Tiga bagian pertama telah membangun fondasinya. Kita melihat mengapa saldo yang tercatat tidak pernah cocok dengan rak, lalu menutup kesenjangan itu dengan mencatat setiap pergerakan saat terjadi melalui pemindaian, kemudian mengaitkan konsumsi dengan perintah produksi yang memiliki biaya aktual. Hasilnya bukan laporan yang lebih cantik. Hasilnya jauh lebih praktis: kini Anda memiliki riwayat konsumsi yang dapat dipercaya untuk setiap barang.

Riwayat itulah yang mengubah dua keputusan tersulit di gudang dari tebakan menjadi aritmetika. Kapan saya memesan? Dan berapa banyak? Saat ini, di sebagian besar pabrik, kedua pertanyaan itu dijawab dengan satu kalimat: ketika petugas gudang mengatakan sebuah barang hampir habis. Kalimat itu merugikan Anda dari dua sisi sekaligus, karena menimbulkan kehabisan stok pada barang kritis dan stok mati pada barang lain secara bersamaan.

Mengapa memesan berdasarkan naluri gagal secara khusus

Memesan berdasarkan naluri bukanlah tindakan acak. Ia bersandar pada pengalaman nyata. Masalahnya, ia bergantung pada satu orang, memperlakukan semua barang secara sama, dan tidak punya cara untuk menangani variasi. Karena itu, ia muncul dalam tiga bentuk yang berulang:

  • Memesan terlalu lambat: seseorang baru menyadari barang itu ketika hampir habis, sehingga setiap pembelian menjadi keadaan darurat: harga lebih tinggi, pengiriman lebih cepat dan lebih mahal, dan terkadang pemasok alternatif dengan kualitas berbeda.
  • Memesan terlalu banyak: barang dibeli dalam jumlah besar untuk berjaga-jaga dari kehabisan stok atau untuk mengejar diskon volume, dan modal berubah menjadi barang yang tertidur di rak, menempati ruang yang benar-benar dibutuhkan barang lain.
  • Memperlakukan semua barang secara sama: barang yang dapat menghentikan lini produksi dikelola persis sama dengan barang yang bisa Anda beli secara lokal dalam satu jam. Perhatian dibagi rata, sementara akibatnya tidak.

Alternatifnya bukan sistem yang memesan atas nama Anda. Alternatifnya adalah tiga angka per barang yang Anda hitung sekali dan tinjau secara terjadwal.

Angka pertama: konsumsi rata-rata

Berapa unit barang ini yang Anda konsumsi per hari atau per minggu? Angka ini tidak berasal dari ingatan. Angka ini berasal dari riwayat pengeluaran barang yang Anda bangun di bagian kedua. Ada dua hal yang penting di sini.

Pertama, pilih periode yang mewakili kenyataan Anda. Rata-rata yang dihitung dari satu bulan saja yang mencakup penghentian terencana atau musim puncak akan memberi Anda angka yang menyesatkan. Kedua, perhatikan trennya, bukan hanya rata-ratanya. Barang yang rata-ratanya stabil selama setahun berbeda kasusnya dengan barang yang konsumsinya naik setiap bulan karena sebuah produk semakin laris. Rata-rata memberi tahu posisi Anda; tren memberi tahu kapan angka itu perlu ditinjau.

Angka kedua: waktu tunggu dan variasinya

Waktu tunggu adalah waktu yang berlalu antara penerbitan pesanan pembelian dan barang tersedia di rak, siap dikeluarkan. Di sinilah kesalahan paling mahal terjadi: pemilik pabrik menghitung waktu tunggu hanya dari janji pemasok, padahal kenyataannya juga mencakup persetujuan internal atas permintaan, pengiriman, pengurusan bea cukai untuk barang impor, serta pemeriksaan dan penerimaan di gudang.

Yang lebih penting daripada waktu tunggu rata-rata adalah variasinya. Pemasok yang selalu mengirim dalam dua minggu jauh lebih baik daripada pemasok yang kadang mengirim dalam satu minggu dan kadang dalam lima, meskipun rata-ratanya sama persis. Karena itu, sistem harus mencatat tanggal setiap pesanan pembelian dan tanggal barang benar-benar diterima. Catatan itulah yang memberi Anda waktu tunggu riil setiap pemasok, bukan yang tercantum dalam penawarannya.

Angka ketiga: titik pemesanan ulang dan stok pengaman

Titik pemesanan ulang adalah saldo ketika pesanan pembelian harus segera diterbitkan. Dalam bahasa sederhana: apa yang Anda konsumsi selama waktu tunggu, ditambah stok pengaman yang melindungi Anda dari kejutan.

Bagian pertama cukup sederhana. Jika Anda mengonsumsi sepuluh unit per hari dan waktu tunggu riilnya empat belas hari, Anda memerlukan seratus empat puluh unit untuk menutupi masa tunggu. Namun angka itu mengasumsikan semuanya berjalan sesuai rencana, dan asumsi itu tidak berlaku. Stok pengaman ditambahkan untuk menutupi dua kemungkinan: konsumsi yang melebihi rata-rata, atau pemasok yang datang lebih lambat dari yang dijanjikan.

Stok pengaman bukan satu angka tetap yang diterapkan ke semua barang. Ia bertambah seiring konsumsi yang makin bervariasi, waktu tunggu yang makin sulit diprediksi, dan akibat kehabisan stok yang makin berat. Barang yang dikonsumsi secara stabil dari pemasok yang andal memerlukan penyangga kecil; barang impor dengan waktu tunggu yang tidak menentu dan ketiadaannya menghentikan lini layak mendapat penyangga yang jauh lebih besar.

Contoh perhitungan dengan angka ilustratif saja: sebuah barang dikonsumsi sepuluh unit per hari, waktu tunggu riilnya empat belas hari, dan catatan menunjukkan keterlambatan dapat mencapai empat hari tambahan. Cakupan waktu tunggu adalah seratus empat puluh unit, stok pengaman untuk kemungkinan keterlambatan adalah empat puluh unit, sehingga titik pemesanan ulangnya adalah seratus delapan puluh unit. Artinya dalam praktik: begitu saldo menyentuh seratus delapan puluh, pesanan pembelian diterbitkan tanpa memedulikan pendapat siapa pun. Angka-angka ini adalah ilustrasi, bukan rekomendasi. Setiap barang dihitung dari data Anda sendiri.

Tidak semua barang layak mendapat perhatian yang sama

Gudang yang menyimpan seribu barang tidak dapat dikelola dengan meninjau masing-masing secara sama cermatnya. Pemeringkatan berdasarkan kepentingan menyelesaikan hal ini: urutkan barang Anda berdasarkan nilai konsumsi tahunan dan Anda akan menemukan pola yang sudah dikenal yang berlaku di sebagian besar gudang, yaitu sebagian kecil barang menyumbang sebagian besar nilai konsumsi.

  • Kelompok atas: sejumlah kecil barang bernilai tinggi. Tinjau secara rutin, hitung lebih sering, dan hitung titik pemesanan ulangnya dengan cermat.
  • Kelompok tengah: barang bernilai sedang. Peninjauan lebih jarang dan aturan lebih sederhana.
  • Kelompok bawah: sejumlah besar barang bernilai rendah. Jangan habiskan waktu manajemen untuknya, dan simpan dengan penyangga yang longgar, karena biaya menyimpannya lebih rendah daripada biaya memikirkannya.

Lalu tambahkan dimensi kedua di atas nilai: tingkat kekritisan. Barang murah yang ketiadaannya menghentikan lini bukanlah barang kelompok bawah, berapa pun harganya, dan harus diatur dengan aturan kelompok atas.

Sisi lainnya: stok mati

Setiap pembicaraan tentang menghindari kehabisan stok harus diimbangi dengan pembicaraan tentang stok mati, kalau tidak Anda akan berakhir dengan gudang penuh tempat tidak ada yang habis dan tidak ada pula yang bergerak. Stok mati adalah barang yang lama tidak bergerak dibandingkan sifatnya, dan itu bukan sekadar ruang yang terpakai. Itu adalah modal yang terjebak ditambah risiko usang atau kedaluwarsa.

Langkah pertama adalah laporan yang menampilkan tanggal pergerakan terakhir dan nilai saldo saat ini untuk setiap barang, dan itu adalah laporan yang tidak dapat Anda hasilkan dengan yakin sebelum disiplin pergerakan dari bagian-bagian sebelumnya diterapkan. Setelah itu Anda bertindak secara berurutan: tinjau mengapa barang itu macet, karena mungkin barang itu milik produk yang sudah dihentikan; cari penggunaan alternatif di dalam pabrik; negosiasikan pengembalian atau penukaran dengan pemasok jika hubungan memungkinkan; pertimbangkan penjualan dengan diskon; dan terakhir ambil keputusan terdokumentasi untuk menghapusbukukan atau memusnahkannya. Yang paling penting adalah keputusan diambil, karena stok mati tidak akan selesai dengan sendirinya seiring waktu. Ia justru memburuk.

Lalu tutup siklusnya agar masalah tidak terulang: setiap barang yang masuk daftar stok mati harus ditinjau titik pemesanan ulang dan jumlah pesanannya, karena keberadaannya di sana biasanya akibat aturan pemesanan yang salah, bukan nasib buruk.

Pandangan Origami

Di sektor industri dan pergudangan, kami berulang kali melihat perusahaan membeli sistem yang memiliki kolom untuk titik pemesanan ulang dan stok pengaman, lalu membiarkan kolom itu kosong atau mengisinya dengan perkiraan yang dimasukkan sekali saat go-live dan tidak pernah ditinjau lagi. Hasilnya adalah sistem yang menghasilkan peringatan yang tidak dipercaya siapa pun, sehingga keputusan kembali ke naluri yang sama seperti sebelum ada sistem.

Urutan yang kami rekomendasikan: jangan hitung angka-angka ini sebelum Anda memiliki tiga hingga enam bulan pergerakan yang tercatat secara akurat; mulailah hanya dengan kelompok atas dan barang-barang kritis, bukan seluruh gudang; dan jadikan peninjauan angka sebagai tugas berulang yang memiliki penanggung jawab dan tanggal, bukan peristiwa yang terjadi sekali selama implementasi. Aturan yang berfungsi adalah aturan yang ditinjau. Selebihnya hanyalah angka di sebuah kolom.

Di bagian berikutnya

Kita beralih dari kuantitas ke identitas. Bagaimana Anda tahu dari pemasok mana sebuah bahan berasal, ke pelanggan mana sebuah produk dikirim, dan nomor lot apa yang menghubungkan keduanya? Bagian kelima membahas ketertelusuran batch dan apa yang memungkinkan penarikan produk dari pasar dalam hitungan jam, bukan hari.

Sumber