Faktur yang benar dimulai dari bukti pengiriman, bukan dari pesanan penjualan. Untuk barang, bukti itu adalah surat jalan yang ditandatangani oleh orang yang berwenang di pihak pelanggan dan direkam di ponsel di depan pintu: jumlah yang benar-benar diterima di setiap baris, nama dan tanda tangan penerima, waktu dan lokasi, foto barang, serta apa pun yang ditolak beserta alasannya. Untuk layanan, buktinya adalah berita acara penyelesaian pekerjaan dari perwakilan pelanggan, dan dalam konstruksi buktinya adalah tagihan termin yang disetujui oleh insinyur atau konsultan pemilik proyek. Sistem kemudian mengubah bukti itu menjadi draf faktur tanpa mengetik ulang, sehingga baris yang tidak terkirim tidak pernah ditagihkan, surat jalan yang ditandatangani tetap terlampir pada faktur, dan sengketa yang muncul belakangan dapat dijawab dalam satu menit, bukan satu minggu.

Dari batas kredit ke saat pengiriman

Di bagian ketiga, setiap pelanggan mendapatkan data yang terverifikasi, batas yang diperiksa sistem pada setiap pesanan dan setiap pengiriman, serta orang yang jelas yang menerima dan menyetujui faktur. Bagian ini membahas saat penjualan berubah menjadi sesuatu yang bisa ditagih: pengiriman. Pesanan penjualan menyatakan apa yang disepakati; yang dibayar pelanggan adalah apa yang benar-benar sampai kepada mereka. Di antara keduanya ada selisih kecil yang terjadi setiap hari, dengan iktikad baik dari kedua pihak: sebuah barang habis di gudang sehingga kiriman berangkat kurang, dua karton rusak di jalan dan penerima menolaknya, sebuah lokasi proyek meminta setengah jumlahnya ditunda ke minggu berikutnya.

Jika faktur diterbitkan dari pesanan penjualan, selisih itu ikut terbawa, dan bagian keuangan pelanggan menerima jumlah yang tidak cocok dengan apa yang diterima gudang mereka. Jika pelanggan Anda mencocokkan faktur pemasok seperti yang kami jelaskan dari sisi pembeli dalam penerimaan barang dan pencocokan tiga arah, mereka tidak akan membayar faktur sampai faktur itu sesuai dengan pesanan pembelian mereka dan dengan catatan penerimaan yang mereka buat sendiri, dan seluruh faktur tertahan sampai selisihnya dijelaskan, bukan hanya baris yang berbeda. Di situlah sebagian besar keterlambatan pembayaran yang kami bahas di bagian pertama bermula: tidak ada perselisihan soal utangnya, hanya satu dokumen yang tidak cocok dengan dokumen lain. Faktur yang berasal dari angka yang sama dengan yang ditandatangani penerima mereka akan lolos pencocokan tanpa ada yang bertanya.

Barang: surat jalan yang direkam di ponsel di depan pintu

Surat jalan kertas adalah alat yang baik dan masih berfungsi di banyak perusahaan. Tetapi surat itu sampai ke akuntan beberapa hari kemudian, kalau sampai; bisa basah atau hilang di laci dasbor truk; dan tanda tangan di atasnya tidak menjelaskan siapa yang menandatangani atau apakah orang itu berwenang. Memindahkan surat jalan ke ponsel tidak mengubah idenya, melainkan waktunya: pengiriman dicatat saat itu terjadi dan sampai ke sistem pada saat yang sama. Surat jalan yang baik memuat enam hal:

  • Jumlah yang benar-benar diterima di setiap baris, dibandingkan dengan jumlah pada perintah muat. Sopir atau tenaga penjual membuka perintah pengiriman di ponselnya dan mengonfirmasi setiap barang bersama penerima, sehingga setiap selisih terlihat selagi truk masih di depan pintu.
  • Nama, jabatan, dan tanda tangan penerima. Penerima resmi diambil dari data pelanggan yang kami bangun di bagian ketiga: kepala gudang mereka, insinyur lapangan, atau siapa pun yang ditunjuk pelanggan untuk setiap lokasi. Jika orang lain yang menandatangani, hal itu terlihat di surat jalan pada hari itu juga, bukan sebulan kemudian.
  • Waktu dan lokasi, direkam otomatis oleh ponsel, sehingga tidak ada yang menulis tanggal berdasarkan ingatan.
  • Foto barang setelah dibongkar, dan foto stempel pelanggan pada surat jalan jika mereka menggunakannya. Fotonya adalah foto barang dan dokumen, bukan foto orang.
  • Barang yang ditolak dan alasannya: rusak, tidak sesuai pesanan, atau melebihi jumlah yang dipesan, dengan foto. Barang yang ditolak kembali naik ke truk dan dicatat sebagai pengembalian ke gudang, agar tidak hilang di antara apa yang keluar dan apa yang ditagihkan.
  • Nomor pesanan pembelian pelanggan, jika bagian keuangan mereka mewajibkannya, yang merupakan salah satu data yang dimuat dalam data pelanggan.

Pengiriman sebagian bukan pengecualian yang diselesaikan lewat telepon. Jika pelanggan memesan 100 karton dan hari ini 60 karton dikirim, surat jalan mencatat 60, dan 40 tetap terbuka di pesanan penjualan sampai dikirim atau dibatalkan pelanggan. Jika penerima menolak 4 karton karena rusak, surat jalan mencatat 56 diterima dan 4 ditolak, beserta alasan dan fotonya. Angka-angka ini hanya contoh, tetapi prinsipnya tetap: setiap baris pesanan penjualan berakhir dalam salah satu dari tiga status yang jelas, terkirim dan diterima, ditolak dengan alasan, atau masih terbuka. Tidak ada baris yang tertinggal di wilayah abu-abu yang harus ditanyakan akuntan kepada sopir dua minggu kemudian.

Layanan dan konstruksi: berita acara penyelesaian dan tagihan termin yang disetujui

Layanan tidak datang dengan truk, jadi tidak ada yang bisa dihitung di depan pintu. Buktinya di sini adalah berita acara penyelesaian dari perwakilan pelanggan di akhir pekerjaan: apa yang dikerjakan, kapan, apakah ada yang tersisa, dengan foto pekerjaan yang sudah selesai. Perusahaan pemeliharaan yang melayani menara hunian dengan kontrak bulanan menutup setiap kunjungan dengan persetujuan pengelola gedung; hotel yang menyelenggarakan acara atas tagihan sebuah perusahaan menutupnya dengan persetujuan koordinator perusahaan itu atas apa yang benar-benar disediakan; operator properti menutup perbaikan di luar kontrak dengan tanda tangan orang yang memintanya. Dalam perintah kerja kami menjelaskan bagaimana setiap permintaan lapangan menjadi perintah dengan nomor, status, dan penanggung jawab; yang ditambahkan bagian ini adalah bahwa menutup perintah kerja dengan tanda tangan pelanggan itu sendiri merupakan bukti pengiriman yang menjadi dasar faktur. Pekerjaan tambahan di luar kontrak memerlukan persetujuan tercatat sebelum dikerjakan, bukan sesudahnya, atau pekerjaan itu akan muncul di faktur sebagai baris yang tidak dikenali siapa pun di pihak pelanggan.

Kontraktor tidak menagih kiriman atau kunjungan, melainkan volume pekerjaan selesai yang diukur dalam tagihan termin (mustakhlas). Buktinya di sini adalah persetujuan tagihan termin oleh insinyur atau konsultan pemilik proyek, bukan pengajuannya oleh kontraktor. Tagihan termin yang diajukan adalah perkiraan kontraktor atas apa yang telah dikerjakan; yang disetujui adalah apa yang disepakati pihak lain. Karena itu klaim pembayaran dibuat berdasarkan angka yang disetujui, dan selisih antara yang diajukan dan yang disetujui dicatat di setiap item beserta alasannya, karena selisih itu adalah pekerjaan yang belum diukur dan akan dimasukkan dalam tagihan termin berikutnya, atau perselisihan yang membutuhkan penanggung jawab. Cara volume diukur dan biaya dibebankan ke proyek sudah kami bahas dalam pengendalian biaya dan tagihan termin; waktu penerbitan faktur pajak dalam kontrak konstruksi adalah pertanyaan untuk konsultan pajak Anda.

Dari pengiriman yang terkonfirmasi ke draf faktur

Setelah pengiriman selesai dan terkonfirmasi, tidak ada yang mengetiknya ulang ke perangkat lunak penagihan. Sistem mengubah surat jalan yang terkonfirmasi menjadi draf faktur: pelanggan dari datanya, harga dari pesanan penjualan yang disetujui beserta diskonnya sebagaimana disetujui di bagian kedua, jumlah dari surat jalan dan bukan dari pesanan, serta tanggal pengiriman dari ponsel. Akuntan meninjau draf itu dan menerbitkannya, tetapi tidak mengetik angkanya. Dari rancangan ini lahir tiga aturan, yang ditegakkan oleh sistem dan bukan oleh ingatan:

  • Baris yang tidak terkirim tidak pernah ditagihkan. Jumlah yang masih terbuka tetap di pesanan penjualan, dan jumlah yang ditolak tidak pernah masuk ke faktur.
  • Satu pengiriman tidak pernah ditagihkan dua kali. Setiap surat jalan ditautkan ke faktur yang diterbitkan darinya, sehingga tidak bisa masuk ke faktur kedua.
  • Pengiriman yang terkonfirmasi tidak pernah dibiarkan tanpa faktur. Pengiriman itu muncul di daftar harian beserta umurnya, karena apa yang sudah dikirim tetapi belum ditagihkan adalah uang yang belum diminta siapa pun, dan itu adalah salah satu saldo yang dijumlahkan oleh pemeriksaan batas kredit di bagian ketiga.

Pengiriman berkaitan langsung dengan apa yang diwajibkan Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang PPN pada faktur pajak. Pasal 53 ayat 5 mewajibkan faktur mencantumkan jumlah dan jenis barang yang dipasok, atau ruang lingkup dan jenis jasa yang diberikan, serta tanggal pasokan jika berbeda dari tanggal faktur. Pasal 53 ayat 1(b) menetapkan batas waktu penerbitan faktur pajak untuk pasokan antarbisnis pada tanggal 15 bulan berikutnya setelah bulan terjadinya pasokan. Dengan kata lain, jumlah dan tanggal yang dibutuhkan faktur adalah persis apa yang dicatat surat jalan, dan tenggat waktunya dihitung dari bulan pasokan, bukan dari hari surat jalan sampai ke akuntan. Jika faktur diterbitkan untuk jumlah yang tidak dikirim, memperbaikinya setelah diterbitkan memerlukan nota kredit yang dengan jelas merujuk ke faktur aslinya (Pasal 54 ayat 1 dan 4), yang menjadi topik bagian berikutnya.

Ketika bagian keuangan pelanggan menelepon beberapa minggu kemudian dan mengatakan bahwa jumlahnya tidak sampai lengkap, petugas penagihan membuka faktur dan menemukan surat jalan yang terlampir: siapa yang menerima, kapan, di mana, berapa yang diterima, berapa yang ditolak, dan foto barang setelah dibongkar. Ia mengirimkannya dalam balasan yang sama, dan entah pertanyaannya selesai, atau ternyata kesalahannya ada di pihak kami dan diperbaiki. Bagaimanapun, tidak ada yang mengubek-ubek dokumen para sopir, dan tidak ada yang menunggu seminggu.

Apa kata Undang-Undang Pembuktian tentang surat jalan digital

Pemilik bisnis menanyakan hal ini ketika tanda tangan berpindah dari kertas ke layar: apakah surat jalan ini berlaku jika sengketa sampai ke pengadilan? Undang-Undang Pembuktian, yang diterbitkan dengan Keputusan Kerajaan No. M/43 tahun 1443 H, memiliki satu bab tentang bukti digital. Pasal 53 mendefinisikan bukti digital sebagai setiap bukti yang berasal dari data yang dibuat, diterbitkan, dikirim, disimpan, atau dikomunikasikan dengan sarana digital, asalkan data itu dapat diambil kembali atau diperoleh dalam bentuk yang dapat dipahami. Pasal 54 menyebutkan bentuk-bentuknya, antara lain catatan digital, dokumen digital, tanda tangan digital, korespondensi digital, dan media digital. Pasal 55 menyatakan bahwa pembuktian dengan bukti digital memiliki kedudukan yang sama dengan pembuktian tertulis menurut undang-undang.

Yang paling relevan dalam praktik adalah Pasal 57: bukti digital tidak resmi mengikat para pihak dalam transaksi, kecuali dibuktikan sebaliknya, dalam kasus yang mencakup bukti yang diperoleh melalui sarana digital yang ditentukan dalam kontrak yang disengketakan. Pasal 58 membebankan pembuktian bahwa bukti digital tidak asli kepada pihak yang mendalilkannya. Dengan kata lain, cara Anda dan pelanggan sepakat mengonfirmasi pengiriman layak dituliskan dalam kontrak atau syarat penjualan, bukan dibiarkan sebagai kebiasaan yang disepakati secara lisan. Bagaimana merumuskan klausul itu, dan apa yang cukup dalam kasus tertentu, adalah pertanyaan untuk pengacara Anda. Terpisah dari itu, Pasal 66 ayat 1 Peraturan Pelaksanaan PPN mewajibkan faktur, catatan, dan dokumen akuntansi disimpan setidaknya 6 tahun sejak akhir masa pajak terkait, dan surat jalan yang terlampir pada fakturnya tetap bersamanya selama faktur itu disimpan.

Pandangan Origami

Ketika kami membangun alur kerja pengiriman dan penagihan untuk sebuah perusahaan, kami mulai dari cara perusahaan itu membuktikan pengiriman saat ini: siapa yang menandatangani di pihak pelanggan, ke mana surat jalan pergi setelah ditandatangani, berapa lama waktu antara pengiriman dan faktur, dan siapa yang mengetik jumlahnya. Faktur yang harus diperbaiki setelah diterbitkan memberi tahu kami di mana alur kerja yang ada sekarang rusak, sebelum kami menggambar satu layar pun.

Kemudian kami mengubahnya menjadi alur kerja yang berjalan di ponsel sopir, teknisi, dan pengawas lapangan: perintah pengiriman atau perintah kerja yang terbuka di ponsel; konfirmasi yang merekam jumlah, tanda tangan, waktu, lokasi, foto, dan penolakan beserta alasannya, bahkan di lokasi tanpa sinyal, dan mengirimkannya begitu koneksi kembali; draf faktur yang dibuat dari pengiriman yang terkonfirmasi; dan surat jalan yang terlampir pada setiap faktur, semuanya terhubung dengan sistem akuntansi dan e-faktur Anda. Ini bagian dari sistem khusus yang kami bangun melalui layanan kami.

Latihan untuk minggu ini: dua puluh faktur terakhir yang ditanyakan seseorang

Sebelum sistem apa pun, Anda perlu gambaran tentang apa yang benar-benar terjadi antara pengiriman dan faktur. Ini adalah latihan untuk manajer keuangan dan manajer operasional dalam satu sesi:

  • Pilih dua puluh faktur terakhir yang dibayar terlambat, dipertanyakan pelanggan, atau diperbaiki setelah diterbitkan.
  • Untuk setiap faktur, temukan bukti pengirimannya: surat jalan yang ditandatangani, berita acara penyelesaian, atau tagihan termin yang disetujui. Catat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menemukannya dan di mana Anda menemukannya.
  • Bandingkan jumlah di faktur dengan jumlah di surat jalan, dan catat dari mana jumlah di faktur berasal: dari pesanan penjualan atau dari surat jalan.
  • Periksa siapa yang menandatangani: apakah ia termasuk penerima resmi dalam data pelanggan, dan apakah namanya terbaca?
  • Hitung jumlah hari antara pengiriman dan faktur untuk masing-masing.

Jumlah faktur yang buktinya tidak bisa Anda temukan dalam beberapa menit, dan jumlah faktur yang jumlah barangnya berasal dari pesanan penjualan dan bukan dari surat jalan, adalah titik awal untuk bagian ini. Jeda terpanjang antara pengiriman dan faktur menunjukkan di mana surat jalan tersendat dalam perjalanannya ke akuntan.

Di bagian berikutnya

Faktur kini memiliki satu sumber, yaitu pengiriman yang terkonfirmasi, dan buktinya ikut bersamanya. Bagian berikutnya menanyakan mengapa pembayaran masih tertunda: faktur yang terlambat diterbitkan atau sampai ke orang yang tidak berwenang menyetujuinya, tenggat penerbitan dalam Peraturan Pelaksanaan, faktur ringkasan bulanan, dan memperbaiki faktur setelah diterbitkan dengan nota kredit atau nota debit alih-alih menghapusnya. Lalu catatan sengketa: setiap sengketa mendapat penanggung jawab, alasan, dan tanggal, dan bagian faktur yang tidak disengketakan tetap dapat ditagih.

Sumber