Penjualan kredit dapat dikendalikan sebelum pengiriman pertama dengan empat langkah: data induk pelanggan yang diperiksa satu kali, saat pelanggan ditambahkan, terhadap dua sumber resmi gratis; limit kredit dan syarat pembayaran yang ditetapkan pemilik untuk setiap pelanggan; pemeriksaan yang dijalankan sistem di setiap pesanan dan setiap pengiriman terhadap saldo terbuka, yang belum ditagih, dan faktur yang sudah jatuh tempo; serta pelampauan limit yang dicatat sebagai persetujuan dengan alasan, nama, dan waktu, bukan telepon. Kemudian pemilik memilih jaminan yang cocok untuk setiap pelanggan: uang muka, bank garansi, atau surat sanggup elektronik di platform Nafith, yaitu surat berharga yang dicantumkan Pasal 9 Undang-Undang Eksekusi sebagai instrumen eksekutorial.

Dari penawaran ke pengiriman kredit pertama

Di bagian kedua, harga mendapat satu sumber, penawaran mendapat versi yang tersimpan, dan setiap diskon mendapat pemberi persetujuan yang diketahui semua orang. Di sana kami juga menulis bahwa penawaran memuat syarat pembayaran yang ditetapkan pemilik untuk pelanggan ini; bagian ini membahas syarat-syarat tersebut dan apa yang menopangnya. Menjual secara kredit adalah pembiayaan yang Anda berikan dari kas sendiri: Anda mengirim barang atau menyelesaikan pekerjaan hari ini, lalu menunggu uangnya hingga tanggal yang disepakati. Pertanyaan sebelum pengiriman pertama bukanlah apakah Anda memercayai pelanggan ini, karena seperti yang kita lihat di bagian pertama, sebagian besar keterlambatan pembayaran berasal dari dokumen yang kurang atau faktur yang sampai ke orang yang salah. Pertanyaannya adalah: berapa banyak yang bersedia kita biarkan terutang oleh pelanggan ini pada satu waktu, dengan syarat apa, dan apa yang melindungi kita jika ia terlambat membayar?

Data induk pelanggan: diinput sekali dan diperiksa saat ditambahkan

Setiap pesanan penjualan, faktur, dan penagihan nantinya akan merujuk ke seorang pelanggan. Jika satu pelanggan diinput dengan tiga nama, saldonya terbagi ke tiga data, tidak ada yang tahu berapa sebenarnya utangnya, dan pesanan berikutnya lolos pemeriksaan limit karena masing-masing data, jika dilihat sendiri, berada di bawah limit. Karena itu kredit dimulai dari data induk pelanggan, dan data yang baik memuat lima hal pokok:

  • Nama sebagaimana tercantum dalam daftar perusahaan, bukan nama proyek atau nama pembeli yang diajak bicara tenaga penjual. Nama singkat boleh tetap ada sebagai kolom pencarian, tetapi nama resmilah yang muncul di kontrak dan faktur.
  • Nomor nasional terpadu milik perusahaan. Inilah pengenal yang tidak pernah berulang: sistem menolak data kedua dengan nomor yang sama dan mencari nama yang mirip sebelum membuat data baru, sehingga sistem memberi tahu karyawan bahwa pelanggan itu sudah ada alih-alih mengandalkan ingatannya.
  • Nomor PPN, jika pelanggan terdaftar untuk PPN; kita akan kembali ke faktur itu sendiri di bagian kelima.
  • Alamat sesuai pendaftaran, ditambah alamat setiap lokasi proyek atau cabang yang Anda kirimi atau layani, jika ada beberapa.
  • Orang yang berwenang menerima dan menyetujui faktur: nama, jabatan, dan kontaknya, serta apa yang diminta bagian keuangan pelanggan sebelum menerima faktur, seperti nomor pesanan pembelian atau tanda tangan insinyur lapangan. Satu hal ini saja mencegah banyak keterlambatan yang bermula dari faktur yang dikirim ke tenaga penjual, bukan ke orang yang menyetujuinya.

Sebelum pelanggan masuk ke daftar Anda, dua pengecekan resmi gratis sudah cukup, dua pengecekan yang sama yang kami jelaskan dari sisi pembeli dalam Dari Penawaran ke Pesanan Pembelian: Pemasok Terverifikasi, Harga Pasti:

  • Pengecekan pendaftaran PPN di Otoritas Zakat, Pajak, dan Bea Cukai (ZATCA). Layanan yang terbuka bagi wajib pajak dan masyarakat umum, tempat Anda mencari berdasarkan nomor PPN, nomor pendaftaran perusahaan, atau nomor sertifikat PPN dan melihat status pendaftaran perusahaan.
  • Pencarian daftar perusahaan di Kementerian Perdagangan. Layanan instan dan gratis tempat Anda mencari berdasarkan nama perusahaan atau nomor nasional terpadu.

Tujuannya bukan mencurigai pelanggan, melainkan memastikan bahwa nama di daftar perusahaan, nama yang terkait dengan nomor PPN, dan nama di pesanan pembelian atau kontrak semuanya cocok. Jika tidak cocok, pertanyaannya diajukan sekarang, sebelum pengiriman pertama, bukan setelah faktur pertama jatuh tempo.

Bagaimana dengan pengecekan kredit melalui SIMAH? SIMAH adalah salah satu perusahaan informasi kredit, dan Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Informasi Kredit, yang diterbitkan dalam buku aturan Bank Sentral Saudi (SAMA), mendefinisikan konsumen sebagai orang perseorangan atau badan hukum yang memiliki transaksi kredit, sehingga badan usaha termasuk di dalamnya. Namun pengecekan ini tidak terbuka bagi setiap perusahaan yang menginginkannya: anggota menurut peraturan tersebut adalah entitas yang telah menandatangani kontrak pertukaran informasi kredit dengan perusahaan informasi kredit, dan Pasal 40(1) mewajibkan anggota memperoleh persetujuan tertulis konsumen sebelum melakukan pengecekan. Jadi jalur ini memerlukan keanggotaan, dan memerlukan persetujuan tertulis pelanggan Anda sebelum setiap pengecekan.

Limit kredit dan syarat pembayaran: pemilik menetapkan, sistem memeriksa

Limit kredit adalah jumlah maksimum yang bersedia Anda biarkan terutang oleh seorang pelanggan pada satu waktu. Syarat pembayaran adalah berapa lama waktu yang ia miliki untuk membayar setiap faktur, dan apakah sebagian dibayar di muka. Keduanya adalah keputusan yang diambil pemilik, atau orang yang diberi wewenang oleh pemilik, untuk setiap pelanggan, karena keduanya mencerminkan kas perusahaan, riwayat dengan pelanggan tersebut, besarnya pesanan, dan jaminan yang dipegang. Tidak ada limit yang tepat untuk setiap perusahaan dan tidak ada jangka pembayaran yang tepat untuk setiap sektor, dan angka yang dipinjam dari perusahaan lain bisa menghambat penjualan atau tidak melindungi apa pun.

Limit dan syarat dicatat di data induk pelanggan, bukan di ingatan tenaga penjual, beserta siapa yang menyetujuinya, kapan, dan tanggal peninjauan berikutnya. Lalu datang bagian yang tidak bisa dilakukan ingatan: sistem memeriksa limit di setiap pesanan, bukan hanya saat akun dibuka. Pemeriksaan menjumlahkan tiga angka, bukan satu:

  • Saldo terbuka: faktur yang sudah diterbitkan dan belum dibayar.
  • Yang belum ditagih: pesanan penjualan yang sudah disetujui tetapi belum dikirim, pengiriman yang sudah ditandatangani pelanggan tetapi belum ditagih, dan pekerjaan selesai yang belum dimasukkan ke tagihan termin.
  • Pesanan baru itu sendiri.

Jika totalnya melampaui limit, atau pelanggan memiliki faktur yang sudah lewat jatuh tempo, pesanan berhenti di titik yang diketahui dan tenaga penjual melihat alasannya: faktur mana yang jatuh tempo dan seberapa besar pesanan melampaui limit. Pemeriksaan dijalankan lagi saat pengiriman, bukan hanya saat pesanan diinput, karena pesanan penjualan bisa disetujui berminggu-minggu sebelum pengiriman, dan dalam minggu-minggu itu faktur sebelumnya bisa jatuh tempo. Pemeriksaan mengikuti bentuk setiap sektor:

  • Pabrik atau distributor. Pesanan berulang setiap minggu, jadi pemeriksaan berjalan di setiap pesanan dan setiap perintah muat, dan tidak ada truk yang berangkat ke pelanggan yang melampaui limit tanpa ada yang tahu.
  • Perusahaan pemeliharaan, operator properti, atau hotel. Kontrak bulanan atau akun korporat tempat layanan menumpuk sebelum faktur diterbitkan, sehingga bagian yang belum ditagih itulah yang biasanya hilang dari gambaran.
  • Kontraktor. Di sini limit dibaca di tingkat kontrak, bukan pesanan; kita akan kembali ke hal ini sebentar lagi.

Melampaui limit: persetujuan tercatat dengan alasan, bukan telepon

Akan ada hari ketika Anda perlu mengirim di atas limit: pelanggan besar di musim sibuknya, proyek yang berhenti jika material tidak tiba, atau faktur jatuh tempo yang terlambat karena surat jalannya hilang di pihak Anda, bukan di pihak mereka. Kendali di sini tidak berarti sistem selalu berkata tidak; artinya pengecualian adalah keputusan dengan penanggung jawab yang jelas. Tenaga penjual mengajukan pengecualian dari layarnya dengan alasan, dan permintaan itu sampai ke ponsel pemberi persetujuan dengan angka-angka yang ia butuhkan: limit, saldo terbuka, yang belum ditagih, yang jatuh tempo dan sejak kapan, serta jaminan yang dipegang. Persetujuan dicatat dengan nama pemberi persetujuan, waktu, dan cakupannya: hanya pesanan ini, atau jumlah tambahan hingga tanggal tertentu.

Ini logika yang sama dengan matriks diskon di bagian kedua: pemilik menetapkan tingkatannya, tidak ada yang menyetujui pengecualiannya sendiri, wewenang melekat pada jabatan, bukan pada orang, dan setiap pemberi persetujuan memiliki wakil yang ditunjuk saat ia berhalangan. Pengecualian berulang untuk pelanggan yang sama adalah sinyal, bukan pelanggaran: entah limitnya tidak lagi sesuai dengan besarnya hubungan dan perlu ditinjau ulang, atau keterlambatan pembayarannya perlu dibicarakan sebelum pesanan berikutnya. Bagaimanapun juga, pemilik melihatnya di laporan, bukan dalam telepon di akhir bulan.

Jaminan: yang dipilih pemilik sebelum menjual secara tempo

Jaminan tidak menggantikan limit kredit; jaminan menentukan seberapa besar risiko Anda ketika pelanggan melewatkan tanggal pembayarannya. Tidak setiap pelanggan memerlukan jaminan, dan tidak setiap jaminan cocok untuk setiap pelanggan, jadi ini adalah keputusan yang diambil pemilik per pelanggan atau per kelompok pelanggan. Pilihannya meliputi:

  • Uang muka. Sebagian yang dibayar sebelum pengiriman atau sebelum pekerjaan dimulai, yang mengurangi jumlah yang terpapar keterlambatan pembayaran. Uang muka dicatat sebagai saldo terhadap pesanan penjualan atau kontrak yang dipotong oleh faktur sesuai kesepakatan, bukan sebagai jumlah di rekening bank yang tidak bisa dikaitkan siapa pun dengan pesanan.
  • Bank garansi. Diterbitkan oleh bank pelanggan untuk kepentingan Anda dengan jumlah dan jangka waktu tertentu. Bank garansi dicatat di data induk pelanggan dengan jumlah, tanggal berakhir, dan kontrak yang dicakupnya, dan sistem memberi peringatan dalam waktu tertentu sebelum berakhir, tenggang waktu yang ditentukan pemilik, karena jaminan yang berakhir tanpa ada yang menyadarinya bukanlah jaminan. Redaksi dan ketentuannya adalah pertanyaan untuk bank dan pengacara Anda.
  • Surat sanggup elektronik di platform Nafith. Kami menjelaskannya di sini karena inilah pilihan yang paling sedikit diketahui pemilik usaha.

Nafith adalah platform elektronik untuk membuat surat sanggup, yang disebut oleh panduan layanan eksekusi Kementerian Kehakiman sebagai contoh platform elektronik yang disetujui, dan melayani individu serta perusahaan yang terdaftar di Arab Saudi. Platform tersebut menyatakan bahwa kreditur, yaitu Anda, mengajukan permintaan pembuatan surat sanggup, lalu debitur menyetujuinya dengan kode konfirmasi yang diterima melalui Nafath, layanan masuk tunggal nasional, yang dianggap sebagai pembuatan surat sanggup oleh debitur. Surat sanggup tidak dapat diubah setelah disetujui; kreditur dapat membatalkannya, sedangkan debitur tidak. Platform ini juga memungkinkan beberapa surat sanggup yang terkait dengan satu permintaan dengan tanggal jatuh tempo berbeda, yang masing-masing dapat dieksekusi sendiri, sehingga cocok untuk kesepakatan pembayaran secara cicilan.

Mengapa ini penting? Karena Pasal 9 Undang-Undang Eksekusi menyatakan bahwa eksekusi paksa hanya dapat dilakukan dengan instrumen eksekutorial atas hak dengan jumlah pasti yang sudah jatuh tempo, dan butir 4 mencantumkan surat berharga sebagai instrumen eksekutorial; surat sanggup adalah surat berharga. Jadi surat sanggup yang tidak dibayar pada tanggalnya langsung masuk ke eksekusi, tanpa gugatan terlebih dahulu. Panduan Kementerian Kehakiman menjelaskan bahwa instrumen yang diterbitkan melalui platform yang disetujui seperti Nafith diajukan di Najiz melalui jalur otomatis (pengadilan virtual): pemohon memasukkan nomor surat sanggup dan rinciannya dimuat secara otomatis. Selain itu, Pasal 46 undang-undang tersebut, sebagaimana telah diubah, menyatakan bahwa jika debitur tidak membayar, atau tidak mengungkapkan aset yang cukup untuk membayar, dalam waktu 5 hari sejak diberi tahu tentang perintah eksekusi, debitur dianggap lalai, dan hakim eksekusi segera memerintahkan tindakan yang mencakup larangan bepergian dan pemberitahuan tentang gagal bayar kepada perusahaan informasi kredit berizin.

Inilah yang dikatakan teks peraturan, bukan rekomendasi untuk meminta surat sanggup dari setiap pelanggan. Surat sanggup memuat jumlah tetap dan tanggal tertentu, sedangkan saldo terbuka berubah setiap minggu, sehingga nilai surat sanggup, kapan memintanya, dan apa yang terjadi jika saldo melampauinya adalah pertanyaan untuk pengacara Anda, begitu pula setiap keputusan untuk menindaklanjuti. Yang penting di sistem adalah setiap jaminan dicatat di data induk pelanggan: jenisnya, jumlahnya, tanggal jatuh tempo atau berakhirnya, apa yang dicakupnya, dan di mana aslinya atau nomor platformnya disimpan, sehingga siapa pun yang menyetujui limit melihat jaminan yang dipegang sebelum memutuskan.

Kontraktor: uang muka dan retensi sebagai saldo pada kontrak

Kontraktor menjual secara kredit dengan cara berbeda: mereka tidak mengirim barang lalu menagihnya; mereka mengerjakan pekerjaan selama berminggu-minggu, mengajukan tagihan termin yang disetujui insinyur atau konsultan pemilik proyek, lalu menunggu pembayaran. Sebagian besar kontrak memiliki dua saldo yang luput dari pemantauan penagihan biasa karena keduanya tidak muncul sebagai faktur jatuh tempo:

  • Uang muka. Kontraktor menerimanya dari pemilik proyek di awal kontrak, lalu uang muka itu dipotong dari tagihan termin sebagaimana ditentukan kontrak. Pantau sebagai saldo pada kontrak: berapa yang diterima, berapa yang sudah dipotong sejauh ini, dan berapa sisanya. Jika tidak, uang muka bisa dipotong dua kali atau tidak sama sekali, dan selisihnya muncul sebagai sengketa pada perhitungan akhir.
  • Retensi. Bagian yang ditahan pemilik proyek dari setiap tagihan termin hingga suatu syarat dalam kontrak terpenuhi, seperti serah terima atau berakhirnya masa pemeliharaan. Ini uang Anda, tetapi belum jatuh tempo. Jika tidak dipantau sebagai saldo terpisah dengan syarat pencairan dan tanggal perkiraannya, retensi akan terlupakan setelah serah terima atau muncul di laporan umur piutang sebagai jatuh tempo padahal belum.

Bagi kontraktor, limit kredit dibaca di tingkat kontrak: pekerjaan selesai yang belum ditagih, tagihan termin yang sudah diajukan tetapi belum disetujui, tagihan termin yang sudah disetujui tetapi belum dibayar, dan retensi yang belum dicairkan. Jumlah keempat saldo ini adalah apa yang sebenarnya dibiayai kontraktor untuk pemilik proyek pada hari mana pun. Cara kerja tagihan termin dan cara biaya dibebankan ke proyek telah kami bahas dalam Pengendalian Biaya dan Tagihan Termin; yang ditambahkan bagian ini adalah melihat keempat saldo itu bersama-sama sebelum Anda menerima pekerjaan tambahan atau kontrak baru dari pemilik proyek yang sama.

Pandangan Origami

Saat membangun alur kerja kredit untuk sebuah perusahaan, kami mulai dari cara perusahaan itu menjual secara kredit saat ini: siapa yang memutuskan syarat pembayaran untuk pelanggan baru, di mana limit dicatat jika ada, siapa yang menyetujui ketika pelanggan besar meminta pengiriman padahal ada faktur yang jatuh tempo, dan di mana jaminan beserta tanggal berakhirnya disimpan. Pengecualian yang diberikan lewat telepon memberi tahu kami di mana persetujuan saat ini terlalu lambat, sebelum memberi tahu di mana kendali perlu diperketat.

Lalu kami mengubahnya menjadi alur kerja yang ditegakkan sistem: data induk pelanggan dengan pengenal yang tidak pernah berulang, limit dan syarat yang dapat diubah pemilik tanpa programmer, pemeriksaan di setiap pesanan dan setiap pengiriman yang menjumlahkan saldo terbuka dengan yang belum ditagih, pengecualian yang sampai ke ponsel pemberi persetujuan dan tercatat, register jaminan yang memberi peringatan sebelum berakhir, serta saldo uang muka dan retensi pada setiap kontrak, semuanya terhubung ke sistem akuntansi dan faktur elektronik Anda. Ini bagian dari sistem khusus yang kami bangun dalam layanan kami.

Latihan untuk minggu ini: tinjau dua puluh pelanggan kredit terbesar Anda

Sebelum sistem apa pun, Anda memerlukan gambaran tentang apa yang sebenarnya terjadi antara penjualan kredit dan limit yang Anda kira ada. Seorang manajer keuangan dan seorang manajer penjualan dapat melakukannya dalam satu atau dua sesi:

  • Pilih dua puluh pelanggan terbesar Anda berdasarkan saldo terbuka mereka hari ini.
  • Untuk setiap pelanggan, tuliskan limit dan syarat pembayarannya sebagaimana tertulis, bukan sebagaimana diingat seseorang. Jika tidak menemukannya secara tertulis, catat hal itu.
  • Jumlahkan apa yang sebenarnya mereka utangi: faktur terbuka, pengiriman yang belum ditagih, pesanan penjualan yang sudah disetujui tetapi belum dikirim, dan retensi jika Anda kontraktor. Lalu bandingkan totalnya dengan limit.
  • Periksa data mereka: apakah namanya sesuai daftar perusahaan, apakah mereka punya satu data atau beberapa, dan apakah orang yang berwenang menerima faktur diketahui?
  • Daftarkan jaminan yang Anda pegang untuk setiap pelanggan, tanggal berakhir masing-masing, dan di mana aslinya berada.

Jumlah pelanggan tanpa limit tertulis, dan jumlah pelanggan yang saldo sebenarnya melampaui limit tanpa persetujuan yang dapat disebutkan siapa pun, adalah titik awal Anda untuk bagian ini. Lalu tuliskan dalam satu halaman: siapa yang menetapkan limit untuk pelanggan baru, kapan ditinjau, siapa yang menyetujui pelampauannya, dan jaminan apa yang Anda minta dari kelompok pelanggan mana. Kesenjangan antara halaman itu dan apa yang Anda temukan pada dua puluh pelanggan tersebut adalah hal yang perlu ditutup oleh sistem.

Di bagian berikutnya

Setiap pelanggan kini memiliki data yang telah diperiksa, limit yang diuji di setiap pesanan dan setiap pengiriman, serta jaminan yang dapat ditemukan dan diketahui tanggalnya oleh semua orang. Bagian berikutnya beralih ke saat penjualan menjadi sesuatu yang dapat ditagih: bukti pengiriman. Kami menjelaskan mengapa faktur sebaiknya berawal dari surat jalan yang ditandatangani pelanggan, atau tagihan termin yang disetujui insinyurnya, bukan dari pesanan penjualan, dan bagaimana bukti itu diambil dengan ponsel di depan pintu atau di lokasi proyek, sehingga setiap sengketa di kemudian hari terjawab dalam satu menit, bukan satu minggu.

Sumber