Invois yang betul bermula daripada bukti penghantaran, bukan daripada pesanan jualan. Bagi barang, bukti itu ialah nota penghantaran yang ditandatangani oleh orang yang diberi kuasa di pihak pelanggan dan diambil pada telefon di muka pintu: kuantiti yang benar-benar diterima pada setiap baris, nama dan tandatangan penerima, masa dan lokasi, foto barang, dan apa sahaja yang ditolak bersama sebabnya. Bagi perkhidmatan, ia ialah pengesahan siap kerja oleh wakil pelanggan, dan dalam kerja kontrak ia ialah tuntutan kemajuan yang diluluskan oleh jurutera atau perunding pemilik projek. Sistem kemudian menukar bukti itu menjadi draf invois tanpa menaip semula, supaya baris yang tidak dihantar tidak pernah diinvoiskan, nota yang ditandatangani kekal dilampirkan pada invois, dan pertikaian yang timbul kemudian dijawab dalam satu minit, bukan satu minggu.

Daripada had kredit kepada saat penghantaran

Dalam bahagian ketiga, setiap pelanggan mendapat rekod yang disahkan, had yang disemak oleh sistem pada setiap pesanan dan setiap penghantaran, dan seorang yang dikenal pasti untuk menerima dan meluluskan invois. Bahagian ini membincangkan saat jualan menjadi sesuatu yang boleh dituntut: penghantaran. Pesanan jualan menyatakan apa yang dipersetujui; apa yang dibayar oleh pelanggan ialah apa yang benar-benar sampai kepada mereka. Di antara kedua-duanya ada perbezaan kecil yang berlaku setiap hari, dengan niat baik di kedua-dua pihak: sesuatu barang kehabisan stok di stor lalu penghantaran keluar tidak cukup, dua karton rosak di jalan dan penerima menolaknya, sebuah tapak meminta separuh kuantiti ditangguhkan ke minggu berikutnya.

Apabila invois dikeluarkan daripada pesanan jualan, ia membawa bersama perbezaan itu, dan jabatan akaun pelanggan menerima amaun yang tidak sepadan dengan apa yang diterima oleh stor mereka. Jika pelanggan anda memadankan invois pembekal seperti yang kami terangkan dari sudut pembeli dalam penerimaan barang dan padanan tiga hala, mereka tidak akan membayar invois sehingga ia sepadan dengan pesanan belian mereka dan dengan rekod penerimaan yang mereka buat sendiri, dan seluruh invois tertangguh sehingga perbezaan itu dijelaskan, bukan hanya baris yang berbeza. Di situlah bermulanya kebanyakan kelewatan bayaran yang kami huraikan dalam bahagian pertama: tiada pertikaian tentang hutang itu, hanya satu dokumen yang tidak sepadan dengan dokumen lain. Invois yang datang daripada angka yang sama yang ditandatangani oleh penerima mereka akan lulus padanan tanpa sesiapa bertanya.

Barang: nota penghantaran yang diambil pada telefon di muka pintu

Nota penghantaran kertas ialah alat yang baik, dan ia masih berfungsi di banyak syarikat. Tetapi ia sampai kepada akauntan beberapa hari kemudian, jika sampai pun; ia boleh basah atau hilang dalam laci papan pemuka lori; dan tandatangan padanya tidak menyatakan siapa yang menandatangani atau sama ada orang itu diberi kuasa. Memindahkan nota ke telefon tidak mengubah ideanya, ia mengubah masanya: penghantaran direkodkan pada saat ia berlaku dan sampai ke sistem pada saat yang sama. Nota penghantaran yang baik mengandungi enam perkara:

  • Kuantiti yang benar-benar diterima pada setiap baris, berbanding kuantiti pada arahan muatan. Pemandu atau wakil jualan membuka arahan penghantaran pada telefon mereka dan mengesahkan setiap item bersama penerima, supaya sebarang perbezaan kelihatan semasa lori masih di muka pintu.
  • Nama, jawatan dan tandatangan penerima. Penerima yang diberi kuasa diambil daripada rekod pelanggan yang kami bina dalam bahagian ketiga: penjaga stor mereka, jurutera tapak, atau sesiapa sahaja yang dinamakan oleh pelanggan bagi setiap tapak. Jika orang lain menandatangani, ia kelihatan pada nota pada hari itu juga, bukan sebulan kemudian.
  • Masa dan lokasi, diambil secara automatik oleh telefon, supaya tiada sesiapa menulis tarikh berdasarkan ingatan.
  • Foto barang selepas dipunggah, dan foto cop pelanggan pada nota jika mereka menggunakannya. Fotonya ialah foto barang dan dokumen, bukan foto orang.
  • Barang yang ditolak dan sebabnya: rosak, tidak sepadan dengan pesanan, atau melebihi yang dipesan, bersama foto. Barang yang ditolak dimuatkan semula ke lori dan direkodkan sebagai pulangan ke stor, supaya ia tidak hilang di antara apa yang keluar dengan apa yang diinvoiskan.
  • Nombor pesanan belian pelanggan, jika jabatan akaun mereka memerlukannya, iaitu salah satu butiran yang terkandung dalam rekod pelanggan.

Penghantaran separa bukan pengecualian yang diselesaikan melalui panggilan telefon. Jika pelanggan memesan 100 karton dan 60 dihantar hari ini, nota merekodkan 60, dan 40 kekal terbuka dalam pesanan jualan sehingga ia dihantar atau dibatalkan oleh pelanggan. Jika penerima menolak 4 karton kerana rosak, nota merekodkan 56 diterima dan 4 ditolak, bersama sebab dan foto. Angka ini sekadar contoh, tetapi prinsipnya tetap: setiap baris pesanan jualan berakhir dalam salah satu daripada tiga keadaan yang diketahui, dihantar dan diterima, ditolak dengan sebab, atau masih terbuka. Tiada baris yang tertinggal di zon kelabu yang perlu ditanya oleh akauntan kepada pemandu dua minggu kemudian.

Perkhidmatan dan kerja kontrak: pengesahan siap kerja dan tuntutan kemajuan yang diluluskan

Perkhidmatan tidak tiba dengan lori, jadi tiada apa yang perlu dikira di muka pintu. Buktinya di sini ialah pengesahan siap kerja oleh wakil pelanggan pada akhir kerja: apa yang dibuat, bila, sama ada masih ada yang tertinggal, bersama foto kerja yang telah siap. Syarikat penyelenggaraan yang memberi perkhidmatan kepada sebuah menara kediaman dengan kontrak bulanan menutup setiap lawatan dengan pengesahan pengurus bangunan; hotel yang menganjurkan acara atas akaun sebuah syarikat menutupnya dengan pengesahan penyelaras syarikat tentang apa yang benar-benar disediakan; pengendali hartanah menutup pembaikan di luar kontrak dengan tandatangan orang yang memintanya. Dalam arahan kerja kami menerangkan bagaimana setiap permintaan lapangan menjadi arahan dengan nombor, status dan pemilik; apa yang ditambah oleh bahagian ini ialah menutup arahan kerja dengan tandatangan pelanggan itu sendiri merupakan bukti penghantaran yang menjadi asas invois. Kerja tambahan di luar kontrak memerlukan kelulusan yang direkodkan sebelum ia dibuat, bukan selepas, atau ia akan sampai ke invois sebagai baris yang tidak dikenali oleh sesiapa di pihak pelanggan.

Kontraktor tidak menginvoiskan penghantaran atau lawatan, tetapi kuantiti siap yang diukur dalam tuntutan kemajuan (mustakhlas). Buktinya di sini ialah kelulusan tuntutan oleh jurutera atau perunding pemilik projek, bukan penyerahannya oleh kontraktor. Tuntutan yang diserahkan ialah anggaran kontraktor tentang apa yang telah dibuat; yang diluluskan ialah apa yang dipersetujui oleh pihak lain. Oleh itu tuntutan bayaran dibina atas angka yang diluluskan, dan perbezaan antara yang diserahkan dengan yang diluluskan direkodkan pada setiap item bersama sebabnya, kerana perbezaan itu sama ada kerja yang belum diukur, yang akan dimasukkan dalam tuntutan seterusnya, atau perselisihan yang memerlukan pemilik. Cara kuantiti diukur dan kos dicaj kepada projek telah kami bincangkan dalam kawalan kos dan tuntutan kemajuan; masa pengeluaran invois cukai di bawah kontrak pembinaan ialah soalan untuk penasihat cukai anda.

Daripada penghantaran yang disahkan kepada draf invois

Sebaik sahaja penghantaran selesai dan disahkan, tiada sesiapa menaipnya semula ke dalam perisian invois. Sistem menukar nota yang disahkan menjadi draf invois: pelanggan daripada rekodnya, harga daripada pesanan jualan yang diluluskan bersama diskaunnya seperti yang diluluskan dalam bahagian kedua, kuantiti daripada nota dan bukan daripada pesanan, dan tarikh penghantaran daripada telefon. Akauntan menyemak draf dan mengeluarkannya, tetapi tidak menaip angkanya. Tiga peraturan lahir daripada reka bentuk ini, dikuatkuasakan oleh sistem dan bukan oleh ingatan:

  • Baris yang tidak dihantar tidak pernah diinvoiskan. Kuantiti terbuka kekal dalam pesanan jualan, dan kuantiti yang ditolak tidak pernah masuk ke dalam invois.
  • Satu penghantaran tidak pernah diinvoiskan dua kali. Setiap nota dipautkan kepada invois yang dikeluarkan daripadanya, jadi ia tidak boleh masuk ke invois kedua.
  • Penghantaran yang disahkan tidak pernah dibiarkan tanpa invois. Ia muncul dalam senarai harian bersama usianya, kerana apa yang telah dihantar tetapi belum diinvoiskan ialah wang yang belum diminta oleh sesiapa, dan ia ialah salah satu baki yang dijumlahkan oleh semakan had kredit dalam bahagian ketiga.

Penghantaran berkait secara langsung dengan apa yang dikehendaki oleh Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang VAT pada invois cukai. Perkara 53, perenggan 5 menghendaki invois menunjukkan kuantiti dan jenis barang yang dibekalkan, atau skop dan jenis perkhidmatan yang diberikan, dan tarikh pembekalan jika ia berbeza daripada tarikh invois. Perkara 53, perenggan 1(b) menetapkan tarikh akhir untuk mengeluarkan invois cukai bagi pembekalan antara perniagaan pada hari ke-15 bulan berikutnya selepas bulan pembekalan berlaku. Dengan kata lain, kuantiti dan tarikh yang diperlukan oleh invois ialah tepat apa yang direkodkan oleh nota penghantaran, dan tempoh itu dikira dari bulan pembekalan, bukan dari hari nota sampai kepada akauntan. Jika invois dikeluarkan bagi kuantiti yang tidak dihantar, membetulkannya selepas dikeluarkan memerlukan nota kredit yang jelas merujuk kepada invois asal (Perkara 54, perenggan 1 dan 4), yang menjadi topik bahagian seterusnya.

Apabila jabatan akaun pelanggan menelefon beberapa minggu kemudian untuk mengatakan kuantiti tidak sampai sepenuhnya, pegawai kutipan membuka invois dan menemui nota yang dilampirkan: siapa yang menerima, bila, di mana, berapa banyak yang diterima, berapa banyak yang ditolak, dan foto barang selepas dipunggah. Mereka menghantarnya dalam balasan yang sama, dan sama ada persoalan itu selesai, atau ternyata kesilapan itu di pihak kami dan ia dibetulkan. Walau apa pun, tiada sesiapa menyelongkar kertas kerja pemandu, dan tiada sesiapa menunggu seminggu.

Apa yang dinyatakan oleh Undang-Undang Keterangan tentang nota penghantaran digital

Pemilik perniagaan bertanya tentang perkara ini apabila tandatangan berpindah dari kertas ke skrin: adakah nota ini diterima jika pertikaian sampai ke mahkamah? Undang-Undang Keterangan, yang dikeluarkan melalui Dekri Diraja No. M/43 tahun 1443 Hijrah, mempunyai satu bab tentang keterangan digital. Perkara 53 mentakrifkan keterangan digital sebagai sebarang keterangan yang diperoleh daripada data yang dicipta, dikeluarkan, dihantar, disimpan atau disampaikan melalui cara digital, dengan syarat ia boleh diambil semula atau diperoleh dalam bentuk yang boleh difahami. Perkara 54 menyenaraikan antara bentuknya rekod digital, dokumen digital, tandatangan digital, surat-menyurat digital dan media digital. Perkara 55 menyatakan bahawa pembuktian melalui keterangan digital mempunyai kedudukan yang sama dengan pembuktian bertulis di bawah undang-undang.

Yang paling relevan dalam amalan ialah Perkara 57: keterangan digital tidak rasmi mengikat pihak-pihak dalam transaksi, melainkan dibuktikan sebaliknya, dalam kes yang termasuk keterangan yang diperoleh melalui cara digital yang dinyatakan dalam kontrak yang dipertikaikan. Perkara 58 meletakkan beban membuktikan bahawa keterangan digital itu tidak tulen kepada pihak yang mendakwanya. Dengan kata lain, cara anda dan pelanggan bersetuju untuk mengesahkan penghantaran wajar ditulis dalam kontrak atau syarat jualan, bukan dibiarkan sebagai kebiasaan yang dipersetujui secara lisan. Bagaimana menyusun kata fasal itu, dan apa yang mencukupi dalam sesuatu kes, ialah soalan untuk peguam anda. Secara berasingan, Perkara 66, perenggan 1 Peraturan Pelaksanaan VAT menghendaki invois, rekod dan dokumen perakaunan disimpan sekurang-kurangnya 6 tahun dari akhir tempoh cukai yang berkaitan, dan nota yang dilampirkan pada invoisnya kekal bersamanya selagi invois itu disimpan.

Pandangan Origami

Apabila kami membina aliran kerja penghantaran dan invois untuk sesebuah syarikat, kami bermula dengan cara syarikat itu membuktikan penghantaran hari ini: siapa yang menandatangani di pihak pelanggan, ke mana nota pergi selepas ditandatangani, berapa lama masa berlalu antara penghantaran dengan invois, dan siapa yang menaip kuantiti. Invois yang terpaksa dibetulkan selepas dikeluarkan memberitahu kami di mana aliran kerja semasa terputus, sebelum kami melukis satu skrin pun.

Kemudian kami menukarnya menjadi aliran kerja yang berjalan pada telefon pemandu, juruteknik dan penyelia tapak: arahan penghantaran atau arahan kerja yang dibuka pada telefon; pengesahan yang merekodkan kuantiti, tandatangan, masa, lokasi, foto dan penolakan bersama sebabnya, malah di tapak tanpa isyarat, dan menghantarnya sebaik sahaja sambungan pulih; draf invois yang dibina daripada penghantaran yang disahkan; dan nota yang dilampirkan pada setiap invois, semuanya disambungkan kepada sistem perakaunan dan e-invois anda. Ini sebahagian daripada sistem tersuai yang kami bina melalui perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: dua puluh invois terakhir yang ditanya oleh seseorang

Sebelum sebarang sistem, anda memerlukan gambaran tentang apa yang benar-benar berlaku antara penghantaran dengan invois. Ini latihan untuk pengurus kewangan dan pengurus operasi dalam satu sesi:

  • Pilih dua puluh invois terakhir yang dibayar lewat, yang dipersoalkan oleh pelanggan, atau yang dibetulkan selepas dikeluarkan.
  • Bagi setiap invois, cari bukti penghantarannya: nota yang ditandatangani, pengesahan siap kerja, atau tuntutan kemajuan yang diluluskan. Catat berapa lama masa yang diambil untuk mencarinya dan di mana anda menemuinya.
  • Bandingkan kuantiti pada invois dengan kuantiti pada nota, dan catat dari mana kuantiti invois itu datang: daripada pesanan jualan atau daripada nota.
  • Semak siapa yang menandatangani: adakah mereka antara penerima yang diberi kuasa dalam rekod pelanggan, dan adakah nama mereka boleh dibaca?
  • Kira bilangan hari antara penghantaran dengan invois bagi setiap satu.

Bilangan invois yang buktinya tidak dapat anda temui dalam beberapa minit, dan bilangan invois yang kuantitinya datang daripada pesanan jualan dan bukan daripada nota, ialah titik permulaan untuk bahagian ini. Jurang terpanjang antara penghantaran dengan invois memberitahu anda di mana nota tersekat dalam perjalanannya kepada akauntan.

Dalam bahagian seterusnya

Invois kini mempunyai satu sumber, iaitu penghantaran yang disahkan, dan buktinya bergerak bersamanya. Bahagian seterusnya bertanya mengapa bayaran masih tertangguh: invois yang dikeluarkan lewat atau sampai kepada orang yang tidak diberi kuasa untuk meluluskannya, tarikh akhir pengeluaran dalam Peraturan Pelaksanaan, invois ringkasan bulanan, dan membetulkan invois selepas dikeluarkan dengan nota kredit atau nota debit dan bukannya memadamkannya. Kemudian log pertikaian: setiap pertikaian mendapat pemilik, sebab dan tarikh, dan bahagian invois yang tidak dipertikaikan kekal boleh dikutip.

Sumber