في هذا المقال
التسوية البنكية للمقبوضات تعني أن يطابق كل تحويل يصل إلى حسابك بالفاتورة أو الفواتير التي يسددها في يوم وصوله، لا في آخر الشهر. فيعرف فريق التحصيل من سدد فعلا فلا يطالبه، ويظهر المبلغ الذي وصل بلا مرجع في قائمة لها مالك، ويعرف المالك كم سيدخل من نقد في الأسابيع القادمة قبل أن يلتزم بشراء كبير. في الجزء السادس صار لكل فاتورة جدول تحصيل وسجل لوعود السداد، وهذا الجزء السابع والأخير يكمل الطريق: ثلاث حالات تربك المطابقة وأربع أدوات تحلها، ثم رؤية التدفق النقدي أسبوعا بأسبوع، ثم خطة 90 يوما لرقمنة المبيعات بترتيب لا يوقف البيع يوما واحدا.
ثلاث حالات تجعل المال الواصل بلا عنوان
في كثير من الشركات تعيش مطابقة المقبوضات في يد محاسب واحد يفتح كشف البنك، ويقرأ اسم المحول، ويتذكر أي عميل يسدد بأي طريقة. والكشف والجدول أداتان جيدتان، والمحاسب الذي يعرف أن تحويل شركة بعينها يأتي باسم شركتها الأم قيمة حقيقية للشركة. لكن المطابقة تتعثر في ثلاث حالات تتكرر:
- تحويل بلا مرجع. يصل مبلغ باسم مختصر أو باسم شركة شقيقة للعميل، دون رقم فاتورة. يبقى المال في الحساب، ويبقى العميل في تقرير الأعمار متأخرا، وقد يتصل به فريق التحصيل غدا ليطالبه بمبلغ دفعه.
- تحويل واحد يسدد عدة فواتير. يجمع قسم الحسابات عند العميل فواتير الشهر في دفعة واحدة. فإن لم يعرف أحد أي فواتير يغطيها المبلغ بالضبط، وزع على أقدمها تقديرا، فتقفل فاتورة لم يقصد العميل سدادها وتبقى أخرى سددها مفتوحة.
- دفعة أقل من الفاتورة. يسدد العميل الفاتورة ناقصة قيمة سطر يعترض عليه: صنف وصل تالفا، أو زيارة صيانة يقول إنها لم تتم، أو كمية في مستخلص لم يعتمدها. فإن سجل المبلغ وحده دون سبب، صار الفرق رصيدا صغيرا لا يعرف أحد قصته بعد شهرين.
ولا شيء من هذا يعني أن العميل يخفي شيئا. قسم حساباته يعمل بطريقته ويحول كما اعتاد. والحل أن تعطيه طريقا يجعل كل تحويل يعرف فاتورته، وأن تعالج ما يبقى بلا عنوان في مكان واحد ظاهر.
أربع أدوات تعرف بها كل تحويل فاتورته
- رقم حساب خاص لكل عميل، إن كان بنكك يتيحه. إن كان بنكك يقدم أرقام حسابات افتراضية مرتبطة بحسابك الرئيسي، فأعط كل عميل رقما خاصا به يطبع على فواتيره وكشف حسابه. حينها يعرف التحويل صاحبه من الرقم الذي وصل إليه، حتى لو لم يكتب المحول أي مرجع. اسأل بنكك عن الخدمة وشروطها قبل أن تبني عليها.
- إشعار سداد من العميل. اطلب من قسم الحسابات عند العميل أن يرسل مع كل تحويل بيانا بالفواتير التي يسددها ومبلغ كل منها، إلى عنوان بريد واحد مخصص للمقبوضات لا إلى بريد المندوب. واطبع هذا الطلب ورقم الفاتورة المطلوب ذكره في مرجع التحويل على الفاتورة نفسها وعلى كشف الحساب الشهري، فيصل الطلب مع كل مستند.
- استيراد كشف البنك يوميا. بدل أن يفتح الكشف في آخر الشهر، تدخل حركات كل يوم إلى النظام في يومها: ملف ينزل من بوابة البنك للشركات، أو ربط مباشر حيث يتاح. وقد ركز الإطار التنظيمي للمصرفية المفتوحة الذي أصدره البنك المركزي السعودي في نسخته الأولى على خدمة معلومات الحساب، أي تمكين عميل البنك من مشاركة بياناته المالية بأمان مع طرف ثالث يقدم له خدمة، كما شرحنا في الخدمات المصرفية المفتوحة في السعودية. ثم يقترح النظام المطابقة من رقم الفاتورة في المرجع، أو من الحساب الخاص بالعميل، أو من مبلغ يطابق فاتورة مفتوحة واحدة له، ويعتمدها المحاسب.
- المقبوض غير المطبق قائمة ظاهرة لها مالك. كل مبلغ لم تعرف فاتورته يدخل قائمة واحدة، لا حسابا معلقا يكبر بصمت. لكل سطر فيها مالك يتابعه وموعد، وإن عرف العميل ولم تعرف الفواتير ظهر في تقرير الأعمار بعلامة: وصل منه مبلغ ينتظر التوزيع. فيتوقف جدول التحصيل عن مطالبته حتى يتضح الأمر، ويحدد المالك هل يرفع إيقاف التسليم من الجزء الثالث قبل التوزيع أم بعده.
الدفعة الأقل من الفاتورة: طبق ما وصل وسجل الفرق
حين يسدد العميل أقل من الفاتورة، لا تقفلها ولا تطارد الفرق قبل أن تعرف سببه. طبق المبلغ الواصل على السطور غير المتنازع عليها، وأدخل الفرق في سجل النزاعات من الجزء الخامس بسببه ومالكه وموعده. فإن انتهى النزاع لصالحك عاد الفرق إلى جدول التحصيل ومعه دليله، كسند التسليم الموقع. وإن انتهى بخصم أو مرتجع، فهذه من حالات تعديل قيمة التوريد في الفقرة 1 من المادة 40 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، ومنها الاتفاق على تخفيض بعد إتمام البيع، فيصدر إشعار دائن يشير بوضوح إلى الفاتورة الأصلية (المادة 54 الفقرتان 1 و4)، في موعد أقصاه اليوم 15 من الشهر التالي لوقوع الحالة (المادة 54 الفقرة 6).
والعكس يحدث أيضا: تحويل أكبر من الفواتير المفتوحة، أو دفعة مقدمة قبل التسليم كالتي تنص عليها بعض عقود المقاولات. يسجل الفرق رصيدا دائنا باسم العميل، يظهر في كشف حسابه ويطبق على فاتورته القادمة أو يرد إليه بقرار معتمد، ولا يذوب في الحساب العام. وأي معالجة ضريبية لدفعة مقدمة أو لرصيد يرد إلى العميل تسأل عنها مستشارك الضريبي.
التدفق النقدي أسبوعا بأسبوع: الرقم قبل أي التزام كبير
حين تطابق المقبوضات كل يوم، يصبح لدى الشركة أدق ما تعرفه عن المال القادم. ورؤية التدفق النقدي تجمعه في جدول واحد، أسبوعا بأسبوع لأفق يختاره المالك، ربع سنة مثلا، من ثلاثة مصادر للداخل:
- فواتير لم يحن موعدها، كل منها في أسبوع استحقاقها المحسوب من شروط الدفع التي وضعها المالك لكل عميل في الجزء الثالث.
- وعود السداد المسجلة على الفواتير المتأخرة في الجزء السادس، في أسبوع موعدها، بسطر منفصل لأنها وعد لا استحقاق.
- المتنازع عليه والمحتجزات خارج المتوقع حتى يحل النزاع أو يتحقق شرط الإفراج، في سطر للعلم فقط.
ومقابلها الخارج: دفعة الموردين المجدولة التي بنيناها في سلسلة المشتريات في سداد الموردين بجدول ومطابقة كشف حساب المورد، بفواتير الموردين المستحقة في كل أسبوع، ومعها الالتزامات الثابتة كالرواتب والإيجار. والفرق بين الداخل المتوقع والخارج المجدول في كل أسبوع هو الرقم الذي يحتاجه المالك قبل أن يوقع أمر شراء كبيرا أو يقبل مشروعا يحتاج تمويلا في أوله. أسبوع يظهر فيه العجز قبل وقوعه بشهر يترك وقتا لتسريع تحصيل أو إعادة جدولة دفعة، وعجز يكتشف يوم وقوعه لا يترك إلا تسهيلا بنكيا بكلفته.
ولكي يبقى الرقم صادقا، قارن كل أسبوع ما توقعته بما وصل فعلا، لكل عميل. الفرق المتكرر عند عميل بعينه يقول لك كم تعتمد على وعوده في التخطيط، وهو حديث يستحق أن يجريه مدير الحساب معه، لا حكم على العميل.
أين يدخل الذكاء الاصطناعي
بعد أن تنضبط السلسلة، يصبح للذكاء الاصطناعي في المقبوضات عمل حقيقي: قراءة إشعارات السداد التي تصل في رسائل البريد أو ملفاتها المرفقة واستخراج أرقام الفواتير منها، واقتراح المطابقة لتحويل بلا مرجع من مبلغه وتاريخه وطريقة سداد العميل في المرات السابقة، وصياغة مسودات التذكير بأسلوب فريقك ليراجعها قبل أن ترسل.
لكن هذه الفائدة تأتي بعد السلسلة لا قبلها. اقتراح المطابقة يحتاج عميلا بسجل واحد لا بثلاثة أسماء، وفواتير صدرت من تسليم مؤكد، ونزاعات مسجلة بأسبابها. وفوق بيانات مشوشة يقترح الذكاء الاصطناعي مطابقات خاطئة بثقة كاملة. ثم يبقى الاقتراح اقتراحا: يعتمده المحاسب، والقرار للإنسان.
نظرة أوريجامي
حين نبني دورة المبيعات لشركة، نبني المطابقة ولوحة التدفق النقدي في آخرها لا في أولها. السبب أن اللوحة تقرأ ما تنتجه المحطات التي قبلها، واللوحة التي تبنى فوق سجل عملاء مكرر وفواتير لا ترتبط بتسليم تعطي أرقاما أنيقة لا يثق بها أحد، فيعود المالك إلى سؤال المحاسب.
لذلك نبدأ بسجل العملاء وقائمة الأسعار، ونبني كل محطة على التي قبلها حول طريقة البيع الفعلية في الشركة: من يعتمد الخصم، ومن يوقع على التسليم في الموقع، وكيف تصل التحويلات وكشوف البنك. وتتصل الدورة بنظامك المحاسبي والفوترة الإلكترونية، لا بديلا عنهما. هذا جزء مما نبنيه من أنظمة مخصصة ضمن خدماتنا.
خطة 90 يوما بترتيب لا يوقف البيع
الإغراء أن تشغل الشركة الدورة كاملة في يوم واحد. والترتيب الذي يحمي البيع اليومي هو نفسه الذي شرحناه في ماذا تنقل أولا؟ ترتيب لا يوقف العمل: البيانات الثابتة أولا، ثم الحركة. ويمكن أن تبدأ كل مرحلة بفرع أو مجموعة عملاء قبل أن تعمم على الشركة.
- الشهر الأول: سجل العملاء، وقائمة الأسعار، واعتماد العروض، وحدود الائتمان. يوحد سجل العملاء ويدمج المكرر، ويدخل لكل عميل رقمه الضريبي وسجله التجاري بعد الفحصين الرسميين المجانيين من الجزء الثالث، وشروط الدفع، والشخص المخول باستلام الفواتير. وتعتمد قائمة أسعار واحدة وصلاحيات الخصم من الجزء الثاني، ويضع المالك حد الائتمان لكل عميل، ثم تصدر العروض من النظام وتعتمد فيه. أما التسليم والفوترة والتحصيل فتعمل هذا الشهر كما كانت، فلا يتوقف شيء.
- الشهر الثاني: إثبات التسليم، والفاتورة من التسليم، وسجل النزاعات. يوقع العميل على التسليم أو الإنجاز من الجوال، وتصدر مسودة الفاتورة من التسليم المؤكد، ويفتح لكل اعتراض سطر بسببه ومالكه. وأهم خطوة في هذا الشهر أن تدخل الفواتير المفتوحة التي صدرت قبل النظام أرصدة افتتاحية لكل عميل بتواريخ استحقاقها، وإلا بدأ تقرير الأعمار ناقصا من يومه الأول.
- الشهر الثالث: جدول التحصيل، وكشوف العملاء، ومطابقة المقبوضات، ثم لوحة التدفق النقدي. يبدأ جدول التحصيل لكل فاتورة، ويرسل أول كشف حساب شهري، ويستورد كشف البنك يوميا، وتفتح قائمة المقبوض غير المطبق. وفي آخر الشهر، حين تنتج المحطات كلها بياناتها، تفتح لوحة التدفق النقدي.
ولكل مرحلة تاريخ معلن يتوقف فيه الطريق القديم يحدده المالك: من تاريخ بعينه لا يخرج خصم إلا من النظام، ومن تاريخ آخر لا تصدر فاتورة إلا من تسليم مؤكد. بلا تاريخ معلن يستمر الطريقان معا، ويفوز الأسهل منهما. وفي آخر كل شهر راجع ثلاثة مؤشرات تقرؤها من النظام نفسه: كم فاتورة صدرت من تسليم مؤكد، وكم تحويلا طوبق في يوم وصوله، وكم نزاعا تجاوز موعده. اتجاه هذه الأرقام من شهر إلى شهر أصدق من أي رقم مستهدف تضعه في البداية.
أما ما كان قبل النظام من ملفات وبريد وورق فلا يحذف بعد الانتقال. تنص الفقرة 1 من المادة 66 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة على حفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية مدة 6 سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها. فيبقى الأرشيف القديم محفوظا ويمكن الوصول إليه، وما يخص حالة شركتك تحديدا تسأل عنه محاسبك أو مستشارك الضريبي.
خاتمة السلسلة
على مدى سبعة أجزاء مشينا دورة المبيعات محطة محطة: رسمنا محطاتها السبع وأين يتأخر المال في كل منها، ثم عرض السعر وصلاحيات الخصم، ثم حد الائتمان والضمانات قبل البيع بالآجل، ثم إثبات التسليم والفاتورة التي تبدأ منه، ثم الفاتورة في وقتها وسجل النزاعات، ثم أعمار الديون وجدول التحصيل، وأخيرا مطابقة المقبوضات ورؤية التدفق النقدي وخطة التنفيذ.
والخلاصة التي تستحق أن تبقى: رقمنة المبيعات ليست عدم ثقة في العملاء ولا في فريق المبيعات. هي أن يكون لكل ريال تنتظره طريق مكتوب من عرض السعر إلى الحساب البنكي، يعرف فيه كل شخص دوره، ويرى فيه المالك المال القادم قبل أن يلتزم، لا بعد أن يحتاجه. والبداية خطوة صغيرة تستطيعها هذا الأسبوع: خذ تحويلات العملاء التي وصلت الشهر الماضي، واحسب كم منها عرفت فاتورته في يوم وصوله، وكم منها ما زال ينتظر.
مصادر
- البنك المركزي السعودي: إصدار الإطار التنظيمي للمصرفية المفتوحة — النسخة الأولى من خدمات المصرفية المفتوحة ركزت على خدمة معلومات الحساب، والثانية على خدمة إنشاء المدفوعات، والهدف تمكين عملاء الجهات المالية من مشاركة بياناتهم المالية بأمان مع طرف ثالث.
- هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة (النص العربي) — المادة 40 الفقرة 1 (حالات تعديل قيمة التوريد، ومنها التخفيض بعد إتمام البيع وقبول المرتجع)، والمادة 54 الفقرات 1 و4 و6 (الإشعار الدائن، والإشارة إلى الفاتورة الأصلية، وإصداره في موعد أقصاه اليوم 15 من الشهر التالي)، والمادة 66 الفقرة 1 (حفظ الفواتير والسجلات 6 سنوات على الأقل).
أسئلة شائعة
ما الفرق بين التسوية البنكية ومطابقة المقبوضات بالفواتير؟
التسوية البنكية تقارن رصيد حسابك في الدفاتر برصيده في كشف البنك وتفسر أي فرق بينهما. أما مطابقة المقبوضات فتسأل سؤالا أدق: كل تحويل وصل من عميل، أي فاتورة أو فواتير يسدد؟ والثانية هي التي تجعل تقرير أعمار الديون صادقا، فلا يظهر عميل متأخرا وقد سدد، ولا تقفل فاتورة لم تسدد.
ماذا أفعل بتحويل بنكي وصل بلا مرجع أو سدد عدة فواتير؟
ضعه في قائمة المقبوض غير المطبق ولها مالك وموعد، لا في حساب معلق، واطلب من العميل إشعار سداد يبين الفواتير ومبلغ كل منها. وإن عرف العميل ولم تعرف الفواتير، أوقف مطالبته في جدول التحصيل حتى يوزع المبلغ. ولتقليل هذه الحالات اطبع على الفاتورة وكشف الحساب طلب ذكر رقم الفاتورة في مرجع التحويل، واسأل بنكك عن أرقام حسابات افتراضية لكل عميل إن كان يقدمها.
كيف أعرف التدفق النقدي المتوقع للأسابيع القادمة؟
اجمع في جدول أسبوعي الفواتير التي لم يحن موعدها في أسبوع استحقاقها، ووعود السداد المسجلة في أسبوع موعدها بسطر منفصل، واترك المتنازع عليه والمحتجزات خارج المتوقع. وضع مقابلها دفعة الموردين المجدولة والالتزامات الثابتة كالرواتب. الفرق في كل أسبوع هو ما تحتاجه قبل التزام كبير، وقارن كل أسبوع المتوقع بما وصل فعلا لتعرف كم تعتمد على كل سطر.
كيف أرقمن دورة المبيعات دون أن يتوقف البيع؟
بترتيب على ثلاثة أشهر: البيانات الثابتة أولا ثم الحركة. الشهر الأول سجل العملاء وقائمة الأسعار واعتماد العروض وحدود الائتمان، والشهر الثاني إثبات التسليم والفاتورة من التسليم وسجل النزاعات مع إدخال الفواتير المفتوحة أرصدة افتتاحية، والشهر الثالث جدول التحصيل وكشوف العملاء ومطابقة المقبوضات ثم لوحة التدفق النقدي. ويمكن أن تبدأ كل مرحلة بفرع أو مجموعة عملاء، ولكل مرحلة تاريخ معلن يتوقف فيه الطريق القديم.
تابع أوريجامي في نتائج قوقل
ثبت أوريجامي كمصدر مفضل، فتظهر لك مقالاتنا أولا في نتائج قوقل وفي الأخبار الرائجة.
الإضافة إلى المصادر المفضلة في Google
