Di bagian keenam, alurnya selesai: pembayaran mendapat jadwal yang disetujui sekali, perubahan rekening bank pemasok mendapat dua langkah dan sebuah log, dan laporan rekening setiap pemasok mendapat rekonsiliasi bulanan yang menjelaskan setiap selisih. Dengan itu, setiap riyal yang mengalir ke pemasok memiliki jejak lengkap yang dapat ditelusuri dari akhir hingga awal: permintaan yang disetujui, pesanan pembelian, penerimaan yang terdokumentasi, faktur yang sudah dicocokkan, dan pembayaran yang terjadwal.

Pertanyaan yang tetap belum terjawab: berapa yang kita belanjakan?

Masih ada satu pertanyaan, yang diajukan pemilik atau manajer keuangan dan, di sebagian besar perusahaan, tidak bisa dijawab dengan cepat: berapa yang kita belanjakan, untuk apa, kepada siapa, dan berapa yang sudah kita janjikan tetapi barangnya belum datang? Bagian terakhir ini membahas cara mengubah rantai yang sudah kita bangun menjadi satu tampilan pengeluaran, lalu rencana sembilan puluh hari untuk menerapkan setiap bagian seri ini, dengan urutan yang tidak pernah menghentikan pembelian walau sehari pun.

Visibilitas pengeluaran: tampilan langsung, bukan proyek bulanan

Di sebagian besar perusahaan, mengetahui berapa yang dibelanjakan adalah proyek yang berulang. Pemilik meminta gambaran pengadaan, lalu akuntan mengumpulkan faktur dari email, pembayaran dari rekening koran, dan pesanan pembelian dari berkas yang disimpan petugas pengadaan, kemudian menghabiskan berhari-hari menyeragamkan nama pemasok dan mengklasifikasikan faktur secara manual. Spreadsheet adalah alat yang baik untuk pekerjaan itu, tetapi laporannya datang setelah bulan yang dijelaskannya berlalu, dan upaya yang sama dimulai lagi pada bulan berikutnya.

Ketika setiap pembelian melewati stasiun-stasiun yang kita bangun, setiap dokumen sejak lahir membawa data yang dibutuhkan laporan: nomor permintaan yang menghubungkannya dengan semua yang ada sebelum dan sesudahnya, identitas tunggal pemasok, proyek, lokasi atau properti tempat biaya dibebankan, dan kategori pembelian. Tidak ada yang perlu mengumpulkan apa pun di akhir bulan, karena klasifikasi terjadi pada saat permintaan, bukan setelah faktur. Visibilitas pengeluaran pun bukan lagi laporan yang dibuat seseorang, melainkan tampilan yang Anda buka, menampilkan data per saat ini, dan dapat Anda putar menurut empat sumbu:

  • Menurut pemasok: berapa yang kita beli dari setiap pemasok, berapa yang masih terbuka dengannya pada pesanan yang belum selesai, dan berapa banyak fakturnya yang ditahan karena selisih, serta alasannya.
  • Menurut kategori: bahan bangunan, suku cadang, bahan baku, jasa pemeliharaan, barang habis pakai, atau pembagian apa pun yang sesuai untuk perusahaan Anda. Yang penting, kategori adalah daftar pendek yang disetujui pemilik dan dipilih oleh pemohon, bukan teks bebas yang ditulis setiap karyawan dengan caranya sendiri.
  • Menurut proyek, lokasi atau properti: apa yang dibebankan ke setiap proyek konstruksi, lini produksi, menara hunian, atau hotel. Inilah kolom yang sudah kita jadikan syarat permintaan pembelian sejak bagian kedua.
  • Menurut tahap: apa yang sudah kita komitmenkan, apa yang sudah ditagih, dan apa yang sudah dibayar. Sumbu ini paling penting, jadi kita bahas berikutnya.

Tiga angka sebelum komitmen baru apa pun

Sebagian besar laporan pengadaan dimulai dari faktur, karena faktur adalah dokumen yang sampai ke bagian akuntansi. Tetapi faktur datang terlambat: uang sudah dijanjikan pada hari pesanan pembelian dikirim, bukan pada hari faktur tiba. Karena itu pemilik membutuhkan tiga angka berdampingan, untuk setiap proyek, lokasi atau properti, dan untuk setiap pemasok:

  • Terkomitmen: saldo pesanan pembelian terbuka yang belum ditagih. Material yang dipesan tetapi belum dikirim, sudah dikirim tetapi belum ditagih, atau pekerjaan yang diberikan kepada subkontraktor yang tagihan progresnya belum masuk.
  • Ditagih: faktur yang sudah diterima dan dicocokkan tetapi belum dibayar, masing-masing dengan tanggal jatuh tempo yang dihitung dari syarat pembayaran pada catatan pemasok.
  • Dibayar: yang benar-benar sudah keluar, dalam proses pembayaran terjadwal atau sebagai pembayaran mendesak yang tercatat.

Membandingkan ketiganya adalah angka yang dibutuhkan pemilik sebelum menandatangani komitmen berikutnya. Dalam pengendalian biaya dan tagihan progres kita membandingkan biaya aktual setiap proyek dengan harga dalam daftar kuantitas, dan di bagian ketiga kita menambahkan lapisan pesanan terbuka. Di sini gambarannya lengkap: proyek yang fakturnya tampak longgar terhadap anggaran mungkin sudah mengomitmenkan hampir seluruh anggarannya dalam pesanan terbuka. Angka yang ditagih, beserta tanggal jatuh temponya, memberi tahu manajer keuangan berapa kas yang keluar dalam beberapa minggu ke depan, dan angka terkomitmen memberi tahu apa yang datang setelah itu.

Agar angka terkomitmen jujur, diperlukan satu disiplin: pesanan yang sisa saldonya tidak lagi ditunggu siapa pun ditutup dengan alasan tertulis, seperti yang kita katakan di bagian ketiga. Saldo terbuka yang terlupakan menggelembungkan komitmen di layar, dan pemilik menunda keputusan yang tepat karena mengira uangnya sudah terpakai.

Pertanyaan yang dijawab tampilan dalam satu menit

Di sebagian besar perusahaan, pertanyaan-pertanyaan ini bisa dijawab dari spreadsheet, tetapi hanya setelah berhari-hari mengumpulkan data, dan sering kali setelah keputusan yang membutuhkan jawabannya sudah lewat. Ketika pengadaan berjalan melalui rantai, tampilan menjawabnya dalam satu menit:

  • Siapa sebenarnya pemasok terbesar kita setelah nama-nama ganda digabungkan? Di bagian ketiga kita menempatkan setiap catatan pemasok pada nomor nasional terpadu dan menggabungkan duplikatnya. Baru saat itu peringkat sebenarnya muncul: pemasok yang belanjanya terpecah ke tiga nama bisa jadi adalah pemasok terbesar Anda. Itu penting di meja negosiasi, dan lebih penting lagi ketika Anda menyadari bahwa jika pemasok ini tersandung, lebih dari satu lokasi bisa berhenti.
  • Berapa yang sudah kita komitmenkan tetapi belum ditagih? Untuk setiap proyek, lokasi, dan properti, serta untuk setiap pemasok, tanpa ada yang perlu menelepon petugas pengadaan untuk menanyakan pesanan mana saja yang sudah keluar.
  • Kategori apa yang dibeli di luar pesanan pembelian? Faktur yang datang tanpa pesanan pembelian muncul di kotak masuk faktur beserta kategori dan departemennya. Jika itu terus terjadi di satu kategori, biasanya bukan berarti seseorang melewati proses. Artinya proses tidak cocok untuk kategori tersebut: barang habis pakai yang dibeli setiap minggu membutuhkan perjanjian harga dengan pesanan berturut-turut yang diterbitkan di bawahnya, bukan satu putaran penawaran lengkap setiap kali.
  • Di mana pembelian mendesak paling sering terjadi? Porsi permintaan yang melalui jalur mendesak di setiap lokasi atau departemen. Seperti yang kita katakan di bagian kedua, ini menunjuk pada perencanaan atau persetujuan yang lambat, bukan pada kesalahan seseorang.
  • Faktur pemasok mana yang paling sering ditahan, dan mengapa? Selisih jumlah dan harga yang dihentikan oleh pencocokan tiga arah di bagian keempat, dikelompokkan menurut pemasok dan alasan. Pemasok yang selisihnya terus berulang perlu diajak bicara. Selisih yang berulang pada semua pemasok di satu lokasi menuntut pemeriksaan proses penerimaan di sana.
  • Bagaimana harga barang yang sama bergerak? Harga satuan pada pesanan pembelian berturut-turut untuk barang yang sama, dari pemasok yang sama dan dari pemasok lain. Ini hanya mungkin jika barang tersebut memiliki satu kode, aturan yang sama yang kita terapkan pada pemasok.

Di mana AI berperan

Setelah rantai berjalan, AI punya pekerjaan nyata dalam pengadaan: membaca faktur pemasok yang datang sebagai foto atau halaman pindaian dan mengubahnya menjadi data alih-alih mengetik ulang, menandai harga satuan yang tidak biasa untuk barang tersebut, atau faktur yang mirip dengan faktur yang sudah tercatat atas nama pemasok yang serupa, lalu peramalan permintaan yang kita bahas dalam AI dalam pengadaan dan persediaan.

Namun hasil itu datang setelah rantai, bukan sebelumnya. Menandai harga yang tidak biasa memerlukan harga yang biasa sebagai pembanding, artinya pesanan pembelian yang tercatat pada satu kode barang. Mendeteksi faktur ganda memerlukan setiap pemasok memiliki satu catatan. AI yang berjalan di atas satu pemasok dengan tiga nama dan faktur tanpa pesanan pembelian sedang membandingkan data berderau dengan data berderau. Dan peringatan tetaplah peringatan: ia meneruskan kasus ke penanggung jawabnya, dan manusialah yang mengambil keputusan.

Pandangan Origami

Ketika kami membangun siklus pengadaan untuk sebuah perusahaan, kami membangun visibilitas pengeluaran di akhir, bukan di awal. Tampilan membaca apa yang dihasilkan stasiun-stasiun sebelumnya, dan dasbor yang dibangun sebelum catatan tertata akan menampilkan angka yang rapi tetapi salah, sehingga pemilik kehilangan kepercayaan dan kembali meminta laporan manual. Karena itu kami mulai dari daftar pemasok, kategori pembelian, dan kolom proyek pada permintaan, lalu membangun setiap stasiun di atas stasiun sebelumnya.

Kami membangun seluruh siklus berdasarkan cara perusahaan benar-benar membeli: siapa yang mengajukan permintaan dari lapangan, siapa yang menyetujui dari ponsel, dan bagaimana faktur pemasok datang. Siklus ini terhubung ke sistem akuntansi yang sudah dipakai perusahaan dan ke faktur elektronik, bukan menggantikannya. Ini bagian dari sistem khusus yang kami bangun, yang dijelaskan di layanan kami.

Rencana sembilan puluh hari dengan urutan yang tidak pernah menghentikan pembelian

Kesalahan umum adalah mencoba mengaktifkan seluruh siklus dalam satu hari. Urutan yang melindungi pembelian sehari-hari adalah yang kita uraikan dalam apa yang dipindahkan lebih dulu: data induk lebih dulu, lalu transaksi. Setiap tahap juga dapat dimulai di satu lokasi atau departemen sebelum diperluas ke seluruh perusahaan.

  • Bulan pertama: daftar pemasok, matriks persetujuan, dan permintaan pembelian. Daftar pemasok dibersihkan dan didasarkan pada nomor nasional terpadu, catatan ganda digabungkan, dan setiap pemasok mendapatkan nomor PPN-nya setelah dua pemeriksaan resmi dari bagian ketiga, syarat pembayarannya, dan IBAN-nya dari surat resmi. Pemilik menetapkan batas matriks persetujuan, daftar kategori pembelian, dan syarat jalur mendesak. Kemudian permintaan pembelian mulai diajukan dari ponsel, dengan persetujuan langsung pada permintaan itu sendiri. Pesanan, penerimaan, dan pembayaran berjalan seperti biasa bulan ini, sehingga tidak ada yang berhenti.
  • Bulan kedua: pesanan pembelian dan penerimaan terdokumentasi. Pesanan pembelian diterbitkan dari permintaan yang disetujui sebelum pengiriman, penerimaan dicatat di gerbang atau di lokasi terhadap baris pesanan, dan berita acara penyelesaian disetujui untuk subkontraktor dan jasa. Langkah terpenting bulan ini adalah memasukkan pesanan terbuka yang diterbitkan sebelum sistem sebagai saldo awal; jika tidak, angka terkomitmen sudah kurang sejak hari pertama.
  • Bulan ketiga: kotak masuk faktur, pencocokan, proses pembayaran, rekonsiliasi laporan rekening, lalu dasbor pengeluaran. Satu alamat ditetapkan untuk faktur pemasok, pencocokan tiga arah dijalankan pada setiap faktur, proses pembayaran terjadwal dimulai, dan laporan rekening dari pemasok terbesar direkonsiliasi lebih dulu. Di akhir bulan, setelah setiap stasiun menghasilkan datanya, tampilan pengeluaran diaktifkan.

Setiap tahap memiliki akhir jalur lama yang diumumkan, ditetapkan oleh pemilik: sejak tanggal tertentu tidak ada pesanan yang diterbitkan kecuali dari permintaan yang disetujui, dan sejak tanggal lain tidak ada faktur yang dibayar sebelum dicocokkan, kecuali yang melalui jalur mendesak yang tercatat. Tanpa tanggal yang diumumkan, kedua jalur terus berjalan berdampingan, dan yang lebih mudah akan menang. Di akhir setiap bulan, tinjau tiga indikator yang Anda baca dari sistem itu sendiri: berapa banyak permintaan yang melalui sistem, berapa banyak faktur yang datang dengan pesanan pembelian, dan berapa banyak faktur yang ditahan serta alasannya. Arah angka-angka itu dari bulan ke bulan lebih jujur daripada target apa pun yang Anda tetapkan di awal.

Adapun apa yang sudah ada sebelum sistem, yaitu berkas, email, dan kertas, tidak ada yang dihapus setelah peralihan. Pasal 66(1) Peraturan Pelaksanaan PPN mewajibkan wajib pajak menyimpan faktur, catatan, dan dokumen akuntansi yang wajib dipeliharanya setidaknya selama enam tahun sejak akhir masa pajak yang bersangkutan, dengan jangka waktu lebih panjang untuk catatan aset modal yang ditetapkan dalam ayat yang sama. Jadi arsip lama tetap disimpan dan dapat diakses, sistem baru dimulai dari saldo awalnya, dan apa pun yang khusus untuk kasus perusahaan Anda adalah pertanyaan bagi akuntan atau konsultan pajak Anda.

Menutup seri

Selama tujuh bagian kita menelusuri siklus pengadaan stasiun demi stasiun: kita memetakan tujuh stasiun dan titik putus yang biasa terjadi, lalu permintaan pembelian dan matriks persetujuan, lalu catatan pemasok terverifikasi dan pesanan pembelian yang mengikat, lalu penerimaan terdokumentasi dan pencocokan tiga arah, lalu apa yang perlu diperiksa pada faktur pemasok sebelum mengkreditkan PPN-nya, lalu pembayaran terjadwal dan rekonsiliasi laporan rekening, dan akhirnya visibilitas pengeluaran serta rencana untuk menerapkan semuanya.

Hal yang patut diingat: mendigitalkan pengadaan bukanlah ketidakpercayaan kepada orang-orang yang membeli. Artinya setiap riyal yang mengalir ke pemasok memiliki jalur tertulis yang melindungi siapa pun yang meminta, menyetujui, menerima, dan membayar, serta memberi pemilik gambaran untuk mengambil keputusan sebelum berkomitmen, bukan setelah membayar. Awalnya adalah langkah kecil yang bisa Anda ambil minggu ini: mintalah daftar pesanan pembelian yang terbuka saat ini, dan tanyakan berapa banyak di antaranya yang benar-benar masih ditunggu seseorang.

Sumber