Una factura correcta parte de la prueba de entrega, no del pedido de venta. Para mercancías, esa prueba es un albarán firmado por una persona autorizada del cliente y capturado en un teléfono en la puerta: la cantidad realmente recibida en cada línea, el nombre y la firma del receptor, la hora y la ubicación, una foto de la mercancía y todo lo rechazado con su motivo. Para un servicio es una conformidad de finalización firmada por el representante del cliente, y en construcción es una certificación de obra aprobada por el ingeniero o consultor del propietario. El sistema convierte después esa prueba en un borrador de factura sin volver a teclear nada, de modo que una línea no entregada nunca se factura y el albarán firmado queda adjunto a la factura, y una reclamación posterior se responde en un minuto, no en una semana.

Del límite de crédito al momento de la entrega

En la tercera parte cada cliente obtuvo una ficha verificada, un límite que el sistema comprueba en cada pedido y en cada entrega, y una persona conocida que recibe y aprueba las facturas. Esta parte trata del momento en que una venta se convierte en algo que se puede reclamar: la entrega. El pedido de venta dice lo que se acordó; lo que el cliente paga es lo que realmente le llegó. Entre ambos hay pequeñas diferencias que ocurren a diario, de buena fe por ambas partes: un artículo se agotó en el almacén y el envío salió incompleto, dos cajas se dañaron en la carretera y el receptor las rechazó, una obra pidió pasar la mitad de la cantidad a la semana siguiente.

Cuando la factura se emite a partir del pedido de venta, arrastra esas diferencias, y el departamento de cuentas del cliente recibe un importe que no coincide con lo que recibió su almacén. Si tu cliente concilia las facturas de proveedores tal como lo describimos desde el lado del comprador en recepción y conciliación a tres bandas, no pagará una factura hasta que coincida con su orden de compra y con el registro de recepción que hizo él mismo, y toda la factura espera hasta que se explique la diferencia, no solo la línea que difiere. Ahí empieza buena parte de los retrasos en el pago que describimos en la primera parte: ningún desacuerdo sobre la deuda, solo un documento que no coincide con otro. Una factura que sale de la misma cifra que firmó su receptor supera su conciliación sin que nadie pregunte.

Mercancías: un albarán capturado en un teléfono en la puerta

El albarán en papel es una buena herramienta y sigue funcionando en muchas empresas. Pero llega al contable días después, si es que llega; puede mojarse o perderse en la guantera del camión, y la firma que lleva no dice ni quién firmó ni si estaba autorizado. Pasar el albarán a un teléfono no cambia la idea, cambia el momento: la entrega se registra en el instante en que ocurre y llega al sistema en ese mismo instante. Un buen albarán recoge seis elementos:

  • La cantidad realmente recibida en cada línea, frente a la cantidad de la orden de carga. El conductor o el comercial abre la orden de entrega en su teléfono y confirma cada artículo con el receptor, de modo que cualquier diferencia aparece mientras el camión sigue en la puerta.
  • El nombre, el cargo y la firma del receptor. El receptor autorizado sale de la ficha de cliente que construimos en la tercera parte: su encargado de almacén, el ingeniero de obra o quien el cliente designe para cada emplazamiento. Si firma otra persona, se ve en el albarán ese mismo día, no un mes después.
  • La hora y la ubicación, capturadas automáticamente por el teléfono, para que nadie escriba una fecha de memoria.
  • Una foto de la mercancía una vez descargada, y una foto del sello del cliente en el albarán si lo usa. La foto es de la mercancía y del documento, no de personas.
  • Los artículos rechazados y el motivo: dañados, no conformes con el pedido o en exceso respecto a lo pedido, con una foto. La mercancía rechazada vuelve al camión y se registra como retorno al almacén, para que no se pierda entre lo que salió y lo que se facturó.
  • El número de orden de compra del cliente, si su departamento de cuentas lo exige, que es uno de los datos que recoge la ficha de cliente.

Una entrega parcial no es una excepción que se resuelve por teléfono. Si el cliente pidió 100 cajas y hoy se entregaron 60, el albarán registra 60, y 40 quedan abiertas en el pedido de venta hasta que se entreguen o el cliente las cancele. Si el receptor rechazó 4 cajas porque estaban dañadas, el albarán registra 56 aceptadas y 4 rechazadas, con el motivo y la foto. Estas cifras son un ejemplo, pero el principio se mantiene: cada línea del pedido de venta termina en uno de tres estados conocidos, entregada y aceptada, rechazada con un motivo, o todavía abierta. Ninguna línea queda en una zona gris por la que el contable tenga que preguntar al conductor dos semanas después.

Servicios y construcción: conformidad de finalización y certificación aprobada

Un servicio no llega en un camión, así que no hay nada que contar en la puerta. La prueba aquí es una conformidad de finalización firmada por el representante del cliente al terminar el trabajo: qué se hizo, cuándo, si queda algo pendiente, con fotos del trabajo terminado. Una empresa de mantenimiento que atiende una torre residencial con un contrato mensual cierra cada visita con la conformidad del administrador del edificio; un hotel que acoge un evento a cuenta de una empresa lo cierra con la conformidad del coordinador de la empresa sobre lo que realmente se prestó; un operador inmobiliario cierra las reparaciones fuera de contrato con la firma de quien las solicitó. En órdenes de trabajo explicamos cómo cada solicitud de campo se convierte en una orden con un número, un estado y un responsable; lo que añade esta parte es que cerrar la orden de trabajo con la firma del cliente es en sí la prueba de entrega sobre la que se construye la factura. El trabajo adicional fuera del contrato necesita una aprobación registrada antes de hacerse, no después, o llega a la factura como una línea que nadie en el cliente reconoce.

Un contratista no factura un envío ni una visita, sino cantidades ejecutadas medidas en una certificación de obra (mustakhlas). La prueba aquí es la aprobación de la certificación por parte del ingeniero o consultor del propietario, no su presentación por el contratista. La certificación presentada es la estimación del contratista sobre lo que se hizo; la aprobada es lo que la otra parte aceptó. Por eso la solicitud de pago se basa en las cifras aprobadas, y la diferencia entre lo presentado y lo aprobado se registra en cada partida con su motivo, porque esa diferencia es o bien trabajo aún no medido, que se incluirá en la siguiente certificación, o bien un desacuerdo que necesita un responsable. Cómo se miden las cantidades y se imputan los costes al proyecto lo tratamos en control de costes y certificaciones de obra; el momento de emitir la factura fiscal en un contrato de construcción es una cuestión para tu asesor fiscal.

De una entrega confirmada a un borrador de factura

Una vez que una entrega está completa y confirmada, nadie la vuelve a teclear en el programa de facturación. El sistema convierte el albarán confirmado en un borrador de factura: el cliente desde su ficha, los precios desde el pedido de venta aprobado con su descuento tal como se aprobó en la segunda parte, las cantidades desde el albarán y no desde el pedido, y la fecha de entrega desde el teléfono. El contable revisa el borrador y lo emite, pero no teclea sus cifras. De este diseño se derivan tres reglas, que aplica el sistema y no la memoria:

  • Una línea no entregada nunca se factura. La cantidad abierta permanece en el pedido de venta, y las cantidades rechazadas nunca entran en la factura.
  • Una entrega nunca se factura dos veces. Cada albarán está vinculado a la factura emitida a partir de él, de modo que no puede entrar en una segunda.
  • Una entrega confirmada nunca se queda sin facturar. Aparece en una lista diaria con su antigüedad, porque lo entregado y no facturado es dinero que nadie ha pedido todavía, y es uno de los saldos que suma la comprobación del límite de crédito de la tercera parte.

La entrega está directamente ligada a lo que el Reglamento de Aplicación de la Ley del IVA exige en una factura fiscal. El artículo 53, apartado 5, exige que la factura indique la cantidad y la naturaleza de los bienes suministrados, o el alcance y la naturaleza de los servicios prestados, y la fecha del suministro si difiere de la fecha de la factura. El artículo 53, apartado 1(b), fija como fecha límite para emitir una factura fiscal por un suministro entre empresas el día 15 del mes siguiente a aquel en que tuvo lugar el suministro. Dicho de otro modo, la cantidad y la fecha que necesita la factura son exactamente lo que registra el albarán, y el plazo corre desde el mes del suministro, no desde el día en que el albarán llega al contable. Si se emite una factura por una cantidad que no se entregó, corregirla después de emitida exige una nota de crédito que haga referencia clara a la factura original (artículo 54, apartados 1 y 4), que es el tema de la siguiente parte.

Cuando el departamento de cuentas del cliente llama semanas después para decir que la cantidad no llegó completa, el responsable de cobros abre la factura y encuentra el albarán adjunto: quién recibió, cuándo, dónde, cuánto se aceptó, cuánto se rechazó y una foto de la mercancía una vez descargada. Lo envía en la misma respuesta, y o bien la cuestión queda cerrada, o bien resulta que el error fue nuestro y se corrige. En ambos casos, nadie rebusca entre los papeles de los conductores y nadie espera una semana.

Qué dice la Ley de Pruebas sobre un albarán digital

Los empresarios lo preguntan cuando la firma pasa del papel a una pantalla: ¿vale este albarán si una disputa llega a los tribunales? La Ley de Pruebas, promulgada por el Real Decreto n.º M/43 de 1443 de la hégira, tiene un capítulo sobre la prueba digital. El artículo 53 define la prueba digital como cualquier prueba derivada de datos creados, emitidos, entregados, almacenados o comunicados por medios digitales, siempre que puedan recuperarse u obtenerse en una forma comprensible. El artículo 54 enumera entre sus formas el registro digital, el documento digital, la firma digital, la correspondencia digital y los medios digitales. El artículo 55 establece que la prueba digital tiene el mismo valor que la prueba escrita conforme a la ley.

Lo más relevante en la práctica es el artículo 57: la prueba digital no oficial es vinculante para las partes de la operación, salvo prueba en contrario, en casos que incluyen la prueba obtenida a través de un medio digital especificado en el contrato objeto de la disputa. El artículo 58 atribuye la carga de probar que la prueba digital no es auténtica a quien lo alegue. Dicho de otro modo, la forma en que tú y tu cliente acordáis confirmar la entrega merece quedar por escrito en el contrato o en las condiciones de venta, no como una costumbre acordada de palabra. Cómo redactar esa cláusula, y qué basta en un caso concreto, son cuestiones para tu abogado. Por otra parte, el artículo 66, apartado 1, del Reglamento de Aplicación del IVA exige conservar las facturas, los registros y los documentos contables durante al menos 6 años desde el final del período impositivo correspondiente, y un albarán adjunto a su factura permanece con ella mientras se conserve la factura.

La visión de Origami

Cuando construimos el flujo de entrega y facturación de una empresa, partimos de cómo demuestra hoy la entrega: quién firma en el cliente, adónde van los albaranes una vez firmados, cuánto tiempo pasa entre la entrega y la factura, y quién teclea las cantidades. Una factura que hubo que corregir después de emitida nos dice dónde se rompe el flujo actual, antes de dibujar una sola pantalla.

Después lo convertimos en un flujo que funciona en los teléfonos de conductores, técnicos y supervisores de obra: una orden de entrega u orden de trabajo que se abre en el teléfono; una confirmación que captura cantidad, firma, hora, ubicación, foto y rechazos con sus motivos, incluso en una obra sin cobertura, y que se envía cuando vuelve la conexión; un borrador de factura construido a partir de la entrega confirmada, y un albarán adjunto a cada factura, todo ello conectado a tu sistema contable y a la facturación electrónica. Esto forma parte de los sistemas a medida que construimos a través de nuestros servicios.

Un ejercicio para esta semana: las últimas veinte facturas por las que alguien preguntó

Antes de cualquier sistema, necesitas una imagen de lo que realmente ocurre entre la entrega y la factura. Este es un ejercicio para el director financiero y el director de operaciones en una sola sesión:

  • Elige las últimas veinte facturas que se pagaron tarde, que el cliente cuestionó o que se corrigieron después de emitidas.
  • Para cada factura, busca la prueba de entrega: un albarán firmado, una conformidad de finalización o una certificación aprobada. Anota cuánto tardaste en encontrarla y dónde la encontraste.
  • Compara la cantidad de la factura con la cantidad del albarán, y anota de dónde salió la cantidad de la factura: del pedido de venta o del albarán.
  • Comprueba quién firmó: ¿está entre los receptores autorizados de la ficha del cliente, y su nombre es legible?
  • Cuenta los días entre la entrega y la factura en cada caso.

El número de facturas cuya prueba no pudiste encontrar en pocos minutos, y el número de aquellas cuyas cantidades salieron del pedido de venta y no del albarán, son el punto de partida de esta parte. El mayor intervalo entre la entrega y la factura te dice dónde se atasca el albarán en su camino hacia el contable.

En la próxima parte

La factura tiene ahora una sola fuente, la entrega confirmada, y su prueba viaja con ella. La próxima parte se pregunta por qué el pago sigue esperando: la factura que se emite tarde o llega a alguien no autorizado para aprobarla, los plazos de emisión del Reglamento de Aplicación, la factura resumen mensual y la corrección de una factura después de emitida con una nota de crédito o de débito en lugar de borrarla. Después, el registro de disputas: cada disputa recibe un responsable, un motivo y una fecha, y la parte no disputada de la factura sigue siendo cobrable.

Fuentes