Vadeli satışı ilk sevkiyattan önce dört adımla kontrol altına alırsınız: müşteri eklenirken bir kez, iki ücretsiz resmi kaynaktan kontrol edilen bir müşteri kartı; işletme sahibinin her müşteri için belirlediği bir kredi limiti ve ödeme koşulları; sistemin her siparişte ve her teslimatta açık bakiye, henüz faturalanmamış tutar ve vadesi geçmiş faturalar üzerinden yaptığı bir kontrol; ve telefonla değil, gerekçe, isim ve saatle onay olarak kaydedilen bir limit aşımı. Ardından işletme sahibi her müşteriye uygun teminatı seçer: avans ödeme, banka teminat mektubu ya da Nafith platformunda elektronik bono; bono, İcra Kanunu'nun 9. maddesinin icra edilebilir belgeler arasında saydığı bir kıymetli evraktır.

Tekliften ilk vadeli sevkiyata

İkinci bölümde fiyat tek bir kaynağa, teklifler korunan sürümlere ve her indirim herkesin bildiği bir onaylayıcıya kavuştu. Orada teklifin, işletme sahibinin bu müşteri için belirlediği ödeme koşullarını taşıdığını da yazmıştık; bu bölüm o koşullar ve onların arkasında duranlarla ilgili. Vadeli satış, kendi nakdinizden sağladığınız bir finansmandır: malı bugün teslim eder ya da işi bugün bitirirsiniz ve parayı kararlaştırılan bir tarihe kadar beklersiniz. İlk sevkiyattan önceki soru bu müşteriye güvenip güvenmediğiniz değildir; çünkü birinci bölümde gördüğümüz gibi geç ödemelerin çoğu eksik bir belgeden ya da yanlış kişiye ulaşan bir faturadan kaynaklanır. Soru şudur: Bu müşteride herhangi bir anda ne kadar açık tutara razıyız, hangi koşullarla ve geç öderse bizi ne korur?

Müşteri kartı: bir kez girilir ve eklenirken kontrol edilir

Her satış siparişi, fatura ve tahsilat daha sonra bir müşteriye bağlanacak. Bir müşteri üç farklı adla girilirse bakiyesi üç karta bölünür, gerçekte ne kadar borçlu olduğunu kimse bilmez ve bir sonraki siparişi limit kontrolünden geçer; çünkü kartların her biri tek başına limitin altındadır. Bu yüzden kredi müşteri kartıyla başlar ve iyi bir kart beş temel bilgi taşır:

  • Ticaret sicilindeki unvan, proje adı ya da satış temsilcisinin konuştuğu satın almacının adı değil. Kısa bir ad arama alanı olarak kalabilir, ancak sözleşmede ve faturada görünen resmi unvandır.
  • İşletmenin birleşik ulusal numarası. Bu, hiç tekrarlanmayan tanımlayıcıdır: sistem aynı numarayla ikinci bir kartı reddeder ve kart oluşturmadan önce benzer adları arar; böylece çalışanın hafızasına bırakmak yerine müşterinin zaten var olduğunu ona söyler.
  • KDV numarası, müşteri KDV'ye kayıtlıysa; faturanın kendisine beşinci bölümde döneceğiz.
  • Kayıtlı adres ve birden fazlaysa teslimat yaptığınız ya da hizmet verdiğiniz her şantiyenin veya şubenin adresi.
  • Faturaları teslim almaya ve onaylamaya yetkili kişi: adı, görevi ve iletişim bilgileri ile müşterinin muhasebe biriminin bir faturayı kabul etmeden önce istediği şeyler, örneğin satın alma siparişi numarası ya da şantiye mühendisinin imzası. Yalnızca bu bilgi bile, onaylayan kişi yerine satış temsilcisine gönderilen bir faturayla başlayan gecikmelerin büyük kısmını önler.

Müşteri listenize girmeden önce iki ücretsiz resmi kontrol yeterlidir; bunlar, alıcı tarafından Tekliften Satın Alma Siparişine: Doğrulanmış Tedarikçi, Kesin Fiyat yazısında anlattığımız iki kontrolün aynısıdır:

  • Zekât, Vergi ve Gümrük İdaresi'nde (ZATCA) KDV kaydı sorgulama. Mükelleflere ve kamuya açık bir hizmet; KDV numarası, ticaret sicil numarası ya da KDV sertifika numarasıyla arama yapar ve işletmenin kayıt durumunu görürsünüz.
  • Ticaret Bakanlığı'nda ticaret sicili sorgulama. İşletme adı ya da birleşik ulusal numarayla arama yaptığınız anında ve ücretsiz bir hizmet.

Amaç müşteriden şüphelenmek değil; ticaret sicilindeki adın, KDV numarasına bağlı adın ve satın alma siparişindeki ya da sözleşmedeki adın aynı olduğunu teyit etmektir. Aynı değilse soru şimdi, ilk sevkiyattan önce sorulur; ilk vadesi geçmiş faturadan sonra değil.

Peki SIMAH üzerinden kredi sorgulaması? SIMAH kredi bilgi şirketlerinden biridir ve Suudi Merkez Bankası'nın (SAMA) mevzuat kitabında yayımlanan Kredi Bilgileri Kanunu Uygulama Yönetmeliği, tüketiciyi kredi işlemleri olan gerçek veya tüzel kişi olarak tanımlar; dolayısıyla işletmeler de kapsamdadır. Ancak sorgulama isteyen her şirkete açık değildir: yönetmeliğe göre üye, bir kredi bilgi şirketiyle kredi bilgisi paylaşım sözleşmesi imzalamış kuruluştur ve 40(1). madde, üyenin sorgulama yapmadan önce tüketicinin yazılı onayını almasını şart koşar. Yani bu yol üyelik gerektirir ve her sorgulamadan önce müşterinizin yazılı onayını gerektirir.

Kredi limiti ve ödeme koşulları: işletme sahibi belirler, sistem kontrol eder

Kredi limiti, bir müşterinin herhangi bir anda size borçlu olmasına razı olduğunuz en yüksek tutardır. Ödeme koşulları ise her faturayı ödemek için ne kadar süresi olduğu ve bir kısmının peşin ödenip ödenmeyeceğidir. Her ikisi de işletme sahibinin ya da yetki verdiği kişinin her müşteri için verdiği kararlardır; çünkü şirketin nakit durumunu, o müşteriyle geçmişini, siparişlerinin büyüklüğünü ve eldeki teminatı yansıtırlar. Her şirket için doğru bir limit ya da her sektör için doğru bir ödeme süresi yoktur ve başka bir şirketten ödünç alınan bir tutar satışları durdurabilir ya da hiçbir şeyi korumayabilir.

Limit ve koşullar, bir satış temsilcisinin hafızasına değil, müşteri kartına kaydedilir; kimin, ne zaman onayladığı ve bir sonraki gözden geçirme tarihiyle birlikte. Sonra hafızanın yapamayacağı kısım gelir: sistem limiti yalnızca hesap açılırken değil, her siparişte kontrol eder. Kontrol tek bir tutarı değil, üç tutarı toplar:

  • Açık bakiye: kesilmiş ve henüz ödenmemiş faturalar.
  • Henüz faturalanmamış tutar: onaylanmış ama henüz teslim edilmemiş satış siparişleri, müşterinin imzaladığı ama henüz faturalanmamış teslimatlar ve henüz bir hakedişe girmemiş tamamlanmış işler.
  • Yeni siparişin kendisi.

Toplam limiti aşarsa ya da müşterinin vadesi geçmiş bir faturası varsa sipariş bilinen bir noktada durur ve satış temsilcisi nedenini görür: hangi faturanın vadesi geçmiş ve sipariş limiti ne kadar aşıyor. Kontrol yalnızca sipariş girişinde değil, teslimatta da yeniden çalışır; çünkü bir satış siparişi sevkiyattan haftalar önce onaylanabilir ve o haftalarda daha önceki bir faturanın vadesi geçebilir. Kontrol her sektörün biçimini alır:

  • Fabrika veya distribütör. Her hafta tekrarlanan siparişler; dolayısıyla kontrol her siparişte ve her yükleme emrinde çalışır ve limitini aşmış bir müşteriye kimse bilmeden kamyon çıkmaz.
  • Bakım şirketi, gayrimenkul işletmecisi veya otel. Hizmetlerin fatura kesilmeden önce biriktiği aylık bir sözleşme ya da kurumsal hesap; dolayısıyla tablodan genellikle eksik kalan, faturalanmamış kısımdır.
  • Müteahhit. Burada limit sipariş düzeyinde değil, sözleşme düzeyinde okunur; birazdan buna döneceğiz.

Limiti aşmak: telefon değil, gerekçeli ve kayıtlı bir onay

Limitin üzerinde teslimat yapmanız gereken bir gün gelecek: yoğun sezonundaki büyük bir müşteri, malzeme gelmezse duracak bir şantiye ya da sevk irsaliyesi müşterinin değil sizin tarafınızda kaybolduğu için gecikmiş, vadesi geçmiş bir fatura. Buradaki kontrol, sistemin her zaman hayır demesi anlamına gelmez; bir istisnanın sahibi bilinen bir karar olması anlamına gelir. Satış temsilcisi istisnayı kendi ekranından bir gerekçeyle talep eder ve talep, onaylayıcının telefonuna ihtiyaç duyduğu rakamlarla ulaşır: limit, açık bakiye, henüz faturalanmamış tutar, vadesi geçmiş tutar ve ne zamandan beri geçtiği ile eldeki teminat. Onay, onaylayanın adı, saati ve kapsamıyla kaydedilir: yalnızca bu sipariş ya da belirli bir tarihe kadar ek bir tutar.

Bu, ikinci bölümdeki indirim matrisiyle aynı mantıktır: seviyeleri işletme sahibi belirler, kimse kendi istisnasını onaylamaz, yetki kişiye değil role aittir ve her onaylayıcının yokluğunda devreye girecek, adı belli bir vekili vardır. Aynı müşteri için tekrarlanan istisnalar bir ihlal değil, bir işarettir: ya limiti artık ilişkinin büyüklüğüne uymuyor ve gözden geçirilmeli ya da geç ödemeleri bir sonraki siparişten önce bir görüşme gerektiriyor. Her iki durumda da işletme sahibi bunu ay sonunda bir telefonla değil, bir raporda görür.

Teminatlar: işletme sahibinin vadeli satıştan önce seçtikleri

Teminat kredi limitinin yerini almaz; bir müşteri vadesini kaçırdığında ne kadar risk aldığınızı belirler. Her müşterinin teminata ihtiyacı yoktur ve her teminat her müşteriye uymaz; bu nedenle bu, işletme sahibinin müşteri ya da müşteri grubu bazında verdiği bir karardır. Seçenekler şunlardır:

  • Avans ödeme. Teslimattan ya da işe başlamadan önce ödenen ve geç ödemeye açık tutarı azaltan bir kısım. Kimsenin bir siparişle ilişkilendiremediği bir banka hesabı tutarı olarak değil, faturaların kararlaştırıldığı şekilde düştüğü, satış siparişine ya da sözleşmeye bağlı bir bakiye olarak kaydedilir.
  • Banka teminat mektubu. Müşterinin bankası tarafından sizin lehinize, belirli bir tutar ve süre için düzenlenir. Tutarı, bitiş tarihi ve kapsadığı sözleşmeyle birlikte müşteri kartına kaydedilir ve sistem, süresi dolmadan belirli bir süre önce, işletme sahibinin belirlediği bir önceden uyarı süresiyle uyarır; çünkü kimse fark etmeden süresi dolmuş bir teminat, teminat değildir. Metni ve koşulları bankanıza ve avukatınıza sorulacak konulardır.
  • Nafith platformunda elektronik bono. İşletme sahiplerinin en az bildiği seçenek olduğu için burada açıklıyoruz.

Nafith, Adalet Bakanlığı'nın icra hizmetleri rehberinin onaylı elektronik platform örneği olarak andığı, bono düzenlemeye yönelik bir elektronik platformdur ve Suudi Arabistan'da kayıtlı bireylere ve işletmelere hizmet verir. Platforma göre bono düzenleme talebini alacaklı, yani siz, oluşturursunuz; borçlu ise ardından bunu Nafath (ulusal tek oturum açma) üzerinden aldığı bir onay koduyla onaylar ve bu, bononun borçlu tarafından düzenlenmesi sayılır. Onaylandıktan sonra bono değiştirilemez; alacaklı iptal edebilir, borçlu edemez. Platform ayrıca tek bir talebe bağlı, farklı vadeli birden fazla bonoya da izin verir; her biri ayrı ayrı icraya konulabilir ve bu, taksitli ödeme anlaşmasına uygundur.

Bu neden önemli? Çünkü İcra Kanunu'nun 9. maddesi, cebri icranın ancak belirli tutarlı ve muaccel bir hak için icra edilebilir bir belgeyle mümkün olduğunu belirtir ve 4. bent kıymetli evrakı icra edilebilir belgeler arasında sayar; bono kıymetli evraktır. Dolayısıyla vadesinde ödenmeyen bir bono, önce dava açılmadan doğrudan icraya gider. Adalet Bakanlığı rehberi, Nafith gibi onaylı platformlar üzerinden düzenlenen belgelerin Najiz'de otomatik yol (sanal mahkeme) üzerinden işleme konulduğunu açıklar: başvuran bono numarasını girer ve bilgileri otomatik olarak yüklenir. Ayrıca kanunun değiştirilmiş 46. maddesi, borçlunun icra emrinin tebliğinden itibaren 5 gün içinde ödeme yapmaması ya da ödemeye yetecek malvarlığını bildirmemesi halinde temerrüde düşmüş sayılacağını ve icra hakiminin derhal seyahat yasağı ile ödememenin lisanslı bir kredi bilgi şirketine bildirilmesini içeren tedbirlere hükmedeceğini belirtir.

Bu, metinlerin söylediğidir; her müşteriden bono istemeniz yönünde bir tavsiye değildir. Bono sabit bir tutar ve belirli bir tarih taşır, açık bakiye ise her hafta değişir; dolayısıyla bononun tutarı, ne zaman isteneceği ve bakiye onu aştığında ne olacağı, tıpkı takibe geçme kararı gibi, avukatınıza sorulacak konulardır. Sistemde önemli olan, her teminatın müşteri kartına kaydedilmesidir: türü, tutarı, vade ya da bitiş tarihi, neyi kapsadığı ve aslının ya da platform numarasının nerede tutulduğu; böylece limiti onaylayan kişi karar vermeden önce eldeki teminatı görür.

Müteahhit: sözleşme üzerinde bakiye olarak avans ve teminat kesintisi

Müteahhit vadeli satışı farklı yapar: bir sevkiyat teslim edip faturalamaz; haftalarca iş yapar, işverenin mühendisinin ya da müşavirinin onayladığı bir hakediş sunar ve sonra ödemeyi bekler. Sözleşmelerin çoğunda, hiçbiri vadesi geçmiş fatura olarak görünmediği için normal tahsilat takibinin dışında kalan iki bakiye bulunur:

  • Avans. Müteahhit bunu sözleşmenin başında proje sahibinden alır ve daha sonra sözleşmenin belirttiği şekilde hakedişlerden düşülür. Bunu sözleşme üzerinde bir bakiye olarak takip edin: ne kadar alındı, şimdiye kadar ne kadar düşüldü ve ne kadar kaldı. Aksi halde iki kez düşülür ya da hiç düşülmez ve fark, kesin hesapta bir anlaşmazlık olarak ortaya çıkar.
  • Teminat kesintisi. İşverenin, teslim ya da kusur sorumluluk süresinin sonu gibi sözleşmedeki bir koşul yerine gelene kadar her hakedişten alıkoyduğu kısım. Bu sizin paranızdır, ancak henüz muaccel değildir. Serbest bırakılma koşulu ve beklenen tarihiyle ayrı bir bakiye olarak takip edilmezse ya teslimden sonra unutulur ya da yaşlandırma raporunda vadesi geçmemişken vadesi geçmiş olarak görünür.

Müteahhit için kredi limiti sözleşme düzeyinde okunur: tamamlanmış ama henüz hakedişe girmemiş iş, sunulmuş ama onaylanmamış hakedişler, onaylanmış ama ödenmemiş hakedişler ve henüz serbest bırakılmamış teminat kesintisi. Bu dört bakiyenin toplamı, müteahhidin herhangi bir günde işveren için fiilen finanse ettiği tutardır. Hakedişlerin nasıl işlediğini ve maliyetlerin bir projeye nasıl yüklendiğini Maliyet Kontrolü ve Hakedişler yazısında ele aldık; bu bölümün eklediği şey, aynı işverenden ek iş ya da yeni bir sözleşme kabul etmeden önce dört bakiyeyi birlikte görmektir.

Origami'nin bakışı

Bir şirket için kredi iş akışını kurarken, bugün vadeli satışı nasıl yaptığından başlarız: yeni bir müşterinin ödeme koşullarına kim karar veriyor, varsa limitler nerede kayıtlı, büyük bir müşteri vadesi geçmiş bir faturası varken sevkiyat istediğinde kim onaylıyor ve teminatlar ile bitiş tarihleri nerede tutuluyor. Telefonla verilen bir istisna, kontrolün nerede sıkılaştırılması gerektiğini söylemeden önce mevcut onayın nerede fazla yavaş olduğunu bize söyler.

Sonra bunu sistemin uyguladığı bir iş akışına dönüştürürüz: hiç tekrarlanmayan bir tanımlayıcıya sahip müşteri kartı, işletme sahibinin programcıya ihtiyaç duymadan ayarladığı limitler ve koşullar, her siparişte ve her teslimatta açık bakiyeyi henüz faturalanmamış tutara ekleyen bir kontrol, onaylayıcının telefonuna ulaşan ve kaydedilen bir istisna, süre dolmadan uyaran bir teminat kaydı ve her sözleşmede avans ile teminat kesintisi bakiyeleri; hepsi muhasebe sisteminize ve e-faturaya bağlı. Bu, hizmetlerimiz kapsamında geliştirdiğimiz özel sistemlerin bir parçasıdır.

Bu haftanın alıştırması: en büyük yirmi vadeli müşterinizi gözden geçirin

Herhangi bir sistemden önce, vadeli satış ile var olduğuna inandığınız limit arasında gerçekte ne olduğunun bir resmine ihtiyacınız var. Bir finans müdürü ve bir satış müdürü bunu bir ya da iki oturumda yapabilir:

  • En büyük yirmi müşterinizi seçin; bugün üzerlerindeki açık bakiyeye göre.
  • Her müşteri için limitini ve ödeme koşullarını yazın; birinin hatırladığı gibi değil, yazılı oldukları gibi. Yazılı olarak bulamıyorsanız bunu not edin.
  • Gerçekte ne kadar borçlu olduklarını toplayın: açık faturalar, henüz faturalanmamış teslimatlar, onaylanmış ama henüz teslim edilmemiş satış siparişleri ve müteahhitseniz teminat kesintisi. Sonra toplamı limitle karşılaştırın.
  • Kartlarını kontrol edin: ad ticaret sicilindeki gibi mi, tek bir kartları mı var yoksa birkaç tane mi, faturaları teslim almaya yetkili kişi biliniyor mu?
  • Elinizdeki teminatları listeleyin; her müşteri için, her birinin bitiş tarihi ve aslının nerede olduğu ile birlikte.

Yazılı limiti olmayan müşterilerin sayısı ve gerçek bakiyesi, kimsenin adını veremediği bir onay olmadan limitini aşan müşterilerin sayısı, bu bölüm için başlangıç noktanızdır. Ardından tek bir sayfaya şunları yazın: yeni bir müşterinin limitini kim belirler, ne zaman gözden geçirilir, aşılmasını kim onaylar ve hangi müşteri grubundan hangi teminatı istersiniz. O sayfa ile yirmi müşteride bulduklarınız arasındaki fark, sistemin kapatması gereken açıktır.

Bir sonraki bölümde

Artık her müşterinin kontrol edilmiş bir kartı, her siparişte ve her teslimatta sınanan bir limiti ve herkesin yerini ve tarihini bulabildiği teminatları var. Bir sonraki bölüm, bir satışın faturalanabilir hale geldiği âna geçiyor: teslimat kanıtı. Faturanın neden satış siparişinden değil, müşterinin imzaladığı bir sevk irsaliyesinden ya da mühendisinin onayladığı bir hakedişten başlaması gerektiğini ve bu kanıtın kapıda ya da şantiyede telefonla nasıl alındığını açıklıyoruz; böylece sonraki her anlaşmazlık bir haftada değil, bir dakikada yanıtlanır.

Kaynaklar