Sebuah faktur pemasok mendarat di meja keuangan, dan sebelum membayarnya, akuntan mengajukan empat pertanyaan sederhana. Siapa yang meminta pembelian ini? Siapa yang menyetujuinya? Berapa harga yang kita sepakati? Apakah semuanya sudah tiba? Setiap jawaban ada, hanya saja tidak di satu tempat. Permintaannya ada di percakapan WhatsApp antara insinyur lapangan dan petugas pengadaan, persetujuannya berupa lembar bertanda tangan di dalam laci, harganya ada di spreadsheet milik satu orang, dan penerimaannya berupa surat jalan yang ditandatangani seseorang di gerbang. Maka akuntan mulai menelepon ke sana kemari, atau membayar atas dasar kepercayaan karena pemasok sudah menunggu.

Digitalisasi Pengadaan: mengikuti uang yang keluar

Kami membuka Digitalisasi Pengadaan dengan adegan itu karena hal tersebut berulang di setiap perusahaan yang membeli setiap hari: kontraktor yang membeli material yang dikirim ke proyek, pabrik yang membeli bahan baku dan suku cadang, hotel atau pengelola properti yang membeli jasa pemeliharaan dan barang habis pakai. Seri ini dimulai setelah kebutuhannya diketahui; kapan harus memesan ulang dan berapa banyak sudah kami bahas di titik pemesanan ulang dan stok pengaman. Di sini kami mengikuti apa yang terjadi selanjutnya: jalan dari permintaan pembelian hingga pembayaran ke pemasok, dan di mana uang bocor di sepanjang jalan.

Tujuh stasiun, masing-masing dengan titik putusnya yang biasa

Setiap pembelian, sekecil apa pun, melewati tujuh stasiun. Di masing-masing ada titik putus yang berulang sampai menjadi kebiasaan:

  • Permintaan: membeli tanpa permintaan tertulis. Pengawas lapangan membutuhkan besi beton, atau teknisi hotel membutuhkan suku cadang untuk AC, sehingga mereka langsung menelepon petugas pengadaan atau pemasok. Tidak ada dokumen yang mencatat siapa membutuhkan apa, untuk proyek mana, dan mengapa, sehingga tidak ada yang bisa dirujuk oleh dokumen-dokumen berikutnya.
  • Persetujuan: "ya" lisan yang tidak bisa dibuktikan siapa pun. Manajer menyetujui lewat telepon, pesan suara, atau OK singkat di grup WhatsApp. Persetujuannya nyata, tetapi tidak terikat pada permintaan tertentu, dan dua bulan kemudian tidak ada yang bisa membuktikan persis apa yang disetujui atau berapa nilainya.
  • Pemasok dan penawaran: harga yang berbeda dari yang disepakati. Penawaran datang sebagai foto di percakapan, dan fakturnya datang dengan harga satuan lebih tinggi atau biaya pengiriman yang tidak pernah disebut dalam penawaran. Tidak ada yang menyadari selisihnya, karena penawaran tidak berada di samping faktur saat faktur diperiksa.
  • Pesanan pembelian: komitmen tanpa dokumen. Pesanan disampaikan ke pemasok lewat telepon, atau pesanan pembelian dibuat setelah faktur tiba, untuk menutupinya. Pesanan pembelian yang dibuat setelah faktur tidak mengendalikan apa pun: ia menyalin faktur alih-alih menjadi acuan untuk mengukur faktur.
  • Penerimaan: kuantitas yang ditagih melebihi yang tiba. Truk material tiba di proyek menjelang matahari terbenam, atau kiriman ke pabrik datang dengan dua item kurang, dan seseorang menandatangani surat jalan tanpa menghitung. Lalu faktur datang untuk kuantitas penuh. Ini adalah celah pertama yang kami jelaskan dalam kesenjangan akurasi persediaan: apa pun yang masuk tanpa tercatat akan muncul belakangan di tempat lain.
  • Faktur: rincian yang hilang dan melemahkan pengkreditan PPN Anda. Faktur tanpa nomor PPN pemasok, atau dengan deskripsi umum yang tidak menunjukkan kuantitas dan jenis barang. Peraturan Pelaksanaan PPN mencantumkan rincian yang wajib ada pada faktur pajak, dan mensyaratkan bukti pajak untuk dapat mengkreditkan PPN masukan, meskipun antarbisnis peraturan itu mengizinkan faktur sederhana yang kurang rinci untuk penyerahan di bawah 1.000 riyal. Faktur juga bisa tiba berminggu-minggu setelah pengiriman, karena batas waktu penerbitannya adalah tanggal 15 bulan berikutnya setelah bulan penyerahan, dan saat itu tidak ada lagi yang ingat apa yang benar-benar diterima.
  • Pembayaran: satu faktur dibayar dua kali. Pemasok mengirim faktur lewat email, lalu mengirim salinannya lewat WhatsApp, atau menagihnya lagi di laporan rekening akhir bulan, sehingga faktur itu dibayar sekali dari faktur dan sekali lagi dari laporan rekening. Tidak ada yang sengaja berbuat salah; tidak ada apa pun di sepanjang jalan yang menandai bahwa faktur ini sudah dibayar.

Perhatikan bahwa tidak satu pun dari ketujuhnya merupakan soal kejujuran. Petugas pengadaan tidak menyembunyikan apa pun dan pengawas lapangan tidak ceroboh. Masing-masing menggunakan alat yang paling dekat untuk menyelesaikan pekerjaan hari itu, dan WhatsApp serta spreadsheet adalah alat yang sangat baik untuk itu. Masalah muncul ketika alat-alat itu digunakan melampaui batasnya.

Masalahnya ada pada desain, bukan pada orang

Lihat ketujuh stasiun itu dari atas dan Anda akan menemukan satu penyebab: setiap stasiun menyimpan catatannya sendiri. Peminta punya percakapan, pemberi persetujuan punya ingatan, bagian pengadaan punya kotak masuk, proyek atau gudang punya surat jalan, dan bagian keuangan punya sistem akuntansi. Tidak ada satu nomor pun yang menghubungkan catatan-catatan itu, sehingga tidak ada yang melihat rantai secara utuh. Satu-satunya orang yang mencoba melihatnya adalah akuntan, di stasiun terakhir, saat uang hampir keluar.

Ini adalah pola yang sama dengan yang kami jelaskan dalam di mana perusahaan kontraktor dan pemeliharaan kehilangan labanya: kebocoran tidak datang dari satu kesalahan besar, tetapi dari celah-celah kecil di antara langkah-langkah yang dimiliki orang yang berbeda. Kontrol yang bergantung pada seseorang yang ingat untuk menerbitkan pesanan pembelian, menghitung kiriman, atau memeriksa bahwa faktur belum dibayar akan gagal di bawah tekanan harian, sedisiplin apa pun orang itu. Solusinya bukan meminta orang lebih teliti. Solusinya adalah menjadikan setiap dokumen sebagai syarat langkah berikutnya: tidak ada pesanan pembelian tanpa permintaan yang disetujui, dan tidak ada pembayaran tanpa penerimaan yang cocok dengan faktur.

Kerugian yang Anda tanggung tanpa disadari

Biaya siklus yang rusak tidak pernah muncul sebagai baris tersendiri dalam laporan laba rugi, sehingga terlihat gratis. Biaya itu dibayar di lima tempat:

  • Harga di atas yang disepakati. Selisihnya kecil pada setiap faktur, tetapi berulang, dan tidak ada yang menangkapnya karena perbandingan membutuhkan dokumen yang tidak ada saat faktur diperiksa.
  • Membayar barang yang tidak pernah tiba. Kuantitas yang kurang dibayar penuh, jasa yang belum selesai dibayar seolah-olah sudah selesai, dan menagih kembali selisihnya belakangan membutuhkan bukti yang tidak Anda miliki.
  • Pembayaran ganda. Uangnya sudah keluar, dan mendapatkannya kembali bergantung pertama-tama pada ada yang menyadarinya, lalu pada kerja sama pemasok dan waktu orang yang mengurusnya.
  • PPN masukan yang berisiko. Faktur yang tidak lengkap dapat melemahkan hak Anda untuk mengkreditkan PPN-nya, dan faktur serta catatan wajib disimpan sekurang-kurangnya enam tahun sejak akhir masa pajak yang bersangkutan. Faktur yang hanya ada di ponsel seorang karyawan mungkin tidak ada saat Anda membutuhkannya.
  • Tutup buku bulanan yang lebih lama dan pemasok yang dibiarkan menunggu. Bagian keuangan menghabiskan hari-hari tutup buku untuk mengejar dokumen, faktur yang benar menunggu karena tidak ada yang mengonfirmasi penerimaan, dan pembayaran kepada pemasok yang mengirim tepat waktu tertunda, yang merenggangkan hubungan.

Pandangan Origami

Pengadaan melintasi setiap sektor tempat kami bekerja, dari kontraktor dan pemeliharaan hingga industri dan gudang, sampai properti dan hotel. Setiap kali kami berangkat dari satu pertanyaan: dapatkah Anda menghubungkan sebuah faktur, dari satu tempat, ke permintaan, persetujuan, pesanan, dan penerimaannya? Sebelum menggambar satu layar pun, kami memetakan siklus sebagaimana yang benar-benar berjalan di perusahaan: siapa yang meminta, siapa yang menyetujui, di mana barang diterima, dan siapa yang memasukkan faktur.

Kemudian kami membangun alur kerja pengadaan di sekitar siklus itu: permintaan yang membawa nomor yang diikuti setiap dokumen berikutnya, persetujuan yang ditegakkan sistem sesuai ambang batas yang ditetapkan pemilik, penerimaan yang dicatat di tempat terjadinya, dan kotak masuk faktur pemasok yang mencocokkan setiap faktur dengan pesanan dan penerimaannya sebelum sampai ke pembayaran. Semuanya terhubung ke sistem akuntansi dan e-faktur Anda, bukan menggantikannya. Itulah yang kami maksud dengan membangun sistem khusus sebagai bagian dari layanan kami.

Latihan untuk minggu ini: telusuri sepuluh faktur terakhir Anda

Sebelum sistem atau alat apa pun, Anda membutuhkan angka yang menunjukkan besarnya masalah. Seorang manajer operasional atau keuangan dapat melakukannya dalam seminggu tanpa alat baru:

  • Ambil sepuluh faktur pemasok terakhir yang sudah dibayar, dan campur sebanyak mungkin: material, jasa, dan pembelian mendesak jika ada.
  • Untuk setiap faktur, cari empat dokumen: permintaan pembelian, persetujuannya, pesanan pembelian, dan catatan penerimaan atau bukti bahwa jasa telah diberikan.
  • Catat di mana Anda menemukan setiap dokumen: di sistem, di email, di WhatsApp, di kertas, atau di ingatan seseorang yang harus Anda tanyai.
  • Bandingkan harga dan kuantitas pada faktur dengan pesanan pembelian dan catatan penerimaan, dan catat setiap selisih, sekecil apa pun.
  • Hitung berapa faktur yang keempat dokumennya ada di satu tempat tanpa harus bertanya kepada siapa pun.

Hitungan dari sepuluh itu adalah titik awal yang menjadi tolok ukur setiap perbaikan berikutnya. Yang lebih berguna lagi adalah catatan Anda tentang di mana setiap dokumen ditemukan, karena catatan itu memberi tahu stasiun mana yang paling sering putus di perusahaan Anda. Biasanya Anda akan menemukan bahwa sebagian besar celah ada di satu atau dua stasiun, dan di situlah Anda mulai.

Di bagian-bagian berikutnya

Siklusnya sudah dipetakan dan titik-titik putusnya sudah disebut; yang tersisa adalah memperbaikinya satu stasiun demi satu stasiun. Bagian berikutnya dimulai dengan dokumen pertama: permintaan pembelian dan matriks persetujuan, siapa menyetujui apa berdasarkan nilai dan jenis pembelian, dan bagaimana sistem menutup jalan pintas di sekitarnya. Kemudian kami beralih ke mengubah penawaran harga menjadi pesanan pembelian yang mengikat, lalu ke penerimaan dan pencocokan tiga arah, lalu ke apa yang Anda periksa pada faktur pemasok sebelum mengkreditkan PPN-nya, lalu ke penjadwalan pembayaran dan rekonsiliasi laporan rekening pemasok, dan kami menutup seri ini dengan gambaran lengkap pengeluaran Anda serta rencana sembilan puluh hari yang menata semuanya.

Sumber