Una fattura corretta parte dalla prova di consegna, non dall'ordine di vendita. Per le merci, quella prova è un documento di consegna firmato da una persona autorizzata del cliente e acquisito su uno smartphone alla porta: la quantità effettivamente ricevuta su ogni riga, il nome e la firma del ricevente, l'ora e la posizione, una foto della merce e tutto ciò che è stato rifiutato con il motivo. Per un servizio è un verbale di fine lavori firmato dal rappresentante del cliente, e negli appalti è uno stato di avanzamento lavori approvato dall'ingegnere o dal consulente del committente. Il sistema trasforma poi quella prova in una bozza di fattura senza ridigitare nulla, così una riga non consegnata non viene mai fatturata, il documento firmato resta allegato alla fattura e una contestazione successiva trova risposta in un minuto, non in una settimana.

Dal limite di credito al momento della consegna

Nella terza parte ogni cliente ha ottenuto un'anagrafica verificata, un limite che il sistema controlla a ogni ordine e a ogni consegna, e una persona nota che riceve e approva le fatture. Questa parte riguarda il momento in cui una vendita diventa qualcosa che si può reclamare: la consegna. L'ordine di vendita dice cosa è stato concordato; ciò che il cliente paga è ciò che gli è realmente arrivato. Tra i due ci sono piccole differenze che capitano ogni giorno, in buona fede da entrambe le parti: un articolo era esaurito in magazzino e la spedizione è partita incompleta, due cartoni si sono danneggiati durante il trasporto e il ricevente li ha rifiutati, un cantiere ha chiesto di spostare metà della quantità alla settimana successiva.

Quando la fattura viene emessa dall'ordine di vendita, si porta dietro quelle differenze, e la contabilità del cliente riceve un importo che non corrisponde a ciò che il suo magazzino ha ricevuto. Se il tuo cliente riconcilia le fatture dei fornitori come abbiamo descritto dal lato dell'acquirente in ricevimento merci e riconciliazione a tre vie, non pagherà una fattura finché non corrisponde al suo ordine di acquisto e alla registrazione di ricevimento che ha fatto lui stesso, e l'intera fattura resta in attesa finché la differenza non viene spiegata, non solo la riga che differisce. È lì che inizia buona parte dei ritardi di pagamento che abbiamo descritto nella prima parte: nessun disaccordo sul debito, solo un documento che non corrisponde a un altro. Una fattura che nasce dallo stesso numero firmato dal suo ricevente supera la riconciliazione senza che nessuno chieda nulla.

Merci: un documento di consegna acquisito su uno smartphone alla porta

Il documento di consegna cartaceo è un buon strumento e funziona ancora in molte aziende. Ma arriva al contabile giorni dopo, sempre che arrivi; può bagnarsi o perdersi nel vano portaoggetti del camion; e la firma che riporta non dice né chi ha firmato né se era autorizzato. Spostare il documento su uno smartphone non cambia l'idea, cambia i tempi: la consegna viene registrata nel momento in cui avviene e arriva al sistema in quello stesso momento. Un buon documento di consegna contiene sei elementi:

  • La quantità effettivamente ricevuta su ogni riga, confrontata con la quantità dell'ordine di carico. L'autista o l'agente di vendita apre l'ordine di consegna sullo smartphone e conferma ogni articolo con il ricevente, così ogni differenza emerge mentre il camion è ancora alla porta.
  • Il nome, il ruolo e la firma del ricevente. Il ricevente autorizzato proviene dall'anagrafica cliente che abbiamo costruito nella terza parte: il magazziniere, l'ingegnere di cantiere o chiunque il cliente indichi per ciascuna sede. Se firma qualcun altro, si vede sul documento quel giorno stesso, non un mese dopo.
  • L'ora e la posizione, acquisite automaticamente dallo smartphone, così nessuno scrive una data a memoria.
  • Una foto della merce una volta scaricata, e una foto del timbro del cliente sul documento, se ne usa uno. La foto riguarda la merce e il documento, non le persone.
  • Gli articoli rifiutati e il motivo: danneggiati, non conformi all'ordine o in quantità superiore a quella ordinata, con una foto. La merce rifiutata torna sul camion e viene registrata come rientro in magazzino, così non si perde tra ciò che è uscito e ciò che è stato fatturato.
  • Il numero dell'ordine di acquisto del cliente, se la sua contabilità lo richiede, che è uno dei dati riportati nell'anagrafica cliente.

Una consegna parziale non è un'eccezione da gestire al telefono. Se il cliente ha ordinato 100 cartoni e oggi ne sono stati consegnati 60, il documento registra 60, e 40 restano aperti sull'ordine di vendita finché non vengono consegnati o il cliente non li annulla. Se il ricevente ha rifiutato 4 cartoni perché danneggiati, il documento registra 56 accettati e 4 rifiutati, con il motivo e la foto. Questi numeri sono un esempio, ma il principio vale: ogni riga dell'ordine di vendita termina in uno di tre stati noti, consegnata e accettata, rifiutata con un motivo, oppure ancora aperta. Nessuna riga resta in una zona grigia su cui il contabile debba interrogare l'autista due settimane dopo.

Servizi e appalti: verbale di fine lavori e stato di avanzamento approvato

Un servizio non arriva su un camion, quindi alla porta non c'è nulla da contare. La prova qui è un verbale di fine lavori firmato dal rappresentante del cliente al termine del lavoro: cosa è stato fatto, quando, se resta qualcosa in sospeso, con foto del lavoro finito. Un'azienda di manutenzione che serve una torre residenziale con un contratto mensile chiude ogni intervento con il verbale dell'amministratore dello stabile; un hotel che ospita un evento a carico di un'azienda lo chiude con il verbale del coordinatore dell'azienda su quanto effettivamente fornito; un gestore immobiliare chiude le riparazioni fuori contratto con la firma di chi le ha richieste. In ordini di lavoro abbiamo spiegato come ogni richiesta dal campo diventi un ordine con un numero, uno stato e un responsabile; ciò che questa parte aggiunge è che chiudere l'ordine di lavoro con la firma del cliente è di per sé la prova di consegna su cui si costruisce la fattura. Il lavoro extra fuori contratto richiede un'approvazione registrata prima di essere eseguito, non dopo, altrimenti arriva in fattura come una riga che nessuno presso il cliente riconosce.

Un appaltatore non fattura una spedizione né un intervento, ma quantità eseguite misurate in uno stato di avanzamento lavori (mustakhlas). La prova qui è l'approvazione dello stato di avanzamento da parte dell'ingegnere o del consulente del committente, non la sua presentazione da parte dell'appaltatore. Lo stato di avanzamento presentato è la stima dell'appaltatore di quanto è stato fatto; quello approvato è ciò su cui l'altra parte è d'accordo. Per questo la richiesta di pagamento si basa sulle cifre approvate, e la differenza tra presentato e approvato viene registrata su ogni voce con il suo motivo, perché quella differenza è o lavoro non ancora misurato, da includere nel prossimo stato di avanzamento, oppure un disaccordo che ha bisogno di un responsabile. Come si misurano le quantità e si imputano i costi al progetto lo abbiamo trattato in controllo dei costi e stati di avanzamento; il momento della fattura fiscale in un contratto di costruzione è una questione per il tuo consulente fiscale.

Da una consegna confermata a una bozza di fattura

Una volta che una consegna è completa e confermata, nessuno la ridigita nel software di fatturazione. Il sistema trasforma il documento confermato in una bozza di fattura: il cliente dalla sua anagrafica, i prezzi dall'ordine di vendita approvato con lo sconto così come approvato nella seconda parte, le quantità dal documento di consegna e non dall'ordine, e la data di consegna dallo smartphone. Il contabile rivede la bozza e la emette, ma non digita i numeri. Da questa impostazione discendono tre regole, applicate dal sistema e non dalla memoria:

  • Una riga non consegnata non viene mai fatturata. La quantità aperta resta sull'ordine di vendita, e le quantità rifiutate non entrano mai in fattura.
  • Una consegna non viene mai fatturata due volte. Ogni documento è collegato alla fattura emessa a partire da esso, quindi non può entrare in una seconda.
  • Una consegna confermata non resta mai senza fattura. Compare in un elenco giornaliero con la sua anzianità, perché ciò che è stato consegnato e non fatturato è denaro che nessuno ha ancora chiesto, ed è uno dei saldi che il controllo del limite di credito della terza parte somma.

La consegna è direttamente legata a ciò che il Regolamento di attuazione della Legge sull'IVA richiede in una fattura fiscale. L'articolo 53, paragrafo 5, richiede che la fattura indichi la quantità e la natura dei beni forniti, o la portata e la natura dei servizi prestati, e la data della fornitura se diversa dalla data della fattura. L'articolo 53, paragrafo 1(b), fissa come termine ultimo per emettere una fattura fiscale per una fornitura tra imprese il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è avvenuta la fornitura. In altre parole, la quantità e la data di cui la fattura ha bisogno sono esattamente ciò che il documento di consegna registra, e il termine decorre dal mese della fornitura, non dal giorno in cui il documento arriva al contabile. Se viene emessa una fattura per una quantità non consegnata, correggerla dopo l'emissione richiede una nota di credito che faccia chiaro riferimento alla fattura originale (articolo 54, paragrafi 1 e 4), che è il tema della prossima parte.

Quando la contabilità del cliente chiama settimane dopo per dire che la quantità non è arrivata per intero, l'addetto agli incassi apre la fattura e trova il documento allegato: chi ha ricevuto, quando, dove, quanto è stato accettato, quanto rifiutato, e una foto della merce una volta scaricata. Lo invia nella stessa risposta, e o la questione si chiude, o risulta che l'errore era nostro e viene corretto. In entrambi i casi, nessuno fruga tra le carte degli autisti e nessuno aspetta una settimana.

Cosa dice la Legge sulle prove su un documento di consegna digitale

Gli imprenditori se lo chiedono quando la firma passa dalla carta a uno schermo: questo documento vale se una controversia arriva in tribunale? La Legge sulle prove, emanata con il Regio Decreto n. M/43 del 1443 dell'Egira, contiene un capitolo sulla prova digitale. L'articolo 53 definisce la prova digitale come qualsiasi prova derivata da dati creati, emessi, consegnati, conservati o comunicati con mezzi digitali, purché possano essere recuperati o ottenuti in forma comprensibile. L'articolo 54 elenca tra le sue forme il registro digitale, il documento digitale, la firma digitale, la corrispondenza digitale e i supporti digitali. L'articolo 55 stabilisce che la prova digitale ha lo stesso valore della prova scritta ai sensi della legge.

Il più rilevante nella pratica è l'articolo 57: la prova digitale non ufficiale è vincolante per le parti della transazione, salvo prova contraria, in casi che includono la prova ottenuta tramite un mezzo digitale specificato nel contratto oggetto della controversia. L'articolo 58 pone l'onere di provare che la prova digitale non è autentica a carico di chi lo sostiene. In altre parole, il modo in cui tu e il tuo cliente concordate di confermare la consegna merita di essere scritto nel contratto o nelle condizioni di vendita, non lasciato come un'abitudine concordata a voce. Come formulare quella clausola, e cosa basta in un caso particolare, sono questioni per il tuo avvocato. A parte questo, l'articolo 66, paragrafo 1, del Regolamento di attuazione dell'IVA richiede di conservare fatture, registri e documenti contabili per almeno 6 anni dalla fine del periodo d'imposta di riferimento, e un documento di consegna allegato alla sua fattura resta con essa per tutto il tempo in cui la fattura viene conservata.

Il punto di vista di Origami

Quando costruiamo il flusso di consegna e fatturazione per un'azienda, partiamo da come oggi dimostra la consegna: chi firma presso il cliente, dove vanno i documenti dopo la firma, quanto tempo passa tra consegna e fattura, e chi digita le quantità. Una fattura che è stata corretta dopo l'emissione ci dice dove si rompe il flusso attuale, prima ancora di disegnare una sola schermata.

Poi lo trasformiamo in un flusso che gira sugli smartphone di autisti, tecnici e capocantieri: un ordine di consegna o ordine di lavoro che si apre sullo smartphone; una conferma che acquisisce quantità, firma, ora, posizione, foto e rifiuti con i loro motivi, anche in un cantiere senza segnale, e che invia appena torna la connessione; una bozza di fattura costruita dalla consegna confermata; e un documento di consegna allegato a ogni fattura, il tutto collegato al tuo sistema contabile e alla fatturazione elettronica. Questo fa parte dei sistemi su misura che realizziamo attraverso i nostri servizi.

Un esercizio per questa settimana: le ultime venti fatture su cui qualcuno ha fatto domande

Prima di qualsiasi sistema, ti serve un quadro di ciò che accade davvero tra consegna e fattura. Questo è un esercizio per il direttore finanziario e il direttore operativo in un'unica sessione:

  • Scegli le ultime venti fatture pagate in ritardo, contestate dal cliente o corrette dopo l'emissione.
  • Per ogni fattura, trova la prova di consegna: un documento firmato, un verbale di fine lavori o uno stato di avanzamento approvato. Annota quanto tempo ci hai messo a trovarla e dove l'hai trovata.
  • Confronta la quantità in fattura con la quantità sul documento di consegna, e annota da dove proviene la quantità in fattura: dall'ordine di vendita o dal documento.
  • Verifica chi ha firmato: è tra i riceventi autorizzati nell'anagrafica cliente, e il suo nome è leggibile?
  • Conta i giorni tra consegna e fattura per ciascuna.

Il numero di fatture di cui non sei riuscito a trovare la prova in pochi minuti, e il numero di quelle le cui quantità provenivano dall'ordine di vendita anziché dal documento di consegna, sono il punto di partenza per questa parte. L'intervallo più lungo tra consegna e fattura ti dice dove il documento si blocca nel suo percorso verso il contabile.

Nella prossima parte

La fattura ha ora un'unica fonte, la consegna confermata, e la sua prova viaggia con essa. La prossima parte si chiede perché il pagamento continui ad aspettare: la fattura emessa in ritardo o che arriva a qualcuno non autorizzato ad approvarla, i termini di emissione del Regolamento di attuazione, la fattura riepilogativa mensile e la correzione di una fattura dopo l'emissione con una nota di credito o di debito invece di cancellarla. Poi il registro delle contestazioni: ogni contestazione riceve un responsabile, un motivo e una data, e la parte non contestata della fattura resta incassabile.

Fonti