Ajukan satu pertanyaan sederhana kepada pemilik pabrik atau gudang mana pun: berapa banyak barang ini yang Anda punya saat ini? Anda akan mendapat dua angka. Satu dari sistem atau spreadsheet, dan satu lagi yang diberikan kepala gudang setelah berjalan ke rak dan melihat sendiri. Ketika keduanya tidak cocok, tidak ada yang tahu mana yang benar, sehingga operasional berjalan berdasarkan perkiraan.

Itulah kesenjangan akurasi, dan itulah satu-satunya angka terpenting yang tidak pernah diukur siapa pun. Kami membuka seri ini dengannya karena ini bukan satu masalah yang duduk di samping masalah lain — ini akar tempat semua masalah lain bercabang. Anda tidak bisa menghitung biaya perintah produksi secara akurat jika saldo bahan baku salah. Anda tidak bisa menetapkan titik pemesanan ulang jika konsumsi yang tercatat tidak mencerminkan kenyataan. Anda tidak bisa menelusuri batch jika pergerakannya sendiri tidak pernah dicatat. Jadi, sebelum bicara tentang sistem, barcode, atau otomatisasi, tempat-tempat terbukanya kesenjangan harus disebutkan dengan tepat.

Di mana kesenjangan terbuka

Kesenjangan tidak diciptakan oleh satu kesalahan besar. Ia diciptakan oleh tujuh celah kecil yang bekerja setiap hari:

  • Menerima tanpa mencatat. Truk pemasok datang sore hari, gudang sedang sibuk, jadi barang diturunkan ke lantai dan pencocokannya dengan purchase order ditunda sampai besok. Besok biasanya tidak pernah datang, dan kalaupun datang, ia datang bersama selisih jumlah yang tidak bisa dijelaskan siapa pun.
  • Mengeluarkan tanpa dokumen. Supervisor produksi butuh bahan sekarang, lini sedang menganggur, jadi ia mengambilnya dan meminta kepala gudang mencatatnya nanti. Satu kalimat itu adalah sumber tunggal selisih terbesar, karena apa yang tidak dicatat pada saat itu biasanya tidak pernah dicatat sama sekali.
  • Retur. Sejumlah barang kembali dari lini karena melebihi kebutuhan, atau dari pelanggan karena tidak sesuai pesanan. Barang itu kembali secara fisik ke rak tetapi tidak pernah kembali ke sistem, sehingga saldo buku berada di bawah kenyataan dan Anda membeli apa yang sebenarnya sudah Anda miliki.
  • Reject dan kerusakan. Seorang pekerja merusak karton, kelembapan merusak bahan, lini menghasilkan unit di luar spesifikasi. Jumlah-jumlah itu keluar dari rak tanpa transaksi yang sesuai, sehingga mereka hidup di sistem selamanya.
  • Transfer antarlokasi. Barang berpindah dari gudang utama ke cabang, gudang barang dalam proses, atau kendaraan distribusi. Barang dicatat keluar dari lokasi pertama dan tidak pernah dicatat masuk ke lokasi kedua, sehingga barang itu lenyap di tengah jalan.
  • Hanya satu stock opname tahunan. Menghitung setahun sekali berarti Anda menemukan kesalahan dua belas bulan setelah terjadi, ketika penyebabnya mustahil direkonstruksi. Perbaikannya menjadi penyesuaian akuntansi yang menyembunyikan masalah alih-alih menyelesaikannya.
  • Satu barang dengan lebih dari satu kode. Bahan yang sama dibuat dua kali dengan nama berbeda — sekali dengan nama dagang, sekali dengan deskripsi pemasok. Saldo terbagi ke dua kode, satu tampak habis dan yang lain tampak mati, padahal keduanya barang yang sama.

Perhatikan bahwa tidak satu pun dari ketujuh celah itu merupakan masalah niat. Kepala gudang tidak menyembunyikan apa pun dan supervisor produksi tidak sedang ceroboh. Masalahnya adalah pergerakan terjadi pada satu saat dan pencatatan pada saat lain, dan jarak di antara kedua saat itulah kesenjangannya.

Berapa sebenarnya biaya kesenjangan ini bagi Anda

Masalah ketidakakuratan adalah ia tidak pernah muncul sebagai baris tersendiri di laporan laba rugi, sehingga terlihat gratis. Biayanya dibayar di lima tempat:

  • Lini produksi yang berhenti. Sejauh ini biaya terberat. Satu barang yang tercatat tersedia tetapi secara fisik tidak ada menghentikan satu lini penuh, beserta tenaga kerjanya, kapasitasnya, dan tanggal pengiriman ke pelanggan.
  • Pembelian darurat dengan harga lebih tinggi. Ketika Anda terlambat menemukan kekurangan, Anda membeli dari pemasok terdekat, bukan yang terbaik, dalam jumlah kecil yang menghilangkan diskon volume Anda, dengan pengiriman kilat. Selisihnya langsung keluar dari margin Anda.
  • Stok mati yang mengunci modal. Takut lini berhenti mendorong orang menyimpan cadangan untuk segala hal. Hasilnya adalah uang yang tertidur di rak, ruang penyimpanan yang Anda bayar, dan bahan yang kedaluwarsa atau usang sebelum dipakai.
  • Stock opname yang menutup gudang selama berhari-hari. Ketika catatan tidak dipercaya, penghitungan menjadi kegiatan penuh yang mengharuskan pembekuan pergerakan dan penarikan tim dari pekerjaannya. Berhari-hari penuh terhenti, karena angka harian tidak bisa diandalkan.
  • Keputusan harga yang dibangun di atas biaya yang salah. Yang paling berbahaya, karena tidak bersuara. Jika jumlah bahan yang dikonsumsi per unit tidak akurat, biaya per unit tidak akurat, dan margin yang Anda pakai untuk menetapkan harga dan membuat penawaran hanyalah khayalan. Anda mungkin menjual produk yang Anda yakini menguntungkan padahal produk itu merugi di setiap unitnya.

Mengapa karyawan yang lebih teliti tidak akan memperbaikinya

Reaksi pertama saat menemukan selisih adalah menginterogasi kepala gudang, atau menggantinya. Cara itu jarang berhasil, karena masalahnya ada pada desain, bukan pada orangnya. Proses yang bergantung pada manusia yang harus ingat mencatat pergerakan dua jam setelah terjadi akan gagal sedisiplin apa pun manusia itu, semata karena tekanan harian mengalahkan disiplin pribadi.

Solusinya bukan menuntut akurasi lebih dari orang. Solusinya adalah memperpendek jarak antara terjadinya pergerakan dan pencatatannya hingga mencapai nol. Ketika mencatat pengeluaran barang adalah syarat bagi bahan untuk keluar dari pintu, tidak ada lagi ruang untuk lupa. Itulah tepatnya topik bagian berikutnya.

Pandangan Origami

Industri dan gudang adalah salah satu sektor spesialisasi kami, dan kami memulai setiap proyek di sektor ini dengan mengukur kesenjangan akurasi sebelum menunjukkan satu layar pun. Alasannya, memasang sistem di atas data yang tidak akurat menghasilkan sistem elegan yang menyajikan angka salah lebih cepat — dan dalam beberapa bulan tim kehilangan kepercayaan padanya lalu kembali ke kertas dan ingatan.

Urutan yang kami sarankan: bersihkan barang dan kode serta ukur kesenjangan saat ini, lalu tutup titik pencatatan, lalu bangun perintah produksi, perhitungan biaya, dan penagihan di atasnya. Urutan itulah yang diikuti sisa seri ini, dan begitulah cara kami mendekati sektor industri dan gudang, karena setiap lapisan berikutnya bergantung pada benarnya lapisan di bawahnya.

Cara mengukur akurasi Anda sendiri dalam seminggu

Sebelum membeli apa pun, Anda butuh angka yang memberi tahu seberapa besar masalahnya. Latihan ini dijalankan di lantai produksi Anda sendiri tanpa alat baru:

  • Pilih dua puluh barang saja, bukan seluruh gudang. Pilih barang yang paling cepat bergerak, paling bernilai tinggi, dan paling kritis bagi lini yang Anda miliki.
  • Catat saldo sistem untuk barang-barang itu pada Minggu pagi, dan jauhkan lembarnya dari tim.
  • Sepanjang minggu, wajibkan setiap pergerakan barang-barang tersebut dicatat saat terjadi — penerimaan, pengeluaran, retur, reject, transfer — meskipun hanya di satu buku catatan di dekat pintu.
  • Pada Minggu pagi berikutnya, hitung kedua puluh barang itu secara fisik dan tuliskan angka sebenarnya.
  • Hitung persentase selisih setiap barang antara saldo yang diharapkan dan saldo aktual, dan hitung berapa dari dua puluh barang itu yang cocok persis.

Jumlah barang yang cocok, dibagi dua puluh, kira-kira adalah akurasi persediaan Anda — dan itulah garis dasar yang menjadi patokan setiap perbaikan berikutnya. Yang lebih penting daripada angkanya: tuliskan alasan di samping setiap barang yang tidak cocok, karena daftar itulah urutan prioritas Anda yang sebenarnya. Biasanya Anda akan menemukan bahwa sebagian besar selisih berasal dari hanya satu atau dua dari tujuh celah di atas.

Di bagian-bagian berikutnya

Kesenjangannya sudah dinamai; menutupnya adalah soal urutan. Bagian berikutnya dimulai dari titik pergerakan itu sendiri: bagaimana setiap transaksi stok dicatat dengan pemindaian saat terjadi, bukan direkonstruksi dari ingatan di akhir bulan. Setelah itu kita beralih ke perintah produksi dan penelusuran output dari bahan baku hingga barang jadi, lalu ke kapan dan berapa banyak memesan ulang, lalu ke ketertelusuran batch saat ada yang salah, lalu ke pengaitan faktur elektronik dengan pergerakan gudang — dan kami menutup seri ini dengan peta jalan sembilan puluh hari yang menempatkan semuanya dalam urutan yang benar.

Sumber