Preuve de livraison : la facture commence à la signature

Une facture correcte part de la preuve de livraison, non de la commande client. Pour des marchandises, cette preuve est un bon de livraison signé par une personne habilitée chez le client et saisi sur téléphone à la porte : la quantité réellement reçue sur chaque ligne, le nom et la signature du réceptionnaire, l'heure et le lieu, une photo des marchandises, et tout ce qui a été refusé avec le motif. Pour un service, c'est une attestation d'achèvement signée par le représentant du client ; dans le BTP, c'est une situation de travaux approuvée par l'ingénieur ou le consultant du maître d'ouvrage. Le système transforme ensuite cette preuve en projet de facture sans ressaisie : une ligne non livrée n'est jamais facturée, le bon signé reste joint à la facture, et un litige ultérieur se règle en une minute, pas en une semaine.

De la limite de crédit au moment de la livraison

Dans la troisième partie, chaque client a reçu une fiche vérifiée, une limite que le système contrôle à chaque commande et à chaque livraison, et un interlocuteur identifié qui reçoit et approuve les factures. Cette partie porte sur le moment où une vente devient une créance que l'on peut réclamer : la livraison. La commande client dit ce qui a été convenu ; ce que le client paie, c'est ce qui lui est réellement parvenu. Entre les deux surviennent chaque jour de petits écarts, de bonne foi des deux côtés : un article était en rupture à l'entrepôt et la livraison est partie incomplète, deux cartons ont été abîmés sur la route et le réceptionnaire les a refusés, un chantier a demandé de reporter la moitié de la quantité à la semaine suivante.

Lorsque la facture est émise à partir de la commande client, elle emporte ces écarts avec elle, et le service comptable du client reçoit un montant qui ne correspond pas à ce que son entrepôt a reçu. Si votre client rapproche les factures fournisseurs comme nous l'avons décrit du côté acheteur dans la réception et le rapprochement à trois voies, il ne paiera pas une facture tant qu'elle ne concorde pas avec son bon de commande et avec le bon de réception qu'il a lui-même établi, et c'est toute la facture qui attend que l'écart soit expliqué, pas seulement la ligne concernée. C'est là que commence une grande partie des retards de paiement décrits dans la première partie : aucun désaccord sur la dette, juste un document qui ne correspond pas à un autre. Une facture établie à partir du chiffre même que son réceptionnaire a signé passe son rapprochement sans que personne ne pose de question.

Marchandises : un bon de livraison saisi sur téléphone à la porte

Le bon de livraison papier est un bon outil, et il fonctionne encore dans beaucoup d'entreprises. Mais il parvient au comptable des jours plus tard, s'il arrive ; il peut être mouillé ou perdu dans la boîte à gants du camion ; et la signature qu'il porte ne dit ni qui a signé ni si cette personne était habilitée. Passer le bon sur téléphone ne change pas l'idée, cela change le moment : la livraison est enregistrée à l'instant où elle a lieu et parvient au système à ce même instant. Un bon de livraison bien conçu comporte six éléments :

• La quantité réellement reçue sur chaque ligne, par rapport à la quantité de l'ordre de chargement. Le chauffeur ou le commercial ouvre l'ordre de livraison sur son téléphone et confirme chaque article avec le réceptionnaire, de sorte que tout écart apparaît pendant que le camion est encore à la porte.
• Le nom, la fonction et la signature du réceptionnaire. Le réceptionnaire habilité provient de la fiche client constituée dans la troisième partie : le magasinier du client, l'ingénieur de chantier, ou toute personne désignée par le client pour chaque site. Si quelqu'un d'autre signe, cela apparaît sur le bon le jour même, et non un mois plus tard.
• L'heure et le lieu, relevés automatiquement par le téléphone, pour que personne n'écrive une date de mémoire.
• Une photo des marchandises une fois déchargées, et une photo du cachet du client sur le bon s'il en utilise un. La photo porte sur les marchandises et le document, pas sur les personnes.
• Les articles refusés et le motif : abîmés, non conformes à la commande, ou en surplus par rapport à la commande, avec une photo. Les marchandises refusées remontent dans le camion et sont enregistrées comme retournant à l'entrepôt, pour qu'elles ne se perdent pas entre ce qui est sorti et ce qui a été facturé.
• Le numéro de bon de commande du client, si son service comptable l'exige ; c'est l'une des informations que contient la fiche client.

Une livraison partielle n'est pas une exception à gérer par téléphone. Si le client a commandé 100 cartons et que 60 ont été livrés aujourd'hui, le bon enregistre 60, et 40 restent ouverts sur la commande client jusqu'à leur livraison ou leur annulation par le client. Si le réceptionnaire a refusé 4 cartons parce qu'ils étaient abîmés, le bon enregistre 56 acceptés et 4 refusés, avec le motif et la photo. Ces chiffres sont un exemple, mais le principe tient : chaque ligne de la commande client aboutit à l'un de trois états connus, livrée et acceptée, refusée avec un motif, ou encore ouverte. Aucune ligne ne reste dans une zone grise au sujet de laquelle le comptable devra interroger le chauffeur deux semaines plus tard.

Services et BTP : attestation d'achèvement et situation approuvée

Un service n'arrive pas en camion : il n'y a donc rien à compter à la porte. La preuve est ici une attestation d'achèvement signée par le représentant du client à la fin du travail : ce qui a été fait, quand, s'il reste quelque chose, avec des photos du travail terminé. Une entreprise de maintenance qui entretient une tour résidentielle dans le cadre d'un contrat mensuel clôt chaque intervention par une signature du gestionnaire de l'immeuble ; un hôtel qui accueille un événement sur le compte d'une entreprise le clôt par une signature du coordinateur de l'entreprise sur ce qui a réellement été fourni ; un exploitant immobilier clôt les réparations hors contrat par la signature de la personne qui les a demandées. Dans les ordres de travail, nous avons expliqué comment chaque demande terrain devient un ordre avec un numéro, un statut et un responsable ; ce que cette partie ajoute, c'est que la clôture de l'ordre de travail avec la signature du client constitue elle-même la preuve de livraison sur laquelle repose la facture. Les travaux supplémentaires hors contrat exigent une approbation enregistrée avant d'être réalisés, et non après, faute de quoi ils arrivent sur la facture sous la forme d'une ligne que personne ne reconnaît chez le client.

Un entrepreneur ne facture ni une livraison ni une intervention, mais des quantités réalisées et métrées dans une situation de travaux (mustakhlas). La preuve est ici l'approbation de la situation par l'ingénieur ou le consultant du maître d'ouvrage, et non sa soumission par l'entrepreneur. La situation soumise est l'estimation par l'entrepreneur de ce qui a été fait ; la situation approuvée est ce que l'autre partie a accepté. La demande de paiement repose donc sur les chiffres approuvés, et l'écart entre soumis et approuvé est consigné pour chaque poste avec son motif, car cet écart correspond soit à des travaux pas encore métrés, à inclure dans la situation suivante, soit à un désaccord qui a besoin d'un responsable. La manière de métrer les quantités et d'imputer les coûts au projet est traitée dans le contrôle des coûts et les situations de travaux ; le moment d'émission de la facture fiscale dans le cadre d'un contrat de construction est une question pour votre conseiller fiscal.

D'une livraison confirmée à un projet de facture

Une fois la livraison terminée et confirmée, personne ne la ressaisit dans le logiciel de facturation. Le système transforme le bon confirmé en projet de facture : le client à partir de sa fiche, les prix à partir de la commande client approuvée avec sa remise telle qu'approuvée dans la deuxième partie, les quantités à partir du bon et non de la commande, et la date de livraison à partir du téléphone. Le comptable relit le projet et l'émet, mais il n'en saisit pas les chiffres. Trois règles découlent de cette conception, appliquées par le système et non par la mémoire :

• Une ligne non livrée n'est jamais facturée. La quantité ouverte reste sur la commande client, et les quantités refusées n'entrent jamais dans la facture.
• Une livraison n'est jamais facturée deux fois. Chaque bon est lié à la facture émise à partir de lui et ne peut donc pas entrer dans une seconde.
• Une livraison confirmée ne reste jamais sans facture. Elle apparaît sur une liste quotidienne avec son ancienneté, car ce qui a été livré et non facturé est de l'argent que personne n'a encore réclamé, et c'est l'un des soldes que le contrôle de la limite de crédit de la troisième partie additionne.

La livraison est directement liée à ce que le règlement d'application de la loi sur la TVA exige sur une facture fiscale. L'article 53, paragraphe 5 impose que la facture indique la quantité et la nature des biens fournis, ou l'étendue et la nature des services rendus, ainsi que la date de la livraison si elle diffère de la date de facture. L'article 53, paragraphe 1(b) fixe la date limite d'émission d'une facture fiscale pour une livraison entre entreprises au 15e jour du mois suivant celui au cours duquel la livraison a eu lieu. Autrement dit, la quantité et la date dont la facture a besoin sont exactement celles qu'enregistre le bon de livraison, et le délai court à partir du mois de la livraison, non du jour où le bon parvient au comptable. Si une facture est émise pour une quantité qui n'a pas été livrée, la corriger après émission exige un avoir qui fait clairement référence à la facture d'origine (article 54, paragraphes 1 et 4) ; c'est le sujet de la prochaine partie.

Lorsque le service comptable du client appelle des semaines plus tard pour dire que la quantité n'est pas arrivée en totalité, le chargé de recouvrement ouvre la facture et y trouve le bon joint : qui a reçu, quand, où, combien a été accepté, combien a été refusé, et une photo des marchandises une fois déchargées. Il l'envoie dans la même réponse, et soit la question est close, soit il s'avère que l'erreur venait de nous et elle est corrigée. Dans les deux cas, personne ne fouille dans les papiers des chauffeurs, et personne n'attend une semaine.

Ce que dit la loi sur la preuve au sujet d'un bon de livraison numérique

Les chefs d'entreprise posent cette question quand la signature passe du papier à l'écran : ce bon compte-t-il si un litige arrive devant le tribunal ? La loi sur la preuve, promulguée par le décret royal n° M/43 de 1443 de l'Hégire, comporte un chapitre sur la preuve numérique. L'article 53 définit la preuve numérique comme toute preuve tirée de données créées, émises, remises, conservées ou communiquées par un moyen numérique, à condition qu'elles puissent être récupérées ou obtenues sous une forme compréhensible. L'article 54 cite parmi ses formes l'enregistrement numérique, le document numérique, la signature numérique, la correspondance numérique et les supports numériques. L'article 55 dispose que la preuve numérique a la même valeur que la preuve écrite au sens de la loi.

Le plus pertinent en pratique est l'article 57 : la preuve numérique non officielle est opposable aux parties à la transaction, sauf preuve contraire, dans des cas qui incluent la preuve obtenue par un moyen numérique prévu au contrat litigieux. L'article 58 fait peser la charge de prouver qu'une preuve numérique n'est pas authentique sur celui qui l'allègue. Autrement dit, la manière dont vous et votre client convenez de confirmer la livraison mérite d'être inscrite dans le contrat ou les conditions de vente, et non laissée à une habitude convenue oralement. La rédaction de cette clause, et ce qui suffit dans un cas particulier, sont des questions pour votre avocat. Par ailleurs, l'article 66, paragraphe 1 du règlement d'application de la TVA impose de conserver les factures, registres et pièces comptables pendant au moins 6 ans à compter de la fin de la période fiscale concernée, et un bon joint à sa facture reste avec elle aussi longtemps que la facture est conservée.

Le regard d'Origami

Lorsque nous construisons le circuit de livraison et de facturation d'une entreprise, nous partons de la manière dont elle prouve la livraison aujourd'hui : qui signe chez le client, où vont les bons après signature, combien de temps s'écoule entre la livraison et la facture, et qui saisit les quantités. Une facture qu'il a fallu corriger après émission nous montre où le circuit actuel se rompt, avant même que nous dessinions un seul écran.

Nous traduisons ensuite cela en un circuit qui fonctionne sur les téléphones des chauffeurs, des techniciens et des chefs de chantier : un ordre de livraison ou un ordre de travail qui s'ouvre sur le téléphone ; une confirmation qui relève la quantité, la signature, l'heure, le lieu, la photo et les refus avec leurs motifs, même sur un site sans réseau, avec envoi dès le retour de la connexion ; un projet de facture établi à partir de la livraison confirmée ; et un bon joint à chaque facture, le tout relié à votre système comptable et à la facturation électronique. Cela fait partie des systèmes sur mesure que nous réalisons dans le cadre de nos services.

Un exercice pour cette semaine : les vingt dernières factures qui ont suscité une question

Avant tout système, il vous faut une image de ce qui se passe réellement entre la livraison et la facture. Voici un exercice pour le directeur financier et le directeur des opérations, en une seule séance :

• Choisissez les vingt dernières factures payées en retard, contestées par le client ou corrigées après émission.
• Pour chaque facture, retrouvez la preuve de livraison : un bon signé, une attestation d'achèvement ou une situation approuvée. Notez combien de temps il a fallu pour la trouver et où vous l'avez trouvée.
• Comparez la quantité de la facture avec celle du bon, et notez d'où provient la quantité facturée : de la commande client ou du bon.
• Vérifiez qui a signé : cette personne figure-t-elle parmi les réceptionnaires habilités de la fiche client, et son nom est-il lisible ?
• Comptez les jours entre la livraison et la facture pour chacune.

Le nombre de factures dont vous n'avez pas pu retrouver la preuve en quelques minutes, et le nombre de celles dont les quantités provenaient de la commande client plutôt que du bon, constituent la situation de référence de cette partie. Le plus long délai entre livraison et facture vous indique où le bon reste bloqué en chemin vers le comptable.

Dans la prochaine partie

La facture a désormais une source unique, la livraison confirmée, et sa preuve l'accompagne. La prochaine partie se demande pourquoi le paiement attend encore : la facture émise en retard ou adressée à une personne non habilitée à l'approuver, les délais d'émission du règlement d'application, la facture récapitulative mensuelle, et la correction d'une facture après émission par un avoir ou une note de débit plutôt que par sa suppression. Puis le registre des litiges : chaque litige reçoit un responsable, un motif et une date, et la partie non contestée de la facture reste recouvrable.

Sources

• Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) : règlement d'application de la loi sur la TVA (texte officiel en arabe) : article 53, paragraphe 1(b) (date limite d'émission d'une facture fiscale entre entreprises), article 53, paragraphe 5 (quantité et nature des biens ou étendue et nature des services, et date de la livraison si elle diffère de la date d'émission), article 54, paragraphes 1 et 4 (l'avoir et sa référence à la facture d'origine), et article 66, paragraphe 1 (conservation des factures, registres et pièces comptables pendant au moins 6 ans).
• Loi sur la preuve, décret royal n° M/43 de 1443 de l'Hégire, portail juridique du ministère de la Justice (texte officiel en arabe) : articles 53 à 58 (définition et formes de la preuve numérique, sa valeur équivalente à la preuve écrite, la force obligatoire de la preuve numérique non officielle entre les parties, et la charge de prouver qu'elle n'est pas authentique).