إثبات التسليم: الفاتورة تبدأ من توقيع العميل

إثبات التسليم: الفاتورة تبدأ من توقيع العميل

الفاتورة الصحيحة تبدأ من إثبات التسليم لا من أمر البيع. في البضاعة هو سند تسليم يوقعه شخص مخول عند العميل، ويسجل على الجوال عند الباب الكمية المستلمة فعلا لكل صنف، واسم المستلم وتوقيعه، والوقت والموقع، وصورة البضاعة، وما رفض منها وسببه. وفي الخدمة هو تأكيد إنجاز يوقعه ممثل العميل، وفي المقاولات مستخلص اعتمده مهندس المالك أو الاستشاري. ثم يحول النظام هذا الإثبات إلى مسودة فاتورة دون إعادة كتابة، فلا يفوتر سطر لم يسلم، ويبقى السند مرفقا بالفاتورة، فيجاب عن أي نزاع لاحق في دقيقة لا في أسبوع.

من حد الائتمان إلى لحظة التسليم

في الجزء الثالث صار لكل عميل سجل يتحقق منه، وحد يفحصه النظام عند كل طلب وكل تسليم، وشخص معروف يستلم الفواتير ويعتمدها. وهذا الجزء عن اللحظة التي يصبح فيها البيع حقا يطالب به: التسليم. فأمر البيع يقول ما اتفقنا عليه، أما ما يدفع العميل ثمنه فهو ما وصله فعلا. وبين الاثنين فروق صغيرة تحدث كل يوم بحسن نية من الطرفين: صنف نفد في المستودع فخرجت الشحنة ناقصة، وكرتونان تضررا في الطريق فرفضهما المستلم، وموقع طلب تأجيل نصف الكمية إلى الأسبوع القادم.

حين تصدر الفاتورة من أمر البيع تحمل هذه الفروق معها، فيصل إلى حسابات العميل مبلغ لا يطابق ما استلمه مستودعه. وإن كان عميلك يطابق فواتير مورديه كما شرحنا من جهة المشتري في الاستلام والمطابقة الثلاثية، فلن يسدد فاتورة قبل أن تتفق مع أمر الشراء ومع محضر الاستلام الذي سجله هو، وتتوقف الفاتورة كلها عنده حتى يفسر الفرق، لا السطر المختلف وحده. وهنا يبدأ كثير من التأخير الذي وصفناه في الجزء الأول: لا خلاف على الدين، بل مستند لا يطابق مستندا آخر. أما الفاتورة التي تخرج من الرقم نفسه الذي وقع عليه مستلمه، فتمر من مطابقته دون أن يسأل أحد.

البضاعة: سند تسليم يلتقط على الجوال عند الباب

سند التسليم الورقي أداة جيدة، وما زال يعمل في شركات كثيرة. لكنه يصل إلى المحاسب بعد أيام إن وصل، وقد يبتل أو يضيع في درج السيارة، والتوقيع عليه لا يقول من صاحبه ولا هل كان مخولا. ونقل السند إلى الجوال لا يغير فكرته، بل يغير توقيتها: يسجل التسليم لحظة حدوثه ويصل إلى النظام في اللحظة نفسها. والسند الجيد يحمل ست معلومات:

• الكمية المستلمة فعلا لكل سطر، مقابل الكمية في أمر التحميل. يفتح السائق أو المندوب أمر التسليم على جواله ويؤكد مع المستلم كل صنف، فيظهر أي فرق والشاحنة ما زالت عند الباب.
• اسم المستلم وصفته وتوقيعه. والمستلم المخول يأتي من سجل العميل الذي بنيناه في الجزء الثالث: أمين مستودعه، أو مهندس الموقع، أو من يسميه العميل لكل موقع. فإن وقع غيره، ظهر ذلك في السند يومها لا بعد شهر.
• الوقت والموقع، يلتقطهما الجوال تلقائيا، فلا يكتب أحد تاريخا من ذاكرته.
• صورة البضاعة بعد إنزالها، وصورة ختم العميل على السند إن كان يستخدم ختما. الصورة للبضاعة والمستند، لا للأشخاص.
• الأصناف المرفوضة وسبب رفضها: تالفة، أو لا تطابق الطلب، أو زائدة عن المطلوب، ومعها صورة. والمرفوض يعود إلى السيارة ويسجل عائدا إلى المستودع، فلا يضيع بين ما خرج وما فوتر.
• رقم أمر الشراء عند العميل إن كان قسم حساباته يشترطه، وهو من المعلومات التي يحملها سجل العميل.

والتسليم الجزئي ليس استثناء يدار بالهاتف. لو طلب العميل 100 كرتون وسلم منها اليوم 60، يسجل السند 60، وتبقى 40 مفتوحة على أمر البيع حتى تسلم أو يلغيها العميل. ولو رفض المستلم 4 كراتين لأنها تضررت، يسجل السند 56 مقبولة و 4 مرفوضة بسببها وصورتها. هذه الأرقام مثال، لكن المبدأ ثابت: كل سطر في أمر البيع ينتهي إلى إحدى ثلاث حالات معروفة، سلم وقبل، أو رفض بسبب، أو ما زال مفتوحا. ولا يبقى سطر في منطقة رمادية يسأل عنها المحاسب السائق بعد أسبوعين.

الخدمات والمقاولات: تأكيد الإنجاز واعتماد المستخلص

الخدمة لا تصل في شاحنة، فلا يوجد ما يعد عند الباب. الإثبات هنا تأكيد إنجاز يوقعه ممثل العميل في نهاية العمل: ماذا نفذ، ومتى، وهل بقي شيء، ومعه صور العمل بعد إنجازه. شركة صيانة تخدم برجا سكنيا بعقد شهري تغلق كل زيارة بتأكيد من مسؤول المبنى، وفندق يستضيف فعالية لحساب شركة يغلقها بتأكيد من منسقها لما قدم فعلا، ومشغل عقار يغلق أعمال الإصلاح خارج العقد بتوقيع من طلبها. وشرحنا في أوامر العمل كيف يصبح كل طلب ميداني أمرا له رقم وحالة ومسؤول، وما يضيفه هذا الجزء أن إغلاق أمر العمل بتوقيع العميل هو نفسه إثبات التسليم الذي تبنى عليه الفاتورة. والعمل الإضافي خارج العقد يحتاج موافقة مسجلة قبل تنفيذه لا بعده، وإلا وصل إلى الفاتورة بندا لا يعرفه أحد عند العميل.

والمقاول لا يفوتر شحنة ولا زيارة، بل كميات منجزة تقاس في مستخلص. والإثبات هنا اعتماد مهندس المالك أو الاستشاري للمستخلص، لا رفعه. فالمستخلص المرفوع تقدير المقاول لما أنجز، والمعتمد هو ما وافق عليه الطرف الآخر. لذلك تبنى المطالبة على المعتمد، ويسجل الفرق بين المرفوع والمعتمد في كل بند مع سببه، لأن هذا الفرق إما عمل لم يقس بعد فيرفع في المستخلص القادم، وإما خلاف يحتاج من يتابعه. وكيف تقاس الكميات وتحمل التكاليف على المشروع شرحناه في ضبط التكاليف والمستخلصات، أما توقيت الفاتورة الضريبية في عقود المقاولات فسؤال لمستشارك الضريبي.

من التسليم المؤكد إلى مسودة الفاتورة

حين يكتمل التسليم ويؤكد، لا يعيد أحد كتابته في برنامج الفواتير. يحول النظام السند المؤكد إلى مسودة فاتورة: العميل من سجله، والأسعار من أمر البيع المعتمد بخصمه كما اعتمد في الجزء الثاني، والكميات من السند لا من الأمر، وتاريخ التسليم من الجوال. يراجع المحاسب المسودة ويصدرها، لكنه لا يكتب أرقامها. ومن هذا التصميم تخرج ثلاث قواعد يطبقها النظام لا الذاكرة:

• السطر الذي لم يسلم لا يفوتر. الكمية المفتوحة تبقى على أمر البيع، والمرفوضة لا تدخل الفاتورة أصلا.
• التسليم لا يفوتر مرتين. كل سند يرتبط بالفاتورة التي صدرت منه، فلا يدخل فاتورة ثانية.
• التسليم المؤكد لا يبقى بلا فاتورة. يظهر في قائمة يومية بعمره، لأن ما سلم ولم يفوتر مال لم يطالب به أحد بعد، وهو أحد الأرصدة التي يجمعها فحص حد الائتمان في الجزء الثالث.

وللتسليم صلة مباشرة بما تطلبه اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة في الفاتورة الضريبية. فالمادة 53 في فقرتها 5 تشترط أن تحمل الفاتورة كمية السلع التي وردت وطبيعتها، أو نطاق الخدمات التي قدمت وطبيعتها، والتاريخ الذي وقع فيه التوريد إذا كان مختلفا عن تاريخ إصدار الفاتورة. والمادة 53 في فقرتها 1 ب تجعل الموعد الأقصى لإصدار الفاتورة الضريبية في التوريد بين المنشآت اليوم 15 من الشهر التالي للشهر الذي حدث فيه التوريد. أي أن الكمية والتاريخ اللذين تطلبهما الفاتورة هما ما يسجله سند التسليم، والموعد يحسب من شهر التوريد لا من يوم يصل السند إلى المحاسب. وإن صدرت فاتورة بكمية لم تسلم، فتصحيحها بعد إصدارها يكون بإشعار دائن يشير بوضوح إلى الفاتورة الأصلية (المادة 54 الفقرتان 1 و 4)، وهذا موضوع الجزء القادم.

وحين يتصل قسم الحسابات عند العميل بعد أسابيع ليقول إن الكمية لم تصل كاملة، يفتح موظف التحصيل الفاتورة فيجد السند مرفقا بها: من استلم، ومتى، وأين، وكم قبل، وكم رفض، وصورة البضاعة بعد إنزالها. يرسله في الرد نفسه، فإما أن يغلق السؤال، وإما أن يظهر أن الخطأ عندنا فيصحح. وفي الحالتين لا يبحث أحد في دفاتر السائقين، ولا ينتظر أحد أسبوعا.

ماذا يقول نظام الإثبات عن السند الرقمي

سؤال يطرحه أصحاب الشركات حين ينتقل التوقيع من الورق إلى الشاشة: هل لهذا السند قيمة إن وصل الخلاف إلى المحكمة؟ نظام الإثبات الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/43 لعام 1443هـ خصص بابا للدليل الرقمي. فالمادة 53 تعد دليلا رقميا كل دليل مستمد من بيانات تنشأ أو تصدر أو تسلم أو تحفظ أو تبلغ بوسيلة رقمية، وتكون قابلة للاسترجاع أو الحصول عليها بصورة يمكن فهمها. والمادة 54 تذكر من صوره السجل الرقمي والمحرر الرقمي والتوقيع الرقمي والمراسلات الرقمية والوسائط الرقمية. والمادة 55 تنص على أن للإثبات بالدليل الرقمي حكم الإثبات بالكتابة.

والأهم عمليا المادة 57: الدليل الرقمي غير الرسمي حجة على أطراف التعامل، ما لم يثبت خلاف ذلك، في حالات منها أن يكون مستفادا من وسيلة رقمية منصوص عليها في العقد محل النزاع. والمادة 58 تضع عبء إثبات عدم صحته على من يدعي ذلك. أي أن طريقة تأكيد التسليم التي تتفق عليها مع عميلك تستحق أن تكتب في العقد أو في شروط البيع، لا أن تبقى عادة متفقا عليها بالكلام. أما صياغة هذا البند، وما يكفي في حالة بعينها، فمكانهما محاميك. وتلزم المادة 66 في فقرتها 1 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة بحفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية 6 سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها، والسند المرفق بفاتورته يبقى معها ما بقيت.

نظرة أوريجامي

حين نبني مسار التسليم والفوترة لشركة، نبدأ من الطريقة التي تثبت بها التسليم اليوم: من يوقع عند العميل، وأين تذهب السندات بعد التوقيع، وكم يمر بين التسليم وصدور الفاتورة، ومن يكتب كمياتها. والفاتورة التي صححت بعد صدورها تخبرنا أين ينكسر المسار الحالي، قبل أن نرسم أي شاشة.

ثم نحول ذلك إلى مسار يعمل على جوال السائق والفني ومشرف الموقع: أمر تسليم أو أمر عمل يفتح على الجوال، وتأكيد يلتقط الكمية والتوقيع والوقت والموقع والصورة والمرفوض بسببه، حتى في موقع بلا اتصال ثم يرسل حين يعود الاتصال، ومسودة فاتورة تتكون من التسليم المؤكد، وسند مرفق بكل فاتورة، كل ذلك متصل بنظامك المحاسبي والفوترة الإلكترونية. هذا جزء مما نبنيه من أنظمة مخصصة ضمن خدماتنا.

تمرين لهذا الأسبوع: آخر عشرين فاتورة سئلت عنها

قبل أي نظام، تحتاج صورة لما يحدث فعلا بين التسليم والفاتورة. هذا تمرين ينفذه المدير المالي مع مدير العمليات في جلسة واحدة:

• اختر آخر عشرين فاتورة تأخر سدادها، أو سأل عنها العميل، أو صححت بعد صدورها.
• لكل فاتورة ابحث عن إثبات التسليم: سند موقع، أو تأكيد إنجاز، أو مستخلص معتمد. وسجل كم استغرق الوصول إليه، وأين وجدته.
• قارن الكمية في الفاتورة بالكمية في السند، وسجل من أين جاءت كمية الفاتورة: من أمر البيع أم من السند.
• افحص من وقع: هل هو من المخولين بالاستلام في سجل العميل، وهل اسمه مقروء.
• احسب الأيام بين التسليم وصدور الفاتورة لكل واحدة منها.

عدد الفواتير التي لم تجد إثباتها خلال دقائق، وعدد التي جاءت كمياتها من أمر البيع لا من السند، هما خط الأساس لهذا الجزء. وأطول مدة بين التسليم والفاتورة تخبرك أين يتعطل السند في طريقه إلى المحاسب.

في الجزء القادم

صار للفاتورة مصدر واحد هو التسليم المؤكد، ومعها إثباتها. الجزء القادم يسأل لماذا يتأخر الدفع رغم ذلك: الفاتورة التي تصدر متأخرة أو تصل إلى غير المخول باعتمادها، ومواعيد الإصدار في اللائحة التنفيذية، والفاتورة الملخصة الشهرية، وتصحيح الفاتورة بعد إصدارها بإشعار دائن أو مدين لا بحذفها. ثم سجل النزاعات: لكل نزاع مالك وسبب وموعد، والجزء غير المتنازع عليه من الفاتورة يبقى قابلا للتحصيل.

مصادر

• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة (النص العربي) — المادة 53 الفقرة 1 ب (الموعد الأقصى لإصدار الفاتورة الضريبية بين المنشآت)، والمادة 53 الفقرة 5 (كمية السلع وطبيعتها أو نطاق الخدمات وطبيعتها، وتاريخ التوريد إذا اختلف عن تاريخ الإصدار)، والمادة 54 الفقرتان 1 و 4 (الإشعار الدائن والإشارة إلى الفاتورة الأصلية)، والمادة 66 الفقرة 1 (حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية 6 سنوات على الأقل).
• نظام الإثبات الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/43 لعام 1443هـ، البوابة القانونية لوزارة العدل — المواد 53 إلى 58 (تعريف الدليل الرقمي وصوره، وأن للإثبات به حكم الإثبات بالكتابة، وحجية الدليل الرقمي غير الرسمي على أطراف التعامل، وعبء إثبات عدم صحته).