پہلی شپمنٹ سے پہلے ہی ادھار فروخت کو چار قدموں سے قابو میں لایا جا سکتا ہے: کسٹمر ریکارڈ، جسے شامل کرتے وقت ایک بار دو مفت سرکاری ذرائع سے جانچا جاتا ہے؛ کریڈٹ لمٹ اور ادائیگی کی شرائط، جو مالک ہر کسٹمر کے لیے طے کرتا ہے؛ ایک جانچ، جو سسٹم ہر آرڈر اور ہر ڈیلیوری پر کھلے بیلنس، ابھی تک انوائس نہ ہونے والی رقم اور واجب الادا انوائسز کے مقابلے میں کرتا ہے؛ اور لمٹ سے تجاوز، جو فون کال نہیں بلکہ وجہ، نام اور وقت کے ساتھ منظوری کے طور پر درج ہوتا ہے۔ پھر مالک ہر کسٹمر کے لیے موزوں ضمانت چنتا ہے: پیشگی ادائیگی، بینک گارنٹی، یا Nafith پلیٹ فارم پر الیکٹرانک پرامسری نوٹ، جو ایک تجارتی کاغذ ہے جسے قانونِ نفاذ کی دفعہ 9 قابلِ نفاذ دستاویزات میں شمار کرتی ہے۔

کوٹیشن سے ادھار پر پہلی شپمنٹ تک

دوسرے حصے میں قیمت کو ایک ہی ذریعہ ملا، کوٹیشنز کو محفوظ ورژن ملے، اور ہر رعایت کو ایسا منظور کنندہ ملا جسے سب جانتے ہیں۔ وہاں ہم نے یہ بھی لکھا تھا کہ کوٹیشن میں وہ ادائیگی کی شرائط درج ہوتی ہیں جو مالک اس کسٹمر کے لیے طے کرتا ہے؛ یہ حصہ انہی شرائط اور ان کے پیچھے کھڑی چیزوں کے بارے میں ہے۔ ادھار فروخت وہ مالی سہولت ہے جو آپ اپنی نقدی سے فراہم کرتے ہیں: آپ آج سامان پہنچاتے ہیں یا کام مکمل کرتے ہیں، اور طے شدہ تاریخ تک رقم کا انتظار کرتے ہیں۔ پہلی شپمنٹ سے پہلے سوال یہ نہیں کہ آپ اس کسٹمر پر بھروسا کرتے ہیں یا نہیں، کیونکہ جیسا کہ ہم نے پہلے حصے میں دیکھا، زیادہ تر تاخیر سے ادائیگیاں کسی گمشدہ دستاویز یا غلط شخص تک پہنچنے والی انوائس کی وجہ سے ہوتی ہیں۔ سوال یہ ہے: ہم کسی بھی وقت اس کسٹمر کے ذمے کتنی رقم واجب الادا رہنے دینے کو تیار ہیں، کن شرائط پر، اور اگر وہ دیر سے ادا کرے تو ہمیں کیا تحفظ دیتا ہے؟

کسٹمر ریکارڈ: ایک بار درج، شامل کرتے وقت جانچا گیا

ہر سیلز آرڈر، انوائس اور وصولی بعد میں کسی کسٹمر سے منسلک ہوگی۔ اگر ایک ہی کسٹمر تین ناموں سے درج ہو تو اس کا بیلنس تین ریکارڈز میں بٹ جاتا ہے، کسی کو معلوم نہیں ہوتا کہ وہ اصل میں کتنا مقروض ہے، اور اس کا اگلا آرڈر لمٹ کی جانچ سے گزر جاتا ہے کیونکہ ہر ریکارڈ الگ سے لمٹ سے کم ہے۔ اسی لیے کریڈٹ کسٹمر ریکارڈ سے شروع ہوتا ہے، اور ایک اچھے ریکارڈ میں پانچ بنیادی چیزیں ہوتی ہیں:

  • کمرشل رجسٹر میں درج نام، نہ کہ پروجیکٹ کا نام یا اس خریدار کا نام جس سے سیلز پرسن بات کرتا ہے۔ مختصر نام تلاش کے خانے کے طور پر رہ سکتا ہے، لیکن معاہدے اور انوائس پر سرکاری نام ہی آتا ہے۔
  • ادارے کا متحدہ قومی نمبر۔ یہ وہ شناخت کنندہ ہے جو کبھی دہرایا نہیں جاتا: سسٹم اسی نمبر سے دوسرا ریکارڈ مسترد کر دیتا ہے اور نیا بنانے سے پہلے ملتے جلتے نام تلاش کرتا ہے، تاکہ ملازم کی یادداشت پر چھوڑنے کے بجائے خود بتائے کہ کسٹمر پہلے سے موجود ہے۔
  • VAT نمبر، اگر کسٹمر VAT کے لیے رجسٹرڈ ہے؛ انوائس پر ہم پانچویں حصے میں واپس آئیں گے۔
  • رجسٹرڈ پتہ، اور اگر کئی ہوں تو ہر اس سائٹ یا برانچ کا پتہ جہاں آپ ڈیلیوری کرتے ہیں یا خدمات دیتے ہیں۔
  • انوائسز وصول اور منظور کرنے کا مجاز شخص: اس کا نام، عہدہ اور رابطے کی تفصیلات، اور کسٹمر کی اکاؤنٹس ٹیم انوائس قبول کرنے سے پہلے کیا مانگتی ہے، جیسے پرچیز آرڈر نمبر یا سائٹ انجینئر کے دستخط۔ صرف یہی ایک چیز اس تاخیر کا بڑا حصہ روک دیتی ہے جو منظور کرنے والے کے بجائے سیلز پرسن کو بھیجی گئی انوائس سے شروع ہوتی ہے۔

کسٹمر کو اپنی فہرست میں شامل کرنے سے پہلے دو مفت سرکاری جانچیں کافی ہیں، وہی دو جن کا ذکر ہم نے خریدار کی طرف سے کوٹیشن سے پرچیز آرڈر تک: تصدیق شدہ سپلائر، طے شدہ قیمت میں کیا تھا:

  • زکوٰۃ، ٹیکس اور کسٹمز اتھارٹی (ZATCA) پر VAT رجسٹریشن کی جانچ۔ ٹیکس دہندگان اور عوام کے لیے کھلی سروس، جہاں آپ VAT نمبر، کمرشل رجسٹریشن نمبر یا VAT سرٹیفکیٹ نمبر سے تلاش کرتے ہیں اور ادارے کی رجسٹریشن کی حیثیت دیکھتے ہیں۔
  • وزارتِ تجارت پر کمرشل رجسٹر کی تلاش۔ ایک فوری اور مفت سروس، جہاں آپ ادارے کے نام یا متحدہ قومی نمبر سے تلاش کرتے ہیں۔

مقصد کسٹمر پر شک کرنا نہیں؛ مقصد یہ تصدیق کرنا ہے کہ کمرشل رجسٹر کا نام، VAT نمبر سے منسلک نام اور پرچیز آرڈر یا معاہدے پر لکھا نام آپس میں ملتے ہیں۔ اگر نہیں ملتے تو سوال ابھی پوچھا جاتا ہے، پہلی شپمنٹ سے پہلے، نہ کہ پہلی واجب الادا انوائس کے بعد۔

SIMAH کے ذریعے کریڈٹ کی جانچ کا کیا؟ SIMAH کریڈٹ انفارمیشن کمپنیوں میں سے ایک ہے، اور سعودی مرکزی بینک (SAMA) کی رول بک میں شائع ہونے والے کریڈٹ انفارمیشن قانون کے نفاذی ضوابط صارف کی تعریف ایسے فطری یا قانونی شخص کے طور پر کرتے ہیں جس کے کریڈٹ لین دین ہوں، اس لیے کاروبار بھی اس میں شامل ہیں۔ لیکن یہ جانچ ہر اس کمپنی کے لیے کھلی نہیں جو اسے چاہے: ضوابط کے تحت رکن وہ ادارہ ہے جس نے کسی کریڈٹ انفارمیشن کمپنی کے ساتھ کریڈٹ معلومات کے تبادلے کا معاہدہ کیا ہو، اور دفعہ 40(1) رکن سے استفسار سے پہلے صارف کی تحریری رضامندی حاصل کرنے کا تقاضا کرتی ہے۔ لہٰذا اس راستے کے لیے رکنیت درکار ہے، اور کسی بھی استفسار سے پہلے آپ کے کسٹمر کی تحریری رضامندی درکار ہے۔

کریڈٹ لمٹ اور ادائیگی کی شرائط: مالک طے کرتا ہے، سسٹم جانچتا ہے

کریڈٹ لمٹ وہ زیادہ سے زیادہ رقم ہے جو آپ کسی بھی وقت کسی کسٹمر کے ذمے واجب الادا رہنے دینے کو تیار ہیں۔ ادائیگی کی شرائط یہ بتاتی ہیں کہ اس کے پاس ہر انوائس ادا کرنے کے لیے کتنا وقت ہے، اور کیا کچھ حصہ پیشگی ادا کیا جائے گا۔ دونوں ایسے فیصلے ہیں جو مالک، یا جسے مالک اختیار دے، ہر کسٹمر کے لیے کرتا ہے، کیونکہ یہ کمپنی کی نقدی، اس کسٹمر کے ساتھ سابقہ تجربے، اس کے آرڈرز کے حجم اور ہاتھ میں موجود ضمانت کی عکاسی کرتے ہیں۔ کوئی لمٹ ہر کمپنی کے لیے درست نہیں اور کوئی ادائیگی کی مدت ہر شعبے کے لیے درست نہیں، اور کسی دوسری کمپنی سے مستعار لی گئی رقم سیلز روک سکتی ہے یا کسی چیز کا تحفظ نہیں کرتی۔

لمٹ اور شرائط کسی سیلز پرسن کی یادداشت میں نہیں بلکہ کسٹمر ریکارڈ میں درج ہوتی ہیں، اس کے ساتھ یہ بھی کہ انہیں کس نے، کب منظور کیا اور اگلی نظرثانی کی تاریخ کیا ہے۔ پھر وہ حصہ آتا ہے جو یادداشت نہیں کر سکتی: سسٹم لمٹ کو صرف اکاؤنٹ کھولتے وقت نہیں، ہر آرڈر پر جانچتا ہے۔ جانچ ایک نہیں، تین رقمیں جمع کرتی ہے:

  • کھلا بیلنس: جاری کی گئی اور ابھی تک ادا نہ ہونے والی انوائسز۔
  • ابھی تک انوائس نہ ہونے والی رقم: منظور شدہ لیکن ابھی ڈیلیور نہ ہونے والے سیلز آرڈرز، وہ ڈیلیوریاں جن پر کسٹمر نے دستخط کر دیے لیکن ابھی انوائس نہیں ہوئیں، اور مکمل شدہ کام جو ابھی کسی پیش رفت بل میں شامل نہیں ہوا۔
  • خود نیا آرڈر۔

اگر مجموعہ لمٹ سے بڑھ جائے، یا کسٹمر کی کوئی انوائس مقررہ تاریخ سے گزر چکی ہو، تو آرڈر ایک معلوم مقام پر رک جاتا ہے اور سیلز پرسن وجہ دیکھتا ہے: کون سی انوائس واجب الادا ہے اور آرڈر لمٹ سے کتنا زیادہ ہے۔ جانچ صرف آرڈر درج کرتے وقت نہیں، ڈیلیوری پر بھی دوبارہ چلتی ہے، کیونکہ کوئی سیلز آرڈر شپنگ سے ہفتوں پہلے منظور ہو سکتا ہے، اور ان ہفتوں میں کوئی پرانی انوائس واجب الادا ہو سکتی ہے۔ جانچ ہر شعبے کے مطابق شکل اختیار کرتی ہے:

  • فیکٹری یا ڈسٹری بیوٹر۔ ہر ہفتے دہرائے جانے والے آرڈرز، اس لیے جانچ ہر آرڈر اور ہر لوڈنگ آرڈر پر چلتی ہے، اور کوئی ٹرک لمٹ سے تجاوز کر چکے کسٹمر کے لیے کسی کے علم کے بغیر روانہ نہیں ہوتا۔
  • مینٹیننس کمپنی، پراپرٹی آپریٹر یا ہوٹل۔ ماہانہ معاہدہ یا کارپوریٹ اکاؤنٹ، جہاں انوائس جاری ہونے سے پہلے خدمات جمع ہوتی رہتی ہیں، اس لیے تصویر سے عموماً انوائس نہ ہونے والا حصہ ہی غائب رہتا ہے۔
  • ٹھیکیدار۔ یہاں لمٹ آرڈر کی سطح پر نہیں بلکہ معاہدے کی سطح پر پڑھی جاتی ہے؛ اس پر ہم تھوڑی دیر میں واپس آئیں گے۔

لمٹ سے تجاوز: وجہ کے ساتھ درج منظوری، فون کال نہیں

ایک دن ایسا آئے گا جب آپ کو لمٹ سے زیادہ ڈیلیوری کرنی ہوگی: اپنے مصروف سیزن میں کوئی بڑا کسٹمر، ایسی سائٹ جو سامان نہ پہنچنے پر رک جائے گی، یا کوئی واجب الادا انوائس جو اس لیے تاخیر کا شکار ہے کہ اس کا ڈیلیوری نوٹ کسٹمر کی طرف نہیں بلکہ آپ کی طرف گم ہوا۔ یہاں کنٹرول کا مطلب یہ نہیں کہ سسٹم ہمیشہ انکار کرے؛ اس کا مطلب یہ ہے کہ استثنا ایک ایسا فیصلہ ہے جس کا ذمہ دار معلوم ہو۔ سیلز پرسن اپنی اسکرین سے وجہ کے ساتھ استثنا کی درخواست کرتا ہے، اور درخواست منظور کنندہ کے فون پر ان اعداد و شمار کے ساتھ پہنچتی ہے جن کی اسے ضرورت ہے: لمٹ، کھلا بیلنس، ابھی تک انوائس نہ ہونے والی رقم، واجب الادا رقم اور کب سے، اور ہاتھ میں موجود ضمانت۔ منظوری منظور کنندہ کے نام، وقت اور اس کے دائرے کے ساتھ درج ہوتی ہے: صرف یہی آرڈر، یا ایک مقررہ تاریخ تک اضافی رقم۔

یہ وہی منطق ہے جو دوسرے حصے کے ڈسکاؤنٹ میٹرکس میں تھی: مالک درجے طے کرتا ہے، کوئی اپنا استثنا خود منظور نہیں کرتا، اختیار شخص کا نہیں بلکہ عہدے کا ہوتا ہے، اور ہر منظور کنندہ کا اس کی غیر موجودگی کے لیے ایک نامزد متبادل ہوتا ہے۔ ایک ہی کسٹمر کے لیے بار بار استثنا خلاف ورزی نہیں بلکہ اشارہ ہے: یا تو اس کی لمٹ اب تعلق کے حجم کے مطابق نہیں رہی اور اس پر نظرثانی ہونی چاہیے، یا اس کی تاخیر سے ادائیگی پر اگلے آرڈر سے پہلے بات کرنی چاہیے۔ دونوں صورتوں میں مالک اسے مہینے کے آخر میں فون کال میں نہیں، رپورٹ میں دیکھتا ہے۔

ضمانتیں: ادھار پر فروخت سے پہلے مالک کیا چنتا ہے

ضمانت کریڈٹ لمٹ کی جگہ نہیں لیتی؛ یہ طے کرتی ہے کہ جب کسٹمر اپنی تاریخ چوک جائے تو آپ کتنا خطرہ مول لے رہے ہیں۔ ہر کسٹمر کو ضمانت کی ضرورت نہیں ہوتی، اور ہر ضمانت ہر کسٹمر کے لیے موزوں نہیں ہوتی، اس لیے یہ فیصلہ مالک ہر کسٹمر یا کسٹمر گروپ کے لحاظ سے کرتا ہے۔ اختیارات میں شامل ہیں:

  • پیشگی ادائیگی۔ ڈیلیوری یا کام شروع ہونے سے پہلے ادا کیا جانے والا حصہ، جو تاخیر سے ادائیگی کے خطرے والی رقم کو کم کرتا ہے۔ اسے سیلز آرڈر یا معاہدے کے مقابل ایک بیلنس کے طور پر درج کیا جاتا ہے جسے انوائسز طے شدہ طریقے سے کم کرتی جاتی ہیں، نہ کہ بینک اکاؤنٹ کی ایسی رقم کے طور پر جسے کوئی کسی آرڈر سے نہ جوڑ سکے۔
  • بینک گارنٹی۔ کسٹمر کا بینک اسے آپ کے حق میں مقررہ رقم اور مدت کے لیے جاری کرتا ہے۔ اسے کسٹمر ریکارڈ میں اس کی رقم، میعاد ختم ہونے کی تاریخ اور جس معاہدے کا یہ احاطہ کرتی ہے اس کے ساتھ درج کیا جاتا ہے، اور سسٹم میعاد ختم ہونے سے ایک مقررہ وقت پہلے خبردار کرتا ہے، جو وقت مالک طے کرتا ہے، کیونکہ جو گارنٹی کسی کے دھیان کے بغیر ختم ہو گئی وہ گارنٹی نہیں۔ اس کے الفاظ اور شرائط آپ کے بینک اور وکیل سے پوچھنے کے سوالات ہیں۔
  • Nafith پلیٹ فارم پر الیکٹرانک پرامسری نوٹ۔ ہم اسے یہاں سمجھا رہے ہیں کیونکہ کاروباری مالکان اس اختیار کو سب سے کم جانتے ہیں۔

Nafith پرامسری نوٹ بنانے کا ایک الیکٹرانک پلیٹ فارم ہے، جسے وزارتِ انصاف کی نفاذی خدمات کی گائیڈ منظور شدہ الیکٹرانک پلیٹ فارم کی مثال کے طور پر بیان کرتی ہے، اور یہ سعودی عرب میں رجسٹرڈ افراد اور اداروں کو خدمات فراہم کرتا ہے۔ پلیٹ فارم کے مطابق نوٹ بنانے کی درخواست قرض خواہ، یعنی آپ، جاری کرتے ہیں، اور پھر مقروض اسے قومی سنگل سائن آن Nafath کے ذریعے موصول ہونے والے تصدیقی کوڈ سے منظور کرتا ہے، جسے مقروض کی جانب سے نوٹ بنانا شمار کیا جاتا ہے۔ منظوری کے بعد نوٹ میں ترمیم نہیں ہو سکتی؛ قرض خواہ اسے منسوخ کر سکتا ہے، مقروض نہیں۔ پلیٹ فارم ایک ہی درخواست سے منسلک مختلف مقررہ تاریخوں والے متعدد نوٹوں کی بھی اجازت دیتا ہے، جن میں سے ہر ایک کو الگ سے نفاذ میں لایا جا سکتا ہے، جو قسطوں میں ادائیگی کے معاہدے کے لیے موزوں ہے۔

یہ کیوں اہم ہے؟ کیونکہ قانونِ نفاذ کی دفعہ 9 کہتی ہے کہ جبری نفاذ صرف کسی متعین رقم کے واجب الادا حق کے لیے قابلِ نفاذ دستاویز کے ذریعے ہی ممکن ہے، اور شق 4 تجارتی کاغذات کو قابلِ نفاذ دستاویزات میں شمار کرتی ہے؛ پرامسری نوٹ ایک تجارتی کاغذ ہے۔ اس لیے جو نوٹ اپنی تاریخ پر ادا نہ ہو وہ پہلے مقدمے کے بغیر سیدھا نفاذ میں جاتا ہے۔ وزارتِ انصاف کی گائیڈ وضاحت کرتی ہے کہ Nafith جیسے منظور شدہ پلیٹ فارمز کے ذریعے جاری ہونے والی دستاویزات Najiz پر خودکار راستے (ورچوئل عدالت) سے دائر کی جاتی ہیں: درخواست دہندہ نوٹ کا نمبر درج کرتا ہے اور اس کی تفصیلات خود بخود لوڈ ہو جاتی ہیں۔ اور ترمیم شدہ قانون کی دفعہ 46 کہتی ہے کہ اگر مقروض نفاذی حکم کی اطلاع ملنے کے 5 دن کے اندر ادائیگی نہ کرے، یا ادائیگی کے لیے کافی اثاثے ظاہر نہ کرے، تو اسے نادہندہ سمجھا جاتا ہے، اور نفاذی جج فوری طور پر ایسے اقدامات کا حکم دیتا ہے جن میں سفری پابندی اور کسی لائسنس یافتہ کریڈٹ انفارمیشن کمپنی کو عدم ادائیگی کی اطلاع دینا شامل ہے۔

یہ وہ ہے جو قانونی متن کہتے ہیں، ہر کسٹمر سے نوٹ مانگنے کی سفارش نہیں۔ نوٹ میں ایک مقررہ رقم اور طے شدہ تاریخ ہوتی ہے، جبکہ کھلا بیلنس ہر ہفتے بدلتا ہے، اس لیے نوٹ کی رقم، اسے کب طلب کیا جائے، اور بیلنس اس سے بڑھ جائے تو کیا ہوگا، یہ آپ کے وکیل سے پوچھنے کے سوالات ہیں، بالکل اسی طرح جیسے آگے کارروائی کا کوئی بھی فیصلہ۔ سسٹم میں اہم یہ ہے کہ ہر ضمانت کسٹمر ریکارڈ میں درج ہو: اس کی قسم، رقم، مقررہ یا میعاد ختم ہونے کی تاریخ، یہ کس چیز کا احاطہ کرتی ہے، اور اصل دستاویز یا اس کا پلیٹ فارم نمبر کہاں رکھا ہے، تاکہ جو لمٹ منظور کرتا ہے وہ فیصلے سے پہلے ہاتھ میں موجود ضمانت دیکھ سکے۔

ٹھیکیدار: معاہدے پر بیلنس کے طور پر ایڈوانس اور ریٹینشن

ٹھیکیدار ادھار پر مختلف طریقے سے فروخت کرتا ہے: وہ شپمنٹ پہنچا کر اس کی انوائس نہیں بناتا؛ وہ ہفتوں تک کام کرتا ہے، ایک پیش رفت بل جمع کراتا ہے جسے مالک کا انجینئر یا کنسلٹنٹ منظور کرتا ہے، اور پھر ادائیگی کا انتظار کرتا ہے۔ زیادہ تر معاہدوں میں دو بیلنس ہوتے ہیں جو معمول کی وصولی کی نگرانی سے چھوٹ جاتے ہیں کیونکہ دونوں میں سے کوئی بھی واجب الادا انوائس کے طور پر ظاہر نہیں ہوتا:

  • ایڈوانس۔ ٹھیکیدار اسے معاہدے کے آغاز میں پروجیکٹ کے مالک سے وصول کرتا ہے، اور پھر یہ معاہدے کے مطابق پیش رفت بلوں سے منہا کیا جاتا ہے۔ اسے معاہدے پر ایک بیلنس کے طور پر ٹریک کریں: کتنا وصول ہوا، اب تک کتنا منہا ہوا اور کتنا باقی ہے۔ ورنہ یہ دو بار منہا ہوتا ہے یا بالکل نہیں ہوتا، اور فرق حتمی حساب کے وقت تنازع بن کر سامنے آتا ہے۔
  • ریٹینشن۔ وہ حصہ جو مالک ہر پیش رفت بل سے اس وقت تک روک کر رکھتا ہے جب تک معاہدے کی کوئی شرط پوری نہ ہو، جیسے حوالگی یا نقائص کی مدت کا اختتام۔ یہ آپ کی رقم ہے، لیکن ابھی واجب الادا نہیں۔ اگر اسے اس کی واگزاری کی شرط اور متوقع تاریخ کے ساتھ الگ بیلنس کے طور پر ٹریک نہ کیا جائے تو یا تو حوالگی کے بعد بھلا دی جاتی ہے یا ایجنگ رپورٹ میں واجب الادا دکھائی دیتی ہے جبکہ ایسا نہیں ہوتا۔

ٹھیکیدار کے لیے کریڈٹ لمٹ معاہدے کی سطح پر پڑھی جاتی ہے: مکمل شدہ لیکن ابھی بل نہ کیا گیا کام، جمع کرائے گئے لیکن منظور نہ ہونے والے پیش رفت بل، منظور شدہ لیکن ادا نہ ہونے والے پیش رفت بل، اور ابھی واگزار نہ ہونے والی ریٹینشن۔ ان چار بیلنسز کا مجموعہ ہی وہ رقم ہے جو ٹھیکیدار کسی بھی دن درحقیقت مالک کے لیے فنانس کر رہا ہوتا ہے۔ پیش رفت بل کیسے کام کرتے ہیں اور لاگت کسی پروجیکٹ پر کیسے ڈالی جاتی ہے، یہ ہم نے لاگت پر کنٹرول اور پیش رفت بل میں بیان کیا تھا؛ یہ حصہ اس میں یہ اضافہ کرتا ہے کہ اسی مالک سے اضافی کام یا نیا معاہدہ قبول کرنے سے پہلے چاروں بیلنس ایک ساتھ دیکھیں۔

Origami کا نقطۂ نظر

جب ہم کسی کمپنی کے لیے کریڈٹ ورک فلو بناتے ہیں تو ہم اس بات سے شروع کرتے ہیں کہ وہ آج ادھار پر کیسے فروخت کرتی ہے: نئے کسٹمر کی ادائیگی کی شرائط کون طے کرتا ہے، لمٹس اگر ہیں تو کہاں درج ہیں، جب کوئی بڑا کسٹمر واجب الادا انوائس کے ہوتے ہوئے شپمنٹ مانگے تو کون منظوری دیتا ہے، اور ضمانتیں اور ان کی میعاد ختم ہونے کی تاریخیں کہاں رکھی جاتی ہیں۔ فون پر دیا گیا کوئی استثنا ہمیں یہ بتانے سے پہلے کہ کنٹرول کہاں سخت کرنا ہے، یہ بتاتا ہے کہ موجودہ منظوری کہاں بہت سست ہے۔

پھر ہم اسے ایسے ورک فلو میں بدلتے ہیں جسے سسٹم نافذ کرتا ہے: ایسے شناخت کنندہ والا کسٹمر ریکارڈ جو کبھی دہرایا نہیں جاتا، لمٹس اور شرائط جنہیں مالک کسی پروگرامر کے بغیر بدل سکتا ہے، ہر آرڈر اور ہر ڈیلیوری پر جانچ جو کھلے بیلنس کو ابھی تک انوائس نہ ہونے والی رقم میں جمع کرتی ہے، استثنا جو منظور کنندہ کے فون تک پہنچتا ہے اور درج ہوتا ہے، ضمانتوں کا رجسٹر جو میعاد ختم ہونے سے پہلے خبردار کرتا ہے، اور ہر معاہدے پر ایڈوانس اور ریٹینشن کے بیلنس، یہ سب آپ کے اکاؤنٹنگ سسٹم اور ای انوائسنگ سے منسلک۔ یہ ان کسٹم سسٹمز کا حصہ ہے جو ہم ہماری خدمات کے تحت بناتے ہیں۔

اس ہفتے کی مشق: اپنے بیس سب سے بڑے ادھار کسٹمرز کا جائزہ لیں

کسی بھی سسٹم سے پہلے آپ کو یہ تصویر درکار ہے کہ ادھار فروخت اور اس لمٹ کے درمیان اصل میں کیا ہوتا ہے جسے آپ موجود سمجھتے ہیں۔ ایک فنانس مینیجر اور ایک سیلز مینیجر یہ کام ایک یا دو نشستوں میں کر سکتے ہیں:

  • اپنے بیس سب سے بڑے کسٹمرز چنیں، آج ان پر کھلے بیلنس کی بنیاد پر۔
  • ہر کسٹمر کے لیے اس کی لمٹ اور ادائیگی کی شرائط لکھیں، جیسی وہ تحریری طور پر ہیں، نہ کہ جیسی کسی کو یاد ہیں۔ اگر تحریری طور پر نہ ملیں تو یہ نوٹ کریں۔
  • جمع کریں کہ وہ اصل میں کتنے مقروض ہیں: کھلی انوائسز، ابھی تک انوائس نہ ہونے والی ڈیلیوریاں، منظور شدہ لیکن ابھی ڈیلیور نہ ہونے والے سیلز آرڈرز، اور اگر آپ ٹھیکیدار ہیں تو ریٹینشن۔ پھر مجموعے کا لمٹ سے موازنہ کریں۔
  • ان کا ریکارڈ جانچیں: کیا نام کمرشل رجسٹر کے مطابق ہے، کیا ان کا ایک ریکارڈ ہے یا کئی، اور کیا انوائسز وصول کرنے کا مجاز شخص معلوم ہے؟
  • اپنے پاس موجود ضمانتوں کی فہرست بنائیں، ہر کسٹمر کے لیے، ہر ایک کی میعاد ختم ہونے کی تاریخ اور اصل دستاویز کہاں ہے، اس کے ساتھ۔

بغیر تحریری لمٹ والے کسٹمرز کی تعداد، اور ان کسٹمرز کی تعداد جن کا اصل بیلنس ایسی کسی منظوری کے بغیر ان کی لمٹ سے زیادہ ہے جس کا کوئی نام لے سکے، اس حصے کے لیے آپ کی بنیاد ہے۔ پھر ایک صفحے پر لکھیں: نئے کسٹمر کی لمٹ کون طے کرتا ہے، اس پر نظرثانی کب ہوتی ہے، اس سے تجاوز کی منظوری کون دیتا ہے، اور کس کسٹمر گروپ سے کون سی ضمانت مانگی جاتی ہے۔ اس صفحے اور بیس کسٹمرز میں آپ کو جو ملا، اس کے درمیان کا فرق ہی وہ ہے جسے سسٹم کو پُر کرنا ہے۔

اگلے حصے میں

اب ہر کسٹمر کے پاس ایک جانچا ہوا ریکارڈ ہے، ہر آرڈر اور ہر ڈیلیوری پر پرکھی جانے والی لمٹ ہے، اور ایسی ضمانتیں ہیں جنہیں ہر کوئی ڈھونڈ سکتا ہے اور جن کی تاریخ معلوم ہے۔ اگلا حصہ اس لمحے کی طرف جاتا ہے جب فروخت ایسی چیز بن جاتی ہے جس کی آپ انوائس بنا سکتے ہیں: ڈیلیوری کا ثبوت۔ ہم وضاحت کریں گے کہ انوائس سیلز آرڈر سے نہیں بلکہ کسٹمر کے دستخط شدہ ڈیلیوری نوٹ یا اس کے انجینئر کے منظور شدہ پیش رفت بل سے کیوں شروع ہونی چاہیے، اور یہ ثبوت دروازے پر یا سائٹ پر فون سے کیسے حاصل کیا جاتا ہے، تاکہ بعد کا کوئی بھی تنازع ایک ہفتے میں نہیں بلکہ ایک منٹ میں حل ہو جائے۔

ذرائع