سداد الموردين بجدول ومطابقة كشف حساب المورد

سداد الموردين بجدول ومطابقة كشف حساب المورد

في الجزء الخامس صارت فاتورة المورد مكتملة البيانات، مطابقة لأمر الشراء ومحضر الاستلام، محفوظة بملفها الأصلي. بقيت المحطة التي يخرج فيها المال فعلا: السداد. وحين لا يكون للسداد جدول، يقرر الهاتف ترتيبه. مورد الخرسانة الذي يتصل كل صباح يسدد له أولا، ومقاول الباطن الذي أنهى أعماله في موعدها، ولم يلح في الطلب، ينتظر، وشركة صيانة المصاعد في البرج السكني تكتشف في آخر الشهر أن فاتورتها المطابقة لم يطلب سدادها أحد.

هذا الجزء عن أربعة أشياء: كيف تسدد الفواتير المطابقة بحسب تاريخ استحقاقها في دفعة مجدولة تعتمد مرة واحدة، وكيف تتأكد من أي طلب لتغيير الحساب البنكي للمورد، وما الذي تقوله اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة عن الرصيد الذي يبقى دون سداد بعد اثني عشر شهرا من الشهر التالي للتوريد، وكيف تطابق كشف حساب كل مورد كل شهر. ونختم بالتزامين قد يقعان على شركتك حين تشتري خدمة من مورد غير مقيم. ننقل ما تقوله النصوص بأرقامها، أما السؤال عن حالة بعينها في شركتك فمكانه مستشارك الضريبي.

السداد بتاريخ الاستحقاق، لا بمن يتصل أكثر

لكل فاتورة تاريخ استحقاق، ولا يحتاج أحد أن يتذكره. في الجزء الثالث وضعنا شروط الدفع المتفق عليها في سجل المورد، وقلنا إنها تنتقل تلقائيا إلى كل أمر شراء. فإذا وصلت الفاتورة واجتازت المطابقة، احتسب النظام تاريخ استحقاقها من تلك الشروط نفسها: عند التسليم، أو بعد مدة متفق عليها من تاريخ الفاتورة أو من تاريخ الاستلام، بحسب ما اتفقتم عليه. أما المدد نفسها فتتفق عليها مع كل مورد، ويضع المالك سياستها، لا هذا المقال.

ثم تأتي الدفعة المجدولة. بدل أن تسدد كل فاتورة وحدها حين يطالب بها صاحبها، يجهز النظام في يوم ثابت يحدده المالك قائمة واحدة بكل فاتورة مطابقة استحقت أو ستستحق قبل الدفعة التالية. وتعرض القائمة لكل فاتورة: المورد، ورقم الفاتورة، وأمر الشراء ومحضر الاستلام المرتبطين بها، وتاريخ استحقاقها، ومبلغها، ثم المجموع كله مقابل النقد المتاح. ويعتمدها صاحب الصلاحية في مصفوفة الجزء الثاني مرة واحدة، بدل موافقة منفصلة على كل فاتورة، ثم تنفذ التحويلات منها كما اعتمدت.

• لا فاتورة في الدفعة قبل المطابقة. الفاتورة المعلقة على فرق في الكمية أو السعر تبقى خارج الدفعة ومعها سببها، ويعرف المورد السبب من المشتريات قبل يوم الدفعة، لا بعده.
• الدفعة المقدمة ترتبط بأمر الشراء. حين تنص شروط المورد على دفعة مقدمة، تسجل على أمر الشراء الذي سددت من أجله، حتى تخصم من المستحق حين تصل فاتورة التوريد. الدفعة المقدمة التي لا ترتبط بأمرها أسهل طريق لسداد المبلغ نفسه مرتين.
• محتجزات مقاولي الباطن لها شرط إفراج. حين ينص عقد مقاول الباطن على احتجاز جزء من مستحقه حتى الاستلام النهائي، يحمل النظام شرط الاحتجاز والإفراج من العقد، فيظهر المحتجز في الدفعة حين يتحقق شرطه، لا حين يتذكره أحد. وشرحنا مكان المحتجزات من ربح المشروع في ضبط التكاليف والمستخلصات.
• السداد العاجل خارج الدفعة ممكن، لكنه مسجل. سيبقى دائما مورد يجب أن يسدد له اليوم. هذا يحدث، لكن بسبب مكتوب واعتماد من صاحب الصلاحية، ويظهر في قائمة يراها المالك. فإن طالت هذه القائمة، فهي تقول إن الدفعة لا تتكرر بما يكفي، أو إن شروط الدفع مع بعض الموردين تحتاج مراجعة.
• الكشف لا يسدد، الفاتورة تسدد. كشف حساب المورد أداة للمطابقة لا مستند للسداد. ما يدخل الدفعة هو الفاتورة المطابقة برقمها، وهذا ما يمنع ما رأيناه في الجزء الأول: فاتورة سددت مرة من بريدها ومرة من الكشف.

وللدفعة المجدولة أثر لا يقل أهمية عن الضبط: يعرف المورد متى يسدد له إذا كانت فاتورته مكتملة ومطابقة، فيقل الاتصال اليومي، ويعرف المدير المالي قبل أيام كم سيخرج من النقد وفي أي يوم، بدل أن يعرفه من كشف البنك بعد أن يخرج.

طلب تغيير الحساب البنكي: اتصل بالرقم الذي عندك

يصل بريد من مورد تتعامل معه منذ سنوات، بتوقيعه المعتاد وشعاره، يقول إن حسابه البنكي تغير، ويرفق آيبان جديدا، ويطلب تحويل دفعة هذا الشهر إليه. قد يكون الطلب صحيحا تماما، فالشركات تغير بنوكها. وقد يكون البريد صادرا من حساب المورد نفسه بعد أن اخترق، أو من عنوان لا يختلف عن عنوانه إلا في حرف واحد، فيبدو في الحالتين كأي رسالة سابقة منه. والمحاسب الذي يغير الآيبان بناء على هذا البريد لم يهمل، بل صدق رسالة لا يميزها شيء عن الرسائل الحقيقية. لذلك لا تفترض القاعدة أن أحدا سيكشف التزوير بمجرد النظر، بل تمنع أن يمر التغيير من قناة واحدة:

• التأكيد باتصال تبدأه أنت، على رقم محفوظ في سجل المورد من قبل، لا على الرقم المكتوب في البريد الذي يطلب التغيير، ولا بالرد على البريد نفسه. فإن كان البريد مزورا، فرقمه ورده جزء من التزوير.
• الطريق نفسه الذي دخل منه الآيبان أول مرة. في الجزء الثالث اشترطنا أن يأتي الآيبان على خطاب رسمي من المورد، وأن يطابق اسم صاحب الحساب اسم المورد في سجله. والتغيير يمر بالشروط نفسها، لا بأقل منها.
• من يدخل التغيير ليس من يعتمده. موظف يسجل الطلب ومستنداته، وشخص آخر يعتمده بعد التأكيد، وكلاهما مسجل باسمه وتاريخه.
• أول سداد إلى حساب تغير حديثا يظهر بعلامة مميزة في الدفعة، حتى يراه من يعتمدها وهو يعرف أن هذا الحساب جديد.
• إشعار بعد التغيير إلى جهة الاتصال المعروفة لدى المورد، يقول إن بيانات حسابه البنكي عدلت في سجلاتكم. فإن لم يكن هو من طلب التغيير، عرف قبل أن يخرج المال.

وحتى المكالمة التي تصلك ليست دليلا كافيا، فتقليد الصوت صار ممكنا بأدوات متاحة، كما شرحنا في الديب فيك والاحتيال بالذكاء الاصطناعي. المهم أن تكون أنت من يتصل، وعلى رقم كان عندك قبل الطلب. ويبقى سؤال يسبق هذا كله: من يستطيع أصلا أن يعدل حقل الآيبان في سجل المورد؟ إن كان كل من يفتح ملف الموردين يستطيع ذلك، فالقاعدة تقوم على حسن النية وحده. وهذا ما فصلناه في الصلاحيات: من يرى ماذا. ففي النظام يعدل هذا الحقل دور محدد، ويسجل كل تعديل عليه بالاسم والتاريخ والقيمة قبله وبعده. والقاعدة لا تحمي المال فقط، بل تحمي المحاسب الأمين من أن يتحمل وحده نتيجة رسالة لم يكن بوسعه أن يميزها.

الرصيد الذي يبقى دون سداد بعد اثني عشر شهرا من الشهر التالي للتوريد

بعض الفواتير لا تسدد في موعدها لسبب وجيه: فاتورة مقاول باطن معلقة على خلاف حول جودة العمل، أو فاتورة صيانة في فندق تنتظر محضر إنجاز لم يوقع، أو فاتورة ينتظر سدادها إشعارا دائنا وعد به المورد ولم يصدره. وقد تبقى هذه الفواتير في الدفاتر شهورا، بينما خصمت ضريبة مدخلاتها في إقرار سابق. وهنا نص في اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة يربط السداد بالضريبة مباشرة.

تنص الفقرة العاشرة من المادة 40 على أن الشخص الخاضع للضريبة إذا خصم ضريبة المدخلات عن توريد استلمه، ولم يسدده كاملا بعد فترة اثني عشر شهرا من الشهر التالي للشهر الذي تم فيه التوريد، فعليه أن يعدل ضريبة المدخلات القابلة للخصم بقدر الضريبة المحسوبة على المقابل الذي بقي دون سداد في ذلك التاريخ، بإدراج مبلغ التعديل في الإقرار عن الفترة الضريبية الخاصة بالشهر الذي انتهت فيه مدة الاثني عشر شهرا. وتستثني الفقرة نفسها توريدات السلع بموجب عقود التمويل، كالإيجار التمويلي والمرابحة والتأجير المنتهي بالتمليك، المستلمة من شخص خاضع للضريبة مرخص له بمزاولة هذه الأنشطة والتي يسدد مقابلها على دفعات دورية، بشرط استمرار سريان العقد، وعدم وجود نزاع قضائي عليه، وأن يكون المورد قد أقر عن الضريبة المستحقة كاملة ضمن إقرار الفترة الضريبية المتعلقة بذلك التوريد، وأن يحوز العميل شهادة خطية من المورد بذلك.

ثم تجيز الفقرة الحادية عشرة للشخص الخاضع للضريبة، إذا عدلت ضريبة مدخلاته بهذه الطريقة ثم سدد المقابل لاحقا، أن يزيد خصم ضريبة المدخلات بقدر الضريبة المحسوبة على ما سدده، في الإقرار عن الفترة الضريبية التي تم فيها السداد أو أي فترة لاحقة. وتخضع هذه التعديلات كلها للقيود الزمنية المفروضة في النظام أو اللائحة، كما تنص الفقرة الثانية عشرة. فالنص يربط الخصم بالسداد بعد انقضاء تلك المدة: يعدل حين تمر المدة دون سداد، ويجوز أن يزاد حين يسدد المقابل، في حدود تلك القيود.

عمليا، هذا يحتاج قائمة لا ذاكرة. النظام الذي يحمل تاريخ التوريد لكل فاتورة وما سدد منها يستطيع أن يعرض الفواتير غير المسددة كليا أو جزئيا مرتبة بعمرها، ويميز ما يقترب منها من نهاية مدة الاثني عشر شهرا، فتصل القائمة إلى المدير المالي ومستشاره الضريبي قبل إعداد الإقرار، لا بعده. وهذه العلامة تنبيه لا حكم: هل ينطبق النص على فاتورة بعينها، وهل تدخل في الاستثناء، وكيف يجرى التعديل، كل ذلك يقرره مستشارك الضريبي. وللقائمة نفسها فائدة خارج الضريبة: الفاتورة التي تبقى شهورا طويلة دون سداد قد تكون خلافا لم يحسم مع مورد، وحسمه أولى من تركه يكبر.

مطابقة كشف حساب المورد كل شهر

في آخر الشهر يرسل المورد كشف حساب بالرصيد الذي يراه مستحقا عليك، وفي دفاترك رصيد آخر للمورد نفسه. وقد لا يتطابق الرقمان من أول نظرة، وهذا لا يعني أن أحدا أخطأ. مطابقة كشف حساب المورد هي أن تعرف سبب كل ريال من الفرق، لا أن تصفره بقيد تسوية. والفروق المعتادة أربعة:

• فاتورة لم تسجل عندك. أرسلها المورد ولم تصل إلى صندوق الفواتير، أو وصلت وهي معلقة بانتظار الاستلام أو المطابقة. هنا تسأل: هل وصلت أصلا؟ وإن وصلت، فلماذا لم تسجل؟
• دفعة في الطريق. حولت في آخر يوم من الشهر، فظهرت عندك ولم تظهر في كشف المورد بعد. هذا فرق توقيت يختفي وحده في الشهر التالي، ويكفي أن يسجل بتاريخه.
• إشعار دائن لم يصل. قبل المورد مرتجعا أو اتفق معك على تخفيض وأنزله من رصيده، لكن الإشعار نفسه لم يصلك، أو العكس: إشعار وعد به ولم يصدر بعد. وفي الحالتين تطلب الإشعار المرتبط بالفاتورة كما شرحنا في الجزء الخامس.
• فاتورة مسجلة مرتين، عندك أو عنده. فإن كانت عندك، فهي الحالة التي يمنعها كشف التكرار عند الإدخال، وتكشفها المطابقة إن مرت.

ولكل فرق حالة ومسؤول وتاريخ: فرق توقيت يتابع في الشهر التالي، أو خطأ عندك يصحح، أو خطأ عند المورد يطلب منه تصحيحه. وتبدأ المطابقة من رصيد افتتاحي متفق عليه، لأن فرقا قديما لم يحسم يختلط بكل فرق جديد بعده. ولا يلزم أن تطابق كل الموردين كل شهر من أول يوم: ابدأ بمن تشتري منهم أكثر، أو بمن يتكرر عندهم الفرق، واترك ترتيب الأولوية لما يقرره المالك.

هذه المهمة بحث متعب حين تكون أوامر الشراء في ملف، والفواتير في البريد، والمدفوعات في كشف البنك. أما حين يحمل النظام من البداية أمر الشراء ومحضر الاستلام والفاتورة والإشعار والسداد مرتبطة برقم واحد، فالمطابقة تصير مقارنة لا بحثا: يدخل كشف المورد، فيطابق النظام كل سطر فيه برقم الفاتورة ومبلغها، ولا يبقى أمامك إلا ما لم يتطابق، ومعه ما يعرفه النظام عن كل فاتورة: هل استلمت، وهل هي معلقة، وهل عليها إشعار.

موردون من خارج المملكة: التزامان قد يقعان على شركتك

حين تشتري خدمة من مورد غير مقيم، كاشتراك في برنامج تصميم للمكتب الفني، أو عقد صيانة لخط إنتاج مع الشركة المصنعة في الخارج، أو استشارة هندسية لمشروع، قد يظهر التزامان لا تراهما مع المورد المحلي، وكل منهما إن انطبق يقع على شركتك لا على المورد: الإقرار عن الضريبة في الأول، واستقطاع الضريبة وتوريدها للهيئة في الثاني. نصفهما هنا كآليات، والتفاصيل وشروط الانطباق في مصادرهما:

• الاحتساب العكسي لضريبة القيمة المضافة. تنص الفقرة الأولى من المادة 47 على أنه في الحالات التي تنص فيها الاتفاقية الموحدة على أن العميل الخاضع للضريبة ملزم بسداد الضريبة على التوريد المستلم من مورد غير مقيم، تسدد الضريبة بآلية الاحتساب العكسي: يقر العميل عن ضريبة المخرجات على التوريد، وعن أي ضريبة مدخلات قابلة للخصم إلى الحد الذي يستفيد فيه من الخصم، في الإقرار الضريبي لتلك الفترة. فغياب الضريبة السعودية عن فاتورة المورد الأجنبي لا يعني أن التوريد بلا ضريبة، بل قد يعني أن الإقرار عنها انتقل إليك.
• ضريبة الاستقطاع على المدفوعات لغير المقيم. يشرح الدليل الإرشادي العام لاستقطاع الضريبة الصادر عن الهيئة أن المدفوعات من الملزم بالاستقطاع إلى غير مقيم من مصدر في المملكة تقع في نطاق الاستقطاع، وأن على الملزم أن يقدم بيان استقطاع شهريا يتضمن المبالغ المدفوعة الخاضعة للاستقطاع في الشهر المعني، وأن يقدمه ويسدد الضريبة المستقطعة خلال الأيام العشرة الأولى من الشهر الذي يلي شهر الدفع للمستفيد. ومثال الدليل: إتاوة دفعت لغير مقيم في 20 يناير، فيقدم بيانها وتسدد ضريبتها في موعد أقصاه 10 فبراير، ويزود المستفيد بشهادة تبين المبلغ المدفوع له والضريبة المستقطعة منه. وإن لم توجد في الشهر مبالغ خاضعة للاستقطاع، فلا يلزم تقديم البيان الشهري. أما نسب الاستقطاع بحسب نوع الدفعة، وأثر اتفاقيات منع الازدواج الضريبي، فمكانها الدليل نفسه ومستشارك الضريبي. ويذكر الدليل كذلك أن الدخل المتحقق من توريد البضائع لا يقع في نطاق الاستقطاع، وأن عقد توريد البضائع إلى المملكة لا يدخل فيه إلا ما يصاحبه من أعمال تنفذ داخل المملكة، كالنقل الداخلي أو التركيب أو الصيانة أو التدريب. وللملزم بالاستقطاع التزامات أخرى في الدليل، منها التسجيل لدى الهيئة والبيان السنوي.

والجانب التشغيلي هنا يبدأ من سجل المورد: حقل يبين أن المورد غير مقيم، ويحمل معه الأثرين. فتصل فاتورته إلى الحسابات وعليها علامة تبين أنها تحتاج النظر في الاحتساب العكسي، وتظهر دفعته في الدفعة المجدولة وعليها علامة تبين أنها قد تدخل في بيان الاستقطاع لذلك الشهر، فيعرف المسؤول قبل اليوم العاشر ما الذي يجب أن يقدم ويسدد، بدل أن يجمعه من كشف البنك. والنظام يجهز القائمة، والتصنيف النهائي لكل دفعة يقرره مستشارك الضريبي.

نظرة أوريجامي

حين نبني مرحلة السداد لشركة، نبدأ بسؤالين: كيف يتقرر اليوم من يسدد له أولا، ومن يستطيع أن يغير الحساب البنكي لمورد؟ ثم نبني الدفعة المجدولة من شروط الدفع في سجل كل مورد، فلا يدخلها إلا ما طابق، وتعتمد مرة واحدة بحسب مصفوفة الصلاحيات، ونجعل تغيير الآيبان مسارا له خطوتان وسجلا لا يمحى.

ونجعل مطابقة كشف المورد مقارنة يجريها النظام على مستندات يحملها أصلا، ونجهز قائمة أعمار الفواتير غير المسددة وقائمة الموردين غير المقيمين لمن يعد الإقرارات، ونترك القرار الضريبي لمستشارك. وكل ذلك متصل بنظام المحاسبة الذي تعمل عليه الشركة، لا بديل عنه. هذا جزء مما نبنيه من أنظمة مخصصة ضمن خدماتنا.

تمرين لهذا الأسبوع: ثلاثة أشهر من المدفوعات

لا يحتاج هذا التمرين أي أداة جديدة، ويجريه المدير المالي مع من ينفذ التحويلات:

• استخرج مدفوعات الموردين في آخر ثلاثة أشهر من كشف البنك، وضع أمام كل دفعة: هل كانت فاتورتها مطابقة؟ وهل سددت في تاريخ استحقاقها، أم قبله، أم بعده؟ ومن طلب سدادها؟
• احسب عدد المدفوعات التي سددت خارج أي جدول، واكتب سبب كل واحدة منها إن عرفته.
• اجمع كل تغيير في الحسابات البنكية للموردين خلال السنة الماضية، واسأل عن كل واحد: كيف وصل الطلب؟ وكيف تأكدتم منه؟ ومن اعتمده؟
• رتب الفواتير غير المسددة بعمرها من تاريخ التوريد، وضع علامة على ما يقترب من اثني عشر شهرا من الشهر التالي لتوريده، وارفع القائمة إلى مستشارك الضريبي.
• اطلب كشف حساب من أكبر ثلاثة موردين لديك وطابقه، وصنف كل فرق: فاتورة لم تسجل، أو دفعة في الطريق، أو إشعار لم يصل، أو تكرار.

يخرج هذا التمرين بصورة واضحة عن نقطة البداية. إن كانت أغلب المدفوعات خارج الجدول، فابدأ بالدفعة المجدولة. وإن كانت تغييرات الحسابات البنكية بلا تأكيد موثق، فابدأ بها قبل أي شيء آخر، لأنها الثغرة التي يخرج منها المال إلى غير صاحبه. وإن كثرت فروق الكشوف، فابحث عن سببها في المحطات التي قبل السداد: الاستلام والمطابقة وصندوق الفواتير.

في الجزء القادم

صار لكل ريال يخرج إلى مورد طريق كامل: طلب معتمد، وأمر شراء، واستلام موثق، وفاتورة مطابقة، ودفعة مجدولة، وكشف مطابق. الجزء السابع والأخير يجمع هذا كله في رؤية واحدة للإنفاق: كم التزمت به ولم يفوتر بعد، ومن هم أكبر مورديك فعلا، وأي فئة تشترى خارج أوامر الشراء، ثم يضع خطة تسعين يوما لرقمنة المشتريات بترتيب لا يوقف الشراء يوما واحدا.

مصادر

• اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — المادة 40 الفقرات 10 و11 و12 (تعديل ضريبة المدخلات عن المقابل غير المسدد بعد اثني عشر شهرا من الشهر التالي لشهر التوريد، والاستثناء الخاص بتوريدات السلع بعقود التمويل، وزيادة الخصم عند السداد اللاحق، والقيود الزمنية)؛ والمادة 47 الفقرة 1 (الاحتساب العكسي حين تلزم الاتفاقية العميل الخاضع للضريبة بسداد الضريبة على التوريد المستلم من مورد غير مقيم).
• الدليل الإرشادي العام لاستقطاع الضريبة وفق أحكام نظام ضريبة الدخل ولائحته التنفيذية (الإصدار الثاني، مايو 2026)، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — نطاق الاستقطاع على المدفوعات لغير المقيم من مصدر في المملكة، وبيان الاستقطاع الشهري وسداد الضريبة المستقطعة خلال الأيام العشرة الأولى من الشهر الذي يلي شهر الدفع، وعدم لزوم البيان الشهري في شهر بلا مدفوعات خاضعة، وتزويد المستفيد بشهادة الاستقطاع، وخروج الدخل المتحقق من توريد البضائع من نطاق الاستقطاع.