डिलीवरी का प्रमाण: इनवॉइस प्राप्ति के हस्ताक्षर से शुरू होता है

सही इनवॉइस डिलीवरी के प्रमाण से शुरू होता है, सेल्स ऑर्डर से नहीं। माल के लिए यह प्रमाण एक डिलीवरी नोट है, जिस पर ग्राहक की ओर से कोई अधिकृत व्यक्ति हस्ताक्षर करता है और जिसे दरवाज़े पर ही फ़ोन पर दर्ज किया जाता है: हर लाइन पर वास्तव में प्राप्त मात्रा, प्राप्तकर्ता का नाम और हस्ताक्षर, समय और स्थान, माल की एक फ़ोटो, और जो कुछ भी अस्वीकार किया गया, उसका कारण। सेवा के लिए यह ग्राहक के प्रतिनिधि का कार्य पूर्णता साइन-ऑफ़ है, और ठेकेदारी में यह मालिक के इंजीनियर या सलाहकार द्वारा स्वीकृत रनिंग बिल है। फिर सिस्टम उस प्रमाण को बिना दोबारा टाइप किए इनवॉइस ड्राफ़्ट में बदल देता है, ताकि डिलीवर न हुई लाइन का कभी इनवॉइस न बने, हस्ताक्षरित नोट इनवॉइस के साथ जुड़ा रहे, और बाद में उठने वाले किसी विवाद का जवाब एक हफ़्ते में नहीं, एक मिनट में दिया जा सके।

क्रेडिट सीमा से डिलीवरी के क्षण तक

तीसरे भाग में हर ग्राहक को एक सत्यापित रिकॉर्ड मिला, एक सीमा जिसे सिस्टम हर ऑर्डर और हर डिलीवरी पर जाँचता है, और एक ज्ञात व्यक्ति जो इनवॉइस प्राप्त और स्वीकृत करता है। यह भाग उस क्षण के बारे में है जब बिक्री ऐसी चीज़ बन जाती है जिसका दावा किया जा सके: डिलीवरी। सेल्स ऑर्डर बताता है कि क्या तय हुआ था; ग्राहक भुगतान उसका करता है जो वास्तव में उस तक पहुँचा। दोनों के बीच छोटे-छोटे अंतर हर दिन होते हैं, दोनों पक्षों की नेकनीयती के साथ: गोदाम में कोई आइटम खत्म हो गया तो शिपमेंट कम निकला, रास्ते में दो कार्टन क्षतिग्रस्त हो गए और प्राप्तकर्ता ने उन्हें अस्वीकार कर दिया, किसी साइट ने आधी मात्रा अगले हफ़्ते पर टालने को कहा।

जब इनवॉइस सेल्स ऑर्डर से जारी होता है, तो वह इन अंतरों को साथ ले जाता है, और ग्राहक की अकाउंट्स टीम को ऐसी राशि मिलती है जो उनके गोदाम में प्राप्त माल से मेल नहीं खाती। अगर आपका ग्राहक सप्लायर इनवॉइस का मिलान उसी तरह करता है जैसा हमने खरीदार की ओर से माल की प्राप्ति और थ्री-वे मैचिंग में बताया था, तो वह किसी इनवॉइस का भुगतान तब तक नहीं करेगा जब तक वह उसके परचेज़ ऑर्डर और उसके द्वारा खुद बनाए गए प्राप्ति रिकॉर्ड से मेल न खाए, और अंतर स्पष्ट होने तक पूरा इनवॉइस रुका रहता है, केवल अलग दिखने वाली लाइन नहीं। पहले भाग में हमने जिस देर से भुगतान का वर्णन किया था, उसका बड़ा हिस्सा यहीं से शुरू होता है: कर्ज़ पर कोई असहमति नहीं, बस एक दस्तावेज़ जो दूसरे से मेल नहीं खाता। जो इनवॉइस उसी संख्या से बनता है जिस पर उनके प्राप्तकर्ता ने हस्ताक्षर किए, वह बिना किसी के पूछे उनकी मैचिंग से निकल जाता है।

माल: दरवाज़े पर फ़ोन पर दर्ज किया गया डिलीवरी नोट

कागज़ी डिलीवरी नोट एक अच्छा साधन है और कई कंपनियों में आज भी काम करता है। लेकिन वह अकाउंटेंट तक कई दिन बाद पहुँचता है, अगर पहुँचता भी है; ट्रक के ग्लवबॉक्स में भीग सकता है या खो सकता है; और उस पर किया गया हस्ताक्षर न यह बताता है कि किसने हस्ताक्षर किया, न यह कि वह अधिकृत था या नहीं। नोट को फ़ोन पर ले जाने से विचार नहीं बदलता, समय बदलता है: डिलीवरी उसी क्षण दर्ज होती है जब वह होती है और उसी क्षण सिस्टम तक पहुँच जाती है। एक अच्छे डिलीवरी नोट में छह चीज़ें होती हैं:

• हर लाइन पर वास्तव में प्राप्त मात्रा, लोडिंग ऑर्डर की मात्रा के मुकाबले। ड्राइवर या सेल्स प्रतिनिधि अपने फ़ोन पर डिलीवरी ऑर्डर खोलता है और प्राप्तकर्ता के साथ हर आइटम की पुष्टि करता है, ताकि कोई भी अंतर ट्रक के दरवाज़े पर रहते ही दिख जाए।
• प्राप्तकर्ता का नाम, पद और हस्ताक्षर। अधिकृत प्राप्तकर्ता उस ग्राहक रिकॉर्ड से आता है जो हमने तीसरे भाग में बनाया था: उनका स्टोरकीपर, साइट इंजीनियर, या ग्राहक हर साइट के लिए जिसे भी नामित करे। अगर कोई और हस्ताक्षर करता है, तो यह उसी दिन नोट पर दिख जाता है, एक महीने बाद नहीं।
• समय और स्थान, जिन्हें फ़ोन अपने आप दर्ज करता है, ताकि कोई याद से तारीख न लिखे।
• उतारने के बाद माल की एक फ़ोटो, और अगर ग्राहक मुहर इस्तेमाल करता है तो नोट पर उसकी मुहर की फ़ोटो। फ़ोटो माल और दस्तावेज़ की होती है, लोगों की नहीं।
• अस्वीकार की गई वस्तुएँ और कारण: क्षतिग्रस्त, ऑर्डर से मेल न खाने वाली, या ऑर्डर से ज़्यादा, फ़ोटो के साथ। अस्वीकार किया गया माल ट्रक पर वापस जाता है और गोदाम में वापसी के रूप में दर्ज होता है, ताकि जो निकला और जिसका इनवॉइस बना, उनके बीच वह खो न जाए।
• ग्राहक का परचेज़ ऑर्डर नंबर, अगर उनकी अकाउंट्स टीम इसकी माँग करती है, जो ग्राहक रिकॉर्ड में रखी जाने वाली जानकारियों में से एक है।

आंशिक डिलीवरी कोई अपवाद नहीं है जिसे फ़ोन पर सुलझाया जाए। अगर ग्राहक ने 100 कार्टन ऑर्डर किए और आज 60 डिलीवर हुए, तो नोट 60 दर्ज करता है, और 40 सेल्स ऑर्डर पर तब तक खुले रहते हैं जब तक वे डिलीवर न हों या ग्राहक उन्हें रद्द न कर दे। अगर प्राप्तकर्ता ने 4 कार्टन क्षतिग्रस्त होने के कारण अस्वीकार किए, तो नोट 56 स्वीकृत और 4 अस्वीकृत दर्ज करता है, कारण और फ़ोटो के साथ। ये संख्याएँ एक उदाहरण हैं, लेकिन सिद्धांत वही रहता है: सेल्स ऑर्डर की हर लाइन तीन ज्ञात स्थितियों में से एक में समाप्त होती है, डिलीवर और स्वीकृत, कारण सहित अस्वीकृत, या अभी भी खुली। कोई भी लाइन ऐसे धुंधले क्षेत्र में नहीं रहती जिसके बारे में अकाउंटेंट को दो हफ़्ते बाद ड्राइवर से पूछना पड़े।

सेवाएँ और ठेकेदारी: कार्य पूर्णता साइन-ऑफ़ और स्वीकृत रनिंग बिल

सेवा ट्रक पर नहीं आती, इसलिए दरवाज़े पर गिनने को कुछ नहीं होता। यहाँ प्रमाण काम के अंत में ग्राहक के प्रतिनिधि का कार्य पूर्णता साइन-ऑफ़ है: क्या किया गया, कब, क्या कुछ बाकी है, पूरे हुए काम की फ़ोटो के साथ। मासिक अनुबंध पर किसी आवासीय टावर की सेवा करने वाली मेंटेनेंस कंपनी हर विज़िट को बिल्डिंग मैनेजर के साइन-ऑफ़ से बंद करती है; किसी कंपनी के खाते पर इवेंट आयोजित करने वाला होटल उसे कंपनी के समन्वयक के साइन-ऑफ़ से बंद करता है कि वास्तव में क्या उपलब्ध कराया गया; प्रॉपर्टी ऑपरेटर अनुबंध से बाहर की मरम्मत को उसे माँगने वाले के हस्ताक्षर से बंद करता है। वर्क ऑर्डर में हमने समझाया था कि फ़ील्ड का हर अनुरोध कैसे एक नंबर, स्थिति और ज़िम्मेदार व्यक्ति वाला ऑर्डर बन जाता है; यह भाग इसमें यह जोड़ता है कि ग्राहक के हस्ताक्षर से वर्क ऑर्डर बंद करना अपने आप में वह डिलीवरी प्रमाण है जिस पर इनवॉइस बनता है। अनुबंध से बाहर के अतिरिक्त काम के लिए उसे करने से पहले दर्ज स्वीकृति चाहिए, बाद में नहीं, वरना वह इनवॉइस पर ऐसी लाइन बनकर पहुँचता है जिसे ग्राहक की ओर से कोई नहीं पहचानता।

ठेकेदार किसी शिपमेंट या विज़िट का इनवॉइस नहीं बनाता, बल्कि रनिंग बिल (mustakhlas) में मापी गई पूरी हुई मात्राओं का। यहाँ प्रमाण मालिक के इंजीनियर या सलाहकार द्वारा रनिंग बिल की स्वीकृति है, न कि ठेकेदार द्वारा उसे जमा करना। जमा किया गया बिल ठेकेदार का अनुमान है कि क्या किया गया; स्वीकृत बिल वह है जिस पर दूसरा पक्ष सहमत हुआ। इसलिए भुगतान का दावा स्वीकृत आँकड़ों पर बनता है, और जमा और स्वीकृत के बीच का अंतर हर आइटम पर उसके कारण के साथ दर्ज किया जाता है, क्योंकि वह अंतर या तो ऐसा काम है जो अभी मापा नहीं गया और अगले बिल में शामिल होगा, या ऐसी असहमति है जिसे किसी ज़िम्मेदार व्यक्ति की ज़रूरत है। मात्राएँ कैसे मापी जाती हैं और लागत प्रोजेक्ट पर कैसे डाली जाती है, यह हमने लागत नियंत्रण और रनिंग बिल में बताया था; निर्माण अनुबंध के तहत टैक्स इनवॉइस का समय आपके टैक्स सलाहकार से पूछने का प्रश्न है।

पुष्ट डिलीवरी से इनवॉइस ड्राफ़्ट तक

एक बार डिलीवरी पूरी और पुष्ट हो जाए, तो कोई उसे इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर में दोबारा टाइप नहीं करता। सिस्टम पुष्ट नोट को इनवॉइस ड्राफ़्ट में बदल देता है: ग्राहक उसके रिकॉर्ड से, कीमतें स्वीकृत सेल्स ऑर्डर से और उस छूट के साथ जो दूसरे भाग में स्वीकृत हुई थी, मात्राएँ ऑर्डर से नहीं बल्कि नोट से, और डिलीवरी की तारीख फ़ोन से। अकाउंटेंट ड्राफ़्ट की समीक्षा करके उसे जारी करता है, लेकिन उसके आँकड़े टाइप नहीं करता। इस डिज़ाइन से तीन नियम निकलते हैं, जिन्हें याददाश्त नहीं बल्कि सिस्टम लागू करता है:

• डिलीवर न हुई लाइन का कभी इनवॉइस नहीं बनता। खुली मात्रा सेल्स ऑर्डर पर रहती है, और अस्वीकार की गई मात्राएँ कभी इनवॉइस में नहीं आतीं।
• किसी डिलीवरी का दो बार इनवॉइस नहीं बनता। हर नोट उस इनवॉइस से जुड़ा होता है जो उससे जारी हुआ, इसलिए वह दूसरे इनवॉइस में नहीं जा सकता।
• पुष्ट डिलीवरी कभी बिना इनवॉइस के नहीं रहती। वह अपनी अवधि के साथ एक दैनिक सूची में दिखती है, क्योंकि जो डिलीवर हुआ और जिसका इनवॉइस नहीं बना, वह ऐसा पैसा है जिसे अभी तक किसी ने माँगा नहीं, और यह उन बकायों में से एक है जिन्हें तीसरे भाग की क्रेडिट सीमा जाँच जोड़ती है।

डिलीवरी सीधे तौर पर उससे जुड़ी है जो वैट कानून के कार्यान्वयन नियम टैक्स इनवॉइस में माँगते हैं। अनुच्छेद 53, पैराग्राफ़ 5 के अनुसार इनवॉइस में आपूर्ति किए गए माल की मात्रा और प्रकृति, या दी गई सेवाओं का दायरा और प्रकृति, और यदि आपूर्ति की तारीख इनवॉइस की तारीख से अलग हो तो आपूर्ति की तारीख दिखानी होती है। अनुच्छेद 53, पैराग्राफ़ 1(b) व्यवसायों के बीच आपूर्ति के लिए टैक्स इनवॉइस जारी करने की अंतिम तिथि उस महीने के अगले महीने की 15 तारीख तय करता है जिसमें आपूर्ति हुई। दूसरे शब्दों में, इनवॉइस को जिस मात्रा और तारीख की ज़रूरत है, वह ठीक वही है जो डिलीवरी नोट दर्ज करता है, और समय-सीमा आपूर्ति के महीने से चलती है, उस दिन से नहीं जब नोट अकाउंटेंट तक पहुँचता है। अगर किसी ऐसी मात्रा का इनवॉइस जारी हो जाए जो डिलीवर नहीं हुई, तो जारी होने के बाद उसे सुधारने के लिए एक क्रेडिट नोट चाहिए जो मूल इनवॉइस का स्पष्ट संदर्भ दे (अनुच्छेद 54, पैराग्राफ़ 1 और 4), और यही अगले भाग का विषय है।

जब ग्राहक की अकाउंट्स टीम हफ़्तों बाद फ़ोन करके कहती है कि पूरी मात्रा नहीं पहुँची, तो वसूली अधिकारी इनवॉइस खोलता है और उसके साथ जुड़ा नोट पाता है: किसने प्राप्त किया, कब, कहाँ, कितना स्वीकार हुआ, कितना अस्वीकार हुआ, और उतारने के बाद माल की एक फ़ोटो। वह उसे उसी जवाब में भेज देता है, और या तो सवाल खत्म हो जाता है या पता चलता है कि गलती हमारी थी और उसे सुधार दिया जाता है। दोनों ही स्थितियों में कोई ड्राइवरों के कागज़ात नहीं खँगालता, और कोई एक हफ़्ता इंतज़ार नहीं करता।

साक्ष्य कानून डिजिटल डिलीवरी नोट के बारे में क्या कहता है

जब हस्ताक्षर कागज़ से स्क्रीन पर आता है तो व्यवसाय मालिक यह पूछते हैं: अगर कोई विवाद अदालत तक पहुँचे तो क्या यह नोट मान्य होगा? साक्ष्य कानून, जो 1443 हिजरी के शाही फ़रमान संख्या M/43 द्वारा जारी हुआ, में डिजिटल साक्ष्य पर एक अध्याय है। अनुच्छेद 53 डिजिटल साक्ष्य को ऐसे किसी भी साक्ष्य के रूप में परिभाषित करता है जो डिजिटल माध्यमों से बनाए, जारी किए, भेजे, संग्रहीत या संप्रेषित किए गए डेटा से प्राप्त हो, बशर्ते उसे समझने योग्य रूप में पुनः प्राप्त किया जा सके। अनुच्छेद 54 इसके रूपों में डिजिटल रिकॉर्ड, डिजिटल दस्तावेज़, डिजिटल हस्ताक्षर, डिजिटल पत्राचार और डिजिटल मीडिया को गिनाता है। अनुच्छेद 55 कहता है कि कानून के तहत डिजिटल साक्ष्य से प्रमाण का दर्जा लिखित प्रमाण के समान है।

व्यवहार में सबसे प्रासंगिक अनुच्छेद 57 है: अनौपचारिक डिजिटल साक्ष्य लेन-देन के पक्षों पर बाध्यकारी है, जब तक इसके विपरीत सिद्ध न हो, उन मामलों में जिनमें विवादित अनुबंध में निर्दिष्ट किसी डिजिटल माध्यम से प्राप्त साक्ष्य शामिल है। अनुच्छेद 58 यह सिद्ध करने का भार कि डिजिटल साक्ष्य असली नहीं है, उस पर डालता है जो ऐसा दावा करता है। दूसरे शब्दों में, आप और आपका ग्राहक डिलीवरी की पुष्टि का जो तरीका तय करते हैं, उसे अनुबंध या बिक्री की शर्तों में लिखा जाना चाहिए, न कि मौखिक रूप से तय की गई आदत के रूप में छोड़ा जाना चाहिए। उस खंड का शब्दांकन कैसे हो, और किसी विशेष मामले में क्या पर्याप्त है, ये आपके वकील से पूछने के प्रश्न हैं। इसके अलावा, वैट कार्यान्वयन नियमों का अनुच्छेद 66, पैराग्राफ़ 1 इनवॉइस, रिकॉर्ड और लेखा दस्तावेज़ों को संबंधित कर अवधि के अंत से कम से कम 6 साल तक रखने की माँग करता है, और अपने इनवॉइस से जुड़ा नोट तब तक उसके साथ रहता है जब तक इनवॉइस रखा जाता है।

Origami का दृष्टिकोण

जब हम किसी कंपनी के लिए डिलीवरी और इनवॉइसिंग वर्कफ़्लो बनाते हैं, तो हम इस बात से शुरू करते हैं कि वह आज डिलीवरी कैसे साबित करती है: ग्राहक की ओर से कौन हस्ताक्षर करता है, हस्ताक्षर के बाद नोट कहाँ जाते हैं, डिलीवरी और इनवॉइस के बीच कितना समय बीतता है, और मात्राएँ कौन टाइप करता है। जारी होने के बाद सुधारा गया इनवॉइस हमें बता देता है कि मौजूदा वर्कफ़्लो कहाँ टूटता है, इससे पहले कि हम एक भी स्क्रीन बनाएँ।

फिर हम उसे एक ऐसे वर्कफ़्लो में बदलते हैं जो ड्राइवरों, तकनीशियनों और साइट सुपरवाइज़रों के फ़ोन पर चलता है: फ़ोन पर खुलने वाला डिलीवरी ऑर्डर या वर्क ऑर्डर; एक पुष्टि जो मात्रा, हस्ताक्षर, समय, स्थान, फ़ोटो और कारण सहित अस्वीकृतियाँ दर्ज करती है, बिना सिग्नल वाली साइट पर भी, और कनेक्शन लौटते ही भेज देती है; पुष्ट डिलीवरी से बना इनवॉइस ड्राफ़्ट; और हर इनवॉइस से जुड़ा नोट, यह सब आपके अकाउंटिंग सिस्टम और ई-इनवॉइसिंग से जुड़ा हुआ। यह उन कस्टम सिस्टम का हिस्सा है जो हम अपनी सेवाओं के ज़रिए बनाते हैं।

इस हफ़्ते के लिए एक अभ्यास: पिछले बीस इनवॉइस जिनके बारे में किसी ने पूछा

किसी भी सिस्टम से पहले आपको इस बात की तस्वीर चाहिए कि डिलीवरी और इनवॉइस के बीच वास्तव में क्या होता है। यह फ़ाइनेंस मैनेजर और ऑपरेशंस मैनेजर के लिए एक ही बैठक में किया जाने वाला अभ्यास है:

• पिछले बीस इनवॉइस चुनें जिनका भुगतान देर से हुआ, जिन पर ग्राहक ने सवाल उठाया, या जिन्हें जारी होने के बाद सुधारा गया।
• हर इनवॉइस के लिए डिलीवरी का प्रमाण खोजें: हस्ताक्षरित नोट, कार्य पूर्णता साइन-ऑफ़, या स्वीकृत रनिंग बिल। दर्ज करें कि उसे खोजने में कितना समय लगा और वह कहाँ मिला।
• इनवॉइस की मात्रा की तुलना नोट की मात्रा से करें, और दर्ज करें कि इनवॉइस की मात्रा कहाँ से आई: सेल्स ऑर्डर से या नोट से।
• जाँचें कि किसने हस्ताक्षर किए: क्या वे ग्राहक रिकॉर्ड के अधिकृत प्राप्तकर्ताओं में हैं, और क्या उनका नाम पढ़ने योग्य है?
• हर एक के लिए डिलीवरी और इनवॉइस के बीच के दिन गिनें।

जिन इनवॉइस का प्रमाण आप कुछ मिनटों में नहीं खोज पाए उनकी संख्या, और जिनकी मात्राएँ नोट के बजाय सेल्स ऑर्डर से आईं उनकी संख्या, इस भाग की आधार-रेखा है। डिलीवरी और इनवॉइस के बीच का सबसे लंबा अंतर बताता है कि अकाउंटेंट तक पहुँचने के रास्ते में नोट कहाँ अटकता है।

अगले भाग में

अब इनवॉइस का एक ही स्रोत है, पुष्ट डिलीवरी, और उसका प्रमाण उसके साथ चलता है। अगला भाग पूछता है कि भुगतान फिर भी क्यों रुका रहता है: वह इनवॉइस जो देर से जारी होता है या ऐसे व्यक्ति तक पहुँचता है जो उसे स्वीकृत करने के लिए अधिकृत नहीं, कार्यान्वयन नियमों में जारी करने की समय-सीमाएँ, मासिक सारांश इनवॉइस, और जारी इनवॉइस को मिटाने के बजाय क्रेडिट या डेबिट नोट से सुधारना। फिर विवाद लॉग: हर विवाद का एक ज़िम्मेदार व्यक्ति, एक कारण और एक तारीख होती है, और इनवॉइस का निर्विवाद हिस्सा वसूली योग्य बना रहता है।

स्रोत

• ज़कात, कर और सीमा शुल्क प्राधिकरण (ZATCA): वैट कानून के कार्यान्वयन नियम (आधिकारिक अरबी पाठ) — अनुच्छेद 53, पैराग्राफ़ 1(b) (व्यवसायों के बीच टैक्स इनवॉइस जारी करने की अंतिम तिथि), अनुच्छेद 53, पैराग्राफ़ 5 (माल की मात्रा और प्रकृति या सेवाओं का दायरा और प्रकृति, और जारी करने की तारीख से अलग होने पर आपूर्ति की तारीख), अनुच्छेद 54, पैराग्राफ़ 1 और 4 (क्रेडिट नोट और मूल इनवॉइस से उसका संदर्भ), और अनुच्छेद 66, पैराग्राफ़ 1 (इनवॉइस, रिकॉर्ड और लेखा दस्तावेज़ कम से कम 6 साल तक रखना)।
• साक्ष्य कानून, 1443 हिजरी का शाही फ़रमान संख्या M/43, न्याय मंत्रालय का कानूनी पोर्टल (आधिकारिक अरबी पाठ) — अनुच्छेद 53 से 58 (डिजिटल साक्ष्य की परिभाषा और रूप, लिखित प्रमाण के समान उसका दर्जा, अनौपचारिक डिजिटल साक्ष्य की पक्षों पर बाध्यकारी शक्ति, और उसके असली न होने को सिद्ध करने का भार)।