माल की प्राप्ति और थ्री-वे मैचिंग: मिलान नहीं, तो भुगतान नहीं

भाग तीन में ख़रीद को एक सत्यापित सप्लायर और एक लिखित परचेज़ ऑर्डर मिला, जिसमें आइटम, मात्रा, कीमत और शर्तें दर्ज थीं। लेकिन परचेज़ ऑर्डर दो पक्षों के बीच एक वादा है, और सप्लायर उसमें लिखी मात्रा से कम डिलीवर कर सकता है, ऑर्डर की गई चीज़ से मिलती-जुलती चीज़ डिलीवर कर सकता है, या ऐसी कीमत पर बिल भेज सकता है जो तय कीमत नहीं है। इनमें से कुछ भी काग़ज़ पर नहीं दिखता। यह गोदाम के गेट पर दिखता है, साइट पर जब ट्रक माल उतारता है, या होटल के कमरे में जब तकनीशियन काम पूरा करता है।

जहाँ काग़ज़ हक़ीक़त से मिलता है

यह भाग उन दो पड़ावों को कवर करता है जहाँ काग़ज़ हक़ीक़त से मिलता है: प्राप्ति, जो दर्ज करती है कि वास्तव में क्या पहुँचा, और थ्री-वे मैचिंग, जो कोई भी पैसा जाने से पहले यह तुलना करती है कि जो पहुँचा वह तय की गई चीज़ से और सप्लायर जो माँग रहा है उससे मेल खाता है या नहीं। भाग एक में हमने यहाँ होने वाली आम चूक बताई थी: बिना गिने हस्ताक्षर किया गया डिलीवरी नोट, और फिर पूरी मात्रा का बिल। यहीं हम उसे ठीक करते हैं।

प्राप्ति: जो वास्तव में पहुँचा, न कि जो सप्लायर का नोट कहता है

शिपमेंट सप्लायर के डिलीवरी नोट के साथ पहुँचता है, जो दिखाता है कि क्या भेजा गया। वह नोट सप्लायर का दस्तावेज़ है, आपका नहीं। आपका दस्तावेज़ वह प्राप्ति रिकॉर्ड है जिसे आप ख़ुद परचेज़ ऑर्डर और उसकी लाइनों के सामने दर्ज करते हैं, और उसमें चार चीज़ें होती हैं:

• वास्तव में गिनी गई मात्रा, न कि डिलीवरी नोट पर लिखी मात्रा। दोनों के बीच का अंतर सबसे पहले सामने आने वाली चीज़ है, और यह तब सामने आना चाहिए जब ड्राइवर अभी गेट पर ही हो, कुछ दिन बाद नहीं।
• स्थिति: ठीक, क्षतिग्रस्त, पैकेजिंग अधूरी, या जहाँ सामग्री की शेल्फ़ लाइफ़ हो वहाँ एक्सपायरी के क़रीब। जहाँ ज़रूरी हो फ़ोटो लगाएँ, क्योंकि प्राप्ति के समय ली गई फ़ोटो बाद में लिखे गए किसी भी विवरण से ज़्यादा मज़बूत होती है।
• अस्वीकार की गई मात्रा और उसका कारण: विनिर्देश से बाहर, क्षतिग्रस्त, या ऑर्डर से ज़्यादा। कारण के साथ दर्ज की गई अस्वीकृति ही वह आधार है जिस पर बाद में सप्लायर का सुधार बनता है; ड्राइवर से मुँह से कही गई अस्वीकृति बिल आने से पहले ही खो जाती है।
• किसने प्राप्त किया, कब और कहाँ: मुख्य गोदाम, कोई विशेष प्रोजेक्ट साइट, या संपत्ति। जो सामग्री सीधे निर्माण साइट पर उतारी जाती है वह कभी गोदाम से होकर गुज़रती ही नहीं, इसलिए उसकी प्राप्ति साइट से ही दर्ज करनी होती है।

आपका दर्ज स्टॉक शेल्फ़ से कभी मेल क्यों नहीं खाता में, इन्वेंटरी अंतर की पहली दरार ठीक यही थी: फ़र्श पर रखा गया शिपमेंट, जिसका परचेज़ ऑर्डर से मिलान एक ऐसे कल तक टाल दिया गया जो कभी नहीं आता। यहाँ समाधान भी वही है: प्राप्ति उसी क्षण दर्ज होती है जब वह होती है, साइट सुपरवाइज़र के फ़ोन या स्टोरकीपर के डिवाइस से, खुले परचेज़ ऑर्डर के सामने, न कि किसी शीट पर जिसे बाद में सिस्टम में टाइप किया जाए। बारकोड और स्कैनिंग में हमने दिखाया था कि स्टोरकीपर कैसे परचेज़ ऑर्डर और फिर हर आइटम को स्कैन करता है, ताकि डिलीवरी पर किसी के हस्ताक्षर करने से पहले ही अंतर दिख जाए।

एक तरीक़ा आज़माने लायक़ है: प्राप्त करने वाला ऑर्डर की गई मात्रा देखे बिना गिनता है, और वही दर्ज करता है जो उसने गिना, न कि सप्लायर के नोट पर लिखा आँकड़ा। जो प्राप्तकर्ता अपेक्षित संख्या देख लेता है, वह नेकनीयती से उसी की पुष्टि करने लगता है, ख़ासकर दिन के आख़िर में जब ट्रक इंतज़ार कर रहा हो। जो उसे नहीं देखता, वह सिर्फ़ गिन सकता है। फिर सिस्टम गिनती की तुलना ऑर्डर से करता है और अंतर उस व्यक्ति को दिखाता है जो उसका फ़ॉलो-अप करता है। कुछ आइटमों को स्वीकार करने से पहले एक और क़दम की ज़रूरत होती है: सरिया जिसका मिल सर्टिफ़िकेट जाँचना होता है, या कोई कच्चा माल जिसे प्रोडक्शन लाइन तक पहुँचने से पहले गुणवत्ता जाँच चाहिए। इन्हें निरीक्षण के अधीन प्राप्त के रूप में दर्ज किया जाता है, ताकि स्वीकार या अस्वीकार होने तक न तो इन्हें जारी किया जाए और न ही इनका मिलान हो।

और जो व्यक्ति माल प्राप्त करता है वह वही व्यक्ति नहीं है जिसने सप्लायर से समझौता किया: ख़रीद विभाग समझौता करता है, गोदाम या साइट प्राप्त करती है, और अकाउंट्स भुगतान करता है। इसलिए नहीं कि किसी पर शक है, बल्कि इसलिए कि हर एक वह हिस्सा साबित करता है जो बाक़ी साबित नहीं कर सकते।

सेवाएँ और सबकॉन्ट्रैक्टर: कार्य-पूर्णता रिकॉर्ड

सेवा ट्रक पर नहीं आती, इसलिए गेट पर गिनने को कुछ नहीं होता: किसी आवासीय टावर में लिफ़्ट का रखरखाव, किसी प्रोजेक्ट पर सबकॉन्ट्रैक्टर द्वारा किया गया इंसुलेशन का काम, प्रोडक्शन लाइन पर ठीक किया गया पंप। यहाँ प्राप्ति एक कार्य-पूर्णता रिकॉर्ड है, जिसमें काम की माँग करने वाला व्यक्ति पुष्टि करता है कि काम तय के अनुसार हुआ: क्या पूरा हुआ, कब, और क्या कुछ बाक़ी है। इस पर वह व्यक्ति हस्ताक्षर करता है जिसने काम की माँग की थी या जो उस जगह के लिए ज़िम्मेदार है जहाँ काम हुआ, न कि ख़रीद विभाग, जिसने अनुबंध पर हस्ताक्षर किए थे, क्योंकि जिसने काम की माँग की थी वही जानता है कि काम वास्तव में हुआ या नहीं।

हफ़्तों तक चलने वाले सबकॉन्ट्रैक्ट किए गए काम की प्राप्ति चरणों में होती है: आज तक हर आइटम का कितना हिस्सा पूरा हुआ, उसी तरह जैसे भुगतान आवेदन में काम को मापा जाता है। इसलिए सबकॉन्ट्रैक्टर के भुगतान आवेदन को वास्तव में पूरी हुई मात्राओं के प्राप्ति रिकॉर्ड के सामने रखा जाता है, जो सिर्फ़ सबकॉन्ट्रैक्टर के अनुमान पर नहीं, बल्कि माँगकर्ता या साइट इंजीनियर की पुष्टि पर आधारित होता है। सामग्री की तरह, जो स्वीकार नहीं होता उसे कारण के साथ दर्ज किया जाता है: ऐसा काम जिसे दोबारा करना है, या कोई आइटम जो पूरा नहीं हुआ।

थ्री-वे मैचिंग: तीन दस्तावेज़ जिन्हें एक ही बात कहनी चाहिए

जब सप्लायर का बिल आता है, तो कंपनी के पास एक ही ख़रीद के बारे में तीन दस्तावेज़ होते हैं: परचेज़ ऑर्डर दिखाता है कि हमने क्या तय किया, प्राप्ति रिकॉर्ड दिखाता है कि क्या पहुँचा, और बिल दिखाता है कि सप्लायर क्या माँग रहा है। थ्री-वे मैचिंग का अर्थ है भुगतान से पहले तीनों की लाइन-दर-लाइन तुलना करना: वही आइटम, बिल की गई ऐसी मात्रा जो उसी प्राप्ति पर पहले से बिल की गई मात्रा के साथ मिलाकर स्वीकार की गई मात्रा से अधिक न हो, और बिल की यूनिट कीमत जो परचेज़ ऑर्डर के नवीनतम स्वीकृत संस्करण की कीमत के बराबर हो। अगर तीनों मेल खाते हैं, तो बिल बिना किसी के पूछे भुगतान की ओर बढ़ता है। अगर नहीं, तो वह तब तक रुका रहता है जब तक अंतर स्पष्ट न हो जाए।

मिलान का अक्षरशः सटीक होना ज़रूरी नहीं है। वज़न या घन मीटर से मापी जाने वाली सामग्री ऑर्डर से थोड़ी अलग पहुँच सकती है, और हलाला की राउंडिंग किसी लाइन के कुल योग को बदल सकती है। इसलिए कंपनी एक टॉलरेंस तय करती है, और उसे मालिक तय करता है, न कि सिस्टम और न ही बिल दर्ज करने वाला व्यक्ति; यह एक तरह की ख़रीद से दूसरी तरह की ख़रीद में अलग हो सकता है। महत्वपूर्ण यह है कि टॉलरेंस लिखा हुआ हो और सब पर लागू हो, और उसके भीतर आने वाला हर अंतर भी दर्ज हो, चाहे वह कितना भी छोटा हो। अगर किसी एक सप्लायर के साथ वही छोटा अंतर बार-बार आता रहे, तो वह पूछने लायक़ सवाल बन जाता है।

मैचिंग डिज़ाइन करने वाले को तीन स्थितियाँ समझनी चाहिए:

• कई प्राप्तियों के लिए एक बिल। वैट कार्यान्वयन विनियम सप्लायर को एक ग्राहक को एक कैलेंडर माह से अधिक न होने वाली अवधि में की गई कई अलग-अलग आपूर्तियों को कवर करने वाला सारांश टैक्स इनवॉइस जारी करने की अनुमति देते हैं (अनुच्छेद 53(4))। महीने भर किसी साइट पर खेपों में डिलीवर करने वाला सप्लायर उस महीने की डिलीवरी के लिए एक ही बिल भेज सकता है, इसलिए मैचिंग लाइनों और मात्राओं पर काम करती है, दस्तावेज़ों की संख्या पर नहीं।
• हफ़्तों बाद आने वाला बिल। जैसा भाग एक में बताया गया, व्यवसायों के बीच आपूर्ति के लिए टैक्स इनवॉइस जारी करने की अंतिम तिथि उस महीने के अगले महीने का 15वाँ दिन है जिसमें आपूर्ति हुई (अनुच्छेद 53(1)(b))। अगर प्राप्ति उसी दिन दर्ज नहीं हुई जिस दिन वह हुई, तो बिल आता है और किसी को याद नहीं रहता कि क्या आया था, और मैचिंग फिर से फ़ोन कॉल के दौर में बदल जाती है।
• बिना भौतिक डिलीवरी वाली आवर्ती सेवाएँ। मासिक सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन, या उपकरण या गोदाम का तय किराया। हर महीने प्राप्त करने को कुछ नहीं होता, इसलिए मैचिंग टू-वे होती है, परचेज़ ऑर्डर या अनुबंध और बिल के बीच। यह उस तरह की ख़रीद के लिए ऑर्डर पर ही दर्ज एक निर्णय है, न कि कोई चोर रास्ता जिसे कोई बाद में खोज ले: सिस्टम जानता है कि यह ऑर्डर टू-वे मिलान करता है, और बाक़ी ऑर्डर बिना प्राप्ति के आगे नहीं बढ़ते। ऑर्डर में एक समाप्ति तिथि और एक नामित व्यक्ति भी होता है जो हर नवीनीकरण पर पुष्टि करता है कि सेवा की अब भी ज़रूरत है, ताकि सेवा बंद होने के बाद बिल पास होते न रहें।

कई साइटों और तकनीशियनों की गाड़ियों में स्पेयर पार्ट्स और इन्वेंटरी में हमने थ्री-वे मैचिंग का ज़िक्र एक ही पंक्ति में किया था, उस क़दम के रूप में जो ऐसी मात्रा के भुगतान से रोकता है जो कभी पहुँची ही नहीं, और एक ही आपूर्ति के दो बार भुगतान से भी। वह पंक्ति सही है, लेकिन मैचिंग का असली मूल्य तब नहीं दिखता जब दस्तावेज़ मेल खाते हैं। यह तब दिखता है जब वे मेल नहीं खाते।

जब वे मेल न खाएँ: हर अपवाद के लिए एक रास्ता

मेल न खाने वाले बिल के सामने दो विपरीत जोखिम होते हैं। पहला यह कि उसका भुगतान बिना किसी आपत्ति के हो जाए, क्योंकि सप्लायर फ़ोन कर रहा है और अंतर छोटा लगता है। दूसरा यह कि वह रुक जाए और किसी को पता ही न हो कि वह रुका है, इसलिए वह हफ़्तों तक किसी दराज़ या इनबॉक्स में पड़ा रहे, और सप्लायर भुगतान का पीछा करते हुए आपसे पहले रोक के बारे में जान जाए। समाधान है हर तरह के अंतर के लिए एक जाना-पहचाना रास्ता, निर्णय लेने वाला एक नामित व्यक्ति, और निर्णय व उसका कारण बिल पर ही दर्ज। चार सबसे आम अंतर:

• कम डिलीवरी। बिल पूरी मात्रा का है और प्राप्ति कम की। जो नहीं पहुँचा उसका भुगतान नहीं होता। ख़रीद विभाग सप्लायर से दो में से एक परिणाम के लिए फ़ॉलो-अप करता है: सप्लायर बाक़ी माल डिलीवर करे, जिसे परचेज़ ऑर्डर के खुले शेष के सामने प्राप्त किया जाए, या वह न आने वाली मात्रा के लिए क्रेडिट नोट से अपना बिल सुधारे, और तब ऑर्डर का खुला शेष लिखित कारण के साथ बंद किया जाए, जैसा भाग तीन में बताया गया, ताकि कोई ऐसी प्रतिबद्धता न बचे जिसका कोई इंतज़ार नहीं कर रहा।
• बदला हुआ आइटम। कोई दूसरा ब्रांड पहुँचता है, मिलता-जुलता साइज़, या अलग विनिर्देश। सिस्टम उसे परचेज़ ऑर्डर लाइन के सामने स्वीकार नहीं करता, जैसा बारकोड और स्कैनिंग में बताया गया; प्राप्तकर्ता अकेले उसे स्वीकार करने का निर्णय नहीं लेता, और वह स्टॉक में ऐसे नहीं जाता मानो वही हो जो ऑर्डर किया गया था। उसे निर्णय लंबित रहने तक स्टॉक से बाहर रखे गए के रूप में दर्ज किया जाता है, और माँग करने वाली टीम में तकनीकी आवश्यकता के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति निर्णय लेता है: अगर वह स्वीकार करता है, तो परचेज़ ऑर्डर को नए संस्करण और कारण के साथ संशोधित किया जाता है, जैसा भाग तीन में बताया गया; अगर वह अस्वीकार करता है, तो वह सप्लायर को वापस जाता है।
• परचेज़ ऑर्डर से ऊँची कीमत। यह अकाउंट्स के बजाय ख़रीद विभाग को जाता है, क्योंकि कीमत ख़रीद विभाग ने तय की थी। या तो सप्लायर अपने बिल को उसका हवाला देने वाले क्रेडिट नोट से सुधारे, या वृद्धि का कोई स्वीकार्य कारण हो, जिस स्थिति में ऑर्डर को नए संस्करण के साथ संशोधित किया जाता है और अगर वह स्वीकृत सीमा से अधिक हो तो दोबारा स्वीकृति के लिए जाता है, जैसा भाग दो में बताया गया। बिल से मेल खाने के लिए परचेज़ ऑर्डर को चुपचाप संपादित करना, बिना किसी दर्ज कारण और बिना स्वीकृति के, ठीक वही है जो मैचिंग के उद्देश्य को नष्ट करता है।
• पहले से दर्ज बिल नंबर। विनियम अपेक्षा करते हैं कि टैक्स इनवॉइस पर एक क्रमांक हो जो उसकी पहचान करे और उसे अलग करे (अनुच्छेद 53(5)(b))। इसलिए एक ही सप्लायर से एक ही नंबर का आम तौर पर अर्थ है वही बिल: एक प्रति जो ईमेल से आई और फिर WhatsApp पर, जैसा भाग एक में बताया गया। सिस्टम उसे प्रविष्टि के समय ही रोक देता है और पहले से फ़ाइल में मौजूद बिल को उसके बगल में दिखाता है, और जो उसका फ़ॉलो-अप करता है वह उसे लिखित कारण के साथ डुप्लिकेट के रूप में बंद करता है। अगर पता चले कि वह वास्तव में अलग बिल है, उदाहरण के लिए क्योंकि सप्लायर हर शाखा के बिलों को अलग क्रम में नंबर देता है, जिसकी अनुमति ज़कात, कर और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) की ई-इनवॉइसिंग की विस्तृत गाइडलाइन देती है, तो वह मैचिंग की ओर बढ़ता है। और यह जाँच तभी काम करती है जब हर सप्लायर का एक ही रिकॉर्ड हो जिसका पहचानकर्ता दोहराया न जा सके, जैसा भाग तीन में समझाया गया। उसी डिलीवरी के लिए अलग नंबर वाला दूसरा बिल नंबर की जाँच से नहीं, बल्कि मैचिंग से ही रुकता है, क्योंकि पहला बिल प्राप्ति की मात्रा पहले ही ख़र्च कर चुका है।

जब किसी बिल को सुधारने की ज़रूरत हो, चाहे मात्रा में, कीमत में या किसी भी पक्ष के विवरण में, तो रास्ता एक नया दस्तावेज़ है, पुराने में बदलाव नहीं: सप्लायर द्वारा जारी किया गया क्रेडिट या डेबिट नोट जो स्पष्ट रूप से उस बिल या उन बिलों का हवाला दे जिनसे वह संबंधित है (अनुच्छेद 54)। ZATCA की ई-इनवॉइसिंग की विस्तृत गाइडलाइन कहती है कि ई-इनवॉइस जारी होने के बाद उसमें न तो बदलाव किया जाता है और न ही उसे हटाया जाता है, और उसे रद्द करना केवल उससे जुड़े क्रेडिट नोट और एक नए बिल के माध्यम से होता है। इसलिए सप्लायर से उसी बिल की संशोधित प्रति न माँगें; उससे जुड़ा नोट माँगें, और दोनों को साथ रखें। हम भाग पाँच में नोट्स को ख़रीदार के नज़रिए से कवर करते हैं; अपने इनपुट वैट पर असर से जुड़ा कोई भी सवाल अपने टैक्स सलाहकार के पास ले जाएँ।

अंत में, अंतर के बावजूद बिल को कौन रिलीज़ कर सकता है? न वह व्यक्ति जो बिल दर्ज करता है, और न वह जो उसका भुगतान करता है। यह एक भूमिका है जिसे मालिक अनुमोदन मैट्रिक्स में तय करता है; रिलीज़ उसे करने वाले के नाम पर कारण के साथ दर्ज होती है, और यह उस सूची में दिखती है जिसे मालिक देखता है। हर अपवाद को मालिक द्वारा तय की गई एक समय-सीमा भी मिलती है, और अगर वह बिना निर्णय के बीत जाए तो अपवाद अगले स्तर पर एस्केलेट होता है, उसी तरह जैसे कोई अटकी हुई ख़रीद माँग। जब कोई बिल रोका जाता है, तो सप्लायर को कारण उसी दिन ख़रीद विभाग से पता चलता है, न कि हफ़्तों बाद अकाउंट्स से जब वह अपने भुगतान के बारे में पूछता है। मैचिंग सिर्फ़ पैसे की रक्षा नहीं करती; यह उस भरोसेमंद सप्लायर के साथ आपके रिश्ते की भी रक्षा करती है जिसका भुगतान सिर्फ़ इसलिए देर से हो रहा है कि किसी ने उसके डिलीवर किए माल की प्राप्ति की पुष्टि नहीं की।

Origami का नज़रिया

जब हम किसी कंपनी के लिए यह चरण बनाते हैं, तो हम उन जगहों से शुरू करते हैं जहाँ माल और सेवाएँ वास्तव में पहुँचती हैं: गोदाम का गेट, हर प्रोजेक्ट साइट, वह संपत्ति या होटल जहाँ तकनीशियन काम करता है। हर जगह हम पूछते हैं कि आज हस्ताक्षर कौन करता है, हस्ताक्षर के बाद काग़ज़ का क्या होता है, और अकाउंट्स तक पहुँचने में कितने दिन लगते हैं। जो प्राप्ति मौक़े पर, उसी क्षण दर्ज नहीं की जा सकती, वह किसी की जेब में रखी शीट बनकर रह जाएगी, चाहे उसके पीछे कोई भी सिस्टम हो।

फिर हम फ़ोन से, खुले परचेज़ ऑर्डर के सामने प्राप्ति बनाते हैं, सप्लायर के नोट और माल की स्थिति की फ़ोटो के साथ, काम की माँग करने वाले के हस्ताक्षर वाला कार्य-पूर्णता रिकॉर्ड, बिल दर्ज होते ही अपने आप चलने वाली मैचिंग, और अपवादों की एक सूची जिसमें हर आइटम का एक नामित निर्णयकर्ता, एक समय-सीमा और एक दर्ज कारण हो, और यह सब उस अकाउंटिंग सिस्टम से जुड़ा हो जिस पर कंपनी चलती है। यह उन कस्टम सिस्टमों का हिस्सा है जिन्हें हम बनाते हैं, जिनका वर्णन हमारी सेवाओं में है।

इस हफ़्ते का अभ्यास: गेट पर एक हफ़्ता और एक महीने के बिल

इस अभ्यास के लिए किसी नए टूल की ज़रूरत नहीं है, और ऑपरेशंस मैनेजर इसे फ़ाइनेंस मैनेजर के साथ कर सकता है:

• एक हफ़्ते के लिए एक प्राप्ति बिंदु चुनें: मुख्य गोदाम, आपकी सबसे व्यस्त साइट, या कोई एक होटल। कहें कि हर डिलीवरी गिनी जाए, और गिनी गई मात्रा सप्लायर के नोट पर लिखी मात्रा के बगल में लिखी जाए।
• डिलीवरी पर हस्ताक्षर करने वाले से पूछें: क्या वह वास्तव में गिनता है, या नोट से मात्रा उतार लेता है? सेवाएँ कौन प्राप्त करता है, और कौन पुष्टि करता है कि सबकॉन्ट्रैक्टर का काम पूरा हो गया? आप किसी दोषी को नहीं, बल्कि ऐसे क़दम को खोज रहे हैं जिसके लिए कोई ज़िम्मेदार नहीं है।
• पिछले महीने जिन सप्लायर बिलों का भुगतान किया, उन्हें लें, हर एक के लिए प्राप्ति रिकॉर्ड या कार्य-पूर्णता रिकॉर्ड खोजें, और गिनें कि कितनों का भुगतान बिना दस्तावेज़ी प्राप्ति के हुआ।
• मिले हर अंतर को चार श्रेणियों में बाँटें: कम डिलीवरी, बदला हुआ आइटम, ऊँची कीमत, या डुप्लिकेट बिल। हर एक के बगल में लिखें कि किसने निर्णय लिया और वह निर्णय कहाँ दर्ज हुआ।
• भाग एक के अभ्यास के दस बिलों पर वापस जाएँ, और तब नोट किए गए कीमत और मात्रा के अंतर लें: हर एक को चार में से किसी एक श्रेणी में रखें, और जाँचें कि क्या किसी के नाम पर निर्णय दर्ज हुआ, या बिल का भुगतान बस जैसा था वैसा कर दिया गया।

बिना दस्तावेज़ी प्राप्ति के भुगतान किए गए बिलों की संख्या इस अभ्यास से निकलने वाला सबसे स्पष्ट आँकड़ा है, और जो श्रेणी सबसे ज़्यादा दोहराई जाती है वही सबसे पहले एक लिखित रास्ते की माँग करती है। अगर आप पाएँ कि प्राप्तियाँ दर्ज तो होती हैं लेकिन देर से, तो कारण आम तौर पर यह होता है कि उन्हें दर्ज करना मौक़े पर होने वाले काम से धीमा है, और समाधान उसी जगह पर आसान रिकॉर्डिंग है, एक और हस्ताक्षर नहीं।

अगले भाग में

अब हर बिल के पास तुलना के लिए एक प्राप्ति है और मापने के लिए एक परचेज़ ऑर्डर। अगला भाग ख़ुद बिल पर रुकता है, ख़रीदार के नज़रिए से, और यह कि उसका इनपुट वैट क्लेम करने से पहले उसमें क्या जाँचना है: वे विवरण जो टैक्स इनवॉइस में होने चाहिए, जब सप्लायर ई-इनवॉइसिंग के इंटीग्रेशन चरण में हो तो क्या बदलता है, स्कैन किया गया काग़ज़ी बिल अनुपालक ई-इनवॉइस क्यों नहीं माना जाता, और त्रुटियाँ क्रेडिट या डेबिट नोट से कैसे सुधारी जाती हैं।

स्रोत

• वैट कार्यान्वयन विनियम, ज़कात, कर और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) (आधिकारिक अरबी पाठ) — अनुच्छेद 53: अनुच्छेद 1(b) (टैक्स इनवॉइस जारी करने की समय-सीमा), अनुच्छेद 4 (एक कैलेंडर माह के भीतर कई आपूर्तियों के लिए सारांश टैक्स इनवॉइस) और अनुच्छेद 5(b) (वह क्रमांक जो किसी बिल की पहचान करे और उसे अलग करे); और अनुच्छेद 54 (क्रेडिट और डेबिट नोट, जिसमें बिल के विवरण का सुधार शामिल है, और संबंधित बिल या बिलों का उनमें हवाला)।
• ई-इनवॉइसिंग की विस्तृत गाइडलाइन, संस्करण 2 (मई 2023), ज़कात, कर और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA) — इलेक्ट्रॉनिक क्रेडिट और डेबिट नोट मूल बिल के हवाले के साथ जारी किए जाते हैं; ई-इनवॉइस जारी होने के बाद उसमें न बदलाव होता है न उसे हटाया जाता है, और उसे रद्द करने के लिए एक जुड़ा हुआ क्रेडिट नोट और एक नया बिल चाहिए; बिल के क्रमांक अलग-अलग क्रमों का पालन कर सकते हैं, जैसे हर शाखा के लिए एक।