Limites de crédit client et garanties pour vendre à terme

Vous maîtrisez la vente à crédit avant la première livraison en quatre étapes : une fiche client vérifiée une fois, à sa création, auprès de deux sources officielles gratuites ; une limite de crédit et des conditions de paiement que le dirigeant fixe pour chaque client ; un contrôle que le système effectue à chaque commande et à chaque livraison par rapport au solde ouvert, à ce qui n'est pas encore facturé et aux factures en retard ; et un dépassement consigné comme une approbation avec un motif, un nom et une heure, et non comme un appel téléphonique. Le dirigeant choisit ensuite la garantie adaptée à chaque client : un acompte, une garantie bancaire ou un billet à ordre électronique sur la plateforme Nafith, un effet de commerce que l'article 9 de la loi sur l'exécution range parmi les titres exécutoires.

Du devis à la première livraison à crédit

Dans la deuxième partie, le prix a reçu une source unique, les devis des versions conservées, et chaque remise un approbateur connu de tous. Nous y écrivions aussi que le devis porte les conditions de paiement fixées par le dirigeant pour ce client ; cette partie porte sur ces conditions et sur ce qui les garantit. Vendre à crédit, c'est un financement que vous accordez sur votre propre trésorerie : vous livrez la marchandise ou achevez les travaux aujourd'hui, et vous attendez l'argent jusqu'à une date convenue. La question avant la première livraison n'est pas de savoir si vous faites confiance à ce client, car, comme nous l'avons vu dans la première partie, la plupart des retards de paiement tiennent à un document manquant ou à une facture arrivée chez la mauvaise personne. La question est : combien acceptons-nous d'avoir en suspens chez ce client à un moment donné, à quelles conditions, et qu'est-ce qui nous protège s'il paie en retard ?

La fiche client : saisie une fois et vérifiée à sa création

Chaque commande client, facture et encaissement renverra plus tard à un client. Si un client est saisi sous trois noms, son solde est réparti sur trois fiches, personne ne sait ce qu'il doit réellement, et sa prochaine commande passe le contrôle de limite parce que chaque fiche, prise isolément, reste sous la limite. C'est pourquoi le crédit commence par la fiche client, et une bonne fiche porte cinq éléments de base :

• Le nom tel qu'il figure au registre du commerce, et non le nom du projet ou celui de l'acheteur avec qui parle le commercial. Un nom court peut rester comme champ de recherche, mais c'est le nom officiel qui figure sur le contrat et la facture.
• Le numéro national unifié de l'établissement. C'est l'identifiant qui ne se répète jamais : le système refuse une deuxième fiche avec le même numéro et recherche les noms similaires avant d'en créer une, si bien qu'il signale à l'employé que le client existe déjà au lieu de s'en remettre à sa mémoire.
• Le numéro de TVA, si le client est immatriculé à la TVA ; nous reviendrons sur la facture elle-même dans la cinquième partie.
• L'adresse telle qu'elle est enregistrée, plus l'adresse de chaque site ou agence que vous livrez ou servez, s'il y en a plusieurs.
• La personne habilitée à recevoir et approuver les factures : son nom, sa fonction et ses coordonnées, ainsi que ce qu'exige le service comptable du client avant d'accepter une facture, comme un numéro de bon de commande ou la signature de l'ingénieur du chantier. Ce seul élément évite une bonne partie des retards qui commencent par une facture envoyée au commercial plutôt qu'à la personne qui l'approuve.

Avant que le client n'entre dans votre liste, deux vérifications officielles gratuites suffisent, les mêmes que celles que nous avons décrites du côté de l'acheteur dans Du devis au bon de commande : fournisseur vérifié, prix ferme :

• La vérification de l'immatriculation à la TVA auprès de l'Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA). Un service ouvert aux contribuables et au public, où vous recherchez par numéro de TVA, numéro de registre du commerce ou numéro de certificat de TVA et voyez le statut d'immatriculation de l'établissement.
• La consultation du registre du commerce auprès du ministère du Commerce. Un service instantané et gratuit, où vous recherchez par raison sociale ou par numéro national unifié.

Le but n'est pas de douter du client ; il s'agit de confirmer que le nom au registre du commerce, le nom lié au numéro de TVA et le nom figurant sur le bon de commande ou le contrat concordent. Sinon, la question se pose maintenant, avant la première livraison, et non après la première facture en retard.

Et une vérification de crédit via SIMAH ? SIMAH est l'une des sociétés d'information de crédit, et le règlement d'application de la loi sur l'information de crédit, publié dans le recueil réglementaire de la Banque centrale saoudienne (SAMA), définit le consommateur comme une personne physique ou morale ayant des opérations de crédit ; les entreprises sont donc incluses. Mais la consultation n'est pas ouverte à toute entreprise qui le souhaite : un membre, au sens du règlement, est une entité ayant signé un contrat d'échange d'informations de crédit avec une société d'information de crédit, et l'article 40(1) impose au membre d'obtenir le consentement écrit du consommateur avant toute consultation. Cette voie nécessite donc une adhésion, ainsi que le consentement écrit de votre client avant toute consultation.

Limite de crédit et conditions de paiement : le dirigeant les fixe, le système les contrôle

Une limite de crédit est le montant maximal que vous acceptez qu'un client vous doive à un moment donné. Les conditions de paiement indiquent le délai dont il dispose pour payer chaque facture, et si une partie est payée d'avance. Ce sont deux décisions que le dirigeant, ou la personne à qui il délègue, prend pour chaque client, car elles reflètent la trésorerie de l'entreprise, son historique avec ce client, la taille de ses commandes et la garantie détenue. Aucune limite ne convient à toutes les entreprises et aucun délai de paiement à tous les secteurs, et un montant emprunté à une autre entreprise peut freiner les ventes ou ne rien protéger du tout.

La limite et les conditions sont enregistrées sur la fiche client, et non dans la mémoire d'un commercial, avec le nom de qui les a approuvées, la date, et celle de leur prochaine révision. Vient ensuite ce que la mémoire ne peut pas faire : le système contrôle la limite à chaque commande, et pas seulement à l'ouverture du compte. Le contrôle additionne trois montants, et non un seul :

• Le solde ouvert : les factures émises et non encore payées.
• Ce qui n'est pas encore facturé : les commandes clients approuvées non encore livrées, les livraisons signées par le client mais pas encore facturées, et les travaux achevés non encore inclus dans une situation de travaux.
• La nouvelle commande elle-même.

Si le total dépasse la limite, ou si le client a une facture échue, la commande s'arrête à un point connu et le commercial voit pourquoi : quelle facture est en retard et de combien la commande dépasse la limite. Le contrôle se refait à la livraison, et pas seulement à la saisie de la commande, car une commande client peut être approuvée des semaines avant l'expédition, et pendant ces semaines une facture antérieure peut devenir échue. Le contrôle prend la forme de chaque secteur :

• Usine ou distributeur. Des commandes répétées chaque semaine : le contrôle s'effectue donc à chaque commande et à chaque ordre de chargement, et aucun camion ne part chez un client au-delà de sa limite sans que personne ne le sache.
• Société de maintenance, gestionnaire immobilier ou hôtel. Un contrat mensuel ou un compte d'entreprise où les prestations s'accumulent avant l'émission de la facture : c'est donc la partie non facturée qui manque habituellement au tableau.
• Entrepreneur. Ici, la limite se lit au niveau du contrat, et non de la commande ; nous y revenons plus loin.

Dépasser la limite : une approbation consignée avec un motif, pas un appel téléphonique

Il viendra un jour où vous devrez livrer au-delà de la limite : un gros client en pleine saison, un chantier qui s'arrête si les matériaux n'arrivent pas, ou une facture échue qui est en retard parce que son bon de livraison s'est perdu chez vous, et non chez lui. Le contrôle ne signifie pas ici que le système dit toujours non ; il signifie qu'une dérogation est une décision avec un responsable connu. Le commercial demande la dérogation depuis son écran avec un motif, et la demande arrive sur le téléphone de l'approbateur avec les chiffres dont il a besoin : la limite, le solde ouvert, ce qui n'est pas encore facturé, ce qui est en retard et depuis combien de temps, et la garantie détenue. L'approbation est consignée avec le nom de l'approbateur, l'heure et sa portée : cette commande uniquement, ou un montant supplémentaire jusqu'à une date fixée.

C'est la même logique que la matrice des remises de la deuxième partie : le dirigeant fixe les niveaux, personne n'approuve sa propre dérogation, l'autorité appartient à la fonction plutôt qu'à la personne, et chaque approbateur a un suppléant désigné pour ses absences. Des dérogations répétées pour un même client sont un signal, pas une infraction : soit sa limite ne correspond plus à l'ampleur de la relation et doit être revue, soit ses retards de paiement appellent une conversation avant la prochaine commande. Dans les deux cas, le dirigeant le voit dans un rapport, et non dans un appel téléphonique en fin de mois.

Les garanties : ce que le dirigeant choisit avant de vendre à terme

Une garantie ne remplace pas la limite de crédit ; elle détermine combien vous risquez lorsqu'un client manque son échéance. Tous les clients n'ont pas besoin d'une garantie, et toutes les garanties ne conviennent pas à tous les clients : c'est donc une décision que le dirigeant prend par client ou par groupe de clients. Les options comprennent :

• L'acompte. Une partie payée avant la livraison ou avant le début des travaux, qui réduit le montant exposé au retard de paiement. Il est enregistré comme un solde sur la commande client ou le contrat, que les factures consomment comme convenu, et non comme un montant sur le compte bancaire que personne ne peut rattacher à une commande.
• La garantie bancaire. Émise par la banque du client en votre faveur pour un montant et une durée déterminés. Elle est enregistrée sur la fiche client avec son montant, sa date d'expiration et le contrat qu'elle couvre, et le système prévient un certain temps avant son expiration, selon un délai fixé par le dirigeant, car une garantie expirée sans que personne ne s'en aperçoive n'est plus une garantie. Sa rédaction et ses conditions sont une question pour votre banque et votre avocat.
• Un billet à ordre électronique sur la plateforme Nafith. Nous l'expliquons ici parce que c'est l'option que les chefs d'entreprise connaissent le moins.

Nafith est une plateforme électronique de création de billets à ordre, que le guide des services d'exécution du ministère de la Justice cite comme exemple de plateforme électronique agréée, et elle sert les particuliers et les établissements enregistrés en Arabie saoudite. La plateforme indique que le créancier, c'est-à-dire vous, émet la demande de création du billet, et que le débiteur l'approuve ensuite avec un code de confirmation reçu via Nafath, l'authentification unique nationale, ce qui vaut création du billet par le débiteur. Un billet ne peut plus être modifié une fois approuvé ; le créancier peut l'annuler, le débiteur ne le peut pas. La plateforme permet aussi plusieurs billets liés à une même demande avec des échéances différentes, chacun pouvant être exécuté séparément, ce qui convient à un accord de paiement échelonné.

Pourquoi est-ce important ? Parce que l'article 9 de la loi sur l'exécution dispose que l'exécution forcée n'est possible qu'en vertu d'un titre exécutoire portant sur un droit d'un montant déterminé et exigible, et que le point 4 range les effets de commerce parmi les titres exécutoires ; un billet à ordre est un effet de commerce. Un billet impayé à son échéance passe donc directement à l'exécution, sans procès préalable. Le guide du ministère de la Justice explique que les titres émis via des plateformes agréées comme Nafith sont déposés sur Najiz dans la filière automatisée (le tribunal virtuel) : le demandeur saisit le numéro du billet et ses données se chargent automatiquement. Et l'article 46 de la loi, tel que modifié, dispose que si le débiteur ne paie pas, ou ne déclare pas de biens suffisants pour payer, dans les 5 jours suivant la notification de l'ordre d'exécution, il est considéré comme défaillant, et le juge de l'exécution ordonne immédiatement des mesures qui comprennent une interdiction de voyager et la notification du défaut de paiement à une société d'information de crédit agréée.

C'est ce que disent les textes, pas une recommandation de demander un billet à chaque client. Un billet porte un montant fixe et une échéance déterminée, alors que le solde ouvert évolue chaque semaine ; le montant du billet, le moment de le demander et ce qui se passe lorsque le solde le dépasse sont donc des questions pour votre avocat, tout comme toute décision d'escalade. Ce qui compte dans le système, c'est que chaque garantie soit enregistrée sur la fiche client : son type, son montant, son échéance ou sa date d'expiration, ce qu'elle couvre, et l'endroit où l'original ou son numéro sur la plateforme est conservé, afin que celui qui approuve la limite voie la garantie détenue avant de décider.

L'entrepreneur : avance et retenue de garantie comme soldes sur le contrat

Un entrepreneur vend à crédit différemment : il ne livre pas une expédition pour la facturer ; il exécute des travaux pendant des semaines, soumet une situation de travaux que l'ingénieur ou le consultant du maître d'ouvrage approuve, puis attend d'être payé. La plupart des contrats comportent deux soldes qui échappent au suivi normal du recouvrement, car aucun n'apparaît comme une facture en retard :

• L'avance. L'entrepreneur la reçoit du maître d'ouvrage au début du contrat, puis elle est déduite des situations de travaux selon les termes du contrat. Suivez-la comme un solde sur le contrat : combien a été reçu, combien a été déduit jusqu'ici, et combien reste. Sinon, elle est déduite deux fois ou pas du tout, et l'écart ressurgit sous forme de litige au décompte final.
• La retenue de garantie. Une partie que le maître d'ouvrage retient sur chaque situation de travaux jusqu'à ce qu'une condition du contrat soit remplie, comme la réception ou la fin de la période de garantie des défauts. C'est votre argent, mais il n'est pas encore exigible. S'il n'est pas suivi comme un solde distinct avec sa condition de libération et sa date prévue, il est soit oublié après la réception, soit affiché dans la balance âgée comme en retard alors qu'il ne l'est pas.

Pour un entrepreneur, la limite de crédit se lit au niveau du contrat : travaux réalisés mais pas encore facturés en situation, situations soumises mais non approuvées, situations approuvées mais non payées, et retenues non encore libérées. La somme de ces quatre soldes représente ce que l'entrepreneur finance réellement pour le maître d'ouvrage à un jour donné. Le fonctionnement des situations de travaux et l'imputation des coûts à un projet, nous les avons traités dans Contrôle des coûts et situations de travaux ; ce que cette partie ajoute, c'est de voir les quatre soldes ensemble avant d'accepter des travaux supplémentaires ou un nouveau contrat du même maître d'ouvrage.

Le regard d'Origami

Lorsque nous construisons le circuit de crédit d'une entreprise, nous partons de la façon dont elle vend à crédit aujourd'hui : qui décide des conditions de paiement d'un nouveau client, où les limites sont enregistrées si elles existent, qui approuve lorsqu'un gros client demande une livraison alors qu'une facture est en retard, et où sont conservées les garanties et leurs dates d'expiration. Une dérogation accordée au téléphone nous dit où l'approbation actuelle est trop lente, avant de nous dire où le contrôle doit être resserré.

Nous en faisons ensuite un circuit que le système applique : une fiche client avec un identifiant qui ne se répète jamais, des limites et des conditions que le dirigeant ajuste sans programmeur, un contrôle à chaque commande et à chaque livraison qui additionne le solde ouvert et ce qui n'est pas encore facturé, une dérogation qui arrive sur le téléphone de l'approbateur et qui est consignée, un registre des garanties qui prévient avant l'expiration, et des soldes d'avance et de retenue de garantie sur chaque contrat, le tout relié à votre système comptable et à la facturation électronique. Cela fait partie des systèmes sur mesure que nous construisons dans le cadre de nos services.

Un exercice pour cette semaine : passez en revue vos vingt plus gros clients à crédit

Avant tout système, vous avez besoin d'une image de ce qui se passe réellement entre la vente à crédit et la limite que vous croyez exister. Un directeur financier et un directeur commercial peuvent mener cet exercice en une ou deux séances :

• Prenez vos vingt plus gros clients selon le solde ouvert sur eux aujourd'hui.
• Pour chaque client, notez sa limite et ses conditions de paiement telles qu'elles sont écrites, et non telles que quelqu'un s'en souvient. Si vous ne les trouvez pas par écrit, notez-le.
• Additionnez ce qu'il doit réellement : factures ouvertes, livraisons non encore facturées, commandes clients approuvées non encore livrées, et retenues de garantie si vous êtes entrepreneur. Comparez ensuite le total à la limite.
• Vérifiez sa fiche : le nom est-il celui du registre du commerce, a-t-il une fiche ou plusieurs, et la personne habilitée à recevoir les factures est-elle connue ?
• Listez les garanties que vous détenez pour chaque client, la date d'expiration de chacune, et l'endroit où se trouve l'original.

Le nombre de clients sans limite écrite, et le nombre de ceux dont le solde réel dépasse la limite sans approbation que quiconque puisse citer, constituent votre point de départ pour cette partie. Écrivez ensuite sur une page : qui fixe la limite d'un nouveau client, quand elle est revue, qui approuve son dépassement, et quelle garantie vous demandez à quel groupe de clients. L'écart entre cette page et ce que vous avez trouvé chez les vingt clients est ce que le système doit combler.

Dans la prochaine partie

Chaque client a désormais une fiche vérifiée, une limite contrôlée à chaque commande et à chaque livraison, et des garanties que chacun peut localiser et dater. La prochaine partie passe au moment où une vente devient facturable : la preuve de livraison. Nous expliquons pourquoi la facture devrait partir d'un bon de livraison signé par le client, ou d'une situation de travaux approuvée par son ingénieur, plutôt que de la commande client, et comment cette preuve est saisie sur un téléphone à la porte ou sur le chantier, afin que tout litige ultérieur trouve sa réponse en une minute, et non en une semaine.

Sources

• Loi sur l'exécution, décret royal n° M/53 de 1433 de l'hégire, portail juridique du ministère de la Justice (texte officiel en arabe) — article 9 (titres exécutoires, dont les effets de commerce au point 4), et article 46 tel que modifié par le décret royal n° M/52 (le débiteur qui ne paie pas et ne déclare pas de biens suffisants dans les 5 jours suivant la notification est considéré comme défaillant, et mesures ordonnées par le juge de l'exécution).
• Ministère de la Justice : guide des services de demande d'exécution sur Najiz, deuxième édition (en arabe) — la filière automatisée (tribunal virtuel) pour les titres émis via des plateformes électroniques agréées comme Nafith, et les étapes pour demander l'exécution d'un billet à ordre électronique.
• Plateforme Nafith : questions fréquentes (en arabe) — qui émet la demande de création d'un billet à ordre, pourquoi il ne peut pas être modifié après approbation, qui peut l'annuler, les billets multiples, et le dépôt d'un billet pour exécution via Najiz.
• Banque centrale saoudienne (SAMA) : règlement d'application de la loi sur l'information de crédit — les définitions du consommateur et du membre, et l'article 40(1) (consentement écrit du consommateur avant une consultation).
• Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) : service de vérification de l'immatriculation à la TVA — recherche par numéro de TVA, numéro de registre du commerce ou numéro de certificat de TVA ; gratuit et ouvert aux contribuables et au public.
• Ministère du Commerce : service de consultation du registre du commerce — recherche par raison sociale ou par numéro national unifié ; instantané et gratuit.