La venta a crédito se controla antes del primer envío con cuatro pasos: una ficha de cliente comprobada una sola vez, al darlo de alta, frente a dos fuentes oficiales gratuitas; un límite de crédito y unas condiciones de pago que el dueño fija para cada cliente; una comprobación que el sistema realiza en cada pedido y cada entrega frente al saldo abierto, lo que aún no se ha facturado y las facturas vencidas; y una excepción registrada como aprobación con motivo, nombre y hora, no una llamada telefónica. Después, el dueño elige la garantía adecuada para cada cliente: un anticipo, una garantía bancaria o un pagaré electrónico en la plataforma Nafith, un título valor que el artículo 9 de la Ley de Ejecución incluye entre los títulos ejecutivos.

De la cotización al primer envío a crédito

En la segunda parte el precio pasó a tener una única fuente, las cotizaciones pasaron a conservar sus versiones y cada descuento pasó a tener un aprobador que todos conocen. También escribimos allí que la cotización recoge las condiciones de pago que el dueño fija para ese cliente; esta parte trata de esas condiciones y de lo que las respalda. Vender a crédito es una financiación que usted da con su propia liquidez: entrega la mercancía o termina el trabajo hoy y espera el dinero hasta una fecha acordada. La pregunta antes del primer envío no es si confía en este cliente, porque, como vimos en la primera parte, la mayoría de los retrasos en el pago se deben a un documento que falta o a una factura que llegó a la persona equivocada. La pregunta es: ¿cuánto estamos dispuestos a tener pendiente con este cliente en un momento dado, en qué condiciones y qué nos protege si paga tarde?

La ficha del cliente: se introduce una vez y se comprueba al darla de alta

Cada pedido de venta, factura y cobro apuntará después a un cliente. Si un mismo cliente se introduce con tres nombres, su saldo se reparte entre tres fichas, nadie sabe cuánto debe realmente y su siguiente pedido supera la comprobación del límite porque cada ficha por separado está por debajo del límite. Por eso el crédito empieza por la ficha del cliente, y una buena ficha contiene cinco datos básicos:

  • El nombre tal como figura en el registro mercantil, no el nombre del proyecto ni el del comprador con el que habla el vendedor. Un nombre corto puede quedarse como campo de búsqueda, pero el nombre oficial es el que aparece en el contrato y en la factura.
  • El número nacional unificado del establecimiento. Es el identificador que nunca se repite: el sistema rechaza una segunda ficha con el mismo número y busca nombres parecidos antes de crear una, de modo que avisa al empleado de que el cliente ya existe en lugar de dejarlo a su memoria.
  • El número de IVA, si el cliente está registrado a efectos del IVA; volveremos a la factura en sí en la quinta parte.
  • La dirección registrada, más la dirección de cada obra o sucursal a la que entrega o presta servicio, si hay varias.
  • La persona autorizada para recibir y aprobar facturas: su nombre, cargo y datos de contacto, y lo que exige el departamento de cuentas del cliente antes de aceptar una factura, como un número de orden de compra o la firma del ingeniero de obra. Este dato por sí solo evita gran parte del retraso que empieza con una factura enviada al vendedor en lugar de a quien la aprueba.

Antes de que el cliente entre en su lista, bastan dos comprobaciones oficiales gratuitas, las mismas que describimos desde el lado del comprador en De la cotización a la orden de compra: proveedor verificado, precio firme:

  • La comprobación del registro del IVA en la Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas (ZATCA). Un servicio abierto a contribuyentes y al público, en el que se busca por número de IVA, número de registro mercantil o número de certificado de IVA y se ve el estado de registro del establecimiento.
  • La consulta del registro mercantil en el Ministerio de Comercio. Un servicio instantáneo y gratuito en el que se busca por nombre del establecimiento o número nacional unificado.

El objetivo no es desconfiar del cliente, sino confirmar que el nombre del registro mercantil, el nombre vinculado al número de IVA y el nombre de la orden de compra o del contrato coinciden. Si no coinciden, la pregunta se hace ahora, antes del primer envío, y no después de la primera factura vencida.

¿Y una consulta de crédito a través de SIMAH? SIMAH es una de las empresas de información crediticia, y el Reglamento de Aplicación de la Ley de Información Crediticia, publicado en el reglamento del Banco Central Saudí (SAMA), define al consumidor como una persona física o jurídica que tiene operaciones de crédito, por lo que las empresas están incluidas. Pero la consulta no está abierta a cualquier empresa que la quiera: un miembro según el reglamento es una entidad que ha firmado un contrato de intercambio de información crediticia con una empresa de información crediticia, y el artículo 40(1) exige al miembro obtener el consentimiento por escrito del consumidor antes de hacer una consulta. Por tanto, esta vía requiere ser miembro y requiere el consentimiento por escrito de su cliente antes de cualquier consulta.

Límite de crédito y condiciones de pago: el dueño los fija, el sistema los comprueba

El límite de crédito es lo máximo que está dispuesto a que un cliente le deba en un momento dado. Las condiciones de pago son el plazo que tiene para pagar cada factura y si una parte se paga por adelantado. Ambas son decisiones que el dueño, o quien él delegue, toma para cada cliente, porque reflejan la liquidez de la empresa, su historial con ese cliente, el tamaño de sus pedidos y la garantía en mano. No hay un límite válido para todas las empresas ni un plazo de pago válido para todos los sectores, y una cifra tomada de otra empresa puede frenar las ventas o no proteger nada.

El límite y las condiciones se registran en la ficha del cliente, no en la memoria de un vendedor, junto con quién los aprobó, cuándo y la fecha de su próxima revisión. Luego viene lo que la memoria no puede hacer: el sistema comprueba el límite en cada pedido, no solo al abrir la cuenta. La comprobación suma tres cifras, no una:

  • El saldo abierto: facturas emitidas y aún no pagadas.
  • Lo que aún no se ha facturado: pedidos de venta aprobados y aún no entregados, entregas que el cliente ha firmado pero que aún no se han facturado, y trabajos terminados que aún no se han incluido en una certificación de obra.
  • El propio pedido nuevo.

Si el total supera el límite, o el cliente tiene una factura vencida, el pedido se detiene en un punto conocido y el vendedor ve el motivo: qué factura está vencida y en cuánto supera el pedido el límite. La comprobación se repite en la entrega, no solo al introducir el pedido, porque un pedido de venta puede aprobarse semanas antes del envío, y en esas semanas una factura anterior puede vencer. La comprobación adopta la forma de cada sector:

  • Fábrica o distribuidor. Pedidos repetidos cada semana, así que la comprobación se hace en cada pedido y cada orden de carga, y ningún camión sale para un cliente que ha superado su límite sin que nadie lo sepa.
  • Empresa de mantenimiento, operador inmobiliario u hotel. Un contrato mensual o una cuenta corporativa en la que los servicios se acumulan antes de emitir la factura, así que la parte no facturada es la que suele faltar en el panorama.
  • Contratista. Aquí el límite se lee a nivel de contrato, no de pedido; volveremos a ello en breve.

Superar el límite: una aprobación registrada con motivo, no una llamada

Llegará el día en que necesite entregar por encima del límite: un gran cliente en su temporada alta, una obra que se para si los materiales no llegan, o una factura vencida que se retrasa porque su albarán se perdió en su lado, no en el del cliente. Controlar aquí no significa que el sistema diga siempre que no; significa que una excepción es una decisión con un responsable conocido. El vendedor solicita la excepción desde su pantalla con un motivo, y la solicitud llega al teléfono del aprobador con las cifras que necesita: el límite, el saldo abierto, lo que aún no se ha facturado, lo vencido y desde cuándo, y la garantía en mano. La aprobación queda registrada con el nombre del aprobador, la hora y su alcance: solo este pedido, o un importe adicional hasta una fecha fijada.

Es la misma lógica que la matriz de descuentos de la segunda parte: el dueño fija los niveles, nadie aprueba su propia excepción, la autoridad pertenece al cargo y no a la persona, y cada aprobador tiene un suplente designado para cuando no está. Las excepciones repetidas para un mismo cliente son una señal, no una infracción: o su límite ya no se ajusta al tamaño de la relación y debe revisarse, o su retraso en los pagos necesita una conversación antes del siguiente pedido. En cualquier caso, el dueño lo ve en un informe, no en una llamada a final de mes.

Garantías: lo que el dueño elige antes de vender a plazo

Una garantía no sustituye al límite de crédito; determina cuánto arriesga usted cuando un cliente no cumple su fecha. No todos los clientes necesitan una garantía, y no todas las garantías convienen a todos los clientes, así que es una decisión que el dueño toma por cliente o por grupo de clientes. Las opciones incluyen:

  • Anticipo. Una parte pagada antes de la entrega o antes de empezar el trabajo, que reduce el importe expuesto al retraso en el pago. Se registra como un saldo frente al pedido de venta o al contrato que las facturas van consumiendo según lo acordado, no como un importe en la cuenta bancaria que nadie puede vincular a un pedido.
  • Garantía bancaria. Emitida por el banco del cliente a su favor por un importe y un plazo determinados. Se registra en la ficha del cliente con su importe, su fecha de vencimiento y el contrato que cubre, y el sistema avisa con una antelación fijada antes de que venza, una antelación que decide el dueño, porque una garantía que venció sin que nadie se diera cuenta no es una garantía. Su redacción y sus condiciones son cuestiones para su banco y su abogado.
  • Un pagaré electrónico en la plataforma Nafith. Lo explicamos aquí porque es la opción que los empresarios menos conocen.

Nafith es una plataforma electrónica para crear pagarés, que la guía de servicios de ejecución del Ministerio de Justicia cita como ejemplo de plataforma electrónica aprobada, y da servicio a personas y establecimientos registrados en Arabia Saudí. La plataforma indica que el acreedor, es decir, usted, emite la solicitud de creación del pagaré, y el deudor la aprueba después con un código de confirmación recibido a través de Nafath, el inicio de sesión único nacional, lo que equivale a que el deudor crea el pagaré. Un pagaré no puede modificarse una vez aprobado; el acreedor puede cancelarlo y el deudor no. La plataforma también permite varios pagarés vinculados a una misma solicitud con distintas fechas de vencimiento, cada uno de los cuales puede ejecutarse por separado, lo que se ajusta a un acuerdo de pago a plazos.

¿Por qué importa esto? Porque el artículo 9 de la Ley de Ejecución establece que la ejecución forzosa solo es posible con un título ejecutivo por un derecho de importe determinado y exigible, y el punto 4 incluye los títulos valores entre los títulos ejecutivos; el pagaré es un título valor. Así, un pagaré que no se paga a su vencimiento pasa directamente a ejecución, sin demanda previa. La guía del Ministerio de Justicia explica que los títulos emitidos a través de plataformas aprobadas como Nafith se presentan en Najiz por la vía automatizada (el tribunal virtual): el solicitante introduce el número del pagaré y sus datos se cargan automáticamente. Y el artículo 46 de la ley, en su versión modificada, establece que si el deudor no paga, o no declara bienes suficientes para pagar, en un plazo de 5 días desde la notificación de la orden de ejecución, se le considera moroso, y el juez de ejecución ordena de inmediato medidas que incluyen la prohibición de viajar y la notificación del impago a una empresa de información crediticia autorizada.

Esto es lo que dicen los textos, no una recomendación de pedir un pagaré a cada cliente. Un pagaré lleva un importe fijo y una fecha determinada, mientras que el saldo abierto cambia cada semana, así que el importe del pagaré, cuándo pedirlo y qué ocurre cuando el saldo lo supera son cuestiones para su abogado, igual que cualquier decisión de escalar. Lo importante en el sistema es que cada garantía quede registrada en la ficha del cliente: su tipo, importe, fecha de vencimiento o caducidad, lo que cubre y dónde se guarda el original o su número en la plataforma, para que quien aprueba el límite vea la garantía en mano antes de decidir.

El contratista: anticipo y retención como saldos del contrato

Un contratista vende a crédito de otra manera: no entrega un envío y lo factura; ejecuta trabajos durante semanas, presenta una certificación de obra que aprueba el ingeniero o el consultor del propietario, y luego espera el pago. La mayoría de los contratos tienen dos saldos que escapan al seguimiento normal de los cobros porque ninguno aparece como factura vencida:

  • Anticipo. El contratista lo recibe del propietario del proyecto al inicio del contrato, y después se descuenta de las certificaciones según lo que establezca el contrato. Contrólelo como un saldo del contrato: cuánto se recibió, cuánto se ha descontado hasta ahora y cuánto queda. Si no, se descuenta dos veces o ninguna, y la diferencia aflora como una disputa en la liquidación final.
  • Retención. Una parte que el propietario retiene de cada certificación hasta que se cumple una condición del contrato, como la entrega o el fin del periodo de garantía por defectos. Es su dinero, pero aún no es exigible. Si no se controla como un saldo separado con su condición de liberación y su fecha prevista, o se olvida tras la entrega o aparece en el informe de antigüedad como vencida cuando no lo está.

Para un contratista, el límite de crédito se lee a nivel de contrato: trabajo terminado pero aún no certificado, certificaciones presentadas pero no aprobadas, certificaciones aprobadas pero no pagadas y retenciones aún no liberadas. La suma de estos cuatro saldos es lo que el contratista está financiando realmente al propietario en cualquier día dado. Cómo funcionan las certificaciones de obra y cómo se imputan los costes a un proyecto lo tratamos en Control de costes y certificaciones de obra; lo que añade esta parte es ver los cuatro saldos juntos antes de aceptar trabajo adicional o un contrato nuevo del mismo propietario.

La visión de Origami

Cuando construimos el flujo de crédito para una empresa, empezamos por cómo vende hoy a crédito: quién decide las condiciones de pago de un cliente nuevo, dónde se registran los límites si existen, quién aprueba cuando un gran cliente pide un envío teniendo una factura vencida, y dónde se guardan las garantías y sus fechas de vencimiento. Una excepción concedida por teléfono nos dice dónde la aprobación actual es demasiado lenta antes de decirnos dónde hay que endurecer el control.

Después lo convertimos en un flujo que el sistema hace cumplir: una ficha de cliente con un identificador que nunca se repite, límites y condiciones que el dueño ajusta sin un programador, una comprobación en cada pedido y cada entrega que suma el saldo abierto a lo que aún no se ha facturado, una excepción que llega al teléfono del aprobador y queda registrada, un registro de garantías que avisa antes del vencimiento, y saldos de anticipo y retención en cada contrato, todo conectado a su sistema contable y a la facturación electrónica. Esto forma parte de los sistemas a medida que construimos dentro de nuestros servicios.

Un ejercicio para esta semana: revise sus veinte mayores clientes a crédito

Antes de cualquier sistema, necesita una imagen de lo que realmente ocurre entre la venta a crédito y el límite que cree que existe. Un director financiero y un director comercial pueden hacerlo en una o dos sesiones:

  • Elija sus veinte mayores clientes según el saldo abierto que tienen hoy.
  • Para cada cliente, anote su límite y sus condiciones de pago tal como están escritos, no como alguien los recuerda. Si no los encuentra por escrito, anótelo.
  • Sume lo que realmente deben: facturas abiertas, entregas aún no facturadas, pedidos de venta aprobados aún no entregados y retenciones si es contratista. Después compare el total con el límite.
  • Compruebe su ficha: ¿el nombre es el del registro mercantil, tienen una ficha o varias, y se conoce a la persona autorizada para recibir facturas?
  • Enumere las garantías que tiene de cada cliente, la fecha de vencimiento de cada una y dónde está el original.

El número de clientes sin límite por escrito, y el número de aquellos cuyo saldo real supera su límite sin una aprobación que nadie pueda nombrar, son su punto de partida para esta parte. Después escriba en una página: quién fija el límite de un cliente nuevo, cuándo se revisa, quién aprueba superarlo y qué garantía pide a qué grupo de clientes. La distancia entre esa página y lo que encontró en los veinte clientes es lo que el sistema tiene que cerrar.

En la próxima parte

Cada cliente tiene ya una ficha comprobada, un límite verificado en cada pedido y cada entrega, y garantías que todos pueden localizar y fechar. La próxima parte pasa al momento en que una venta se convierte en algo que se puede facturar: la prueba de entrega. Explicamos por qué la factura debe partir de un albarán firmado por el cliente, o de una certificación aprobada por su ingeniero, y no del pedido de venta, y cómo se captura esa prueba en un teléfono en la puerta o en la obra, para que cualquier disputa posterior se resuelva en un minuto y no en una semana.

Fuentes