I clienti spesso pagano in ritardo perché la fattura stessa è arrivata tardi o si è bloccata, non perché non vogliano pagare. In pratica, il termine di pagamento non comincia a decorrere finché una fattura corretta non arriva alla persona del cliente autorizzata ad approvarla. La soluzione ha tre passaggi. Emetta la fattura il giorno in cui la consegna viene confermata o in una data mensile fissa; la data ultima secondo il Regolamento di attuazione dell'IVA è il 15 del mese successivo alla fornitura. Corregga qualsiasi errore dopo l'emissione con una nota di credito o di debito che richiami la fattura originale, entro il 15 del mese successivo all'evento, mai cancellandola. E registri ogni obiezione con un responsabile, un motivo e una data, così che la parte non contestata resti incassabile.

Da una consegna confermata a una fattura che viene pagata

Nella quarta parte la fattura ha ottenuto un'unica fonte, la consegna confermata, con la bolla firmata allegata. Ma una fattura corretta può comunque restare non pagata per motivi che non hanno nulla a che vedere con i suoi numeri. Questa parte riguarda la distanza tra l'emissione della fattura e l'incasso del denaro, e lì ricorrono tre cause, in buona fede da entrambe le parti:

  • La fattura parte in ritardo. La merce è stata consegnata o il servizio si è concluso all'inizio del mese, e la fattura ha aspettato la fine del mese per partire con le altre. Se le sue condizioni calcolano il termine di pagamento dalla data della fattura, ogni giorno in cui la fattura aspetta è un giorno in più della sua attesa, senza che il cliente sia in ritardo nemmeno di un giorno.
  • La fattura arriva a qualcuno che non può approvarla. Va al referente con cui tratta il suo team, o a una casella di posta generica che nessuno controlla, oppure arriva senza il numero dell'ordine d'acquisto richiesto dall'ufficio contabilità del cliente. Nella terza parte l'anagrafica del cliente ha cominciato a riportare il nome della persona che riceve e approva le fatture; qui quel nome diventa l'unico indirizzo a cui la fattura viene inviata.
  • Una contestazione senza responsabile. Il cliente contesta una riga durante una telefonata con il commerciale, il commerciale promette di verificare e l'amministrazione non ne viene mai a conoscenza. L'intera fattura resta ferma presso il cliente, e l'ufficio incassi chiama per chiedere un importo che il cliente sa essere in contestazione.

Ricordi che l'ufficio contabilità del suo cliente controlla la sua fattura prima di registrarla, come abbiamo descritto dal lato dell'acquirente in Fatture dei fornitori: cosa verificare prima di detrarre l'IVA sugli acquisti. Una fattura a cui manca un dato obbligatorio, o che riporta la ragione sociale abbreviata anziché come compare nel registro delle imprese, si ferma lì perché il suo sistema funziona come deve, non perché stia evitando di pagare.

Quando va emessa la fattura fiscale? Cosa dice il Regolamento

Il Regolamento di attuazione della Legge sull'IVA fissa limiti chiari sui tempi di fatturazione nelle vendite tra imprese. Questi sono i più importanti se vende a credito:

  • Una fattura fiscale tra imprese deve essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è avvenuta la fornitura (articolo 53, paragrafo 1(b)). Una fornitura effettuata il 3 ottobre ha quindi come data ultima di fatturazione il 15 novembre.
  • Una fattura semplificata tra imprese è un'eccezione ammessa solo per forniture inferiori a 1.000 riyal (articolo 53, paragrafo 1(c)), quindi non può sostituire la fattura fiscale nelle sue forniture abituali ai clienti business.
  • La fattura riepilogativa mensile: può emettere una fattura fiscale riepilogativa a un singolo cliente che copra più forniture distinte in un periodo non superiore a un mese solare, purché riporti i dati richiesti dal paragrafo 5 dello stesso articolo, emessa entro il 15 del mese successivo (articolo 53, paragrafo 4). È adatta a un distributore che consegna allo stesso cliente più volte alla settimana, o a un'impresa di manutenzione che visita lo stesso edificio più di una volta al mese. È meglio mantenere ogni bolla di consegna o verbale di fine lavori collegato alla propria riga del riepilogo, così che la prova non si perda dentro la fattura del mese.
  • Contratti di servizi con pagamenti a date stabilite: quando i servizi sono forniti in modo continuativo e il contratto fissa pagamenti a date specifiche, l'IVA è dovuta alla prima tra la data di scadenza del pagamento, la data del pagamento effettivo o la data della fattura, e almeno una volta ogni 12 mesi consecutivi (articolo 20, paragrafo 1). Le altre forniture continuative sono dovute alla data anteriore tra fattura e pagamento, nei limiti di tale importo (articolo 20, paragrafo 2). Questo conta per un contratto di manutenzione mensile o per un conto aziendale presso un hotel fatturato a rate. Per gli appalti, il Regolamento non menziona i lavori fatturati per stati di avanzamento, quindi chieda al suo consulente fiscale quale paragrafo si applica al suo contratto.

Ma la data ultima del Regolamento è un limite di conformità, non un obiettivo operativo. Una fattura emessa il 15 del mese successivo è conforme, ma se il suo termine di pagamento decorre dalla sua data, ha ritardato il suo denaro di settimane. La regola operativa più semplice è una di due, scelta dal titolare per ciascun cliente: una fattura emessa il giorno in cui la consegna viene confermata, oppure una fattura riepilogativa in un giorno fisso di ogni mese, concordato con il cliente e noto al suo ufficio contabilità. In entrambi i casi, il sistema segue ogni consegna confermata non ancora fatturata e ne mostra l'anzianità, come abbiamo iniziato a fare nella quarta parte.

Niente cancellazioni dopo l'emissione: la nota di credito e la nota di debito

Quando un cliente contesta una fattura emessa, la soluzione più rapida sembra annullarla ed emetterne una corretta al suo posto. Le fatture elettroniche non funzionano così. La guida dettagliata sulla fatturazione elettronica dell'Autorità per la Zakat, le Imposte e le Dogane elenca la modifica o la cancellazione di una fattura dopo l'emissione tra le funzioni vietate di una soluzione di fatturazione elettronica, e stabilisce che chi vuole annullare una fattura può farlo solo tramite una nota di credito collegata a essa, seguita da una nuova fattura (sezioni 5.6 e 6.5). Nella fase di integrazione, la guida afferma che ogni fattura fiscale tra imprese viene convalidata e timbrata dall'Autorità prima che lei la condivida con il suo cliente, e che tale convalida copre le relative note di credito e di debito (sezione 6.4). Cosa significhi questa fase per il venditore lo abbiamo trattato in La fatturazione elettronica in fabbrica e in magazzino.

L'articolo 54 del Regolamento stabilisce quando si emette ciascuna nota:

  • Una nota di credito quando, dopo la fattura, si verifica uno dei casi dell'articolo 40, paragrafo 1, e l'IVA indicata in fattura è superiore all'IVA dovuta (articolo 54, paragrafo 1). I casi dell'articolo 40 sono: annullamento o sospensione della fornitura in tutto o in parte, un cambiamento sostanziale della sua natura che modifica l'imposta, una variazione del suo valore concordato per qualsiasi motivo, compreso uno sconto aggiuntivo dopo la vendita, oppure un reso accettato dal venditore.
  • Una nota di debito negli stessi casi quando l'IVA indicata è inferiore all'IVA dovuta (articolo 54, paragrafo 2).
  • Correzione dei dati: se trova un errore nei suoi dati o in quelli del cliente sulla fattura, come la sua ragione sociale o il suo indirizzo, lo si corregge con una nota di debito o di credito a seconda del caso, ed entrambi conservano insieme la fattura e la nota (articolo 54, paragrafo 3).
  • Riferimento all'originale: la nota riporta i dati richiesti dall'articolo 53 e fa chiaro riferimento alla fattura o alle fatture a cui si riferisce (articolo 54, paragrafo 4). La guida consente che una sola nota faccia riferimento a più fatture tramite un intervallo dei loro numeri di serie (sezione 4.3).

Poi il termine, un paragrafo che gli articoli scritti prima della sua aggiunta non menzionano: un sesto paragrafo è stato aggiunto all'articolo 54 con una decisione del consiglio dell'Autorità il 19 novembre 2024, che impone di emettere la nota entro il giorno 15 del mese successivo all'evento che la richiede. Se il direttore commerciale concorda uno sconto con il cliente il 20 ottobre per chiudere una contestazione, la nota di credito va emessa entro il 15 novembre. Quel termine salta quando l'accordo resta in una telefonata di cui l'amministrazione non ha mai saputo nulla. Su quale periodo d'imposta incide la nota lo abbiamo trattato in un reso non è una vendita annullata, è una nota di credito, e le domande sul suo caso specifico vanno rivolte al suo consulente fiscale.

Il registro delle contestazioni: ogni obiezione ha un responsabile, un motivo e una data

Una contestazione non è una vendita fallita; è una parte normale della vendita a credito. Il problema nasce quando vive in una telefonata o in una chat WhatsApp con il commerciale, dove né chi emette le note né chi segue gli incassi può vederla. Il telefono e WhatsApp sono buoni strumenti per ricevere un'obiezione, ma non ne sono una registrazione. La soluzione è un unico registro in cui ogni obiezione entra nel momento in cui arriva, qualunque sia il canale da cui è arrivata, e in cui ogni voce riporta:

  • La fattura, la riga e l'importo contestato, non l'intera fattura.
  • Il motivo, da un elenco fisso: prezzo, quantità, qualità, documento mancante o destinatario sbagliato. È un elenco fisso a rendere il registro conteggiabile due mesi dopo: quante contestazioni riguardavano il prezzo, e quante erano un documento mancante?
  • Il responsabile, in base al motivo: una contestazione sul prezzo va a chi ha approvato lo sconto nella seconda parte, quella sulla quantità alle operazioni, che hanno la bolla di consegna, quella sulla qualità a chi decide su una sostituzione o uno sconto, e un documento mancante o un destinatario sbagliato all'amministrazione, che corregge anche l'anagrafica del cliente perché l'errore non si ripeta.
  • Una data obiettivo per la risoluzione, fissata dall'azienda per ciascun motivo; una contestazione che la supera diventa visibile al superiore del responsabile.
  • L'esito: un'obiezione a cui si è risposto con prove come la bolla firmata, una nota di credito o di debito emessa nei termini, oppure un documento mancante completato e rinviato alla persona giusta.

Tutti vedono il registro: il commerciale sa che l'obiezione del suo cliente è arrivata a chi la risolverà, l'amministrazione sa quale nota è in attesa di emissione, e l'ufficio incassi sa quale importo non sollecitare per ora perché è in corso di risoluzione. Nessuno chiama un cliente per pretendere un importo che ha contestato una settimana fa e per il quale aspetta ancora la nostra risposta.

La parte non contestata resta incassabile

Quando una contestazione viene registrata a livello di fattura, l'intera fattura si ferma per una sola riga. Una fattura di 12 righe in cui il cliente ne ha contestata una perché un articolo è arrivato danneggiato aspetta per intero finché quella riga non viene risolta. Quando la contestazione viene registrata a livello di riga, può chiedere al cliente di approvare le altre undici righe e di pagarle puntualmente, mentre solo la riga contestata resta nel registro finché non viene risolta. Questi numeri sono un esempio, ma il principio vale: l'importo non contestato viene trattato come qualsiasi credito normale, e l'importo contestato ha un responsabile e una data.

Il cliente accetterà di pagare parte di una fattura? Dipende da come lavora il suo ufficio contabilità, e alcuni team pagano solo fatture complete. Anche in quel caso, una contestazione con importo, motivo e responsabile definiti si risolve più in fretta, perché entrambe le parti parlano di una riga precisa e non di un'intera fattura. Quando la contestazione si chiude con uno sconto o un reso, la nota di credito viene emessa collegata alla fattura originale, la fattura si chiude al suo importo corretto e il suo estratto conto coincide con quello del suo cliente.

Il punto di vista di Origami

Quando costruiamo il flusso di fatturazione e contestazioni per un'azienda, partiamo dalle sue fatture in ritardo: quanto tempo è passato tra la consegna e l'emissione, a chi sono state inviate, dove è stata registrata l'obiezione, se è stata registrata, chi ha deciso lo sconto e quando è stata emessa la nota. Quelle risposte mappano il flusso attuale così com'è davvero, prima che disegniamo una sola schermata.

Poi le trasformiamo in un unico flusso collegato: una fattura generata dalla consegna confermata ed emessa secondo il calendario che il titolare fissa per ciascun cliente, inviata all'approvatore autorizzato indicato nell'anagrafica del cliente; un registro delle contestazioni a livello di riga con un responsabile e una data; e una nota di credito o di debito generata dall'esito della contestazione con il relativo termine monitorato, il tutto collegato al suo sistema contabile e alla fatturazione elettronica. Fa parte dei sistemi su misura che realizziamo attraverso i nostri servizi.

Un esercizio per questa settimana: perché le sue ultime venti fatture sono state pagate in ritardo?

Prima di qualsiasi sistema, deve sapere perché i suoi clienti pagano davvero in ritardo. Questo è un esercizio per il direttore finanziario e il direttore commerciale in un'unica sessione:

  • Scelga le ultime venti fatture che hanno superato la data di scadenza.
  • Annoti tre date per ciascuna: consegna confermata, emissione della fattura e arrivo alla persona autorizzata presso il cliente, se lo sa.
  • Si chieda se è arrivata alla persona giusta con ciò che il suo ufficio contabilità richiede, come il numero dell'ordine d'acquisto e la bolla di consegna.
  • Se c'è stata un'obiezione, la classifichi in uno dei cinque motivi: prezzo, quantità, qualità, documento mancante o destinatario sbagliato. Annoti chi la sta seguendo adesso, se qualcuno lo fa.
  • Se una contestazione si è chiusa con uno sconto o un reso, verifichi se la nota è stata emessa, e quando, rispetto al 15 del mese successivo alla data dell'accordo.

Il numero di fatture in ritardo il cui ritardo è iniziato dalla nostra parte e non da quella del cliente, e il numero di contestazioni di cui nessuno sa chi si stia occupando, sono il punto di partenza di questa parte.

Nella prossima parte

Ora la fattura parte puntuale e arriva alla persona che la approva, e ogni contestazione ha un responsabile e una data. La prossima parte riguarda il seguito: lo scadenzario dei crediti per data di scadenza in fasce scelte dal titolare, un calendario di sollecito per ogni fattura con un promemoria prima della scadenza, alla scadenza e dopo, un percorso di escalation noto, un estratto conto mensile inviato al cliente per confermare il saldo, e poi cosa dice la legge quando un cliente comunque non paga.

Fonti