Anda boleh mengawal jualan secara kredit sebelum penghantaran pertama dengan empat langkah: rekod pelanggan yang disemak sekali, semasa pelanggan ditambah, berbanding dua sumber rasmi percuma; had kredit dan terma pembayaran yang ditetapkan oleh pemilik bagi setiap pelanggan; semakan yang dijalankan oleh sistem pada setiap pesanan dan setiap penghantaran berbanding baki terbuka, apa yang belum diinvois dan invois tertunggak; dan lebihan had yang direkodkan sebagai kelulusan dengan sebab, nama dan masa, bukan panggilan telefon. Kemudian pemilik memilih jaminan yang sesuai bagi setiap pelanggan: bayaran pendahuluan, jaminan bank, atau nota janji hutang elektronik di platform Nafith, iaitu kertas perdagangan yang disenaraikan oleh Perkara 9 Undang-undang Penguatkuasaan sebagai suratcara boleh laksana.

Daripada sebut harga kepada penghantaran kredit pertama

Dalam bahagian kedua, harga mendapat satu sumber, sebut harga mendapat versi yang disimpan, dan setiap diskaun mendapat pelulus yang diketahui semua orang. Di situ kami juga menulis bahawa sebut harga membawa terma pembayaran yang ditetapkan oleh pemilik bagi pelanggan ini; bahagian ini membincangkan terma tersebut dan apa yang menyokongnya. Jualan secara kredit ialah pembiayaan yang anda berikan daripada tunai anda sendiri: anda menghantar barang atau menyiapkan kerja hari ini, dan menunggu wang sehingga tarikh yang dipersetujui. Soalan sebelum penghantaran pertama bukanlah sama ada anda mempercayai pelanggan ini, kerana seperti yang kita lihat dalam bahagian pertama, kebanyakan bayaran lewat berpunca daripada dokumen yang tiada atau invois yang sampai kepada orang yang salah. Soalannya ialah: berapa banyak yang kita sanggup biarkan tertunggak dengan pelanggan ini pada bila-bila masa, atas terma apa, dan apa yang melindungi kita jika dia membayar lewat?

Rekod pelanggan: dimasukkan sekali dan disemak semasa ditambah

Setiap pesanan jualan, invois dan kutipan kemudiannya akan merujuk kepada seorang pelanggan. Jika seorang pelanggan dimasukkan dengan tiga nama, bakinya terpecah kepada tiga rekod, tiada siapa tahu berapa sebenarnya hutangnya, dan pesanan seterusnya lulus semakan had kerana setiap rekod secara berasingan berada di bawah had. Sebab itulah kredit bermula dengan rekod pelanggan, dan rekod yang baik mengandungi lima maklumat asas:

  • Nama seperti yang tertera dalam daftar perdagangan, bukan nama projek atau nama pembeli yang bercakap dengan jurujual. Nama ringkas boleh kekal sebagai medan carian, tetapi nama rasmi ialah nama yang tertera pada kontrak dan invois.
  • Nombor kebangsaan bersatu pertubuhan. Inilah pengecam yang tidak pernah berulang: sistem menolak rekod kedua dengan nombor yang sama dan mencari nama yang serupa sebelum mencipta rekod baharu, jadi sistem memberitahu pekerja bahawa pelanggan itu sudah wujud dan tidak bergantung pada ingatannya.
  • Nombor VAT, jika pelanggan berdaftar untuk VAT; kita akan kembali kepada invois itu sendiri dalam bahagian kelima.
  • Alamat seperti yang didaftarkan, ditambah alamat setiap tapak atau cawangan yang anda hantar barang atau beri perkhidmatan, jika terdapat beberapa.
  • Orang yang diberi kuasa untuk menerima dan meluluskan invois: nama, jawatan dan butiran hubungannya, serta apa yang dikehendaki oleh pasukan akaun pelanggan sebelum menerima invois, seperti nombor pesanan belian atau tandatangan jurutera tapak. Maklumat ini sahaja menghalang banyak kelewatan yang bermula dengan invois yang dihantar kepada jurujual dan bukan kepada orang yang meluluskannya.

Sebelum pelanggan masuk ke dalam senarai anda, dua semakan rasmi percuma sudah memadai, dua semakan yang sama yang kami huraikan dari sudut pembeli dalam Daripada Sebut Harga kepada Pesanan Belian: Pembekal Disahkan, Harga Tetap:

  • Semakan pendaftaran VAT di Pihak Berkuasa Zakat, Cukai dan Kastam (ZATCA). Perkhidmatan yang terbuka kepada pembayar cukai dan orang awam, di mana anda mencari mengikut nombor VAT, nombor pendaftaran perdagangan atau nombor sijil VAT dan melihat status pendaftaran pertubuhan.
  • Carian daftar perdagangan di Kementerian Perdagangan. Perkhidmatan segera dan percuma di mana anda mencari mengikut nama pertubuhan atau nombor kebangsaan bersatu.

Tujuannya bukan untuk meragui pelanggan; ia untuk mengesahkan bahawa nama dalam daftar perdagangan, nama yang dikaitkan dengan nombor VAT dan nama pada pesanan belian atau kontrak semuanya sepadan. Jika tidak, soalan itu ditanya sekarang, sebelum penghantaran pertama, dan bukan selepas invois pertama tertunggak.

Bagaimana pula dengan semakan kredit melalui SIMAH? SIMAH ialah salah satu syarikat maklumat kredit, dan Peraturan Pelaksanaan Undang-undang Maklumat Kredit, yang diterbitkan dalam buku peraturan Bank Pusat Saudi (SAMA), mentakrifkan pengguna sebagai orang sebenar atau orang di sisi undang-undang yang mempunyai transaksi kredit, jadi perniagaan termasuk di dalamnya. Tetapi semakan ini tidak terbuka kepada mana-mana syarikat yang mahukannya: ahli di bawah peraturan tersebut ialah entiti yang telah menandatangani kontrak pertukaran maklumat kredit dengan syarikat maklumat kredit, dan Perkara 40(1) mewajibkan ahli mendapatkan persetujuan bertulis pengguna sebelum membuat pertanyaan. Jadi laluan ini memerlukan keahlian, dan memerlukan persetujuan bertulis pelanggan anda sebelum sebarang pertanyaan.

Had kredit dan terma pembayaran: pemilik menetapkan, sistem menyemak

Had kredit ialah jumlah tertinggi yang anda sanggup biarkan terhutang oleh seorang pelanggan pada bila-bila masa. Terma pembayaran ialah tempoh yang dia ada untuk membayar setiap invois, dan sama ada sebahagiannya dibayar terlebih dahulu. Kedua-duanya ialah keputusan yang dibuat oleh pemilik, atau seseorang yang diberi kuasa oleh pemilik, bagi setiap pelanggan, kerana ia mencerminkan tunai syarikat, sejarah urusan dengan pelanggan itu, saiz pesanannya dan jaminan yang ada di tangan. Tiada had yang sesuai untuk setiap syarikat dan tiada tempoh pembayaran yang sesuai untuk setiap sektor, dan angka yang dipinjam daripada syarikat lain mungkin membantutkan jualan atau tidak melindungi apa-apa.

Had dan terma direkodkan dalam rekod pelanggan, bukan dalam ingatan jurujual, bersama siapa yang meluluskannya, bila, dan tarikh kajian semula seterusnya. Kemudian datang bahagian yang tidak dapat dilakukan oleh ingatan: sistem menyemak had pada setiap pesanan, bukan hanya semasa akaun dibuka. Semakan ini menjumlahkan tiga angka, bukan satu:

  • Baki terbuka: invois yang telah dikeluarkan dan belum dibayar.
  • Apa yang belum diinvois: pesanan jualan yang diluluskan tetapi belum dihantar, penghantaran yang telah ditandatangani pelanggan tetapi belum diinvois, dan kerja siap yang belum dimasukkan dalam tuntutan bayaran kemajuan.
  • Pesanan baharu itu sendiri.

Jika jumlahnya melebihi had, atau pelanggan mempunyai invois yang telah melepasi tarikh akhir, pesanan berhenti pada titik yang diketahui dan jurujual melihat sebabnya: invois mana yang tertunggak dan berapa banyak pesanan itu melebihi had. Semakan dijalankan semula semasa penghantaran, bukan hanya semasa pesanan dimasukkan, kerana pesanan jualan mungkin diluluskan beberapa minggu sebelum penghantaran, dan dalam minggu-minggu itu invois terdahulu boleh menjadi tertunggak. Semakan ini mengambil bentuk setiap sektor:

  • Kilang atau pengedar. Pesanan berulang setiap minggu, jadi semakan dijalankan pada setiap pesanan dan setiap arahan muatan, dan tiada lori keluar kepada pelanggan yang melebihi hadnya tanpa diketahui sesiapa.
  • Syarikat penyelenggaraan, pengendali hartanah atau hotel. Kontrak bulanan atau akaun korporat di mana perkhidmatan terkumpul sebelum invois dikeluarkan, jadi bahagian yang belum diinvois itulah yang biasanya hilang daripada gambaran.
  • Kontraktor. Di sini had dibaca pada peringkat kontrak, bukan pesanan; kita akan kembali kepadanya sebentar lagi.

Melebihi had: kelulusan yang direkodkan dengan sebab, bukan panggilan telefon

Akan tiba harinya anda perlu menghantar melebihi had: pelanggan besar dalam musim sibuknya, tapak yang terhenti jika bahan tidak sampai, atau invois tertunggak yang lewat kerana nota penghantarannya hilang di pihak anda, bukan di pihak mereka. Kawalan di sini tidak bermakna sistem sentiasa berkata tidak; ia bermakna pengecualian ialah keputusan dengan pemilik yang diketahui. Jurujual memohon pengecualian dari skrinnya dengan sebab, dan permohonan itu sampai ke telefon pelulus dengan angka yang diperlukannya: had, baki terbuka, apa yang belum diinvois, apa yang tertunggak dan sejak bila, serta jaminan yang ada di tangan. Kelulusan direkodkan dengan nama pelulus, masa dan skopnya: pesanan ini sahaja, atau amaun tambahan sehingga tarikh yang ditetapkan.

Ia logik yang sama dengan matriks diskaun dalam bahagian kedua: pemilik menetapkan peringkat, tiada siapa meluluskan pengecualiannya sendiri, kuasa milik jawatan dan bukan individu, dan setiap pelulus mempunyai wakil yang dinamakan apabila dia tiada. Pengecualian berulang bagi pelanggan yang sama ialah isyarat, bukan pelanggaran: sama ada hadnya tidak lagi sesuai dengan saiz hubungan dan perlu dikaji semula, atau bayaran lewatnya perlu dibincangkan sebelum pesanan seterusnya. Walau apa pun, pemilik melihatnya dalam laporan, bukan dalam panggilan telefon pada hujung bulan.

Jaminan: apa yang dipilih pemilik sebelum menjual secara kredit

Jaminan tidak menggantikan had kredit; ia menentukan berapa banyak yang anda pertaruhkan apabila pelanggan terlepas tarikhnya. Bukan setiap pelanggan memerlukan jaminan, dan bukan setiap jaminan sesuai untuk setiap pelanggan, jadi ini ialah keputusan yang dibuat oleh pemilik mengikut pelanggan atau kumpulan pelanggan. Pilihannya termasuk:

  • Bayaran pendahuluan. Sebahagian yang dibayar sebelum penghantaran atau sebelum kerja bermula, yang mengurangkan amaun yang terdedah kepada bayaran lewat. Ia direkodkan sebagai baki berbanding pesanan jualan atau kontrak yang ditolak oleh invois seperti yang dipersetujui, bukan sebagai amaun dalam akaun bank yang tidak dapat dikaitkan oleh sesiapa dengan sebarang pesanan.
  • Jaminan bank. Dikeluarkan oleh bank pelanggan bagi pihak anda untuk amaun dan tempoh yang ditetapkan. Ia direkodkan dalam rekod pelanggan dengan amaun, tarikh luput dan kontrak yang dilindunginya, dan sistem memberi amaran dalam tempoh tertentu sebelum ia luput, tempoh yang ditentukan oleh pemilik, kerana jaminan yang luput tanpa disedari sesiapa bukanlah jaminan. Kata-kata dan termanya ialah soalan untuk bank dan peguam anda.
  • Nota janji hutang elektronik di platform Nafith. Kami menerangkannya di sini kerana inilah pilihan yang paling kurang diketahui oleh pemilik perniagaan.

Nafith ialah platform elektronik untuk mencipta nota janji hutang, yang dinamakan oleh panduan perkhidmatan penguatkuasaan Kementerian Kehakiman sebagai contoh platform elektronik yang diluluskan, dan ia memberi perkhidmatan kepada individu dan pertubuhan yang berdaftar di Arab Saudi. Platform itu menyatakan bahawa pemiutang, iaitu anda, mengeluarkan permohonan untuk mencipta nota, dan penghutang kemudian meluluskannya dengan kod pengesahan yang diterima melalui Nafath, log masuk tunggal kebangsaan, yang dikira sebagai penghutang mencipta nota tersebut. Nota tidak boleh dipinda setelah diluluskan; pemiutang boleh membatalkannya dan penghutang tidak boleh. Platform ini juga membenarkan beberapa nota yang dikaitkan dengan satu permohonan dengan tarikh matang yang berbeza, setiap satunya boleh dikuatkuasakan secara berasingan, yang sesuai dengan perjanjian bayaran secara ansuran.

Mengapa ini penting? Kerana Perkara 9 Undang-undang Penguatkuasaan menyatakan bahawa penguatkuasaan paksa hanya boleh dilakukan dengan suratcara boleh laksana bagi hak yang amaunnya tetap dan telah kena dibayar, dan butiran 4 menyenaraikan kertas perdagangan sebagai suratcara boleh laksana; nota janji hutang ialah kertas perdagangan. Jadi nota yang tidak dibayar pada tarikhnya terus ke penguatkuasaan, tanpa tindakan mahkamah terlebih dahulu. Panduan Kementerian Kehakiman menerangkan bahawa suratcara yang dikeluarkan melalui platform yang diluluskan seperti Nafith difailkan di Najiz melalui laluan automatik (mahkamah maya): pemohon memasukkan nombor nota dan butirannya dimuatkan secara automatik. Dan Perkara 46 undang-undang itu, seperti yang dipinda, menyatakan bahawa jika penghutang tidak membayar, atau tidak mendedahkan aset yang mencukupi untuk membayar, dalam tempoh 5 hari selepas dimaklumkan tentang perintah penguatkuasaan, penghutang dianggap ingkar, dan hakim penguatkuasaan dengan serta-merta memerintahkan langkah yang termasuk larangan perjalanan dan memaklumkan syarikat maklumat kredit berlesen tentang ketidakbayaran itu.

Inilah yang dinyatakan oleh teks undang-undang, bukan cadangan untuk meminta nota daripada setiap pelanggan. Nota membawa amaun tetap dan tarikh yang ditetapkan, sedangkan baki terbuka berubah setiap minggu, jadi amaun nota, bila memintanya, dan apa yang berlaku apabila baki melebihinya ialah soalan untuk peguam anda, begitu juga sebarang keputusan untuk mengambil tindakan lanjut. Yang penting dalam sistem ialah setiap jaminan direkodkan dalam rekod pelanggan: jenisnya, amaun, tarikh matang atau luput, apa yang dilindunginya, dan di mana dokumen asal atau nombor platformnya disimpan, supaya sesiapa yang meluluskan had dapat melihat jaminan yang ada di tangan sebelum membuat keputusan.

Kontraktor: wang pendahuluan dan wang tahanan sebagai baki pada kontrak

Kontraktor menjual secara kredit dengan cara yang berbeza: mereka tidak menghantar barang lalu menginvoisnya; mereka menjalankan kerja selama berminggu-minggu, mengemukakan tuntutan bayaran kemajuan yang diluluskan oleh jurutera atau perunding pemilik projek, dan kemudian menunggu bayaran. Kebanyakan kontrak mempunyai dua baki yang terlepas daripada penjejakan kutipan biasa kerana kedua-duanya tidak muncul sebagai invois tertunggak:

  • Wang pendahuluan. Kontraktor menerimanya daripada pemilik projek pada permulaan kontrak, dan ia kemudian ditolak daripada tuntutan bayaran kemajuan seperti yang ditetapkan dalam kontrak. Jejaki ia sebagai baki pada kontrak: berapa yang diterima, berapa yang telah ditolak setakat ini, dan berapa yang tinggal. Jika tidak, ia ditolak dua kali atau tidak langsung, dan perbezaannya timbul sebagai pertikaian semasa akaun muktamad.
  • Wang tahanan. Sebahagian yang ditahan oleh pemilik projek daripada setiap tuntutan bayaran kemajuan sehingga syarat dalam kontrak dipenuhi, seperti penyerahan atau tamatnya tempoh liabiliti kecacatan. Ini wang anda, tetapi belum kena dibayar. Jika ia tidak dijejaki sebagai baki berasingan dengan syarat pelepasan dan tarikh jangkaannya, ia sama ada dilupakan selepas penyerahan atau muncul dalam laporan penuaan sebagai tertunggak sedangkan tidak.

Bagi kontraktor, had kredit dibaca pada peringkat kontrak: kerja siap yang belum dituntut, tuntutan yang dikemukakan tetapi belum diluluskan, tuntutan yang diluluskan tetapi belum dibayar, dan wang tahanan yang belum dilepaskan. Jumlah keempat-empat baki ini ialah apa yang sebenarnya dibiayai oleh kontraktor bagi pihak pemilik projek pada mana-mana hari. Cara tuntutan bayaran kemajuan berfungsi dan cara kos dicaj kepada projek telah kami bincangkan dalam Kawalan Kos dan Tuntutan Bayaran Kemajuan; apa yang ditambah oleh bahagian ini ialah melihat keempat-empat baki bersama sebelum anda menerima kerja tambahan atau kontrak baharu daripada pemilik projek yang sama.

Pandangan Origami

Apabila kami membina aliran kerja kredit untuk sesebuah syarikat, kami bermula dengan cara syarikat itu menjual secara kredit hari ini: siapa yang memutuskan terma pembayaran untuk pelanggan baharu, di mana had direkodkan jika ada, siapa yang meluluskan apabila pelanggan besar meminta penghantaran ketika ada invois tertunggak, dan di mana jaminan serta tarikh luputnya disimpan. Pengecualian yang diberikan melalui telefon memberitahu kami di mana kelulusan semasa terlalu perlahan, sebelum ia memberitahu kami di mana kawalan perlu diperketatkan.

Kemudian kami menukarnya menjadi aliran kerja yang dikuatkuasakan oleh sistem: rekod pelanggan dengan pengecam yang tidak pernah berulang, had dan terma yang boleh dilaraskan oleh pemilik tanpa pengaturcara, semakan pada setiap pesanan dan setiap penghantaran yang menambah baki terbuka kepada apa yang belum diinvois, pengecualian yang sampai ke telefon pelulus dan direkodkan, daftar jaminan yang memberi amaran sebelum luput, serta baki wang pendahuluan dan wang tahanan pada setiap kontrak, semuanya disambungkan kepada sistem perakaunan dan e-invois anda. Ini sebahagian daripada sistem tersuai yang kami bina sebagai sebahagian daripada perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: kaji semula dua puluh pelanggan kredit terbesar anda

Sebelum sebarang sistem, anda memerlukan gambaran tentang apa yang sebenarnya berlaku antara jualan secara kredit dan had yang anda percaya wujud. Seorang pengurus kewangan dan seorang pengurus jualan boleh melakukannya dalam satu atau dua sesi:

  • Pilih dua puluh pelanggan terbesar anda mengikut baki terbuka mereka hari ini.
  • Bagi setiap pelanggan, tuliskan had dan terma pembayarannya seperti yang tertulis, bukan seperti yang diingati seseorang. Jika anda tidak menemuinya secara bertulis, catatkan perkara itu.
  • Jumlahkan apa yang sebenarnya mereka hutang: invois terbuka, penghantaran yang belum diinvois, pesanan jualan yang diluluskan tetapi belum dihantar, dan wang tahanan jika anda kontraktor. Kemudian bandingkan jumlahnya dengan had.
  • Semak rekod mereka: adakah nama seperti dalam daftar perdagangan, adakah mereka mempunyai satu rekod atau beberapa, dan adakah orang yang diberi kuasa untuk menerima invois diketahui?
  • Senaraikan jaminan yang anda pegang bagi setiap pelanggan, tarikh luput setiap satu, dan di mana dokumen asalnya.

Bilangan pelanggan tanpa had bertulis, dan bilangan mereka yang baki sebenarnya melebihi had tanpa kelulusan yang boleh dinamakan oleh sesiapa, ialah titik permulaan anda untuk bahagian ini. Kemudian tulis pada satu halaman: siapa yang menetapkan had untuk pelanggan baharu, bila ia dikaji semula, siapa yang meluluskan lebihan had, dan jaminan apa yang anda minta daripada kumpulan pelanggan yang mana. Jurang antara halaman itu dan apa yang anda temui pada dua puluh pelanggan tersebut ialah apa yang perlu ditutup oleh sistem.

Dalam bahagian seterusnya

Setiap pelanggan kini mempunyai rekod yang disemak, had yang diuji pada setiap pesanan dan setiap penghantaran, dan jaminan yang boleh dikesan dan diketahui tarikhnya oleh semua orang. Bahagian seterusnya beralih kepada saat jualan menjadi sesuatu yang boleh diinvois: bukti penghantaran. Kami menerangkan mengapa invois harus bermula daripada nota penghantaran yang ditandatangani pelanggan, atau tuntutan bayaran kemajuan yang diluluskan oleh juruteranya, dan bukan daripada pesanan jualan, serta bagaimana bukti itu dirakam menggunakan telefon di pintu atau di tapak, supaya sebarang pertikaian kemudian dapat dijawab dalam satu minit, bukan satu minggu.

Sumber