Di bagian ketiga, pembelian mendapatkan pemasok yang terverifikasi dan purchase order tertulis yang memuat barang, kuantitas, harga, dan syarat. Namun purchase order adalah janji antara dua pihak, dan pemasok bisa mengirim lebih sedikit dari yang tertulis, mengirim sesuatu yang hanya mirip dengan yang dipesan, atau menagih dengan harga yang bukan harga yang disepakati. Semua ini tidak terlihat di atas kertas. Ini terlihat di gerbang gudang, di lokasi proyek saat truk menurunkan muatan, atau di kamar hotel saat teknisi menyelesaikan pekerjaannya.

Tempat kertas bertemu kenyataan

Bagian ini membahas dua titik tempat kertas bertemu kenyataan: penerimaan, yang mencatat apa yang benar-benar tiba, dan three-way matching, yang membandingkan apa yang tiba dengan apa yang disepakati dan dengan apa yang diminta pemasok sebelum ada uang yang keluar. Di bagian pertama kami menjelaskan kebocoran yang biasa terjadi di sini: surat jalan yang ditandatangani tanpa dihitung, lalu faktur untuk kuantitas penuh. Di sinilah kita memperbaikinya.

Penerimaan: apa yang benar-benar tiba, bukan apa yang tertulis di surat jalan pemasok

Kiriman tiba bersama surat jalan dari pemasok yang menunjukkan apa yang dikirim. Surat jalan itu dokumen pemasok, bukan dokumen Anda. Dokumen Anda adalah catatan penerimaan yang Anda masukkan sendiri, terhadap purchase order dan baris-barisnya, dan memuat empat hal:

  • Kuantitas yang benar-benar dihitung, bukan kuantitas yang tertulis di surat jalan. Selisih di antara keduanya adalah hal pertama yang harus terlihat, dan harus terlihat selagi sopir masih di gerbang, bukan beberapa hari kemudian.
  • Kondisi: baik, rusak, kemasan tidak lengkap, atau mendekati kedaluwarsa jika bahannya memiliki masa simpan. Lampirkan foto bila perlu, karena foto yang diambil saat penerimaan lebih kuat daripada deskripsi apa pun yang ditulis belakangan.
  • Kuantitas yang ditolak dan alasannya: tidak sesuai spesifikasi, rusak, atau melebihi pesanan. Penolakan yang dicatat beserta alasannya adalah dasar bagi koreksi pemasok di kemudian hari; penolakan yang hanya diucapkan kepada sopir sudah hilang sebelum faktur tiba.
  • Siapa yang menerima, kapan, dan di mana: gudang utama, lokasi proyek tertentu, atau properti. Material yang diturunkan langsung di lokasi bangunan tidak pernah melewati gudang sama sekali, sehingga penerimaannya harus dicatat dari lokasi itu sendiri.

Dalam mengapa stok yang tercatat tidak pernah cocok dengan rak, celah pertama dalam selisih persediaan persis seperti ini: kiriman diletakkan di lantai, dan pencocokannya dengan purchase order ditunda sampai besok yang tak pernah datang. Perbaikannya di sini pun sama: penerimaan dicatat saat itu juga, dari ponsel pengawas lapangan atau perangkat petugas gudang, terhadap purchase order yang masih terbuka, bukan di lembar kertas yang diketik ke sistem belakangan. Dalam barcode dan pemindaian kami menunjukkan bagaimana petugas gudang memindai purchase order lalu setiap barang, sehingga selisih terlihat sebelum ada yang menandatangani penerimaan.

Satu praktik yang layak dicoba: penerima menghitung tanpa melihat kuantitas yang dipesan, dan mencatat apa yang ia hitung, bukan angka di surat jalan pemasok. Penerima yang melihat angka yang diharapkan cenderung, dengan niat baik, mengonfirmasinya, terutama di penghujung hari saat truk menunggu. Penerima yang tidak melihatnya hanya bisa menghitung. Sistem lalu membandingkan hasil hitungan dengan order dan menunjukkan selisihnya kepada orang yang menindaklanjutinya. Beberapa barang memerlukan satu langkah lagi sebelum diterima: besi beton yang sertifikat pabriknya harus diperiksa, atau bahan baku yang perlu pemeriksaan mutu sebelum masuk ke lini produksi. Barang-barang ini dicatat sebagai diterima dalam pemeriksaan, sehingga tidak dikeluarkan maupun dicocokkan sampai diterima atau ditolak.

Dan orang yang menerima bukanlah orang yang bersepakat dengan pemasok: bagian pengadaan bersepakat, gudang atau lokasi proyek menerima, dan bagian akuntansi membayar. Bukan karena ada yang dicurigai, melainkan karena masing-masing membuktikan bagian yang tidak bisa dibuktikan oleh yang lain.

Jasa dan subkontraktor: berita acara penyelesaian

Jasa tidak datang dengan truk, jadi tidak ada yang bisa dihitung di gerbang: perawatan lift di menara hunian, pekerjaan insulasi oleh subkontraktor di sebuah proyek, pompa yang diperbaiki di lini produksi. Di sini, penerimaannya adalah berita acara penyelesaian, tempat orang yang meminta pekerjaan itu menegaskan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai kesepakatan: apa yang selesai, kapan, dan apakah ada yang tersisa. Berita acara ini ditandatangani oleh orang yang meminta pekerjaan itu atau yang bertanggung jawab atas tempat pekerjaan dilakukan, bukan oleh bagian pengadaan yang menandatangani kontrak, karena orang yang meminta pekerjaan itulah yang tahu apakah pekerjaan benar-benar dilakukan.

Pekerjaan subkontrak yang berlangsung berminggu-minggu diterima secara bertahap: berapa banyak dari setiap item yang telah selesai sampai saat ini, seperti cara pekerjaan diukur dalam pengajuan termin pembayaran. Jadi pengajuan termin subkontraktor dicocokkan dengan catatan penerimaan atas kuantitas yang benar-benar selesai, yang tidak hanya didasarkan pada perkiraan subkontraktor, tetapi pada apa yang dikonfirmasi oleh peminta atau insinyur lapangan. Seperti halnya material, apa pun yang tidak diterima dicatat beserta alasannya: pekerjaan yang harus diulang, atau item yang belum selesai.

Three-way matching: tiga dokumen yang harus mengatakan hal yang sama

Saat faktur pemasok tiba, perusahaan memegang tiga dokumen tentang pembelian yang sama: purchase order menunjukkan apa yang kita sepakati, catatan penerimaan menunjukkan apa yang tiba, dan faktur menunjukkan apa yang diminta pemasok. Three-way matching berarti membandingkan ketiganya sebelum pembayaran, baris demi baris: barang yang sama, kuantitas yang ditagih yang, bersama apa pun yang sudah ditagih atas penerimaan yang sama, tidak lebih tinggi dari kuantitas yang diterima, dan harga satuan di faktur yang sama dengan harga pada versi purchase order terbaru yang telah disetujui. Jika ketiganya cocok, faktur bergerak ke pembayaran tanpa perlu ada yang bertanya. Jika tidak, faktur berhenti sampai selisihnya dijelaskan.

Kecocokannya tidak harus persis sampai ke huruf. Material yang diukur dengan berat atau meter kubik bisa tiba sedikit berbeda dari yang dipesan, dan pembulatan halala bisa menggeser total satu baris. Karena itu perusahaan menetapkan toleransi, dan pemiliklah yang menetapkannya, bukan sistem dan bukan orang yang memasukkan faktur; toleransi ini bisa berbeda dari satu jenis pembelian ke jenis lainnya. Yang penting, toleransi itu tertulis dan berlaku untuk semua orang, dan setiap selisih yang masuk dalam toleransi tetap dicatat, sekecil apa pun. Jika selisih kecil yang sama terus berulang dengan satu pemasok, itu menjadi pertanyaan yang layak diajukan.

Ada tiga situasi yang perlu dipahami oleh siapa pun yang merancang pencocokan:

  • Satu faktur untuk beberapa penerimaan. Peraturan Pelaksanaan PPN mengizinkan pemasok menerbitkan faktur pajak ringkasan yang mencakup beberapa penyerahan terpisah kepada satu pelanggan dalam periode tidak lebih dari satu bulan kalender (Pasal 53(4)). Pemasok yang mengirim ke lokasi proyek secara bertahap selama sebulan bisa mengirim satu faktur untuk pengiriman bulan itu, sehingga pencocokan bekerja pada baris dan kuantitas, bukan pada jumlah dokumen.
  • Faktur yang tiba berminggu-minggu kemudian. Seperti disebutkan di bagian pertama, untuk penyerahan antarbisnis, batas akhir penerbitan faktur pajak adalah tanggal 15 bulan berikutnya setelah bulan terjadinya penyerahan (Pasal 53(1)(b)). Jika penerimaan tidak dicatat pada hari terjadinya, faktur tiba dan tidak ada yang ingat apa yang masuk, dan pencocokan kembali menjadi serangkaian panggilan telepon.
  • Jasa berulang tanpa pengiriman fisik. Langganan perangkat lunak bulanan, atau sewa tetap untuk peralatan atau gudang. Tidak ada yang diterima setiap bulan, sehingga pencocokannya dua arah, antara purchase order atau kontrak dan faktur. Itu adalah keputusan yang dicatat pada order itu sendiri untuk jenis pembelian tersebut, bukan celah yang ditemukan seseorang belakangan: sistem tahu bahwa order ini dicocokkan dua arah, dan order lain tidak lolos tanpa penerimaan. Order juga memuat tanggal berakhir dan nama orang yang menegaskan pada setiap perpanjangan bahwa jasa itu masih dibutuhkan, agar faktur tidak terus lolos setelah jasanya berhenti.

Dalam suku cadang dan persediaan di berbagai lokasi dan mobil teknisi kami menyebut three-way matching dalam satu baris, sebagai langkah yang mencegah pembayaran untuk kuantitas yang tidak pernah tiba, dan pembayaran dua kali untuk penyerahan yang sama. Baris itu benar, tetapi nilai sebenarnya dari pencocokan tidak terlihat saat dokumen-dokumennya cocok. Nilainya terlihat saat dokumen-dokumen itu tidak cocok.

Saat tidak cocok: jalur untuk setiap pengecualian

Faktur yang tidak cocok menghadapi dua risiko yang berlawanan. Yang pertama, faktur itu dibayar tanpa ada yang keberatan, karena pemasok terus menelepon dan selisihnya terlihat kecil. Yang kedua, faktur itu berhenti dan tidak ada yang tahu bahwa ia berhenti, sehingga tertahan berminggu-minggu di laci atau kotak masuk, dan pemasok mengetahui penahanan itu lebih dulu daripada Anda saat menagih pembayaran. Perbaikannya adalah jalur yang jelas untuk setiap jenis selisih, nama orang yang memutuskan, dan keputusan beserta alasannya dicatat pada faktur itu sendiri. Empat selisih yang paling umum:

  • Pengiriman kurang. Faktur untuk kuantitas penuh dan penerimaan lebih sedikit. Apa yang tidak tiba tidak dibayar. Bagian pengadaan menindaklanjuti dengan pemasok untuk salah satu dari dua hasil: pemasok mengirim sisanya, yang diterima atas saldo terbuka purchase order, atau pemasok mengoreksi fakturnya dengan nota kredit untuk kuantitas yang tidak akan datang, lalu saldo terbuka pada order ditutup dengan alasan tertulis, seperti di bagian ketiga, sehingga tidak tersisa komitmen yang tidak ditunggu siapa pun.
  • Barang pengganti. Yang tiba merek lain, ukuran yang mirip, atau spesifikasi yang berbeda. Sistem tidak menerimanya terhadap baris purchase order, seperti dalam barcode dan pemindaian; penerima tidak memutuskan sendiri untuk menerimanya, dan barang itu tidak masuk stok seolah-olah itulah yang dipesan. Barang itu dicatat sebagai disimpan di luar stok sambil menunggu keputusan, dan orang yang bertanggung jawab atas persyaratan teknis di tim peminta yang memutuskan: jika ia menerimanya, purchase order direvisi dengan versi baru dan alasan, seperti dijelaskan di bagian ketiga; jika ia menolaknya, barang dikembalikan ke pemasok.
  • Harga di atas purchase order. Ini dikirim ke bagian pengadaan, bukan ke bagian akuntansi, karena bagian pengadaanlah yang menyepakati harga. Pemasok mengoreksi fakturnya dengan nota kredit yang merujuk pada faktur tersebut, atau ada alasan yang dapat diterima untuk kenaikan itu, dan dalam hal ini order direvisi dengan versi baru dan diajukan kembali untuk persetujuan jika melebihi yang telah disetujui, seperti di bagian kedua. Diam-diam mengubah purchase order agar sesuai dengan faktur, tanpa alasan yang dicatat dan tanpa persetujuan, justru itulah yang menghancurkan tujuan pencocokan.
  • Nomor faktur yang sudah tercatat. Peraturan mewajibkan faktur pajak memuat nomor urut yang mengidentifikasi dan membedakannya (Pasal 53(5)(b)). Jadi nomor yang sama dari pemasok yang sama biasanya berarti faktur yang sama: salinan yang datang lewat email lalu lewat WhatsApp, seperti dijelaskan di bagian pertama. Sistem menghentikannya saat dimasukkan dan menampilkan faktur yang sudah tercatat di sebelahnya, dan orang yang menindaklanjutinya menutupnya sebagai duplikat dengan alasan tertulis. Jika ternyata itu memang faktur yang berbeda, misalnya karena pemasok memberi nomor faktur setiap cabang dalam urutan terpisah, yang diizinkan oleh pedoman rinci faktur elektronik dari Otoritas Zakat, Pajak, dan Bea Cukai (ZATCA), faktur itu berlanjut ke pencocokan. Dan pemeriksaan ini hanya berfungsi jika setiap pemasok memiliki satu catatan dengan pengenal yang tidak bisa terulang, seperti dijelaskan di bagian ketiga. Faktur kedua untuk pengiriman yang sama dengan nomor berbeda dihentikan bukan oleh pemeriksaan nomor, melainkan oleh pencocokan itu sendiri, karena faktur pertama sudah menghabiskan kuantitas penerimaan.

Saat faktur perlu dikoreksi, baik kuantitas, harga, maupun data salah satu pihak, jalurnya adalah dokumen baru, bukan mengubah dokumen lama: nota kredit atau nota debit yang diterbitkan pemasok dan dengan jelas merujuk pada faktur atau faktur-faktur yang terkait (Pasal 54). Pedoman rinci faktur elektronik ZATCA menyatakan bahwa faktur elektronik tidak diubah atau dihapus setelah diterbitkan, dan pembatalannya hanya dilakukan melalui nota kredit yang terkait dengannya dan faktur baru. Jadi jangan meminta pemasok mengirim salinan yang diubah dari faktur yang sama; mintalah nota yang terkait dengannya, dan simpan keduanya bersama. Kami membahas nota-nota ini dari sisi pembeli di bagian kelima; bawa setiap pertanyaan tentang dampaknya terhadap PPN masukan Anda kepada konsultan pajak Anda.

Terakhir, siapa yang bisa meloloskan faktur meski ada selisih? Bukan orang yang memasukkan faktur, dan bukan orang yang membayarnya. Itu adalah peran yang ditetapkan pemilik dalam matriks persetujuan; pelolosan dicatat atas nama orang yang meloloskannya, beserta alasannya, dan muncul dalam daftar yang dilihat pemilik. Setiap pengecualian juga mendapat tenggat yang ditetapkan pemilik, dan jika tenggat itu lewat tanpa keputusan, pengecualian dieskalasi ke tingkat berikutnya, sama seperti permintaan pembelian yang macet. Saat faktur ditahan, pemasok mendengar alasannya pada hari yang sama dari bagian pengadaan, bukan berminggu-minggu kemudian dari bagian akuntansi saat menanyakan pembayarannya. Pencocokan tidak hanya melindungi uang; pencocokan juga melindungi hubungan Anda dengan pemasok andal yang pembayarannya terlambat hanya karena tidak ada yang mengonfirmasi penerimaan barang yang telah dikirimnya.

Pandangan Origami

Saat kami membangun tahap ini untuk sebuah perusahaan, kami mulai dari tempat-tempat di mana barang dan jasa benar-benar tiba: gerbang gudang, setiap lokasi proyek, properti atau hotel tempat teknisi bekerja. Di setiap tempat kami bertanya siapa yang menandatangani saat ini, apa yang terjadi pada kertas setelah ditandatangani, dan berapa hari berlalu sebelum kertas itu sampai ke bagian akuntansi. Penerimaan yang tidak bisa dicatat di tempat, saat itu juga, akan kembali menjadi selembar kertas di saku seseorang, apa pun sistem di belakangnya.

Lalu kami membangun penerimaan dari ponsel, terhadap purchase order yang masih terbuka, dengan foto surat jalan pemasok dan kondisi barang, berita acara penyelesaian yang ditandatangani oleh orang yang meminta pekerjaan, pencocokan yang berjalan sendiri saat faktur dimasukkan, dan daftar pengecualian di mana setiap item memiliki nama pengambil keputusan, tenggat, dan alasan yang dicatat, semuanya terhubung dengan sistem akuntansi yang dijalankan perusahaan. Ini adalah bagian dari sistem khusus yang kami bangun, yang dijelaskan dalam layanan kami.

Latihan untuk minggu ini: seminggu di gerbang dan sebulan faktur

Latihan ini tidak membutuhkan alat baru, dan manajer operasional dapat menjalankannya bersama manajer keuangan:

  • Pilih satu titik penerimaan selama satu minggu: gudang utama, lokasi proyek tersibuk Anda, atau satu hotel. Minta agar setiap pengiriman dihitung, dan kuantitas hasil hitungan ditulis di sebelah kuantitas di surat jalan pemasok.
  • Tanyakan kepada orang yang menandatangani penerimaan: apakah mereka benar-benar menghitung, atau menyalin kuantitas dari surat jalan? Siapa yang menerima jasa, dan siapa yang menegaskan bahwa pekerjaan subkontraktor sudah selesai? Anda tidak sedang mencari orang yang bersalah, tetapi langkah yang tidak menjadi tanggung jawab siapa pun.
  • Ambil faktur pemasok yang Anda bayar bulan lalu, cari catatan penerimaan atau berita acara penyelesaian untuk masing-masing, dan hitung berapa banyak yang dibayar tanpa penerimaan yang terdokumentasi.
  • Kelompokkan setiap selisih yang Anda temukan ke dalam empat kategori: pengiriman kurang, barang pengganti, harga lebih tinggi, atau faktur ganda. Di sebelah masing-masing, tulis siapa yang memutuskan dan di mana keputusan itu dicatat.
  • Kembali ke sepuluh faktur dari latihan bagian pertama, dan ambil selisih harga dan kuantitas yang Anda catat saat itu: masukkan masing-masing ke salah satu dari empat kategori, dan periksa apakah ada keputusan yang dicatat atas nama seseorang, atau faktur itu dibayar begitu saja apa adanya.

Jumlah faktur yang dibayar tanpa penerimaan yang terdokumentasi adalah angka paling jelas yang dihasilkan latihan ini, dan kategori yang paling sering berulang adalah yang pertama membutuhkan jalur tertulis. Jika Anda mendapati penerimaan dicatat tetapi terlambat, alasannya biasanya karena mencatatnya lebih lambat daripada pekerjaan di tempat, dan perbaikannya adalah pencatatan yang lebih mudah di tempat yang sama, bukan satu tanda tangan lagi.

Di bagian berikutnya

Setiap faktur kini memiliki penerimaan sebagai pembanding dan purchase order sebagai tolok ukur. Bagian berikutnya berhenti pada faktur itu sendiri, dari sisi pembeli, dan apa yang perlu diperiksa di dalamnya sebelum Anda mengklaim PPN masukannya: data yang wajib dimuat faktur pajak, apa yang berubah saat pemasok berada di fase integrasi faktur elektronik, mengapa faktur kertas yang dipindai tidak dihitung sebagai faktur elektronik yang patuh, dan bagaimana kesalahan dikoreksi dengan nota kredit atau nota debit.

Sumber