione concessa al telefono ci dice dove l'approvazione attuale è troppo lenta, prima di dirci dove il controllo va rafforzato.

Poi trasformiamo tutto questo in un flusso che il sistema fa rispettare: un'anagrafica cliente con un identificativo che non si ripete mai, fidi e condizioni che il titolare modifica senza un programmatore, un controllo a ogni ordine e a ogni consegna che somma il saldo aperto a quanto non ancora fatturato, un'eccezione che arriva sul telefono dell'approvatore e viene registrata, un registro delle garanzie che avvisa prima della scadenza, e saldi di anticipo e ritenuta su ogni contratto, il tutto collegato al vostro sistema contabile e alla fatturazione elettronica. Fa parte dei sistemi su misura che realizziamo nell'ambito dei nostri servizi.

Un esercizio per questa settimana: rivedete i vostri venti maggiori clienti a credito

Prima di qualsiasi sistema, vi serve un quadro di ciò che accade davvero tra la vendita a credito e il fido che credete esista. Un responsabile amministrativo e un responsabile commerciale possono farlo in una o due sessioni:

  • Scegliete i vostri venti maggiori clienti in base al saldo aperto che hanno oggi.
  • Per ogni cliente, annotate fido e condizioni di pagamento come sono scritti, non come qualcuno li ricorda. Se non li trovate per iscritto, annotatelo.
  • Sommate quanto devono davvero: fatture aperte, consegne non ancora fatturate, ordini di vendita approvati non ancora consegnati e ritenute se siete un'impresa edile. Poi confrontate il totale con il fido.
  • Controllate l'anagrafica: il nome è quello del registro delle imprese, hanno un'anagrafica o più d'una, e si conosce la persona autorizzata a ricevere le fatture?
  • Elencate le garanzie che avete per ogni cliente, la scadenza di ciascuna e dove si trova l'originale.

Il numero di clienti senza un fido scritto, e il numero di quelli il cui saldo reale supera il fido senza un'approvazione che qualcuno sappia indicare, sono il vostro punto di partenza per questa parte. Poi scrivete su una pagina: chi stabilisce il fido per un nuovo cliente, quando viene rivisto, chi approva il superamento e quale garanzia chiedete a quale gruppo di clienti. La distanza tra quella pagina e ciò che avete trovato nei venti clienti è ciò che il sistema deve colmare.

Nella prossima parte

Ogni cliente ha ora un'anagrafica verificata, un fido controllato a ogni ordine e a ogni consegna, e garanzie che tutti sanno trovare e datare. La prossima parte passa al momento in cui una vendita diventa qualcosa che si può fatturare: la prova di consegna. Spieghiamo perché la fattura dovrebbe partire da un documento di trasporto firmato dal cliente, o da uno stato di avanzamento approvato dal suo ingegnere, anziché dall'ordine di vendita, e come quella prova si acquisisce con un telefono alla porta o in cantiere, così che qualsiasi contestazione successiva trovi risposta in un minuto e non in una settimana.

Fonti