在第三部分中，这笔采购有了一家经过核实的供应商，以及一份写明品项、数量、价格和条款的书面采购订单。但采购订单只是双方之间的一个承诺，供应商可能交付得比它声称的少，可能送来与所订货物相近的东西，也可能按非约定的价格开票。这些在纸面上都看不出来。它们出现在仓库门口，出现在卡车卸货时的工地上，或者出现在技术人员完工时的酒店房间里。

纸面与现实相遇的地方

本部分讨论纸面与现实相遇的两个环节：收货，记录实际到货的内容；三单匹配，在任何款项付出之前，把到货内容与约定内容以及供应商的付款要求进行比对。在第一部分中，我们描述过这里常见的断点：送货单未经清点就被签收，随后来了一张按全部数量开具的发票。我们就在这里解决它。

收货：实际到了什么，而不是供应商送货单上写了什么

货物到达时附有供应商的送货单，列明发出了什么。那张送货单是供应商的文件，不是你的。你的文件是你自己根据采购订单及其各行录入的收货记录，它包含四项内容：

  • 实际清点的数量，而不是送货单上写的数量。两者之间的差异是首先必须显现出来的，而且应当在司机还在门口时就显现，而不是几天之后。
  • 货物状况：完好、损坏、包装不全，或者在物料有保质期时临近过期。需要时附上照片，因为收货时拍下的照片比事后写的任何描述都更有力。
  • 拒收数量及原因：不符合规格、损坏或超出订购数量。附有原因的拒收记录，是日后供应商更正的依据；只是对司机口头说一句的拒收，在发票到来之前就已经无从查考。
  • 谁收的货、何时、在何处：总仓库、具体的项目工地或物业。直接卸在工地上的物料根本不经过仓库，所以它的收货必须在工地现场登记。

在为什么账面库存总是与货架对不上一文中，库存差异的第一个缺口正是如此：货物被放在地上，与采购订单的核对被推迟到一个永远不会到来的明天。这里的解决办法也一样：收货在发生的那一刻就登记，用工地主管的手机或仓管员的设备，针对未结的采购订单登记，而不是写在一张纸上、事后再录入系统。在条码与扫描一文中，我们展示了仓管员如何先扫描采购订单、再逐一扫描每个品项，这样差异在任何人签收之前就会显现。

有一种做法值得一试：收货人在看不到订购数量的情况下清点，并登记自己清点的结果，而不是供应商送货单上的数字。看到预期数字的收货人，往往会出于善意去确认它，尤其是在一天快结束、卡车还在等着的时候。看不到它的人只能去数。随后系统把清点结果与订单比对，并把差异显示给负责跟进的人。有些品项在接受之前还需要多一步：需要核对钢厂质保书的钢筋，或者在进入生产线之前需要质检的原材料。这些品项登记为“已收货、待检验”，因此在被接受或拒收之前，既不发料，也不参与匹配。

而且收货的人不是与供应商谈定的人：采购部门谈定，仓库或工地收货，财务部门付款。这不是因为怀疑谁，而是因为每个人证明的是其他人无法证明的那一部分。

服务与分包商：完工确认单

服务不是用卡车运来的，所以在门口没有什么可清点：住宅楼的电梯维保、项目上由分包商完成的保温工程、生产线上修好的一台泵。这里的收货是一份完工确认单，由提出该工作需求的人确认工作已按约定完成：完成了什么、何时完成、是否还有遗留事项。它由提出需求的人或负责施工地点的人签字，而不是由签合同的采购部门签字，因为提出需求的人才知道工作是否真的完成了。

持续数周的分包工程按阶段收货：每个分项截至目前完成了多少，就像在进度款申请中计量工程量那样。因此，分包商的进度款申请要与一份实际完成工程量的收货记录相对照，这份记录不只依据分包商自己的估算，而是依据需求方或现场工程师的确认。与物料一样，凡未被接受的部分都要连同原因一起登记：需要返工的工作，或尚未完成的分项。

三单匹配：三份文件必须说同一件事

供应商发票到达时，公司手中有关于同一笔采购的三份文件：采购订单显示我们约定了什么，收货记录显示到了什么，发票显示供应商要求支付什么。三单匹配就是在付款前逐行比对这三份文件：同一个品项；开票数量加上针对同一收货已开票的数量，不高于接受数量；发票单价等于采购订单最新批准版本上的价格。如果三者一致，发票无需任何人过问就进入付款。如果不一致，它就停下来，直到差异得到解释。

匹配不必一字不差。按重量或按立方米计量的物料，到货时可能与订购量略有出入，哈拉拉（halala）的尾数取整也可能让某一行的合计发生变动。所以公司要设定一个容差，而且由企业主来设定，不是由系统，也不是由录入发票的人；不同类型的采购可以有不同的容差。重要的是容差要写成书面规定并一视同仁地执行，而且落在容差范围内的每一个差异，无论多小，仍然都要登记。如果同一家供应商反复出现同样的小差异，这就成了一个值得追问的问题。

设计匹配的人需要理解三种情况：

  • 一张发票对应多次收货。《增值税实施条例》允许供应商针对在不超过一个日历月的期间内向同一客户进行的多次单独供应，开具一张汇总税务发票（第53条第(4)款）。在一个月内分批向工地送货的供应商，可以为当月的送货只开一张发票，所以匹配是按行和数量进行的，而不是按单据的数量。
  • 几周后才到的发票。正如第一部分所述，对于企业之间的供应，开具税务发票的最后期限是供应发生当月的次月第15日（第53条第(1)款(b)项）。如果收货没有在发生当天登记，发票到来时已经没人记得进了什么货，匹配又会变回一轮又一轮的电话。
  • 没有实物交付的经常性服务。每月的软件订阅，或者设备、仓库的固定租金。每个月都没有东西可收，所以匹配是两单匹配，在采购订单或合同与发票之间进行。这是针对该类采购记录在订单本身上的决定，而不是事后有人发现的漏洞：系统知道这张订单按两单匹配，而其他订单没有收货就无法通过。订单上还有截止日期和一位指定负责人，由其在每次续期时确认仍然需要这项服务，以免服务停止后发票还在继续通过。

在跨工地和技术人员车辆的备件与库存一文中，我们只用一句话提到了三单匹配，把它当作防止为从未到货的数量付款、防止为同一次供应重复付款的那一步。这句话没错，但匹配的真正价值并不在单据一致时显现，而是在单据不一致时显现。

不一致时：每一种例外都有一条路径

一张不匹配的发票面临两种相反的风险。第一种是在没有人提出异议的情况下被付款，因为供应商在打电话催，而差异看起来很小。第二种是它被停下来，却没有人知道它停了，于是在抽屉或收件箱里一放就是几周，供应商来催款时比你更早发现它被扣住了。解决办法是：每一类差异都有一条已知的处理路径，有一位指定的决策人，并把决定及其理由记录在发票本身上。最常见的四种差异：

  • 短交。发票按全部数量开具，而收货数量较少。没到的货不付钱。采购部门跟进供应商，争取两种结果之一：供应商补交剩余部分，按采购订单的未结余额收货；或者供应商针对不会再到的数量开具贷项通知单来更正发票，随后以书面理由关闭订单上的未结余额，正如第三部分所述，这样就不会留下一个没有人在等的承诺。
  • 替代品。到货的是另一个品牌、相近的尺寸或不同的规格。就像在条码与扫描一文中那样，系统不会把它当作采购订单该行的货物接受；收货人不会独自决定接受它，它也不会被当作所订货物入库。它被登记为“库外暂存、待决定”，由需求团队中负责该技术要求的人来决定：如果接受，采购订单按第三部分所述以新版本和理由进行修订；如果拒收，就退回给供应商。
  • 价格高于采购订单。这要交给采购部门，而不是财务部门，因为价格是采购部门谈定的。要么供应商开具引用该发票的贷项通知单来更正发票；要么涨价有可接受的理由，此时订单以新版本进行修订，如果超出已批准的金额，还要像第二部分所述那样重新送审。在没有记录理由、没有审批的情况下，悄悄修改采购订单去迁就发票，恰恰是毁掉匹配意义的做法。
  • 已经登记过的发票号码。条例要求税务发票带有一个能够识别并区分该发票的序列号（第53条第(5)款(b)项）。因此，同一家供应商的同一个号码，通常意味着同一张发票：正如第一部分所述，先通过电子邮件、后又通过WhatsApp发来的副本。系统在录入时就将其拦下，并把已在档的发票并排显示，负责跟进的人以书面理由将其作为重复发票关闭。如果它确实是另一张发票，例如因为供应商对每个分支机构的发票分别编号，而天课、税务和海关总局（ZATCA）的电子发票详细指南允许这样做，那么它就继续进入匹配。而且，只有当每家供应商只有一条记录、并带有不可重复的标识符时，这项检查才有效，正如第三部分所解释的。同一次送货的第二张发票若换了号码，拦下它的不是号码检查，而是匹配本身，因为第一张发票已经用掉了收货数量。

当一张发票需要更正时，无论是数量、价格还是任何一方的信息，路径都是开具新单据，而不是修改旧单据：由供应商开具、明确引用其所涉及的一张或多张发票的贷项或借项通知单（第54条）。天课、税务和海关总局（ZATCA）的电子发票详细指南规定，电子发票一经开具即不得修改或删除，取消电子发票只能通过与之关联的贷项通知单加一张新发票来完成。所以不要向供应商索要同一张发票的修改副本；要索要与之关联的通知单，并把两者放在一起保存。我们将在第五部分从买方角度讨论这些通知单；凡涉及对你自身进项增值税影响的问题，请咨询你的税务顾问。

最后，谁可以在存在差异的情况下放行一张发票？既不是录入发票的人，也不是付款的人。这是企业主在审批矩阵中设定的一个角色；放行以放行人的名义连同理由一起记录，并出现在企业主能看到的清单中。每一项例外还有企业主设定的处理期限，如果到期仍未决定，该例外就会升级到上一级，就像一份停滞的采购申请那样。当一张发票被扣住时，供应商当天就会从采购部门得知原因，而不是几周后来问付款时才从财务部门得知。匹配保护的不只是钱，它也保护你与可靠供应商之间的关系：这些供应商的款项被拖延，仅仅是因为没有人确认收到了他们交付的东西。

Origami 的观点

当我们为一家公司搭建这个环节时，我们从货物和服务实际到达的地方入手：仓库门口、每一个项目工地、技术人员开展工作的物业或酒店。在每个地方，我们都会问：今天由谁签字？签字后那张纸去了哪里？要过多少天才能到达财务部门？一次收货如果不能在现场、在发生的那一刻登记，无论背后是什么系统，最终都会退回成某人口袋里的一张纸。

然后我们搭建：通过手机、针对未结采购订单登记收货，并附上供应商送货单和货物状况的照片；由提出工作需求的人签署的完工确认单；录入发票时自动运行的匹配；以及一份例外清单，其中每一项都有指定的决策人、处理期限和记录在案的理由，全部与公司所使用的会计系统相连。这是我们打造的定制系统的一部分，详见我们的服务。

本周练习：在门口守一周，查一个月的发票

这项练习不需要任何新工具，运营经理可以和财务经理一起完成：

  • 选择一个收货点，为期一周：总仓库、你最繁忙的工地，或者单独一家酒店。要求每一批送货都要清点，并把清点数量写在供应商送货单数量的旁边。
  • 询问负责签收送货的人：他们真的清点了吗，还是照抄送货单上的数量？服务由谁收货，分包商的工作完工由谁确认？你要找的不是责任人，而是一个没有人负责的环节。
  • 拿出上个月你已支付的供应商发票，为每一张找到收货记录或完工确认单，并统计有多少张是在没有书面收货记录的情况下付款的。
  • 把你发现的每一个差异归入四类：短交、替代品、价格偏高或重复发票。在每一项旁边写上由谁做出的决定，以及这一决定记录在哪里。
  • 回到第一部分练习中的那十张发票，拿出你当时记下的价格和数量差异：把每一项归入四类之一，并检查是否有以某人名义记录的决定，还是发票就那样原样付了款。

在没有书面收货记录的情况下付款的发票数量，是这项练习得出的最清楚的数字，而出现最频繁的那一类，就是最先需要书面处理路径的一类。如果你发现收货有登记，但登记得晚，原因通常是登记比现场工作慢，解决办法是让同一地点的登记变得更容易，而不是再加一个签字。

下一部分

现在，每一张发票都有了可供比对的收货记录和可供衡量的采购订单。下一部分将从买方角度聚焦发票本身，以及在抵扣其进项增值税之前要检查哪些内容：税务发票必须载明的信息，供应商处于电子发票集成阶段时会有哪些变化，为什么扫描的纸质发票不算合规的电子发票，以及如何通过贷项或借项通知单更正错误。

参考来源