لماذا يتأخر العملاء في السداد؟ فاتورة في وقتها ونزاع موثق

لماذا يتأخر العملاء في السداد؟ فاتورة في وقتها ونزاع موثق

كثيرا ما يتأخر العملاء في السداد لأن الفاتورة نفسها تأخرت أو تعثرت، لا لأن العميل لا يريد أن يدفع. فمهلة السداد لا يبدأ عدها عمليا قبل أن تصل فاتورة صحيحة إلى الشخص المخول باعتمادها عند العميل. والإصلاح في ثلاث خطوات: فاتورة تصدر يوم يتأكد التسليم أو في يوم شهري ثابت، والحد الأقصى في اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة هو اليوم 15 من الشهر التالي للتوريد. ثم تصحيح أي خطأ بعد الإصدار بإشعار دائن أو مدين يشير إلى الفاتورة الأصلية، في موعد أقصاه اليوم 15 من الشهر التالي لوقوع الحالة، لا بحذفها. ثم سجل نزاعات يعطي كل اعتراض مالكا وسببا وموعدا، فيبقى الجزء غير المتنازع عليه قابلا للتحصيل.

من التسليم المؤكد إلى فاتورة تدفع

في الجزء الرابع صار للفاتورة مصدر واحد هو التسليم المؤكد، وصار السند الموقع مرفقا بها. لكن الفاتورة الصحيحة قد تبقى بلا سداد لأسباب لا علاقة لها بصحة أرقامها. هذا الجزء عن المسافة بين صدور الفاتورة ووصول المال، وفيها ثلاثة أسباب تتكرر بحسن نية من الطرفين:

• فاتورة تصدر متأخرة. سلمت البضاعة أو أنهيت الخدمة في أول الشهر، وانتظرت الفاتورة إقفال آخره لتصدر مع غيرها. فإن كانت مهلة السداد في شروطك تحسب من تاريخ الفاتورة، فكل يوم تتأخر فيه الفاتورة يوم يضاف إلى انتظارك، دون أن يتأخر العميل يوما واحدا.
• فاتورة تصل إلى غير المخول باعتمادها. ترسل إلى المندوب الذي يتعامل معه فريقك، أو إلى بريد عام لا يتابعه أحد، أو تصل بلا رقم أمر الشراء الذي يشترطه قسم الحسابات عند العميل. وفي الجزء الثالث صار سجل العميل يحمل اسم من يستلم الفواتير ويعتمدها، وهنا يصبح هذا الاسم عنوان الإرسال الوحيد.
• نزاع لا مالك له. يعترض العميل على سطر واحد في مكالمة مع المندوب، فيعد المندوب بأن يراجع الأمر، ولا تعلم الحسابات. فتبقى الفاتورة كلها معلقة عند العميل، ويتصل فريق التحصيل مطالبا بمبلغ يعرف العميل أنه محل خلاف.

وتذكر أن قسم الحسابات عند عميلك يفحص فاتورتك قبل أن يسجلها، كما شرحنا من جهة المشتري في فاتورة المورد: ما تتحقق منه قبل خصم ضريبة المدخلات. فالفاتورة التي ينقصها بيان، أو تحمل اسم شركته مختصرا لا كما في سجلها التجاري، تتوقف عنده لأن نظامه يعمل كما يجب، لا لأنه يتهرب من الدفع.

متى تصدر الفاتورة الضريبية؟ ما تنص عليه اللائحة

اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة تضع حدودا واضحة لتوقيت الفاتورة في البيع بين المنشآت، وهذه أهمها لمن يبيع بالآجل:

• الفاتورة الضريبية بين المنشآت تصدر في موعد أقصاه اليوم 15 من الشهر التالي للشهر الذي حدث فيه التوريد (المادة 53 الفقرة 1 ب). فالتوريد الذي تم في 3 أكتوبر حده الأقصى 15 نوفمبر.
• الفاتورة المبسطة بين المنشآت استثناء يجوز فقط للتوريد الذي تقل قيمته عن 1000 ريال (المادة 53 الفقرة 1 ج)، فلا تصلح بديلا عن الفاتورة الضريبية في التوريدات المعتادة لعملائك التجاريين.
• الفاتورة الملخصة الشهرية: يجوز أن تصدر فاتورة ضريبية ملخصة لعميل واحد تجمع عدة توريدات منفصلة خلال فترة لا تزيد عن شهر تقويمي، على أن تحمل البيانات التي تطلبها الفقرة 5 من المادة نفسها، وتصدر في موعد أقصاه اليوم 15 من الشهر التالي (المادة 53 الفقرة 4). وهي تناسب موزعا يسلم العميل نفسه عدة مرات في الأسبوع، أو شركة صيانة تزور المبنى نفسه أكثر من مرة في الشهر. والأفضل أن يبقى كل سند تسليم أو تأكيد إنجاز مرتبطا بالسطر الذي يخصه فيها، حتى لا يضيع الإثبات داخل فاتورة الشهر.
• عقود الخدمة بدفعات في مواعيد محددة: حين توريد الخدمات على أساس متتابع، وينص العقد على دفعات في تواريخ محددة، تستحق الضريبة في تاريخ استحقاق الدفعة أو تاريخ السداد الفعلي أو تاريخ إصدار الفاتورة، أيها أسبق، وعلى الأقل مرة في كل 12 شهرا متتالية (المادة 20 الفقرة 1). وفي غير ذلك من التوريدات المستمرة تستحق الضريبة عند إصدار الفاتورة أو السداد أيهما أسبق، بقدر قيمة الفاتورة أو السداد (المادة 20 الفقرة 2). وهذا يهم عقد صيانة شهريا، أو حساب شركة في فندق يفوتر على دفعات. أما المقاولات، فاللائحة لا تسمي الأعمال التي تفوتر بمستخلصات، فاسأل مستشارك الضريبي أي الفقرتين تنطبق على عقدك.

لكن الحد الأقصى في اللائحة حد للالتزام لا هدف للتشغيل. الفاتورة التي تصدر في اليوم 15 من الشهر التالي نظامية، لكنها إن كانت مهلة السداد تحسب من تاريخها أخرت المال أسابيع. والقاعدة التشغيلية الأبسط واحدة من اثنتين يختارها المالك لكل عميل: فاتورة تصدر يوم يتأكد التسليم، أو فاتورة ملخصة في يوم ثابت من كل شهر يتفق عليه مع العميل ويعرفه قسم حساباته. وفي الحالتين يتابع النظام كل تسليم مؤكد لم يفوتر بعد ويعرض عمره، كما بدأنا في الجزء الرابع.

بعد الإصدار لا حذف: الإشعار الدائن والمدين

حين يعترض العميل على فاتورة صدرت، يبدو الحل الأسرع أن تلغى وتصدر بدلها فاتورة صحيحة. لكن الفاتورة الإلكترونية لا تعامل هكذا. فالدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك يعد تعديل الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها من الوظائف المحظورة في حل الفوترة، وينص على أن من يريد إلغاء فاتورة لا يفعل ذلك إلا بإشعار دائن مرتبط بها ثم فاتورة جديدة (القسمان 5.6 و 6.5). وفي مرحلة الربط والتكامل يذكر الدليل أن كل فاتورة ضريبية بين المنشآت تعتمدها الهيئة وتختمها قبل أن تشاركها مع عميلك، وأن الاعتماد يشمل الإشعارات الدائنة والمدينة المرتبطة بها (القسم 6.4). وما تعنيه هذه المرحلة لمن يصدر الفاتورة شرحناه في الفاتورة الإلكترونية في المصنع والمستودع.

وتحدد المادة 54 من اللائحة متى يصدر كل إشعار:

• إشعار دائن إذا وقعت بعد الفاتورة إحدى حالات الفقرة 1 من المادة 40 فصارت الضريبة المبينة فيها أكبر من المستحقة (المادة 54 الفقرة 1). وحالات المادة 40: إلغاء التوريد أو وقفه كليا أو جزئيا، أو تغيير جوهري في طبيعته يغير الضريبة، أو تعديل قيمته المتفق عليها لأي سبب بما فيه تخفيض إضافي بعد البيع، أو مرتجع يقبله البائع.
• إشعار مدين في الحالات نفسها إذا صارت الضريبة المبينة أقل من المستحقة (المادة 54 الفقرة 2).
• تصحيح البيانات: إذا اكتشفت خطأ في بياناتك أو بيانات العميل في الفاتورة، كاسم شركته أو عنوانها، يصحح بإشعار مدين أو دائن بحسب الحال، ويحتفظ كل منكما بالفاتورة والإشعار معا (المادة 54 الفقرة 3).
• الإشارة إلى الأصل: يحمل الإشعار البيانات التي تطلبها المادة 53، ويشير بوضوح إلى الفاتورة أو الفواتير التي يتعلق بها (المادة 54 الفقرة 4). ويسمح الدليل الإرشادي بأن يشير إشعار واحد إلى عدة فواتير بنطاق أرقامها التسلسلية (القسم 4.3).

ثم الموعد، وهو فقرة لا تذكرها مقالات كتبت قبل إضافتها: أضيفت إلى المادة 54 فقرة سادسة بقرار مجلس إدارة الهيئة في 19 نوفمبر 2024، توجب إصدار الإشعار في موعد أقصاه اليوم 15 من الشهر التالي لوقوع الحالة التي توجبه. فإن اتفق مدير المبيعات مع العميل في 20 أكتوبر على خصم يغلق النزاع، فالإشعار الدائن يصدر في موعد أقصاه 15 نوفمبر. وهذا الموعد لا يحفظ إذا بقي الاتفاق في مكالمة لم تعلم بها الحسابات. أما الفترة الضريبية التي يظهر فيها أثر الإشعار، فشرحناها في المرتجع لا يلغي الفاتورة بل يولد إشعارا دائنا، وأسئلة حالتك بعينها مكانها مستشارك الضريبي.

سجل النزاعات: لكل اعتراض مالك وسبب وموعد

النزاع ليس فشلا في البيع، بل جزء عادي من أي تعامل بالآجل. المشكلة أن يعيش في مكالمة أو محادثة واتساب مع المندوب، فلا يراه من يصدر الإشعار ولا من يتابع التحصيل. والهاتف وواتساب أداتان جيدتان لاستقبال الاعتراض، لكنهما لا تصلحان سجلا له. والحل سجل واحد يدخله كل اعتراض لحظة وصوله، مهما كانت القناة التي وصل منها، ويحمل كل سطر فيه:

• الفاتورة والسطر والمبلغ المتنازع عليه، لا الفاتورة كلها.
• السبب من قائمة ثابتة: سعر، أو كمية، أو جودة، أو مستند ناقص، أو مستلم خطأ. القائمة الثابتة هي ما يجعل السجل قابلا للعد بعد شهرين: كم نزاعا كان سببه السعر؟ وكم كان مستندا ناقصا؟
• المالك بحسب السبب: نزاع السعر لمن اعتمد الخصم في الجزء الثاني، والكمية للعمليات التي تملك سند التسليم، والجودة لمن يقرر الاستبدال أو الخصم، والمستند الناقص والمستلم الخطأ للحسابات، التي تصحح سجل العميل أيضا حتى لا يتكرر الخطأ.
• موعد مستهدف للحل تحدده الشركة لكل سبب، والنزاع الذي يتجاوزه يظهر لمن فوق مالكه.
• النتيجة: اعتراض يرد بالدليل كسند التسليم الموقع، أو إشعار دائن أو مدين يصدر في موعده، أو مستند يستكمل ويعاد إرساله إلى الشخص الصحيح.

والسجل يراه الجميع: المندوب يعرف أن اعتراض عميله وصل إلى من يحله، والحسابات تعرف أي إشعار ينتظر الإصدار، وفريق التحصيل يعرف أي مبلغ لا يطالب به الآن لأنه قيد الحل. فلا يتصل أحد بالعميل ليطالب بمبلغ اعترض عليه قبل أسبوع وما زال ينتظر ردنا.

الجزء غير المتنازع عليه يبقى قابلا للتحصيل

حين يسجل النزاع على مستوى الفاتورة، تتوقف الفاتورة كلها من أجل سطر واحد. فاتورة من 12 سطرا اعترض العميل على سطر منها لأن صنفا وصل تالفا، تنتظر بأكملها حتى يحسم ذلك السطر. أما حين يسجل النزاع على السطر، فيمكن أن يطلب من العميل اعتماد الأسطر الأحد عشر الأخرى وسدادها في موعدها، ويبقى السطر المختلف عليه وحده في السجل حتى يحل. هذه الأرقام مثال، لكن المبدأ ثابت: المبلغ غير المتنازع عليه يعامل كأي مستحق عادي، والمبلغ المتنازع عليه له مالك وموعد.

وهل يقبل العميل أن يسدد جزءا من الفاتورة؟ هذا يعتمد على طريقة عمل قسم حساباته، وبعض الأقسام لا تسدد إلا فاتورة مكتملة. وحتى في هذه الحالة، فالنزاع الذي حدد مبلغه وسببه ومالكه يحل أسرع، لأن الطرفين يتحدثان عن سطر بعينه لا عن فاتورة كاملة. وحين ينتهي النزاع بخصم أو مرتجع، يصدر الإشعار الدائن مرتبطا بالفاتورة الأصلية، فتغلق الفاتورة بمبلغها الصحيح، ويتطابق كشف حسابك مع كشف حساب عميلك.

نظرة أوريجامي

حين نبني مسار الفوترة والنزاعات لشركة، نبدأ من فواتيرها المتأخرة: كم مر بين التسليم والإصدار، وإلى من أرسلت، وأين سجل الاعتراض إن سجل، ومن قرر الخصم، ومتى صدر الإشعار. هذه الإجابات ترسم المسار الحالي كما هو، قبل أن نرسم أي شاشة.

ثم نحولها إلى مسار متصل: فاتورة تتكون من التسليم المؤكد وتصدر في الموعد الذي يحدده المالك لكل عميل، وترسل إلى المخول باعتمادها من سجل العميل، وسجل نزاعات على مستوى السطر له مالك وموعد، وإشعار دائن أو مدين يتولد من نتيجة النزاع ويتابع موعده، كل ذلك متصل بنظامك المحاسبي والفوترة الإلكترونية. هذا جزء مما نبنيه من أنظمة مخصصة ضمن خدماتنا.

تمرين لهذا الأسبوع: لماذا تأخرت آخر عشرين فاتورة؟

قبل أي نظام، تحتاج أن تعرف لماذا يتأخر عملاؤك في السداد فعلا. هذا تمرين ينفذه المدير المالي مع مدير المبيعات في جلسة واحدة:

• اختر آخر عشرين فاتورة تجاوزت موعد استحقاقها.
• سجل لكل فاتورة ثلاثة تواريخ: التسليم المؤكد، وإصدار الفاتورة، ووصولها إلى الشخص المخول عند العميل إن عرفته.
• اسأل هل وصلت إلى الشخص الصحيح ومعها ما يشترطه قسم حساباته، كرقم أمر الشراء وسند التسليم.
• إن كان عليها اعتراض، صنفه بأحد الأسباب الخمسة: سعر، أو كمية، أو جودة، أو مستند ناقص، أو مستلم خطأ. وسجل من يتابعه الآن، إن كان أحد يتابعه.
• إن انتهى النزاع بخصم أو مرتجع، افحص هل صدر الإشعار، ومتى، مقارنة باليوم 15 من الشهر التالي لتاريخ الاتفاق.

عدد الفواتير التي تأخر سدادها وسبب تأخرها عندنا لا عند العميل، وعدد النزاعات التي لا يعرف أحد من يتابعها، هما خط الأساس لهذا الجزء.

في الجزء القادم

صارت الفاتورة تصدر في وقتها وتصل إلى من يعتمدها، وصار لكل نزاع مالك وموعد. الجزء القادم عن المتابعة بعد ذلك: أعمار الديون بحسب تاريخ الاستحقاق في فئات يحددها المالك، وجدول تحصيل لكل فاتورة بتذكير قبل الموعد وفي يومه وبعده، وتصعيد معروف، وكشف حساب شهري يرسل إلى العميل لتأكيد الرصيد، ثم ما تقوله الأنظمة حين لا يسدد العميل رغم ذلك.

مصادر

• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة (النص العربي) — المادة 20 الفقرتان 1 و 2 (استحقاق الضريبة في التوريدات المتتابعة والمستمرة)، والمادة 40 الفقرة 1 (حالات تعديل قيمة التوريد)، والمادة 53 الفقرة 1 ب و ج (الموعد الأقصى لإصدار الفاتورة الضريبية بين المنشآت، والفاتورة المبسطة دون 1000 ريال) والفقرة 4 (الفاتورة الضريبية الملخصة)، والمادة 54 الفقرات 1 إلى 4 (الإشعار الدائن والمدين وتصحيح البيانات والإشارة إلى الفاتورة الأصلية) والفقرة 6 (الموعد الأقصى لإصدار الإشعار، أضيفت بقرار مجلس إدارة الهيئة في 19 نوفمبر 2024).
• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية — القسم 4.3 (الإشعارات الدائنة والمدينة والإشارة إلى الفواتير الأصلية)، والقسمان 5.6 و 6.5 (الوظائف المحظورة، ومنها تعديل الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها)، والقسم 6.4 (اعتماد الفواتير والإشعارات قبل مشاركتها مع المشتري).