पाँचवें भाग में आपूर्तिकर्ता का इनवॉइस पूरा हुआ, अपने खरीद आदेश और प्राप्ति रिकॉर्ड से मिलान हुआ, और अपनी मूल फ़ाइल में सुरक्षित रखा गया। एक पड़ाव बाकी है, वह जहाँ पैसा वास्तव में बाहर जाता है: भुगतान। जब भुगतान का कोई कार्यक्रम नहीं होता, तो क्रम फ़ोन तय करता है। हर सुबह फ़ोन करने वाले रेडी-मिक्स कंक्रीट आपूर्तिकर्ता को सबसे पहले भुगतान मिलता है, समय पर काम पूरा करके तकाज़ा न करने वाला उप-ठेकेदार इंतज़ार करता है, और आवासीय टावर की लिफ़्ट रखरखाव कंपनी को महीने के अंत में पता चलता है कि किसी ने उसके मिलान हो चुके इनवॉइस के भुगतान का अनुरोध ही नहीं किया।

इस भाग में क्या है

यह भाग चार बातें कवर करता है: मिलान हो चुके इनवॉइस का भुगतान देय तिथि के अनुसार एक ही निर्धारित बैच में कैसे करें जिसे एक बार मंज़ूरी दी जाए, आपूर्तिकर्ता के बैंक विवरण बदलने के किसी भी अनुरोध की पुष्टि कैसे करें, वैट कार्यान्वयन विनियम आपूर्ति के अगले महीने से बारह महीने बाद भी बकाया शेष के बारे में क्या कहते हैं, और हर महीने हर आपूर्तिकर्ता के स्टेटमेंट का मिलान कैसे करें। अंत में हम उन दो दायित्वों की बात करते हैं जो गैर-निवासी आपूर्तिकर्ता से सेवा खरीदने पर आपकी कंपनी पर आ सकते हैं। हम बताते हैं कि पाठ क्या कहते हैं, उनके अनुच्छेद नंबरों के साथ। आपकी कंपनी के किसी विशेष मामले से जुड़े सवाल आपके कर सलाहकार के पास जाने चाहिए।

देय तिथि के अनुसार भुगतान करें, सबसे ज़्यादा फ़ोन करने वाले के अनुसार नहीं

हर इनवॉइस की एक देय तिथि होती है, और किसी को उसे याद रखने की ज़रूरत नहीं होनी चाहिए। तीसरे भाग में हमने सहमत भुगतान शर्तें आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड में डालीं और बताया कि वे हर खरीद आदेश में अपने-आप आ जाती हैं। इसलिए जब कोई इनवॉइस आता है और मिलान में पास होता है, तो सिस्टम उन्हीं शर्तों से उसकी देय तिथि निकालता है: डिलीवरी पर, या इनवॉइस की तारीख या प्राप्ति की तारीख के बाद एक तय अवधि, जो भी तय हुआ हो। अवधियाँ खुद हर आपूर्तिकर्ता के साथ मालिक द्वारा तय नीति के तहत तय होती हैं, इस लेख द्वारा नहीं।

फिर आता है भुगतान रन। हर इनवॉइस का अलग-अलग भुगतान करने के बजाय, जब उसका आपूर्तिकर्ता तकाज़ा करे, सिस्टम मालिक द्वारा चुने गए एक तय दिन पर उन सभी मिलान हो चुके इनवॉइस की एक सूची तैयार करता है जो देय हैं या अगले रन से पहले देय हो जाएँगे। हर इनवॉइस के लिए सूची आपूर्तिकर्ता, इनवॉइस नंबर, उससे जुड़े खरीद आदेश और प्राप्ति रिकॉर्ड, देय तिथि और राशि दिखाती है, फिर उपलब्ध नकदी के मुकाबले कुल राशि। दूसरे भाग के अनुमोदन मैट्रिक्स में जिसके पास अधिकार है, वह हर इनवॉइस के लिए अलग मंज़ूरी के बजाय इसे एक बार मंज़ूरी देता है, और ट्रांसफ़र ठीक वैसे ही इससे किए जाते हैं जैसे इसे मंज़ूर किया गया।

  • कोई भी इनवॉइस मिलान से पहले रन में नहीं आता। मात्रा या कीमत के अंतर के कारण रोका गया इनवॉइस अपने कारण के साथ रन से बाहर रहता है, और आपूर्तिकर्ता को यह कारण भुगतान के दिन के बाद नहीं, पहले खरीद विभाग से पता चलता है।
  • अग्रिम भुगतान अपने खरीद आदेश से जुड़ा होता है। जब किसी आपूर्तिकर्ता की शर्तों में अग्रिम हो, तो उसे उस खरीद आदेश के सामने दर्ज किया जाता है जिसके लिए वह दिया गया, ताकि आपूर्ति का इनवॉइस आने पर देय राशि से घटाया जा सके। अपने आदेश से न जुड़ा अग्रिम, एक ही राशि दो बार चुकाने का सबसे आसान रास्ता है।
  • उप-ठेकेदार प्रतिधारण की एक रिलीज़ शर्त होती है। जब उप-अनुबंध में हर भुगतान का एक हिस्सा अंतिम हैंडओवर तक रोके रखने का प्रावधान हो, तो सिस्टम अनुबंध से प्रतिधारण और रिलीज़ की शर्तें लेता है, ताकि रोकी गई राशि तब रन में दिखे जब उसकी शर्त पूरी हो, न कि तब जब किसी को याद आए। परियोजना के मार्जिन में प्रतिधारण कहाँ आता है, यह हमने लागत नियंत्रण और भुगतान आवेदन में बताया था।
  • रन के बाहर तत्काल भुगतान संभव है, लेकिन दर्ज होता है। हमेशा कोई ऐसा आपूर्तिकर्ता होगा जिसे आज ही भुगतान करना ज़रूरी है। ऐसा होता है, लेकिन लिखित कारण और अधिकार रखने वाले की मंज़ूरी के साथ, और यह एक ऐसी सूची में दिखता है जिसे मालिक देखता है। अगर यह सूची लंबी होती जाए, तो वह आपको बता रही है कि रन पर्याप्त बार नहीं चलता, या कुछ आपूर्तिकर्ताओं के साथ भुगतान शर्तों पर फिर से विचार करने की ज़रूरत है।
  • स्टेटमेंट का भुगतान नहीं होता; इनवॉइस का होता है। आपूर्तिकर्ता स्टेटमेंट मिलान का साधन है, भुगतान दस्तावेज़ नहीं। रन में मिलान हो चुका इनवॉइस उसके नंबर से आता है, और यही पहले भाग वाले मामले को रोकता है: एक इनवॉइस जिसका भुगतान एक बार उसके ईमेल से और एक बार स्टेटमेंट से हो गया।

भुगतान रन नियंत्रण से ज़्यादा काम करता है। जिस आपूर्तिकर्ता का इनवॉइस पूरा और मिलान हो चुका है, उसे पता होता है कि भुगतान कब मिलेगा, इसलिए रोज़ के फ़ोन कम हो जाते हैं, और वित्त प्रबंधक को दिनों पहले पता होता है कि कितनी नकदी किस दिन बाहर जाएगी, बजाय इसके कि बाद में बैंक स्टेटमेंट से पता चले।

बैंक विवरण बदलने का अनुरोध: वही नंबर मिलाएँ जो आपके पास पहले से है

एक ऐसे आपूर्तिकर्ता से ईमेल आता है जिसके साथ आप वर्षों से काम कर रहे हैं, उसके सामान्य हस्ताक्षर और लोगो के साथ, जिसमें लिखा है कि उसका बैंक खाता बदल गया है। उसमें नया IBAN संलग्न है और इस महीने का भुगतान वहाँ भेजने को कहा गया है। अनुरोध पूरी तरह असली हो सकता है; कंपनियाँ बैंक बदलती हैं। या ईमेल आपूर्तिकर्ता के अपने मेलबॉक्स से आया हो सकता है जब वह हैक हो गया हो, या असली पते से एक अक्षर अलग पते से, और दोनों ही मामलों में वह पिछले हर संदेश जैसा दिखता है। जो लेखाकार उस ईमेल के आधार पर IBAN बदलता है, उसने लापरवाही नहीं की। उसने ऐसे संदेश पर भरोसा किया जिसे असली संदेशों से कुछ भी अलग नहीं करता था। इसलिए नियम यह नहीं मानता कि कोई आँख से जालसाज़ी पकड़ लेगा। यह किसी बदलाव को एक ही माध्यम से गुज़रने से रोकता है:

  • पुष्टि ऐसी कॉल से करें जो आप खुद करें, उस नंबर पर जो आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड में पहले से है, बदलाव माँगने वाले ईमेल में लिखे नंबर पर नहीं, और उस ईमेल का जवाब देकर भी नहीं। अगर ईमेल जाली है, तो उसका नंबर और उसके जवाब भी जालसाज़ी का हिस्सा हैं।
  • वही रास्ता जो IBAN ने पहली बार अपनाया था। तीसरे भाग में हमने शर्त रखी थी कि IBAN आपूर्तिकर्ता के आधिकारिक पत्र पर आए, जिसमें खाताधारक का नाम आपूर्तिकर्ता के पंजीकृत नाम से मेल खाता हो। बदलाव भी उन्हीं शर्तों से गुज़रता है, उनसे कम से नहीं।
  • बदलाव दर्ज करने वाला व्यक्ति उसे मंज़ूरी देने वाला नहीं होता। एक व्यक्ति अनुरोध और उसके दस्तावेज़ दर्ज करता है, दूसरा पुष्टि के बाद उसे मंज़ूरी देता है, और दोनों नाम और तारीख के साथ लॉग होते हैं।
  • हाल ही में बदले गए खाते में पहला भुगतान रन में चिह्नित होता है, ताकि रन को मंज़ूरी देने वाला यह जानते हुए उसे देखे कि खाता नया है।
  • बदलाव के बाद आपूर्तिकर्ता के ज्ञात संपर्क को सूचना जाती है, कि आपके रिकॉर्ड में उसके बैंक विवरण अपडेट कर दिए गए हैं। अगर आपूर्तिकर्ता ने बदलाव नहीं माँगा था, तो उसे पैसा जाने से पहले पता चल जाता है।

आपको आने वाली कॉल भी पर्याप्त प्रमाण नहीं है, क्योंकि अब आसानी से उपलब्ध टूल से आवाज़ की नकल की जा सकती है, जैसा हमने डीपफ़ेक और एआई धोखाधड़ी में समझाया था। मायने यह रखता है कि कॉल आप करें, उस नंबर पर जो अनुरोध से पहले आपके पास था। और इन सबसे पहले एक सवाल आता है: आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड में IBAN फ़ील्ड को संपादित ही कौन कर सकता है? अगर आपूर्तिकर्ता फ़ाइल खोलने वाला कोई भी व्यक्ति कर सकता है, तो नियम केवल नेकनीयती पर टिका है। यही हमने अनुमतियाँ: कौन क्या देखता है में बताया था। सिस्टम में यह फ़ील्ड एक परिभाषित भूमिका ही संपादित करती है, और हर संपादन नाम, तारीख और पहले व बाद के मान के साथ लॉग होता है। यह नियम पैसे से ज़्यादा की रक्षा करता है। यह एक ईमानदार लेखाकार को ऐसे संदेश का दोष अकेले ढोने से बचाता है जिसे पहचानने का उसके पास कोई तरीका नहीं था।

आपूर्ति के अगले महीने से बारह महीने बाद भी बकाया शेष

कुछ इनवॉइस का भुगतान अच्छे कारण से समय पर नहीं होता: काम की गुणवत्ता पर विवाद के कारण रोका गया उप-ठेकेदार का इनवॉइस, किसी होटल में रखरखाव का इनवॉइस जो ऐसे समापन रिकॉर्ड की प्रतीक्षा में है जिस पर किसी ने हस्ताक्षर नहीं किए, ऐसा इनवॉइस जो उस क्रेडिट नोट की प्रतीक्षा में है जिसका आपूर्तिकर्ता ने वादा किया पर जारी नहीं किया। ऐसे इनवॉइस महीनों तक बही में पड़े रह सकते हैं, जबकि उनका इनपुट वैट पहले के किसी रिटर्न में पहले ही घटाया जा चुका होता है। यहाँ वैट कार्यान्वयन विनियम भुगतान को सीधे वैट से जोड़ते हैं।

अनुच्छेद 40(10) कहता है कि जिस कर योग्य व्यक्ति ने प्राप्त आपूर्ति पर इनपुट वैट की कटौती की है और जिस महीने आपूर्ति हुई उसके अगले महीने से बारह महीने बाद भी उसका पूरा भुगतान नहीं किया है, उसे अपने कटौती योग्य इनपुट वैट को उस तारीख तक बकाया प्रतिफल पर गणना किए गए वैट जितना समायोजित करना होगा, और यह समायोजन उस कर अवधि के रिटर्न में शामिल करना होगा जिसमें वह महीना आता है जिसमें बारह महीने पूरे होते हैं। यही पैराग्राफ़ वित्तपोषण अनुबंधों के तहत वस्तुओं की आपूर्ति को बाहर रखता है, जैसे वित्तीय लीज़, मुराबहा और लीज़-टू-ओन व्यवस्थाएँ, जो इन गतिविधियों के लिए लाइसेंस प्राप्त कर योग्य व्यक्ति से प्राप्त हों और आवधिक किस्तों में चुकाई जाएँ, बशर्ते अनुबंध लागू रहे, उस पर कोई अदालती विवाद न हो, आपूर्तिकर्ता ने उस आपूर्ति की कर अवधि के रिटर्न में देय पूरा वैट घोषित किया हो, और ग्राहक के पास आपूर्तिकर्ता का इसकी पुष्टि करने वाला लिखित प्रमाणपत्र हो।

इसके बाद अनुच्छेद 40(11) प्रावधान करता है कि जहाँ इनपुट वैट इस तरह समायोजित किया गया हो और कर योग्य व्यक्ति बाद में प्रतिफल का भुगतान करे, वहाँ इनपुट वैट कटौती को चुकाए गए प्रतिफल पर गणना किए गए वैट जितना बढ़ाया जा सकता है, उस कर अवधि के रिटर्न में जिसमें भुगतान हुआ या किसी बाद की अवधि में। अनुच्छेद 40(12) इन सभी समायोजनों को कानून या विनियमों की समय-सीमाओं के अधीन करता है। इसलिए वह अवधि बीत जाने के बाद पाठ कटौती को भुगतान से जोड़ता है: अवधि बिना भुगतान के बीतने पर इसे समायोजित किया जाता है, और प्रतिफल चुकाए जाने पर इन सीमाओं के भीतर इसे फिर बढ़ाया जा सकता है।

व्यवहार में इसके लिए याददाश्त नहीं, एक सूची चाहिए। जो सिस्टम हर इनवॉइस की आपूर्ति तिथि और उसके सामने हुए भुगतान को रखता है, वह बकाया और आंशिक रूप से चुकाए गए इनवॉइस को उम्र के अनुसार क्रम में दिखा सकता है, और उन्हें चिह्नित कर सकता है जो बारह महीने के अंत के करीब हैं, ताकि सूची वित्त प्रबंधक और उसके कर सलाहकार तक रिटर्न तैयार होने से पहले पहुँचे, बाद में नहीं। चिह्न एक चेतावनी है, निर्णय नहीं: पाठ किसी विशेष इनवॉइस पर लागू होता है या नहीं, वह अपवाद में आता है या नहीं, और समायोजन कैसे किया जाए, यह आपके कर सलाहकार को तय करना है। यही सूची वैट से आगे भी मदद करती है: कई महीनों से बकाया इनवॉइस किसी आपूर्तिकर्ता के साथ ऐसा विवाद हो सकता है जिसे किसी ने नहीं सुलझाया, और उसे सुलझाना उसे बढ़ने देने से बेहतर है।

हर महीने हर आपूर्तिकर्ता के स्टेटमेंट का मिलान

महीने के अंत में आपूर्तिकर्ता एक स्टेटमेंट भेजता है जिसमें वह शेष होता है जो उसके अनुसार आप पर बकाया है, और आपकी बही उसी आपूर्तिकर्ता के लिए दूसरा शेष दिखाती है। दोनों आँकड़े पहली नज़र में मेल न खाएँ, तो इसका मतलब यह नहीं कि किसी ने गलती की। आपूर्तिकर्ता स्टेटमेंट का मिलान करने का अर्थ है अंतर के हर रियाल का कारण जानना, न कि उसे किसी समायोजन प्रविष्टि से मिटा देना। सामान्य अंतर चार होते हैं:

  • ऐसा इनवॉइस जिसे आपने कभी दर्ज नहीं किया। आपूर्तिकर्ता ने भेजा और वह इनवॉइस इनबॉक्स तक कभी नहीं पहुँचा, या पहुँचा और प्राप्ति या मिलान की प्रतीक्षा में रोका गया है। सवाल यह है: क्या वह पहुँचा भी? और अगर पहुँचा, तो दर्ज क्यों नहीं हुआ?
  • रास्ते में भुगतान। वह महीने के आखिरी दिन गया, इसलिए आपकी बही में दिखता है पर अभी आपूर्तिकर्ता के स्टेटमेंट में नहीं। यह समय का अंतर है जो अगले महीने अपने-आप खत्म हो जाता है, और इसे बस तारीख के साथ नोट करना होता है।
  • ऐसा क्रेडिट नोट जो कभी नहीं पहुँचा। आपूर्तिकर्ता ने वापसी स्वीकार की या छूट पर सहमति दी और उसे अपने शेष से घटा दिया, पर नोट खुद आप तक कभी नहीं पहुँचा, या उल्टा: ऐसा नोट जिसका उसने वादा किया और अभी जारी नहीं किया। दोनों ही स्थितियों में आप इनवॉइस से जुड़ा नोट माँगते हैं, जैसा पाँचवें भाग में बताया गया।
  • दो बार दर्ज इनवॉइस, आपकी ओर या आपूर्तिकर्ता की ओर। आपकी ओर, यह वही मामला है जिसे डुप्लिकेट जाँच प्रविष्टि के समय रोकती है, और अगर कोई निकल जाए तो मिलान उसे पकड़ लेता है।

हर अंतर को एक स्थिति, एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और एक तारीख मिलती है: अगले महीने फ़ॉलो-अप होने वाला समय का अंतर, आपकी ओर सुधारी गई त्रुटि, या आपूर्तिकर्ता की ओर की त्रुटि जिसे सुधारने को आप उससे कहते हैं। मिलान सहमत प्रारंभिक शेष से शुरू होता है, क्योंकि कभी न सुलझा पुराना अंतर उसके बाद के हर नए अंतर में घुल-मिल जाता है। आपको पहले दिन से हर महीने हर आपूर्तिकर्ता का मिलान करने की ज़रूरत नहीं है। उन आपूर्तिकर्ताओं से शुरू करें जिनसे आप सबसे ज़्यादा खरीदते हैं, या जिनके साथ अंतर बार-बार आते हैं, और प्राथमिकता का क्रम मालिक के निर्णय पर छोड़ दें।

जब खरीद आदेश स्प्रेडशीट में, इनवॉइस ईमेल में और भुगतान बैंक स्टेटमेंट में रहते हैं, तो यह थका देने वाली खोज है। जब सिस्टम ने शुरू से खरीद आदेश, प्राप्ति रिकॉर्ड, इनवॉइस, कोई भी नोट और भुगतान, सब एक नंबर से जोड़कर रखे हों, तो मिलान खोज नहीं बल्कि तुलना बन जाता है: आपूर्तिकर्ता का स्टेटमेंट डाला जाता है, सिस्टम हर पंक्ति को इनवॉइस नंबर और राशि से मिलाता है, और आपके पास केवल वही बचता है जो मेल नहीं खाया, साथ में वह जानकारी जो सिस्टम हर इनवॉइस के बारे में जानता है: वह प्राप्त हुआ या नहीं, रोका गया है या नहीं, और उसके सामने कोई नोट जारी हुआ है या नहीं।

किंगडम के बाहर के आपूर्तिकर्ता: दो दायित्व जो आपकी कंपनी पर आ सकते हैं

जब आप किसी गैर-निवासी आपूर्तिकर्ता से सेवा खरीदते हैं, जैसे तकनीकी कार्यालय के लिए डिज़ाइन सॉफ़्टवेयर सदस्यता, विदेश में किसी उत्पादन लाइन के निर्माता के साथ उसका रखरखाव अनुबंध, या किसी परियोजना के लिए इंजीनियरिंग परामर्श, तो दो ऐसे दायित्व पैदा हो सकते हैं जो स्थानीय आपूर्तिकर्ता के साथ नहीं दिखते, और जहाँ वे लागू होते हैं वहाँ वे आपूर्तिकर्ता पर नहीं, आपकी कंपनी पर आते हैं: पहले मामले में वैट घोषित करना, और दूसरे में कर रोककर उसे ज़कात, कर और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) को जमा करना। यहाँ हम उन्हें तंत्र के रूप में बताते हैं; विवरण, और हर एक के लागू होने की शर्तें, उनके स्रोतों में हैं:

  • रिवर्स-चार्ज वैट। अनुच्छेद 47(1) कहता है कि जहाँ जीसीसी एकीकृत वैट समझौता कर योग्य ग्राहक को गैर-निवासी आपूर्तिकर्ता से प्राप्त आपूर्ति पर वैट चुकाने के लिए उत्तरदायी बनाता है, वहाँ वैट रिवर्स-चार्ज तंत्र से चुकाया जाता है: ग्राहक उस कर अवधि के वैट रिटर्न में आपूर्ति पर आउटपुट वैट, और जितनी कटौती का वह लाभ ले सकता है उस सीमा तक कोई भी कटौती योग्य इनपुट वैट घोषित करता है। इसलिए विदेशी आपूर्तिकर्ता के इनवॉइस पर सऊदी वैट न होने का मतलब यह नहीं कि आपूर्ति पर वैट नहीं है। इसका मतलब यह हो सकता है कि उसे घोषित करने की ज़िम्मेदारी आप पर आ गई है।
  • गैर-निवासियों को भुगतान पर विदहोल्डिंग कर। ZATCA की विदहोल्डिंग कर संबंधी सामान्य मार्गदर्शिका बताती है कि रोकने के लिए बाध्य व्यक्ति द्वारा किंगडम के स्रोत से किसी गैर-निवासी को किए गए भुगतान विदहोल्डिंग के दायरे में आते हैं, और बाध्य व्यक्ति को उस महीने में चुकाई गई विदहोल्डिंग योग्य राशियों को कवर करने वाला मासिक विदहोल्डिंग विवरण दाखिल करना होता है, जिसे दाखिल करना और रोका गया कर लाभार्थी को भुगतान वाले महीने के अगले महीने के पहले दस दिनों के भीतर जमा करना होता है। मार्गदर्शिका का उदाहरण: 20 जनवरी को किसी गैर-निवासी को दी गई रॉयल्टी घोषित की जाती है और उसका कर अधिकतम 10 फ़रवरी तक जमा किया जाता है, और लाभार्थी को चुकाई गई राशि और रोका गया कर दिखाने वाला प्रमाणपत्र दिया जाता है। अगर किसी महीने में विदहोल्डिंग योग्य कोई भुगतान नहीं है, तो मासिक विवरण आवश्यक नहीं है। भुगतान के प्रकार के अनुसार विदहोल्डिंग दरें, और दोहरे कराधान संधियों का प्रभाव, मार्गदर्शिका में ही और आपके कर सलाहकार के साथ देखे जाने चाहिए। मार्गदर्शिका यह भी कहती है कि वस्तुओं की आपूर्ति से आय विदहोल्डिंग के दायरे से बाहर है, और किंगडम में वस्तुओं की आपूर्ति का अनुबंध केवल किंगडम के भीतर किए गए सहायक कार्य के लिए इसके दायरे में आता है, जैसे देश के भीतर परिवहन, स्थापना, रखरखाव या प्रशिक्षण। यह रोकने वाले के लिए और दायित्व भी तय करती है, जिनमें ZATCA में पंजीकरण और एक वार्षिक विवरण शामिल हैं।

परिचालन पक्ष आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड से शुरू होता है: एक फ़ील्ड जो दिखाता है कि आपूर्तिकर्ता गैर-निवासी है, और जो दोनों प्रभाव अपने साथ लाता है। उसका इनवॉइस लेखा विभाग तक इस चिह्न के साथ पहुँचता है कि रिवर्स-चार्ज समीक्षा ज़रूरी है, और उसका भुगतान रन में इस चिह्न के साथ दिखता है कि वह उस महीने के विदहोल्डिंग विवरण में आ सकता है, ताकि ज़िम्मेदार व्यक्ति को दसवीं तारीख से पहले पता हो कि क्या दाखिल करना और जमा करना है, बजाय इसके कि वह बैंक स्टेटमेंट से जोड़-तोड़ करे। सिस्टम सूची तैयार करता है, और हर भुगतान का अंतिम वर्गीकरण आपका कर सलाहकार करता है।

Origami का दृष्टिकोण

जब हम किसी कंपनी के लिए भुगतान चरण बनाते हैं, तो दो सवालों से शुरू करते हैं: आज यह कैसे तय होता है कि पहले किसे भुगतान मिले, और आपूर्तिकर्ता के बैंक विवरण कौन बदल सकता है? फिर हम हर आपूर्तिकर्ता रिकॉर्ड की भुगतान शर्तों से भुगतान रन बनाते हैं, ताकि उसमें केवल मिलान हो चुके इनवॉइस आएँ और उसे अनुमोदन मैट्रिक्स के तहत एक बार मंज़ूरी मिले, और IBAN बदलाव को एक ऐसे दो-चरणीय रास्ते में बदलते हैं जिसका लॉग मिटाया नहीं जा सकता।

हम आपूर्तिकर्ता स्टेटमेंट मिलान को ऐसी तुलना बनाते हैं जिसे सिस्टम अपने पास पहले से मौजूद दस्तावेज़ों पर चलाता है, रिटर्न तैयार करने वाले के लिए बकाया इनवॉइस की एजिंग सूची और गैर-निवासी आपूर्तिकर्ताओं की सूची तैयार करते हैं, और कर संबंधी निर्णय आपके सलाहकार पर छोड़ते हैं। यह सब उस लेखा प्रणाली से जुड़ता है जिस पर कंपनी पहले से चल रही है, उसकी जगह नहीं लेता। यह हमारे द्वारा बनाए जाने वाले कस्टम सिस्टम का हिस्सा है, जिसका वर्णन हमारी सेवाएँ में है।

इस सप्ताह के लिए एक अभ्यास: तीन महीने के भुगतान

इस अभ्यास के लिए किसी नए टूल की ज़रूरत नहीं है, और वित्त प्रबंधक इसे ट्रांसफ़र करने वाले व्यक्ति के साथ कर सकता है:

  • बैंक स्टेटमेंट से पिछले तीन महीनों के आपूर्तिकर्ता भुगतान निकालें, और हर एक के सामने नोट करें: क्या उसका इनवॉइस मिलान हो चुका था? क्या उसका भुगतान देय तिथि पर हुआ, पहले या बाद में? भुगतान किसने माँगा?
  • उन भुगतानों को गिनें जो किसी भी कार्यक्रम के बाहर गए, और अगर पता हो तो हर एक का कारण लिखें।
  • पिछले एक साल में आपूर्तिकर्ताओं के बैंक विवरण में हुए हर बदलाव को इकट्ठा करें, और हर एक के बारे में पूछें: अनुरोध कैसे आया? उसकी पुष्टि कैसे हुई? किसने मंज़ूरी दी?
  • बकाया इनवॉइस को उनकी आपूर्ति तिथि से उम्र के अनुसार क्रम में लगाएँ, उन्हें चिह्नित करें जो आपूर्ति के अगले महीने से बारह महीने के करीब हैं, और सूची अपने कर सलाहकार को भेजें।
  • अपने तीन सबसे बड़े आपूर्तिकर्ताओं से स्टेटमेंट माँगें और उसका मिलान करें, हर अंतर को वर्गीकृत करते हुए: दर्ज न हुआ इनवॉइस, रास्ते में भुगतान, न मिला नोट, या दोहराव।

यह अभ्यास आपको साफ़ तस्वीर देता है कि कहाँ से शुरू करें। अगर ज़्यादातर भुगतान कार्यक्रम के बाहर गए, तो भुगतान रन से शुरू करें। अगर बैंक विवरण बदलावों की कोई दस्तावेज़ी पुष्टि नहीं है, तो किसी और चीज़ से पहले वहीं से शुरू करें, क्योंकि यही वह दरार है जिससे पैसा गलत हाथों में जाता है। अगर स्टेटमेंट के अंतर अक्सर आते हैं, तो उनका कारण भुगतान से पहले के पड़ावों में खोजें: प्राप्ति, मिलान और इनवॉइस इनबॉक्स।

अगले भाग में

आपूर्तिकर्ता को जाने वाले हर रियाल का अब एक पूरा रास्ता है: स्वीकृत अनुरोध, खरीद आदेश, दस्तावेज़ी प्राप्ति, मिलान हो चुका इनवॉइस, निर्धारित भुगतान और मिलान हो चुका स्टेटमेंट। सातवाँ और अंतिम भाग इन सबको खर्च के एक ही दृश्य में लाता है: आपने कितना प्रतिबद्ध किया है जिसका अभी इनवॉइस नहीं आया, आपके सबसे बड़े आपूर्तिकर्ता वास्तव में कौन हैं, और कौन-सी श्रेणियाँ खरीद आदेशों के बाहर खरीदी जाती हैं। फिर यह खरीद के डिजिटलीकरण के लिए नब्बे दिन की योजना प्रस्तुत करता है, ऐसे क्रम में जो खरीद को एक दिन के लिए भी नहीं रोकता।

स्रोत