Doğru bir fatura satış siparişinden değil, teslimat kanıtından başlar. Mallar için bu kanıt, müşterideki yetkili bir kişinin imzaladığı ve kapıda bir telefonla kaydedilen bir irsaliyedir: her satırda gerçekte teslim alınan miktar, teslim alanın adı ve imzası, saat ve konum, malların bir fotoğrafı ve reddedilen her şey, gerekçesiyle birlikte. Bir hizmet için bu, müşteri temsilcisinin imzaladığı bir iş tamamlama onayıdır; müteahhitlikte ise işverenin mühendisi veya müşavirinin onayladığı bir hakediştir. Sistem daha sonra bu kanıtı yeniden yazmaya gerek kalmadan bir fatura taslağına dönüştürür; böylece teslim edilmemiş bir satır asla faturalanmaz, imzalı irsaliye faturaya ekli kalır ve sonradan çıkan bir itiraz bir haftada değil, bir dakikada yanıtlanır.

Kredi limitinden teslimat anına

Üçüncü bölümde her müşteri doğrulanmış bir kayda, sistemin her siparişte ve her teslimatta kontrol ettiği bir limite ve faturaları teslim alıp onaylayan bilinen bir kişiye kavuştu. Bu bölüm, bir satışın talep edilebilir bir şeye dönüştüğü anla ilgili: teslimat. Satış siparişi neyin kararlaştırıldığını söyler; müşterinin ödediği ise gerçekte kendisine ulaşandır. İkisi arasında her gün, iki tarafın da iyi niyetiyle ortaya çıkan küçük farklar vardır: depoda bir ürün tükendiği için sevkiyat eksik çıktı, iki koli yolda hasar gördü ve teslim alan onları reddetti, bir şantiye miktarın yarısını gelecek haftaya ertelemeyi istedi.

Fatura satış siparişinden kesildiğinde bu farkları da beraberinde taşır ve müşterinin muhasebe ekibi, deposunun teslim aldığıyla örtüşmeyen bir tutar alır. Müşteriniz tedarikçi faturalarını, alıcı tarafından mal kabul ve üçlü eşleştirme yazısında anlattığımız şekilde eşleştiriyorsa, bir faturayı satın alma siparişiyle ve kendi yaptığı mal kabul kaydıyla örtüşene kadar ödemez; üstelik yalnızca farklı olan satır değil, fark açıklanana kadar bütün fatura bekler. Birinci bölümde anlattığımız geç ödemelerin büyük kısmı burada başlar: borç konusunda bir anlaşmazlık yok, yalnızca birbiriyle örtüşmeyen iki belge var. Teslim alanın imzaladığı aynı rakamdan çıkan bir fatura, kimse soru sormadan eşleştirmeden geçer.

Mallar: kapıda telefonla kaydedilen bir irsaliye

Kâğıt irsaliye iyi bir araçtır ve birçok şirkette hâlâ işe yarar. Ama muhasebeciye günler sonra ulaşır, tabii ulaşırsa; kamyonun torpido gözünde ıslanabilir veya kaybolabilir; üzerindeki imza da ne kimin imzaladığını ne de o kişinin yetkili olup olmadığını söyler. İrsaliyeyi telefona taşımak fikri değiştirmez, zamanlamayı değiştirir: teslimat gerçekleştiği anda kaydedilir ve sisteme aynı anda ulaşır. İyi bir irsaliye altı unsur içerir:

  • Her satırda gerçekte teslim alınan miktar, yükleme emrindeki miktarla karşılaştırmalı olarak. Şoför veya satış temsilcisi teslimat emrini telefonunda açar ve her kalemi teslim alanla birlikte onaylar; böylece her fark, kamyon daha kapıdayken ortaya çıkar.
  • Teslim alanın adı, görevi ve imzası. Yetkili teslim alan, üçüncü bölümde oluşturduğumuz müşteri kaydından gelir: depo sorumlusu, şantiye mühendisi veya müşterinin her saha için belirlediği kişi. Başka biri imzalarsa bu, bir ay sonra değil, aynı gün irsaliyede görünür.
  • Saat ve konum, telefon tarafından otomatik olarak kaydedilir; böylece kimse ezberden tarih yazmaz.
  • Boşaltıldıktan sonra malların bir fotoğrafı ve müşteri kaşe kullanıyorsa irsaliyedeki kaşenin bir fotoğrafı. Fotoğraf insanların değil, malların ve belgenin fotoğrafıdır.
  • Reddedilen kalemler ve gerekçesi: hasarlı, siparişe uymayan veya sipariş edilenden fazla, bir fotoğrafla birlikte. Reddedilen mallar kamyona geri döner ve depoya iade olarak kaydedilir; böylece çıkan ile faturalanan arasında kaybolmazlar.
  • Müşterinin satın alma siparişi numarası, muhasebe ekibi bunu istiyorsa; bu, müşteri kaydının taşıdığı bilgilerden biridir.

Kısmi teslimat, telefonla halledilecek bir istisna değildir. Müşteri 100 koli sipariş ettiyse ve bugün 60 koli teslim edildiyse, irsaliye 60 kaydeder ve 40 koli, teslim edilene veya müşteri iptal edene kadar satış siparişinde açık kalır. Teslim alan hasarlı oldukları için 4 koliyi reddettiyse, irsaliye 56 kabul ve 4 ret kaydeder, gerekçe ve fotoğrafla birlikte. Bu rakamlar bir örnektir, ama ilke geçerlidir: satış siparişindeki her satır bilinen üç durumdan birinde sona erer; teslim edildi ve kabul edildi, gerekçeyle reddedildi veya hâlâ açık. Hiçbir satır, muhasebecinin iki hafta sonra şoföre soracağı gri bir bölgede kalmaz.

Hizmetler ve müteahhitlik: iş tamamlama onayı ve onaylanmış hakediş

Bir hizmet kamyonla gelmez, dolayısıyla kapıda sayılacak bir şey yoktur. Buradaki kanıt, iş bittiğinde müşteri temsilcisinin imzaladığı bir iş tamamlama onayıdır: ne yapıldı, ne zaman, geriye bir şey kaldı mı, tamamlanan işin fotoğraflarıyla birlikte. Aylık sözleşmeyle bir konut kulesine hizmet veren bir bakım şirketi her ziyareti bina yöneticisinin onayıyla kapatır; bir şirket hesabına etkinlik ağırlayan bir otel, etkinliği şirketin koordinatörünün gerçekte neyin sağlandığına dair onayıyla kapatır; bir mülk işletmecisi sözleşme dışı onarımları onları talep eden kişinin imzasıyla kapatır. İş emirleri yazısında her saha talebinin nasıl numarası, durumu ve sorumlusu olan bir emre dönüştüğünü anlatmıştık; bu bölümün eklediği şey, iş emrini müşterinin imzasıyla kapatmanın, faturanın üzerine kurulduğu teslimat kanıtının ta kendisi olduğudur. Sözleşme dışı ek işler, yapıldıktan sonra değil, yapılmadan önce kayıtlı bir onay gerektirir; aksi hâlde faturaya müşteride kimsenin tanımadığı bir satır olarak ulaşır.

Bir müteahhit bir sevkiyatı veya bir ziyareti değil, bir hakedişte (mustakhlas) ölçülen tamamlanmış miktarları faturalar. Buradaki kanıt, hakedişin yüklenici tarafından sunulması değil, işverenin mühendisi veya müşaviri tarafından onaylanmasıdır. Sunulan hakediş, yüklenicinin yapılan işe dair tahminidir; onaylanan ise karşı tarafın kabul ettiğidir. Bu yüzden ödeme talebi onaylanmış rakamlara dayanır ve sunulan ile onaylanan arasındaki fark her kalemde gerekçesiyle kaydedilir; çünkü bu fark ya henüz ölçülmemiş ve bir sonraki hakedişe dahil edilecek bir iştir ya da bir sorumluya ihtiyaç duyan bir anlaşmazlıktır. Miktarların nasıl ölçüldüğünü ve maliyetlerin projeye nasıl yüklendiğini maliyet kontrolü ve hakedişler yazısında ele aldık; bir inşaat sözleşmesinde vergi faturasının zamanlaması ise vergi danışmanınıza sorulacak bir konudur.

Onaylanmış bir teslimattan fatura taslağına

Bir teslimat tamamlanıp onaylandıktan sonra kimse onu faturalama yazılımına yeniden girmez. Sistem onaylanmış irsaliyeyi bir fatura taslağına dönüştürür: müşteri kaydından müşteri, onaylanmış satış siparişinden ikinci bölümde onaylandığı şekliyle indirimiyle birlikte fiyatlar, siparişten değil irsaliyeden miktarlar ve telefondan teslim tarihi. Muhasebeci taslağı inceler ve keser, ama rakamlarını yazmaz. Bu tasarımdan, hafızanın değil sistemin uyguladığı üç kural çıkar:

  • Teslim edilmemiş bir satır asla faturalanmaz. Açık miktar satış siparişinde kalır ve reddedilen miktarlar asla faturaya girmez.
  • Bir teslimat asla iki kez faturalanmaz. Her irsaliye kendisinden kesilen faturaya bağlıdır, dolayısıyla ikinci bir faturaya giremez.
  • Onaylanmış bir teslimat asla faturasız kalmaz. Yaşıyla birlikte günlük bir listede görünür; çünkü teslim edilip faturalanmayan şey, henüz kimsenin istemediği paradır ve üçüncü bölümdeki kredi limiti kontrolünün topladığı bakiyelerden biridir.

Teslimat, KDV Kanunu Uygulama Yönetmeliği'nin bir vergi faturasında aradığı bilgilerle doğrudan bağlantılıdır. 53. maddenin 5. fıkrası, faturanın tedarik edilen malların miktarını ve niteliğini veya sunulan hizmetlerin kapsamını ve niteliğini, ayrıca fatura tarihinden farklıysa tedarik tarihini göstermesini şart koşar. 53. maddenin 1(b) fıkrası, işletmeler arası bir tedarik için vergi faturası kesilmesinin son tarihini, tedarikin gerçekleştiği ayı izleyen ayın 15. günü olarak belirler. Başka bir deyişle, faturanın ihtiyaç duyduğu miktar ve tarih tam olarak irsaliyenin kaydettiği şeydir ve süre, irsaliyenin muhasebeciye ulaştığı günden değil, tedarik ayından itibaren işler. Teslim edilmemiş bir miktar için fatura kesilirse, kesildikten sonra düzeltilmesi orijinal faturaya açıkça atıf yapan bir alacak dekontu gerektirir (54. madde, 1. ve 4. fıkralar); bu da bir sonraki bölümün konusudur.

Müşterinin muhasebe ekibi haftalar sonra arayıp miktarın tam gelmediğini söylediğinde, tahsilat sorumlusu faturayı açar ve ekli irsaliyeyi bulur: kim teslim aldı, ne zaman, nerede, ne kadarı kabul edildi, ne kadarı reddedildi ve boşaltıldıktan sonra malların bir fotoğrafı. Bunu aynı yanıtta gönderir; ya soru kapanır ya da hatanın bizde olduğu ortaya çıkar ve düzeltilir. Her iki durumda da kimse şoförlerin evrakını karıştırmaz ve kimse bir hafta beklemez.

Delil Kanunu dijital bir irsaliye hakkında ne diyor

İşletme sahipleri bunu imza kâğıttan ekrana geçtiğinde sorar: bir anlaşmazlık mahkemeye giderse bu irsaliye geçerli sayılır mı? Hicri 1443 tarihli ve M/43 sayılı Kraliyet Kararnamesi ile çıkarılan Delil Kanunu'nda dijital delil üzerine bir bölüm vardır. 53. madde dijital delili, dijital araçlarla oluşturulan, düzenlenen, iletilen, saklanan veya paylaşılan verilerden türetilen ve anlaşılır bir biçimde geri getirilebilen veya elde edilebilen her türlü delil olarak tanımlar. 54. madde, biçimleri arasında dijital kaydı, dijital belgeyi, dijital imzayı, dijital yazışmayı ve dijital medyayı sayar. 55. madde, dijital delille ispatın kanun uyarınca yazılı ispatla aynı değere sahip olduğunu belirtir.

Uygulamada en önemlisi 57. maddedir: resmî olmayan dijital delil, aksi ispat edilmedikçe, uyuşmazlık konusu sözleşmede belirtilen bir dijital araçla elde edilen delili de kapsayan durumlarda işlemin tarafları için bağlayıcıdır. 58. madde, dijital delilin gerçek olmadığını ispat yükünü bunu iddia edene yükler. Başka bir deyişle, sizin ve müşterinizin teslimatı onaylamak için üzerinde anlaştığınız yöntem, sözlü olarak kararlaştırılmış bir alışkanlık olarak bırakılmamalı, sözleşmeye veya satış koşullarına yazılmalıdır. Bu maddenin nasıl ifade edileceği ve belirli bir durumda neyin yeterli olduğu avukatınıza sorulacak konulardır. Bunun dışında, KDV Uygulama Yönetmeliği'nin 66. maddesinin 1. fıkrası faturaların, kayıtların ve muhasebe belgelerinin ilgili vergi döneminin sonundan itibaren en az 6 yıl saklanmasını şart koşar ve faturasına ekli bir irsaliye, fatura saklandığı sürece onunla birlikte kalır.

Origami'nin görüşü

Bir şirket için teslimat ve faturalama iş akışını kurarken, işe şirketin teslimatı bugün nasıl kanıtladığından başlarız: müşteride kim imzalıyor, irsaliyeler imzalandıktan sonra nereye gidiyor, teslimat ile fatura arasında ne kadar zaman geçiyor ve miktarları kim yazıyor. Kesildikten sonra düzeltilmesi gereken bir fatura, tek bir ekran çizmeden önce mevcut iş akışının nerede koptuğunu bize söyler.

Ardından bunu şoförlerin, teknisyenlerin ve saha şeflerinin telefonlarında çalışan bir iş akışına dönüştürürüz: telefonda açılan bir teslimat emri veya iş emri; miktarı, imzayı, saati, konumu, fotoğrafı ve gerekçeleriyle retleri kaydeden, sinyal olmayan bir şantiyede bile çalışıp bağlantı geri geldiğinde gönderen bir onay; onaylanmış teslimattan oluşturulan bir fatura taslağı; ve her faturaya ekli bir irsaliye; hepsi muhasebe sisteminize ve e-faturaya bağlı. Bu, hizmetlerimiz aracılığıyla geliştirdiğimiz özel sistemlerin bir parçasıdır.

Bu hafta için bir alıştırma: hakkında soru sorulan son yirmi fatura

Herhangi bir sistemden önce, teslimat ile fatura arasında gerçekte ne olduğunun bir resmine ihtiyacınız var. Bu, finans müdürü ve operasyon müdürünün tek bir oturumda yapacağı bir alıştırmadır:

  • Geç ödenen, müşterinin sorguladığı veya kesildikten sonra düzeltilen son yirmi faturayı seçin.
  • Her fatura için teslimat kanıtını bulun: imzalı bir irsaliye, bir iş tamamlama onayı veya onaylanmış bir hakediş. Bulmanın ne kadar sürdüğünü ve nerede bulduğunuzu not edin.
  • Faturadaki miktarı irsaliyedeki miktarla karşılaştırın ve fatura miktarının nereden geldiğini not edin: satış siparişinden mi, irsaliyeden mi.
  • Kimin imzaladığını kontrol edin: müşteri kaydındaki yetkili teslim alanlar arasında mı ve adı okunaklı mı?
  • Her biri için teslimat ile fatura arasındaki günleri sayın.

Kanıtını birkaç dakika içinde bulamadığınız faturaların sayısı ve miktarları irsaliyeden değil satış siparişinden gelen faturaların sayısı, bu bölümün başlangıç değeridir. Teslimat ile fatura arasındaki en uzun süre, irsaliyenin muhasebeciye giderken nerede takıldığını size söyler.

Bir sonraki bölümde

Faturanın artık tek bir kaynağı var, onaylanmış teslimat, ve kanıtı onunla birlikte gider. Bir sonraki bölüm, ödemenin neden hâlâ beklediğini soruyor: geç kesilen ya da onaylamaya yetkili olmayan birine ulaşan fatura, Uygulama Yönetmeliği'ndeki düzenleme süreleri, aylık özet fatura ve kesilmiş bir faturayı silmek yerine bir alacak veya borç dekontuyla düzeltmek. Ardından itiraz kaydı: her itirazın bir sorumlusu, bir gerekçesi ve bir tarihi olur, faturanın itiraz edilmeyen kısmı ise tahsil edilebilir olarak kalır.

Kaynaklar