正しい請求書は、受注ではなく納品証明から始まります。物品の場合、その証明とは、顧客側の権限ある人物が署名し、玄関先でスマートフォンを使って記録する納品書です。各明細行で実際に受け取った数量、受領者の氏名と署名、時刻と位置、商品の写真、そして拒否されたものすべてとその理由が記録されます。サービスの場合は顧客の担当者が署名する完了確認書であり、建設工事の場合は発注者側のエンジニアまたはコンサルタントが承認した出来高請求書です。システムはその証明を再入力なしで請求書の下書きに変換します。そのため、納品されていない明細行が請求されることはなく、署名済みの納品書は請求書に添付されたまま残り、後から生じた問い合わせにも一週間ではなく一分で答えられます。

与信限度額から納品の瞬間へ

第三部では、すべての顧客に検証済みの顧客マスター、システムがすべての注文とすべての納品のたびにチェックする限度額、そして請求書を受け取り承認する担当者が明確に設定されました。今回のテーマは、販売が請求できるものに変わる瞬間、つまり納品です。受注書は何が合意されたかを示しますが、顧客が支払うのは実際に届いたものです。両者のあいだには、双方とも善意のうえで、毎日のように小さな差異が生じます。倉庫で在庫が切れて出荷が不足した、輸送中に二箱が破損して受領者が受け取りを拒否した、現場から数量の半分を翌週に回してほしいと頼まれた、といったことです。

請求書を受注から発行すると、こうした差異がそのまま持ち込まれ、顧客の経理部門は自社の倉庫が受け取ったものと一致しない金額を受け取ることになります。もし顧客が、私たちが購入者側の視点から検収と三点照合で説明したような方法で仕入先の請求書を照合しているなら、請求書が自社の発注書と自社で作成した検収記録の両方と一致するまで支払いません。しかも差異が説明されるまで、差異のある明細行だけでなく請求書全体が保留されます。第一部で説明した支払遅延の多くはここから始まります。債務そのものについての争いはなく、ただある書類が別の書類と一致しないだけなのです。顧客の受領者が署名したのと同じ数字から作成された請求書なら、誰からも質問されることなく照合を通過します。

物品：玄関先でスマートフォンを使って記録する納品書

紙の納品書は優れた道具であり、今も多くの企業で機能しています。しかし経理担当者の手元に届くのは数日後で、届かないこともあります。トラックのグローブボックスの中で濡れたり紛失したりすることもありますし、そこにある署名からは、誰が署名したのかも、その人に権限があったのかも分かりません。納品書をスマートフォンに移しても考え方は変わりません。変わるのはタイミングです。納品はそれが起きた瞬間に記録され、同じ瞬間にシステムに届きます。良い納品書には次の六つの項目が含まれます。

  • 各明細行で実際に受け取った数量。これを積込指示書の数量と照らし合わせます。ドライバーや営業担当者がスマートフォンで配送指示を開き、受領者と一緒に品目ごとに確認するので、差異があればトラックがまだ玄関先にいるうちに明らかになります。
  • 受領者の氏名、役職、署名。権限ある受領者は、第三部で作成した顧客マスターから取得します。先方の倉庫担当者、現場エンジニア、あるいは顧客が拠点ごとに指名した人物です。別の人が署名した場合は、一か月後ではなくその日のうちに納品書上で分かります。
  • 時刻と位置。スマートフォンが自動的に記録するので、誰かが記憶をたよりに日付を書くことはありません。
  • 荷降ろし後の商品の写真。顧客が社印を使う場合は、納品書に押された社印の写真も撮ります。撮影するのは商品と書類であり、人物ではありません。
  • 拒否された品目とその理由。破損、注文との不一致、または注文数量の超過などを、写真とともに記録します。拒否された商品はトラックに戻され、倉庫への返品として記録されるため、出荷したものと請求したもののあいだで行方不明になることはありません。
  • 顧客の発注番号。先方の経理部門が求める場合に記録します。これは顧客マスターに含まれる項目の一つです。

分納は電話で処理するような例外ではありません。顧客が100箱を注文し、今日60箱が納品された場合、納品書には60箱が記録され、残りの40箱は納品されるか顧客がキャンセルするまで受注上で未決のまま残ります。受領者が破損を理由に4箱を拒否した場合、納品書には受け入れ56箱、拒否4箱が、理由と写真とともに記録されます。これらの数字は一例ですが、原則は変わりません。受注の各明細行は、納品済みで受け入れ済み、理由付きで拒否、まだ未決、という三つの明確な状態のいずれかで終わります。経理担当者が二週間後にドライバーに問い合わせなければならないようなグレーゾーンに残る明細行はありません。

サービスと建設工事：完了確認書と承認済みの出来高請求

サービスはトラックで届くわけではないので、玄関先で数えるものはありません。ここでの証明は、作業終了時に顧客の担当者が署名する完了確認書です。何を、いつ行い、何か残っているかを、完成した作業の写真とともに記録します。月額契約で住宅タワーを担当する保守会社は、訪問のたびに建物管理者の確認署名で作業を締めくくります。企業の掛け勘定でイベントを受け入れるホテルは、実際に提供した内容について企業側コーディネーターの確認署名で締めくくります。不動産運営会社は、契約外の修繕を依頼者の署名で締めくくります。作業指示書では、現場からのすべての依頼が、番号、ステータス、担当者を持つ指示書になる仕組みを説明しました。今回付け加えたいのは、顧客の署名で作業指示書を締めくくること自体が、請求書の根拠となる納品証明だという点です。契約外の追加作業は、実施した後ではなく実施する前に承認を記録しておく必要があります。そうしないと、顧客側の誰も見覚えのない明細行として請求書に載ってしまいます。

請負業者が請求するのは出荷や訪問ではなく、出来高請求書（mustakhlas）で計測された完成数量です。ここでの証明は、請負業者による出来高請求書の提出ではなく、発注者側のエンジニアまたはコンサルタントによる承認です。提出された出来高請求書は、行われた作業についての請負業者の見積もりにすぎず、承認されたものが相手方の同意した内容です。そのため支払請求は承認された数字に基づいて作成し、提出分と承認分の差異は各項目ごとに理由とともに記録します。その差異は、まだ計測されておらず次回の出来高請求に含めるべき作業か、担当者を必要とする見解の相違のどちらかだからです。数量の計測方法やプロジェクトへの原価の計上方法については原価管理と出来高請求で取り上げました。建設契約における税務請求書の発行時期は、税務顧問に確認すべき問題です。

確認済みの納品から請求書の下書きへ

納品が完了し確認されたら、それを請求ソフトに再入力する人はいません。システムが確認済みの納品書を請求書の下書きに変換します。顧客は顧客マスターから、価格は第二部で承認されたとおりの値引きを含めて承認済みの受注から、数量は受注ではなく納品書から、納品日はスマートフォンから取得します。経理担当者は下書きを確認して発行しますが、数字を入力することはありません。この設計から、記憶ではなくシステムによって守られる三つのルールが生まれます。

  • 納品されていない明細行は決して請求されません。未決数量は受注上に残り、拒否された数量が請求書に入ることはありません。
  • 一つの納品が二重に請求されることはありません。各納品書はそこから発行された請求書と紐付けられているため、二枚目の請求書に入ることはできません。
  • 確認済みの納品が未請求のまま放置されることはありません。確認済みの納品は経過日数とともに日次リストに表示されます。納品済みで未請求のものは、まだ誰も請求していないお金であり、第三部の与信限度額チェックで合算される残高の一つでもあるからです。

納品は、付加価値税法施行規則が税務請求書に求める内容と直接結びついています。第53条第5項は、請求書に供給した物品の数量と性質、または提供したサービスの範囲と性質を記載すること、そして供給日が請求書の日付と異なる場合はその供給日を記載することを求めています。第53条第1項(b)は、事業者間の供給について税務請求書を発行する期限を、供給が行われた月の翌月の15日と定めています。言い換えれば、請求書に必要な数量と日付はまさに納品書が記録しているものであり、期限は納品書が経理担当者に届いた日からではなく、供給が行われた月から起算されます。納品されていない数量について請求書が発行された場合、発行後にそれを訂正するには、元の請求書を明確に参照したクレジットノートが必要です（第54条第1項および第4項）。これが次回のテーマです。

顧客の経理部門が数週間後に電話をかけてきて、数量が全部届いていないと言ってきたとき、回収担当者は請求書を開き、添付された納品書を見つけます。誰が、いつ、どこで受け取り、どれだけ受け入れ、どれだけ拒否したのか、そして荷降ろし後の商品の写真が残っています。担当者はそれを同じ返信で送り、問題はそれで解決するか、あるいはこちらの誤りだと分かって訂正されます。いずれにしても、誰もドライバーの書類をひっくり返して探す必要はなく、誰も一週間待つ必要はありません。

証拠法はデジタル納品書について何を定めているか

署名が紙から画面に移ると、経営者からこんな質問が出ます。紛争が裁判所に持ち込まれた場合、この納品書は有効なのか、と。ヒジュラ暦1443年の勅令第M/43号によって公布された証拠法には、デジタル証拠に関する章があります。第53条は、デジタル証拠を、デジタル手段によって作成、発行、送付、保存、または伝達されたデータから導き出される証拠であって、理解可能な形で取り出しまたは入手できるものと定義しています。第54条は、その形式として、デジタル記録、デジタル文書、デジタル署名、デジタル通信、デジタル媒体を挙げています。第55条は、デジタル証拠による立証が、法律上、書面による立証と同等の効力を持つと定めています。

実務上最も重要なのは第57条です。非公式のデジタル証拠は、紛争の対象となっている契約で定められたデジタル手段によって得られた証拠を含むケースにおいて、反証がない限り取引の当事者を拘束します。第58条は、デジタル証拠が真正でないことの立証責任を、そう主張する側に負わせています。言い換えれば、あなたと顧客が納品の確認方法として合意したやり方は、口約束の慣習のままにせず、契約書または販売条件に書き込んでおく価値があるということです。その条項をどう書くか、個別のケースで何があれば十分かは、弁護士に相談すべき問題です。これとは別に、付加価値税施行規則の第66条第1項は、請求書、記録、会計書類を関連する課税期間の終了から少なくとも6年間保存することを求めており、請求書に添付された納品書は、その請求書が保存されているあいだずっと一緒に残ります。

Origamiの視点

企業の納品・請求ワークフローを構築するとき、私たちはまず、その企業が現在どのように納品を証明しているかから始めます。顧客側で誰が署名するのか、署名後の納品書はどこへ行くのか、納品から請求までにどれだけ時間がかかるのか、誰が数量を入力するのか、といったことです。発行後に訂正が必要になった請求書は、画面を一つ描く前から、現在のワークフローのどこが壊れているかを教えてくれます。

次に、それをドライバー、技術者、現場監督のスマートフォンで動くワークフローに落とし込みます。スマートフォンで開く配送指示や作業指示書。数量、署名、時刻、位置、写真、そして拒否とその理由を記録し、電波の届かない現場でも動作して、接続が戻り次第送信する確認機能。確認済みの納品から作成される請求書の下書き。そしてすべての請求書に添付される納品書。これらすべてが御社の会計システムと電子インボイスにつながります。これは、私たちがサービスを通じて構築しているオーダーメイドのシステムの一部です。

今週の演習：誰かに問い合わせを受けた直近二十枚の請求書

どんなシステムを入れる前にも、納品と請求のあいだで実際に何が起きているかを把握する必要があります。これは財務マネージャーとオペレーションマネージャーが一回のセッションで一緒に行う演習です。

  • 直近二十枚の請求書を選びます。支払いが遅れたもの、顧客から問い合わせがあったもの、または発行後に訂正されたものです。
  • 各請求書について納品証明を探します。署名済みの納品書、完了確認書、または承認済みの出来高請求書です。見つけるのにどれだけかかったか、どこで見つけたかを記録します。
  • 請求書の数量と納品書の数量を比較し、請求書の数量がどこから来たのか、つまり受注からなのか納品書からなのかを記録します。
  • 誰が署名したかを確認します。その人は顧客マスターの権限ある受領者に含まれていますか？名前は判読できますか？
  • それぞれについて、納品から請求までの日数を数えます。

数分以内に証明を見つけられなかった請求書の数と、数量が納品書ではなく受注から来ていた請求書の数が、今回の基準値になります。納品から請求までの最も長い間隔は、納品書が経理担当者に届くまでの途中でどこに滞っているかを教えてくれます。

次回

これで請求書の出どころは、確認済みの納品という一つだけになり、その証明が請求書とともに移動します。次回は、それでもなぜ支払いが待たされるのかを考えます。発行が遅れた請求書や、承認権限のない人に届いた請求書、施行規則の発行期限、月次の合算請求書、そして発行後の請求書を削除するのではなく、クレジットノートやデビットノートで訂正する方法です。続いて紛争記録を取り上げます。すべての紛争に担当者、理由、日付が付き、請求書のうち争いのない部分は引き続き回収可能な状態に保たれます。

出典