الاستلام والمطابقة الثلاثية: لا سداد قبل التطابق

الاستلام والمطابقة الثلاثية: لا سداد قبل التطابق

في الجزء الثالث صار للشراء مورد موثق وأمر شراء مكتوب يحمل الصنف والكمية والسعر والشروط. لكن أمر الشراء وعد بين طرفين، والمورد قد يسلم أقل مما فيه، أو يسلم صنفا قريبا من المطلوب، أو يفوتر بسعر غير المتفق عليه. وكل هذا لا يظهر على الورق، بل عند بوابة المستودع، أو في الموقع حين تنزل الشاحنة حمولتها، أو في غرفة الفندق حين ينهي الفني عمله.

هذا الجزء عن المحطتين اللتين يلتقي فيهما الورق بالواقع: الاستلام الذي يسجل ما وصل فعلا، والمطابقة الثلاثية التي تقارن ما وصل بما اتفق عليه وبما يطلبه المورد قبل أن يخرج أي مبلغ. وفي الجزء الأول وصفنا الكسر المعتاد هنا: سند تسليم يوقع دون عد، ثم فاتورة بالكمية الكاملة. وهنا نصلحه.

الاستلام: ما وصل فعلا، لا ما كتب في سند المورد

تصل الشحنة ومعها سند تسليم من المورد يبين ما أرسله. هذا السند مستند المورد لا مستندك. مستندك هو محضر الاستلام الذي تسجله أنت على أمر الشراء نفسه وعلى سطوره، ويحمل أربع معلومات:

• الكمية المعدودة فعلا، لا الكمية المكتوبة في سند التسليم. الفرق بينهما أول ما يجب أن يظهر، ويظهر والسائق ما زال عند البوابة، لا بعد أيام.
• الحالة: سليم، أو تالف، أو تغليفه ناقص، أو قريب من انتهاء صلاحيته إن كانت المادة لها تاريخ صلاحية. ومعها صورة حين يلزم، لأن صورة وقت الاستلام أقوى من أي وصف يكتب بعده.
• الكمية المرفوضة وسبب رفضها: لا تطابق المواصفة، أو تالفة، أو زائدة عن المطلوب. الرفض المسجل مع سببه هو ما يبني عليه المورد تصحيحه لاحقا، أما الرفض الذي يقال للسائق شفهيا فيضيع قبل أن تصل الفاتورة.
• من استلم، ومتى، وأين: المستودع الرئيسي، أو موقع المشروع بعينه، أو العقار. فالمادة التي تنزل مباشرة في موقع البناء لا تمر بالمستودع أصلا، ويجب أن يسجل استلامها من الموقع نفسه.

في مقال لماذا لا يطابق مخزون النظام ما على الرف فعلا كانت أول فتحة في فجوة المخزون هي هذه بالضبط: شحنة تنزل على الأرض وتؤجل مطابقتها مع أمر الشراء إلى غد لا يأتي. والعلاج هنا هو نفسه: أن يسجل الاستلام لحظة حدوثه، من جوال مشرف الموقع أو جهاز أمين المستودع، على أمر الشراء المفتوح، لا على ورقة تنقل إلى النظام لاحقا. وشرحنا في الباركود والمسح كيف يمسح أمين المستودع أمر الشراء ثم كل صنف، فيظهر الفرق قبل أن يوقع أحد على الاستلام.

وممارسة تستحق التجربة: أن يعد المستلم الكمية دون أن يرى الكمية المطلوبة في الأمر، ويسجل ما عده هو لا ما في سند المورد. المستلم الذي يرى الرقم المنتظر يميل بحسن نية إلى تأكيده، خاصة آخر النهار والشاحنة تنتظر. أما الذي لا يراه فلا يملك إلا أن يعد. ثم يقارن النظام ما عده بما في الأمر، ويظهر الفرق لمن يتابعه. ولبعض الأصناف خطوة إضافية قبل القبول: حديد تسليح يلزم التحقق من شهادة المصنع الخاصة به، أو مادة خام تحتاج فحص جودة قبل أن تدخل خط الإنتاج. هذه تسجل مستلمة تحت الفحص، فلا تصرف ولا تدخل المطابقة حتى تقبل أو ترفض.

ومن يستلم ليس من اتفق مع المورد: المشتريات تتفق، والمستودع أو الموقع يستلم، والحسابات تسدد. لا لأن أحدا موضع شك، بل لأن كل واحد منهم يثبت جزءا لا يستطيع غيره إثباته.

الخدمات ومقاولو الباطن: محضر استلام الأعمال

الخدمة لا تصل في شاحنة، فلا يوجد ما يعد عند البوابة: صيانة مصاعد في برج سكني، أو أعمال عزل نفذها مقاول باطن في مشروع، أو إصلاح مضخة على خط الإنتاج. الاستلام هنا محضر استلام أعمال يؤكد فيه من طلب العمل أن العمل نفذ كما اتفق عليه: ماذا أنجز، ومتى، وهل بقي شيء. ويوقعه طالب العمل أو المسؤول عن المكان الذي نفذ فيه، لا المشتريات التي تعاقدت، لأن من طلب العمل هو من يعرف إن كان قد أنجز فعلا.

وأعمال مقاولي الباطن التي تمتد أسابيع تستلم على مراحل: ما أنجز من كل بند حتى تاريخه، بالطريقة التي تقاس بها الأعمال في المستخلص. فيقابل مستخلص مقاول الباطن بمحضر استلام يثبت الكميات المنجزة فعلا، لا بتقدير مقاول الباطن وحده، بل بما يؤكده طالب العمل أو مهندس الموقع. وكما في المواد، يسجل ما لم يقبل وسببه: عمل يحتاج إعادة، أو بند لم يكتمل.

المطابقة الثلاثية: ثلاثة مستندات يجب أن تقول الشيء نفسه

حين تصل فاتورة المورد، يصبح لدى الشركة ثلاثة مستندات عن الشراء نفسه: أمر الشراء يبين ما اتفقنا عليه، ومحضر الاستلام يبين ما وصل، والفاتورة تبين ما يطلبه المورد. المطابقة الثلاثية أن تقارن الثلاثة قبل السداد، سطرا سطرا: الصنف نفسه، والكمية المفوترة، مع ما فوتر من الاستلام نفسه من قبل، لا تزيد على الكمية المقبولة فيه، وسعر الوحدة في الفاتورة هو سعرها في آخر نسخة معتمدة من أمر الشراء. فإن اتفقت الثلاثة انتقلت الفاتورة إلى السداد دون أن يحتاج أحد إلى أن يسأل، وإن اختلفت توقفت حتى يفسر الفرق.

ولا يشترط أن يكون التطابق حرفيا. مادة تقاس بالوزن أو بالمتر المكعب قد يختلف ما سلم منها قليلا عما طلب، وتقريب الهللات قد يغير مجموع سطر. لذلك تحدد الشركة هامش سماح، ومن يضعه هو المالك، لا النظام ولا من يدخل الفاتورة، وقد يختلف من نوع شراء إلى آخر. المهم أن يكون الهامش مكتوبا ومطبقا على الجميع، وأن يسجل كل فرق يقع ضمنه مهما صغر، فإن تكرر الفرق الصغير نفسه عند مورد واحد صار سؤالا يستحق أن يطرح.

وثلاث حالات يحتاج أن يفهمها من يصمم المطابقة:

• فاتورة واحدة لعدة استلامات. تسمح اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة للمورد بأن يصدر فاتورة ضريبية ملخصة تجمع عدة توريدات منفصلة لعميل واحد خلال فترة لا تزيد عن شهر تقويمي (المادة 53 الفقرة 4). فالمورد الذي يورد إلى الموقع على دفعات خلال الشهر قد يرسل فاتورة واحدة عن دفعات ذلك الشهر، ولذلك تجري المطابقة على السطور والكميات لا على عدد المستندات.
• فاتورة تصل بعد أسابيع. وكما ذكرنا في الجزء الأول، الموعد الأقصى لإصدار الفاتورة الضريبية في التوريد بين المنشآت هو اليوم 15 من الشهر التالي للشهر الذي حدث فيه التوريد (المادة 53 الفقرة 1 ب). فإن لم يسجل الاستلام يوم حدوثه، وصلت الفاتورة ولا أحد يتذكر ما وصل، وعادت المطابقة جولة اتصالات من جديد.
• خدمات متكررة بلا توريد مادي. اشتراك شهري في برنامج، أو إيجار معدات أو مستودع بمبلغ ثابت. لا يوجد ما يستلم كل شهر، فتكون المطابقة ثنائية بين أمر الشراء أو العقد والفاتورة. وهذا قرار يسجل على الأمر نفسه حسب نوع الشراء، لا ثغرة يكتشفها أحد لاحقا: النظام يعرف أن هذا الأمر يطابق ثنائيا، وأن غيره لا يمر دون استلام. ويحمل الأمر تاريخ انتهاء، ومسؤولا يؤكد استمرار الحاجة إلى الخدمة عند كل تجديد، حتى لا تستمر الفواتير في المرور بعد توقف الخدمة.

في قطع الغيار والمخزون في المواقع وسيارات الفنيين ذكرنا المطابقة الثلاثية في سطر واحد، بوصفها الخطوة التي تمنع السداد عن كمية لم تصل والسداد مرتين عن التوريد نفسه. والسطر صحيح، لكن قيمة المطابقة الحقيقية لا تظهر حين تتفق المستندات، بل حين تختلف.

حين لا تتطابق: مسار كل استثناء

الفاتورة التي لا تتطابق تواجه خطرين متعاكسين. الأول أن تسدد دون أن يعترض أحد، لأن المورد يتصل والفرق يبدو صغيرا. والثاني أن تتوقف ولا يعرف أحد أنها متوقفة، فتبقى أسابيع في درج أو في صندوق بريد، ويكتشف المورد توقفها قبلك حين يطالب بمستحقه. والحل أن يكون لكل نوع من الفروق مسار معروف ومسؤول يقرر فيه، وأن يسجل القرار وسببه على الفاتورة نفسها. وأكثر الفروق تكرارا أربعة:

• توريد ناقص. الفاتورة بالكمية الكاملة والاستلام أقل منها. ما لم يصل لا يسدد. وتتابع المشتريات مع المورد أحد أمرين: أن يورد الباقي فيسجل استلامه على الرصيد المفتوح في أمر الشراء، أو أن يصحح فاتورته بإشعار دائن عن الكمية التي لن تصل، ويقفل عندها الرصيد المفتوح في الأمر بسبب مكتوب كما في الجزء الثالث، حتى لا يبقى التزام لا ينتظره أحد.
• صنف بديل. وصلت علامة تجارية أخرى، أو مقاس قريب، أو مواصفة مختلفة. لا يقبله النظام على سطر أمر الشراء كما في الباركود والمسح، ولا يقرر المستلم وحده قبوله، ولا يدخل الرصيد كأنه المطلوب. يسجل محجوزا خارج الرصيد بانتظار قرار، ويقرر المسؤول الفني في الجهة الطالبة: إن قبله عدل أمر الشراء بنسخة جديدة وسبب كما شرحنا في الجزء الثالث، وإن رفضه أعيد إلى المورد.
• سعر أعلى من أمر الشراء. يذهب إلى المشتريات لا إلى الحسابات، لأن المشتريات هي التي اتفقت على السعر. فإما أن يصحح المورد فاتورته بإشعار دائن يشير إليها، وإما أن يكون للزيادة سبب مقبول، فيعدل الأمر بنسخة جديدة، ويعود إلى الاعتماد إن تجاوز ما اعتمد كما في الجزء الثاني. أما تعديل أمر الشراء بصمت ليطابق الفاتورة، دون سبب مسجل ودون اعتماد، فهو بالضبط ما يلغي فائدة المطابقة.
• رقم فاتورة سبق تسجيله. تشترط اللائحة أن تحمل الفاتورة الضريبية رقما تسلسليا يعرفها ويميزها (المادة 53 الفقرة 5 ب). فالرقم نفسه من المورد نفسه يعني في الغالب الفاتورة نفسها: نسخة وصلت بالبريد ثم على واتساب كما وصفنا في الجزء الأول. يوقفها النظام عند الإدخال ويعرض بجانبها الفاتورة المسجلة من قبل، فيقفلها من يتابعها نسخة مكررة بسبب مكتوب. وإن تبين أنها فاتورة مختلفة فعلا، كأن يرقم المورد فواتير كل فرع بتسلسل مستقل وهو ما يجيزه الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية، أكملت طريقها إلى المطابقة. وهذا الفحص لا يعمل إلا إذا كان للمورد سجل واحد بمعرف لا يتكرر، كما شرحنا في الجزء الثالث. أما الفاتورة الثانية عن التوريد نفسه برقم مختلف، فلا يوقفها فحص الرقم بل المطابقة نفسها، لأن كمية الاستلام استهلكتها الفاتورة الأولى.

وحين تحتاج الفاتورة إلى تصحيح، في الكمية أو السعر أو في بيانات أحد الطرفين، فالطريق مستند جديد لا تعديل القديم: إشعار دائن أو مدين يصدره المورد ويشير بوضوح إلى الفاتورة أو الفواتير التي يتعلق بها (المادة 54). ويذكر الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية أن الفاتورة الإلكترونية لا تعدل ولا تحذف بعد إصدارها، وأن إلغاءها لا يكون إلا بإشعار دائن مرتبط بها وفاتورة جديدة. لذلك لا تطلب من المورد نسخة معدلة من الفاتورة نفسها، بل إشعارا مرتبطا بها، واحفظ الاثنين معا. ونفصل الإشعارات من جهة المشتري في الجزء الخامس، أما أثرها على ضريبة مدخلاتك أنت فاسأل عنه مستشارك الضريبي.

وأخيرا، من يملك أن يمرر فاتورة رغم الفرق؟ ليس من يدخل الفاتورة، ولا من يسددها. هذا دور يحدده المالك في مصفوفة الصلاحيات، ويسجل التمرير باسم من مرره مع سببه، ويظهر في قائمة يراها المالك. ولكل استثناء مهلة يحددها المالك، فإن انقضت دون قرار صعد الاستثناء إلى المستوى التالي، كما يصعد طلب الشراء المعلق. وحين يتوقف سداد فاتورة، يعرف المورد السبب في اليوم نفسه من المشتريات، لا بعد أسابيع من الحسابات حين يسأل عن دفعته. فالمطابقة لا تحمي المال وحده، بل تحمي أيضا علاقتك بالمورد الملتزم الذي تتأخر مستحقاته فقط لأن أحدا لم يؤكد استلام ما ورده.

نظرة أوريجامي

حين نبني هذه المرحلة لشركة، نبدأ من الأماكن التي تصل إليها البضاعة والخدمة فعلا: بوابة المستودع، وكل موقع مشروع، والعقار أو الفندق الذي ينفذ فيه الفني عمله. ونسأل في كل مكان: من يوقع اليوم، وماذا يحدث للورقة بعد توقيعها، وكم يوما يمضي قبل أن تصل إلى الحسابات. فالاستلام الذي لا يمكن تسجيله من مكانه وفي لحظته سيعود ورقة في جيب، مهما كان النظام الذي خلفه.

ثم نبني تسجيل الاستلام من الجوال على أمر الشراء المفتوح، مع صورة سند المورد وحالة البضاعة، ومحضر استلام أعمال يوقعه طالب العمل، ومطابقة تعمل وحدها حين تدخل الفاتورة، وقائمة استثناءات لكل منها مسؤول ومهلة وسبب مسجل، وكل ذلك متصل بنظام المحاسبة الذي تعمل عليه الشركة. هذا جزء مما نبنيه من أنظمة مخصصة ضمن خدماتنا.

تمرين لهذا الأسبوع: أسبوع عند البوابة وشهر من الفواتير

لا يحتاج هذا التمرين أي أداة جديدة، ويجريه مدير العمليات مع المدير المالي:

• اختر نقطة استلام واحدة لأسبوع واحد: المستودع الرئيسي، أو أكثر مواقعك نشاطا، أو فندقا واحدا. واطلب أن تعد كل شحنة تصل، وأن تكتب الكمية المعدودة بجانب الكمية في سند المورد.
• اسأل من يوقع على الاستلام: هل يعد فعلا أم ينقل الكمية المكتوبة في السند؟ ومن يستلم الخدمات، ومن يؤكد أن عمل مقاول الباطن اكتمل؟ أنت لا تبحث عن مقصر، بل عن خطوة لا مسؤول عنها.
• خذ فواتير الموردين التي سددتها الشهر الماضي، وابحث لكل واحدة عن محضر استلام أو محضر استلام أعمال، واحسب كم منها سدد دون استلام موثق.
• وزع كل فرق وجدته على الفئات الأربع: توريد ناقص، أو صنف بديل، أو سعر أعلى، أو فاتورة مكررة. واكتب بجانب كل فرق من قرر فيه، وأين سجل قراره.
• ارجع إلى الفواتير العشر من تمرين الجزء الأول، وخذ الفروق التي سجلتها يومها في السعر والكمية: ضع كل فرق في واحدة من الفئات الأربع، وابحث هل يوجد قرار مسجل فيه باسم صاحبه، أم سددت الفاتورة كما هي؟

عدد الفواتير التي سددت دون استلام موثق هو أوضح رقم يخرج به هذا التمرين، والفئة التي تكررت أكثر من غيرها هي أول ما يحتاج مسارا مكتوبا. وإن وجدت أن الاستلام يسجل لكن متأخرا، فالسبب في الغالب أن تسجيله أبطأ من العمل في مكانه، والعلاج تسجيل أسهل في المكان نفسه، لا توقيع إضافي.

في الجزء القادم

صار لكل فاتورة استلام تقارن به وأمر شراء تقاس عليه. الجزء القادم يتوقف عند الفاتورة نفسها من جهة المشتري، وما تتحقق منه فيها قبل خصم ضريبة مدخلاتها: البيانات التي يجب أن تحملها الفاتورة الضريبية، وما يتغير حين يكون المورد في مرحلة الربط والتكامل من الفوترة الإلكترونية، ولماذا لا تعد الفاتورة الورقية الممسوحة ضوئيا فاتورة إلكترونية مطابقة، وكيف تصحح الأخطاء بإشعار دائن أو مدين.

مصادر

• اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — المادة 53: الفقرة 1 ب (موعد إصدار الفاتورة الضريبية)، والفقرة 4 (الفاتورة الضريبية الملخصة لعدة توريدات خلال شهر تقويمي)، والفقرة 5 ب (الرقم التسلسلي الذي يعرف الفاتورة ويميزها)؛ والمادة 54 (الإشعارات الدائنة والمدينة، ومنها تصحيح بيانات الفاتورة، وإشارتها إلى الفاتورة أو الفواتير المتعلقة بها).
• الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية (النسخة الثانية، مايو 2023)، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — الإشعارات الإلكترونية الدائنة والمدينة تصدر بالإشارة إلى الفاتورة الأصلية، والفاتورة الإلكترونية لا تعدل ولا تحذف بعد إصدارها وإلغاؤها يكون بإشعار دائن مرتبط بها وفاتورة جديدة، ويجوز أن يختلف تسلسل أرقام الفواتير، كأن يكون لكل فرع تسلسله.