Di bagian kelima, faktur pemasok menjadi lengkap, dicocokkan dengan pesanan pembelian dan catatan penerimaannya, dan disimpan dalam berkas aslinya. Tinggal satu pos lagi, yaitu tempat uang benar-benar keluar: pembayaran. Ketika pembayaran tidak punya jadwal, teleponlah yang menentukan urutannya. Pemasok beton siap pakai yang menelepon setiap pagi dibayar lebih dulu, subkontraktor yang selesai tepat waktu dan tidak menagih harus menunggu, dan perusahaan perawatan lift di menara hunian baru tahu di akhir bulan bahwa tidak ada yang mengajukan pembayaran faktur mereka yang sudah dicocokkan.

Apa yang dibahas di bagian ini

Bagian ini membahas empat hal: cara membayar faktur yang sudah dicocokkan berdasarkan tanggal jatuh tempo dalam satu batch terjadwal yang disetujui sekali, cara mengonfirmasi setiap permintaan perubahan data bank pemasok, apa kata Peraturan Pelaksanaan PPN tentang saldo yang masih belum dibayar dua belas bulan setelah bulan berikutnya dari penyerahan, dan cara merekonsiliasi laporan rekening setiap pemasok setiap bulan. Kami menutup dengan dua kewajiban yang dapat jatuh pada perusahaan Anda ketika membeli jasa dari pemasok bukan penduduk. Kami menyampaikan apa yang dikatakan teks, dengan nomor pasalnya. Pertanyaan tentang kasus tertentu di perusahaan Anda sebaiknya diajukan kepada konsultan pajak Anda.

Bayar berdasarkan jatuh tempo, bukan berdasarkan siapa yang paling sering menelepon

Setiap faktur punya tanggal jatuh tempo, dan tidak seorang pun seharusnya perlu mengingatnya. Di bagian ketiga kami memasukkan syarat pembayaran yang disepakati ke data pemasok dan menyebutkan bahwa syarat itu terbawa otomatis ke setiap pesanan pembelian. Jadi, ketika faktur datang dan lolos pencocokan, sistem menghitung jatuh temponya dari syarat yang sama: saat pengiriman, atau jangka waktu tertentu setelah tanggal faktur atau tanggal penerimaan, mana pun yang disepakati. Jangka waktunya sendiri disepakati dengan setiap pemasok berdasarkan kebijakan yang ditetapkan pemilik, bukan oleh artikel ini.

Lalu datang daftar pembayaran. Alih-alih membayar setiap faktur satu per satu ketika pemasoknya menagih, sistem menyiapkan, pada hari tetap yang dipilih pemilik, satu daftar berisi setiap faktur yang sudah dicocokkan dan sudah jatuh tempo atau akan jatuh tempo sebelum daftar berikutnya. Untuk setiap faktur, daftar itu menampilkan pemasok, nomor faktur, pesanan pembelian dan catatan penerimaan yang terkait, tanggal jatuh tempo dan jumlahnya, lalu totalnya dibandingkan dengan kas yang tersedia. Pemegang wewenang dalam matriks persetujuan di bagian kedua menyetujuinya sekali, bukan persetujuan terpisah untuk setiap faktur, dan transfer dilakukan dari daftar itu persis seperti yang disetujui.

  • Tidak ada faktur yang masuk daftar sebelum dicocokkan. Faktur yang ditahan karena selisih jumlah atau harga tetap di luar daftar dengan alasannya, dan pemasok mengetahui alasan itu dari bagian pembelian sebelum hari pembayaran, bukan sesudahnya.
  • Uang muka terikat pada pesanan pembeliannya. Ketika syarat pemasok mengharuskan uang muka, uang muka itu dicatat pada pesanan pembelian yang dibayarnya, sehingga dikurangkan dari jumlah terutang ketika faktur penyerahan tiba. Uang muka yang tidak terhubung dengan pesanannya adalah cara termudah membayar jumlah yang sama dua kali.
  • Retensi subkontraktor punya syarat pelepasan. Ketika kontrak subkontrak mengatur bahwa sebagian dari setiap pembayaran ditahan hingga serah terima akhir, sistem membawa syarat retensi dan pelepasan dari kontrak, sehingga jumlah yang ditahan muncul dalam daftar ketika syaratnya terpenuhi, bukan ketika seseorang mengingatnya. Kami sudah membahas letak retensi dalam margin proyek di pengendalian biaya dan tagihan progres.
  • Pembayaran mendesak di luar daftar dimungkinkan, tetapi dicatat. Akan selalu ada pemasok yang harus dibayar hari ini. Itu terjadi, tetapi dengan alasan tertulis dan persetujuan dari pemegang wewenang, dan muncul dalam daftar yang dilihat pemilik. Jika daftar itu makin panjang, artinya daftar pembayaran tidak cukup sering dijalankan, atau syarat pembayaran dengan beberapa pemasok perlu ditinjau ulang.
  • Yang dibayar adalah faktur, bukan laporan rekening. Laporan rekening pemasok adalah alat rekonsiliasi, bukan dokumen pembayaran. Yang masuk daftar adalah faktur yang sudah dicocokkan, berdasarkan nomornya, dan itulah yang mencegah kasus di bagian pertama: faktur yang dibayar sekali dari emailnya dan sekali lagi dari laporan rekening.

Daftar pembayaran lebih dari sekadar alat kendali. Pemasok yang fakturnya lengkap dan sudah dicocokkan tahu kapan akan dibayar, sehingga telepon harian berkurang, dan manajer keuangan tahu beberapa hari sebelumnya berapa banyak kas yang akan keluar dan pada hari apa, bukan mengetahuinya belakangan dari rekening koran.

Permintaan perubahan data bank: telepon nomor yang sudah Anda miliki

Sebuah email datang dari pemasok yang sudah bertahun-tahun bekerja sama dengan Anda, dengan tanda tangan dan logo yang biasa, mengatakan bahwa rekening banknya telah berubah. Email itu melampirkan IBAN baru dan meminta pembayaran bulan ini dikirim ke sana. Permintaan itu bisa sepenuhnya asli; perusahaan memang berganti bank. Atau email itu bisa berasal dari kotak surat pemasok sendiri setelah dibobol, atau dari alamat yang berbeda satu huruf dari alamat asli, dan dalam kedua kasus email itu terlihat seperti semua pesan sebelumnya. Akuntan yang mengganti IBAN berdasarkan email itu tidak ceroboh. Ia memercayai pesan yang sama sekali tidak bisa dibedakan dari pesan asli. Karena itu aturannya tidak mengandalkan seseorang yang bisa melihat pemalsuan dengan mata. Aturan ini mencegah perubahan lolos hanya melalui satu saluran:

  • Konfirmasikan dengan telepon yang Anda lakukan sendiri, ke nomor yang sudah ada di data pemasok, bukan ke nomor yang tertulis di email yang meminta perubahan, dan bukan dengan membalas email itu. Jika email itu palsu, nomornya dan balasannya adalah bagian dari pemalsuan.
  • Jalur yang sama dengan yang ditempuh IBAN pertama kali. Di bagian ketiga kami mensyaratkan IBAN disampaikan dalam surat resmi pemasok, dengan nama pemilik rekening yang sesuai dengan nama terdaftar pemasok. Perubahan melewati syarat yang sama, tidak kurang.
  • Orang yang memasukkan perubahan bukan orang yang menyetujuinya. Satu orang mencatat permintaan dan dokumennya, orang lain menyetujuinya setelah konfirmasi, dan keduanya tercatat dengan nama dan tanggal.
  • Pembayaran pertama ke rekening yang baru saja diubah ditandai dalam daftar, agar orang yang menyetujui daftar melihatnya dengan mengetahui bahwa rekening itu baru.
  • Setelah perubahan, pemberitahuan dikirim ke kontak pemasok yang sudah dikenal, yang menyatakan bahwa data banknya telah diperbarui dalam catatan Anda. Jika pemasok tidak meminta perubahan itu, ia akan tahu sebelum uang keluar.

Bahkan telepon yang Anda terima pun bukan bukti yang cukup, karena kini suara dapat ditiru dengan alat yang mudah didapat, seperti yang kami jelaskan di deepfake dan penipuan berbasis AI. Yang penting adalah Anda yang menelepon, ke nomor yang sudah Anda pegang sebelum permintaan itu. Dan ada satu pertanyaan yang mendahului semua ini: siapa sebenarnya yang bisa mengubah kolom IBAN pada data pemasok? Jika siapa pun yang membuka berkas pemasok bisa melakukannya, aturan ini hanya bertumpu pada iktikad baik. Itulah yang kami uraikan di hak akses: siapa melihat apa. Dalam sebuah sistem, hanya satu peran yang ditetapkan yang dapat mengubah kolom ini, dan setiap perubahan dicatat dengan nama, tanggal, serta nilai sebelum dan sesudahnya. Aturan ini melindungi lebih dari sekadar uang. Aturan ini melindungi akuntan yang jujur agar tidak menanggung sendiri kesalahan atas pesan yang tidak mungkin ia bedakan.

Saldo yang masih belum dibayar dua belas bulan setelah bulan berikutnya dari penyerahan

Sebagian faktur tidak dibayar tepat waktu karena alasan yang wajar: faktur subkontraktor yang ditahan karena sengketa mutu pekerjaan, faktur perawatan di sebuah hotel yang menunggu berita acara penyelesaian yang belum ditandatangani siapa pun, faktur yang menunggu nota kredit yang dijanjikan pemasok tetapi belum diterbitkan. Faktur seperti ini bisa berbulan-bulan tertahan di pembukuan, sementara PPN masukannya sudah dikreditkan dalam SPT sebelumnya. Di sini Peraturan Pelaksanaan PPN mengaitkan pembayaran langsung dengan PPN.

Pasal 40(10) menyatakan bahwa wajib pajak yang telah mengkreditkan PPN masukan atas penyerahan yang diterimanya, dan belum membayarnya secara penuh dua belas bulan setelah bulan berikutnya dari bulan terjadinya penyerahan, wajib menyesuaikan PPN masukan yang dapat dikreditkan sebesar PPN yang dihitung atas imbalan yang masih belum dibayar pada tanggal tersebut, dengan memasukkan penyesuaian itu dalam SPT untuk masa pajak yang mencakup bulan berakhirnya dua belas bulan tersebut. Ayat yang sama mengecualikan penyerahan barang berdasarkan kontrak pembiayaan, seperti sewa guna usaha pembiayaan, murabahah, dan sewa beli, yang diterima dari wajib pajak berizin untuk menjalankan kegiatan tersebut dan dibayar dengan angsuran berkala, dengan syarat kontrak tetap berlaku, tidak ada sengketa pengadilan atasnya, pemasok telah melaporkan seluruh PPN terutang dalam SPT untuk masa pajak penyerahan itu, dan pelanggan memegang surat keterangan tertulis dari pemasok yang menegaskan hal tersebut.

Selanjutnya Pasal 40(11) mengatur bahwa, jika PPN masukan telah disesuaikan dengan cara ini dan wajib pajak kemudian membayar imbalannya, pengkreditan PPN masukan dapat ditambah sebesar PPN yang dihitung atas imbalan yang dibayar, dalam SPT untuk masa pajak terjadinya pembayaran atau masa sesudahnya. Pasal 40(12) menundukkan semua penyesuaian ini pada batas waktu dalam undang-undang atau peraturan. Jadi, setelah jangka waktu itu lewat, teks tersebut mengaitkan pengkreditan dengan pembayaran: pengkreditan disesuaikan ketika jangka waktu lewat tanpa pembayaran, dan dapat ditambah kembali ketika imbalan dibayar, dalam batas waktu tersebut.

Dalam praktiknya, hal ini membutuhkan daftar, bukan ingatan. Sistem yang menyimpan tanggal penyerahan setiap faktur dan apa yang sudah dibayar atasnya dapat menampilkan faktur yang belum dibayar dan yang dibayar sebagian, diurutkan berdasarkan umurnya, serta menandai faktur yang mendekati akhir dua belas bulan, sehingga daftar itu sampai ke manajer keuangan dan konsultan pajaknya sebelum SPT disiapkan, bukan sesudahnya. Tanda itu adalah peringatan, bukan keputusan: apakah teks tersebut berlaku untuk faktur tertentu, apakah faktur itu termasuk pengecualian, dan bagaimana penyesuaian dilakukan, semuanya diputuskan oleh konsultan pajak Anda. Daftar yang sama berguna di luar PPN: faktur yang berbulan-bulan tidak dibayar bisa jadi sengketa dengan pemasok yang belum diselesaikan siapa pun, dan menyelesaikannya lebih baik daripada membiarkannya membesar.

Merekonsiliasi laporan rekening setiap pemasok setiap bulan

Di akhir bulan, pemasok mengirim laporan rekening yang menunjukkan saldo yang menurutnya Anda utang, sedangkan pembukuan Anda menunjukkan saldo lain untuk pemasok yang sama. Kedua angka itu mungkin tidak cocok pada pandangan pertama, dan itu tidak berarti ada yang salah. Merekonsiliasi laporan rekening pemasok berarti mengetahui alasan setiap riyal dari selisihnya, bukan menghapusnya dengan jurnal penyesuaian. Selisih yang lazim ada empat:

  • Faktur yang tidak pernah Anda catat. Pemasok mengirimnya dan faktur itu tidak pernah sampai ke kotak masuk faktur, atau sampai dan ditahan menunggu penerimaan atau pencocokan. Pertanyaannya: apakah faktur itu benar-benar sampai? Dan jika sampai, mengapa tidak dicatat?
  • Pembayaran dalam perjalanan. Pembayaran itu keluar pada hari terakhir bulan, sehingga tampak di pembukuan Anda tetapi belum di laporan rekening pemasok. Ini selisih waktu yang akan hilang sendiri bulan berikutnya, dan cukup dicatat beserta tanggalnya.
  • Nota kredit yang tidak pernah tiba. Pemasok menerima retur atau menyetujui potongan dan mengurangkannya dari saldonya, tetapi notanya sendiri tidak pernah sampai kepada Anda, atau sebaliknya: nota yang ia janjikan dan belum diterbitkan. Bagaimanapun, Anda meminta nota yang terkait dengan fakturnya, seperti dijelaskan di bagian kelima.
  • Faktur yang tercatat dua kali, di pihak Anda atau pihak pemasok. Di pihak Anda, inilah kasus yang dihentikan pemeriksaan duplikasi saat pencatatan, dan rekonsiliasi menangkapnya jika ada yang lolos.

Setiap selisih diberi status, penanggung jawab, dan tanggal: selisih waktu yang ditindaklanjuti bulan berikutnya, kesalahan di pihak Anda yang dikoreksi, atau kesalahan di pihak pemasok yang Anda minta untuk dikoreksi. Rekonsiliasi dimulai dari saldo awal yang disepakati, karena selisih lama yang tidak pernah diselesaikan akan bercampur dengan setiap selisih baru sesudahnya. Anda tidak perlu merekonsiliasi semua pemasok setiap bulan sejak hari pertama. Mulailah dari pemasok yang paling banyak Anda beli, atau yang selisihnya terus berulang, dan serahkan urutan prioritasnya pada keputusan pemilik.

Ini perburuan yang melelahkan ketika pesanan pembelian ada di spreadsheet, faktur di email, dan pembayaran di rekening koran. Ketika sistem sejak awal menyimpan pesanan pembelian, catatan penerimaan, faktur, setiap nota, dan pembayaran, semuanya terhubung dengan satu nomor, rekonsiliasi menjadi perbandingan, bukan pencarian: laporan rekening pemasok dimasukkan, sistem mencocokkan setiap baris berdasarkan nomor faktur dan jumlah, dan yang tersisa bagi Anda hanyalah yang tidak cocok, beserta apa yang diketahui sistem tentang setiap faktur: apakah sudah diterima, apakah ditahan, dan apakah sudah ada nota yang diterbitkan atasnya.

Pemasok di luar Kerajaan: dua kewajiban yang dapat jatuh pada perusahaan Anda

Ketika Anda membeli jasa dari pemasok bukan penduduk, misalnya langganan perangkat lunak desain untuk kantor teknik, kontrak perawatan lini produksi dengan produsennya di luar negeri, atau konsultasi teknik untuk sebuah proyek, dapat timbul dua kewajiban yang tidak Anda temui pada pemasok lokal, dan jika berlaku, kewajiban itu jatuh pada perusahaan Anda, bukan pada pemasok: melaporkan PPN pada kasus pertama, serta memotong pajak dan menyetorkannya kepada Otoritas Zakat, Pajak, dan Bea Cukai (ZATCA) pada kasus kedua. Di sini kami menguraikannya sebagai mekanisme; rinciannya, dan syarat berlakunya masing-masing, ada di sumbernya:

  • PPN mekanisme pembalikan (reverse charge). Pasal 47(1) menyatakan bahwa jika Perjanjian PPN Terpadu GCC mewajibkan pelanggan kena pajak membayar PPN atas penyerahan yang diterima dari pemasok bukan penduduk, PPN dibayar melalui mekanisme pembalikan: pelanggan melaporkan PPN keluaran atas penyerahan itu, dan setiap PPN masukan yang dapat dikreditkan sejauh ia dapat memanfaatkan pengkreditan, dalam SPT PPN untuk masa pajak tersebut. Jadi, tidak adanya PPN Saudi pada faktur pemasok asing tidak berarti penyerahan itu tidak dikenai PPN. Bisa jadi kewajiban melaporkannya telah beralih kepada Anda.
  • Pajak potong atas pembayaran kepada bukan penduduk. Pedoman Umum Pajak Potong dari ZATCA menjelaskan bahwa pembayaran dari pihak yang wajib memotong kepada bukan penduduk, yang bersumber dari Kerajaan, termasuk dalam cakupan pemotongan, dan bahwa pihak yang wajib harus menyampaikan SPT pemotongan bulanan yang mencakup setiap jumlah yang dibayarkan pada bulan itu dan terkena pemotongan, menyampaikannya dan menyetorkan pajak yang dipotong dalam sepuluh hari pertama bulan berikutnya dari bulan pembayaran kepada penerima. Contoh dalam pedoman: royalti yang dibayarkan kepada bukan penduduk pada 20 Januari dilaporkan dan pajaknya disetor paling lambat 10 Februari, dan penerima diberi bukti potong yang menunjukkan jumlah yang dibayar dan pajak yang dipotong. Jika dalam suatu bulan tidak ada pembayaran yang terkena pemotongan, SPT bulanan tidak diwajibkan. Tarif pemotongan menurut jenis pembayaran, dan pengaruh perjanjian penghindaran pajak berganda, harus dilihat dalam pedoman itu sendiri dan bersama konsultan pajak Anda. Pedoman itu juga menyatakan bahwa penghasilan dari penyerahan barang berada di luar cakupan pemotongan, dan bahwa kontrak penyerahan barang ke Kerajaan masuk cakupannya hanya untuk pekerjaan penyerta yang dilakukan di dalam Kerajaan, seperti pengangkutan dalam negeri, pemasangan, perawatan, atau pelatihan. Pedoman itu juga menetapkan kewajiban lain bagi pihak yang memotong, termasuk pendaftaran di ZATCA dan SPT tahunan.

Sisi operasionalnya dimulai dari data pemasok: sebuah kolom yang menunjukkan bahwa pemasok tersebut bukan penduduk, yang membawa kedua dampak itu. Fakturnya sampai ke bagian akuntansi dengan tanda perlu ditinjau untuk mekanisme pembalikan, dan pembayarannya muncul dalam daftar dengan tanda mungkin termasuk dalam SPT pemotongan bulan itu, sehingga penanggung jawabnya tahu sebelum tanggal sepuluh apa yang harus dilaporkan dan disetor, alih-alih merangkainya dari rekening koran. Sistem menyiapkan daftarnya, dan konsultan pajak Anda membuat penggolongan akhir setiap pembayaran.

Pandangan Origami

Ketika membangun tahap pembayaran untuk sebuah perusahaan, kami mulai dengan dua pertanyaan: bagaimana saat ini diputuskan siapa yang dibayar lebih dulu, dan siapa yang dapat mengubah data bank pemasok? Lalu kami menyusun daftar pembayaran dari syarat pembayaran pada setiap data pemasok, sehingga hanya faktur yang sudah dicocokkan yang masuk dan daftar itu disetujui sekali sesuai matriks persetujuan, dan kami menjadikan perubahan IBAN sebagai jalur dua langkah dengan log yang tidak dapat dihapus.

Kami menjadikan rekonsiliasi laporan rekening pemasok sebagai perbandingan yang dijalankan sistem atas dokumen yang sudah dimilikinya, menyiapkan daftar umur faktur yang belum dibayar dan daftar pemasok bukan penduduk bagi orang yang menyiapkan SPT, dan menyerahkan keputusan pajak kepada konsultan Anda. Semuanya terhubung ke sistem akuntansi yang sudah dipakai perusahaan, bukan menggantikannya. Ini bagian dari sistem khusus yang kami bangun, yang dijelaskan di layanan kami.

Latihan untuk minggu ini: tiga bulan pembayaran

Latihan ini tidak memerlukan alat baru, dan manajer keuangan dapat melakukannya bersama orang yang melakukan transfer:

  • Tarik pembayaran pemasok selama tiga bulan terakhir dari rekening koran, dan catat di samping masing-masing: apakah fakturnya sudah dicocokkan? Apakah dibayar pada tanggal jatuh tempo, sebelum, atau sesudahnya? Siapa yang meminta pembayarannya?
  • Hitung pembayaran yang keluar di luar jadwal apa pun, dan tuliskan alasan masing-masing jika Anda mengetahuinya.
  • Kumpulkan setiap perubahan data bank pemasok selama setahun terakhir, dan tanyakan untuk masing-masing: bagaimana permintaannya datang? Bagaimana dikonfirmasi? Siapa yang menyetujuinya?
  • Urutkan faktur yang belum dibayar berdasarkan umurnya sejak tanggal penyerahan, tandai yang mendekati dua belas bulan sejak bulan setelah penyerahannya, lalu kirim daftar itu ke konsultan pajak Anda.
  • Minta laporan rekening dari tiga pemasok terbesar Anda dan rekonsiliasikan, dengan menggolongkan setiap selisih: faktur yang belum dicatat, pembayaran dalam perjalanan, nota yang belum diterima, atau duplikasi.

Latihan ini memberi Anda gambaran jelas tentang dari mana harus mulai. Jika sebagian besar pembayaran keluar di luar jadwal, mulailah dari daftar pembayaran. Jika perubahan data bank tidak punya konfirmasi yang terdokumentasi, mulailah dari sana sebelum hal lainnya, karena itulah celah tempat uang jatuh ke tangan yang salah. Jika selisih laporan rekening sering terjadi, carilah penyebabnya di pos-pos sebelum pembayaran: penerimaan, pencocokan, dan kotak masuk faktur.

Di bagian berikutnya

Setiap riyal yang dibayarkan kepada pemasok kini memiliki jalur yang lengkap: permintaan yang disetujui, pesanan pembelian, penerimaan yang terdokumentasi, faktur yang dicocokkan, pembayaran terjadwal, dan laporan rekening yang direkonsiliasi. Bagian ketujuh sekaligus terakhir menyatukan semua ini dalam satu tampilan belanja: berapa banyak yang sudah Anda komitmenkan dan belum ditagihkan, siapa sebenarnya pemasok terbesar Anda, dan kategori mana yang dibeli di luar pesanan pembelian. Kemudian bagian itu menyusun rencana sembilan puluh hari untuk mendigitalkan pembelian, dalam urutan yang tidak pernah menghentikan pembelian bahkan sehari pun.

Sumber