عرض السعر وصلاحيات الخصم: سعر واحد يعرفه الجميع

عرض السعر وصلاحيات الخصم: سعر واحد يعرفه الجميع

تضبط عرض السعر وصلاحيات الخصم في شركتك بأربع قواعد: قائمة أسعار واحدة لها تاريخ سريان يسعر منها الجميع، وعرض سعر مرقم لا تكتب نسخته الجديدة فوق نسخة رآها العميل، وهامش ربح يراه المعتمد قبل أن يخرج العرض، ومصفوفة صلاحيات خصم يضع المالك مستوياتها ويطبقها النظام لا الذاكرة. وحين يقبل العميل نسخة بعينها، تصبح أمر البيع أو العقد الذي يشير إليه كل تسليم وكل فاتورة وكل نزاع بعده.

في الجزء الأول رسمنا دورة البيع بالآجل في سبع محطات، واقترحنا تمرينا: تتبع أقدم عشر فواتير غير مسددة إلى عرضها وأمرها وإثبات تسليمها. أول مستند بحثت عنه في ذلك التمرين كان عرض السعر الذي قبله العميل. فإن وجدت عرضا بثلاث نسخ لا يعرف أحد أيها قبل، أو خصما لا يعرف أحد من أعطاه، فمن هنا نبدأ. أما ما قبل العرض من متابعة الفرص والعملاء المحتملين فخارج هذه السلسلة، وشرحناه في دليل أنظمة إدارة العملاء.

قائمة أسعار واحدة لها تاريخ سريان

في كثير من الشركات يوجد أكثر من سعر للصنف نفسه دون أن يقرر أحد ذلك: سعر في ملف الإكسل الذي عدله المدير الشهر الماضي، وسعر في آخر عرض أرسله مندوب لعميل مشابه فنسخ منه زميله، وسعر في النظام المحاسبي لم يحدث منذ مدة. كل مندوب يسعر من المصدر الأقرب إليه، فيصل إلى عميلين متشابهين سعران مختلفان، ولم يقصد أحد ذلك.

الحل أن يكون للسعر مصدر واحد، وأن يكون لهذا المصدر صاحب. قائمة الأسعار تحمل لكل صنف أو خدمة سعره ووحدته، ولها تاريخ بدء وتاريخ انتهاء. وتأخذ شكل كل قطاع:

• المصنع أو الموزع. سعر لكل صنف ووحدة بيع، وقد تكون هناك قائمة لكل فئة من العملاء، مثل الجملة والمشاريع، والمالك هو من يحدد من يدخل في كل فئة.
• المقاول. أسعار وحدات لبنود الأعمال المتكررة، يسعر منها جدول الكميات في كل عرض، بجانب بنود تسعر لكل مشروع على حدة.
• شركة الصيانة أو مشغل العقار. سعر الزيارة أو الساعة أو العقد الشهري لنطاق محدد، وما يدخل في هذا السعر وما يحسب خارجه من قطع غيار وأعمال إضافية.

وحين يتغير السعر لا تعدل القائمة القديمة، بل تصدر قائمة جديدة بتاريخ بدء جديد. هكذا يبقى كل عرض صدر قبل التغيير مرتبطا بالسعر الذي صدر به، ولا يتغير رقم في عرض رآه العميل لأن أحدا حدث القائمة بعده. وتعديل القائمة صلاحية دور واحد يسميه المالك، أما المندوب فيختار من القائمة ولا يكتب السعر بيده.

والسعر الخاص لعميل واحد اتفاق له تاريخ انتهاء. عميل كبير يحصل على سعر أفضل في أصناف معينة، أو اتفاقية إطارية بأسعار وحدات لمدة محددة، أو عقد صيانة سنوي بسعر ثابت للزيارة. هذه الأسعار كثيرا ما تعيش في ذاكرة المندوب أو في محادثة واتساب مع مشتري العميل، فإذا انتقل المندوب إلى عمل آخر انتقل السعر معه، وإذا سعر زميله للعميل نفسه خرج سعر مختلف. الأجدى أن يسجل السعر الخاص اتفاقا في سجل العميل: الأصناف أو الفئات التي يشملها، والسعر أو الخصم، وتاريخ البدء والانتهاء، وأي شرط مرتبط به، ومن اعتمده. فيطبقه النظام على عروض هذا العميل وفواتيره من تلقاء نفسه، وينبه قبل انتهائه، فيصبح التجديد قرارا يتخذه أحد لا عادة تستمر لأن أحدا لم ينتبه.

عرض سعر مرقم: كل نسخة تبقى كما رآها العميل

في الجزء الأول وصفنا خصما ظهر في نسخة معدلة أرسلت على واتساب ولم تحفظ مع الطلب. هذا يحدث لأن تعديل العرض يتم عادة على الملف نفسه: يفتح المندوب العرض، ويغير السعر أو الكمية، ويحفظ فوق النسخة السابقة. بعد أسبوعين يقبل العميل العرض، لكن أي نسخة؟ النسخة التي على جهاز المندوب ليست بالضرورة النسخة التي على جهاز العميل.

القاعدة بسيطة: لكل عرض رقم، ولكل تعديل نسخة جديدة تحت الرقم نفسه، والنسخة التي أرسلت لا تعدل أبدا. يحفظ النظام كل نسخة كما خرجت، بتاريخها ومن أرسلها وإلى من، فإذا قال العميل إن السعر في عرضكم كان مختلفا، تفتح النسخة التي وصلته في ذلك اليوم بدل أن تتجادلا من الذاكرة. ويخرج ملف العرض من السجل نفسه، فيكون ما رآه العميل هو ما في النظام حرفيا. ثم ترسله على واتساب أو بالبريد كما اعتاد عميلك، فالقناة لا تهم ما دام الملف خرج من السجل.

ويحمل العرض ما يحتاجه كل من سيأتي بعده، لا السعر وحده:

• مدة صلاحية العرض. عرض بلا تاريخ انتهاء يبقى مفتوحا، فيعود العميل بعد أشهر ليقبل سعرا تغيرت كلفته. وبعد انتهاء المدة يعاد التسعير في نسخة جديدة.
• شروط الدفع. كما يضعها المالك لهذا العميل، وهي موضوع الجزء القادم.
• النطاق وما يستثنى منه. في المقاولات والصيانة قد يبدأ نزاع بعد أشهر من بند لم يكتب: هل الرفع والتنظيف ضمن السعر؟ وهل قطع الغيار داخلة في العقد الشهري؟
• مرجع العميل. رقم طلبه أو اسم مشروعه، لأن قسم الحسابات عنده سيطابق فاتورتك عليه لاحقا.

وحين يقبل العميل نسخة بعينها، تتحول هذه النسخة إلى أمر بيع أو عقد، ويحفظ معها رقم أمر شراء العميل إن أرسل واحدا. ومن هذه اللحظة يشير كل تسليم وكل فاتورة وكل نزاع إلى هذا الأمر، فتستطيع من أي فاتورة أن تصل إلى السعر الذي قبله العميل ومن اعتمد خصمه، وهو بالضبط ما بحثت عنه في تمرين الجزء الأول.

الهامش أمام المعتمد قبل أن يخرج العرض

حين يطلب مندوب اعتماد خصم، كثيرا ما يرى المعتمد رقما واحدا هو السعر بعد الخصم، فيقرر بخبرته دون الرقم الذي يحتاجه. والسؤال الذي يحتاج جوابه في الحقيقة: كم يبقى لنا بعد هذا الخصم؟ وهذا يحتاج كلفة بجانب السعر، ومصدر الكلفة يختلف بين القطاعات:

• المصنع والموزع. كلفة الصنف من بطاقة الصنف: كلفة الشراء، أو كلفة التصنيع إن كان يصنع. ودقة هذا الرقم من دقة المخزون والتكلفة خلفه.
• المقاول. الكلفة التقديرية لكل بند في جدول الكميات من مواد وعمالة ومعدات ومقاولي باطن، والهامش يحسب على مستوى البند وعلى مستوى العرض كله.
• شركة الصيانة. كلفة النطاق نفسه: عدد الزيارات، وساعات الفنيين، والمواد وقطع الغيار الداخلة في السعر.

فيرى المعتمد على شاشة واحدة سعر القائمة، والسعر المطلوب، والكلفة، والهامش قبل الخصم وبعده، وسبب الطلب كما كتبه المندوب: سعر منافس، أو كمية كبيرة، أو عميل جديد في قطاع تريد الشركة دخوله. وقد يكون الخصم نفسه مقبولا في عرض ومرفوضا في آخر، لأن الهامش خلف كل منهما مختلف.

ومن يرى الكلفة والهامش قرار صلاحيات قبل أن يكون قرار مبيعات. قد يقرر المالك أن يرى المندوب الهامش ليفاوض وهو يعرف حدوده، وقد يقرر أن يراه المعتمدون وحدهم، وكلا القرارين مشروع ما دام النظام يطبقه. هذا المبدأ شرحناه في الصلاحيات: من يرى ماذا حين تخرج البيانات من ملف، فالكلفة في ملف يتنقل بين الناس تصل إلى من لم يقصد أحد أن تصل إليه.

مصفوفة صلاحيات الخصم: من يعتمد أي خصم؟

مصفوفة صلاحيات الخصم جدول يجيب عن سؤال واحد: إلى أي حد يعطي المندوب خصما دون أن يسأل، ومن يعتمد ما فوق ذلك؟ وهي المنطق نفسه الذي شرحناه في جانب الشراء في طلب الشراء ومصفوفة الصلاحيات، لكن من الجهة الأخرى: هناك تضبط ما يخرج من مالك، وهنا تضبط ما تتنازل عنه قبل أن يدخل.

أما المستويات نفسها، أي ما يعتمده المندوب، وما يذهب إلى مدير المبيعات، وما يصل إلى المدير المالي أو المالك، فيضعها المالك لأنها تعكس هوامش شركته وأسواقها. لا يوجد حد صحيح عام، والحد المنقول من شركة أخرى قد يكون أضيق من اللازم فيوقف البيع، أو أوسع فلا يضبط شيئا. وللمالك أن يبني المستويات على نسبة الخصم، أو على الهامش الذي يبقى بعده، والثاني يمنع خصما يبدو صغيرا على صنف هامشه ضيق أصلا.

والأهم من الأرقام أن تعرف ما يعد خصما، فالتنازل عن السعر لا يأتي دائما في سطر اسمه خصم:

• خصم صريح على سطر في العرض أو على إجماليه.
• كمية إضافية مجانا، أو نقل وتركيب كانا يحسبان عادة ثم صارا دون مقابل.
• مدة سداد أطول من الشروط المعتادة لهذا العميل، لأنها تمويل تقدمه من سيولتك.
• زيارات إضافية في عقد صيانة، أو ضمان أطول من المعتاد، أو أعمال صغيرة خارج النطاق دون مقابل.

كل هذه تمر على المصفوفة نفسها، وإلا ضبطت الخصم المكتوب وبقي التنازل غير المكتوب بلا ضابط. وتسري القواعد التي ذكرناها في جانب الشراء: لا يعتمد أحد خصمه بنفسه، والصلاحية للدور لا للشخص، وللمعتمد مفوض محدد مسبقا حين يغيب، والاعتماد يسجل على نسخة العرض نفسها باسم المعتمد ووقته، فإذا تغيرت النسخة بعد الاعتماد عادت إليه. ويصل الطلب إلى جوال المعتمد برابط يعتمد منه دون أن يفتح حاسوبا، لأن الاعتماد البطيء هو ما يدفع المندوب إلى الوعد بالهاتف.

ولماذا قبل الفاتورة لا بعدها؟ الخصم الذي يعتمد في العرض جزء من السعر، ويظهر في الفاتورة من أول مرة. أما الخصم الذي يوعد به بعد البيع فله مسار آخر في اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة: المادة 40 الفقرة 1 تعد من حالات تعديل قيمة التوريد أن يتفق على القيمة مسبقا ثم تعدل لأي سبب، بما في ذلك عرض تخفيض إضافي بعد إتمام البيع. وإذا وقع ذلك بعد إصدار الفاتورة الضريبية وكانت الضريبة فيها أعلى من المستحقة، تطلب المادة 54 إشعارا دائنا يشير بوضوح إلى الفاتورة الأصلية، في موعد أقصاه اليوم 15 من الشهر التالي لوقوع الحالة. فالخصم الذي يعطى في مكالمة بعد الفاتورة لا يبقى بين المندوب والعميل، بل يصبح مستندا ضريبيا له موعد، وقد لا تعلم الحسابات أن عليها إصداره. أما الحكم في حالة بعينها فمكانه مستشارك الضريبي.

نظرة أوريجامي

حين نبني مسار عرض السعر لشركة، نبدأ من الطريقة التي تسعر بها اليوم فعلا: من أين يأخذ المندوب السعر، وكم نسخة يمر بها العرض عادة، ومن يعتمد الخصم، وأين تعيش الأسعار الخاصة لكبار العملاء. والخصم الذي يمنح بالهاتف يخبرنا أين يبطئ الاعتماد الحالي، قبل أن يخبرنا أين يحتاج الضبط إلى تشديد.

ثم نحول ذلك إلى مسار يطبقه النظام: قائمة أسعار بتواريخ سريان، وعرض بنسخ مرقمة يخرج ملفه من السجل، وهامش يظهر لكل دور حسب صلاحياته، ومصفوفة خصم يعدل المالك مستوياتها بنفسه دون مبرمج، واعتماد يصل إلى الجوال، وعرض مقبول يتحول إلى أمر بيع يتصل بنظامك المحاسبي والفوترة الإلكترونية. هذا جزء مما نبنيه من أنظمة مخصصة ضمن خدماتنا.

تمرين لهذا الأسبوع: افحص آخر عشرين عرض سعر قبلها عملاؤك

قبل أي نظام، تحتاج صورة لما يحدث فعلا بين قائمة الأسعار والعميل. هذا تمرين ينفذه مدير المبيعات مع المدير المالي في جلسة أو جلستين:

• اسحب آخر عشرين عرض سعر قبلها العملاء، وأضف إليها عروض الفواتير العشر من تمرين الجزء الأول إن وجدتها.
• لكل عرض اسأل: من أين جاء السعر؟ من قائمة الأسعار السارية، أو من عرض سابق، أو كتب باليد.
• عد نسخ كل عرض، وحدد النسخة التي قبلها العميل، وهل تستطيع أن تجدها كما رآها هو.
• اكتب كل تنازل في العرض: خصم، أو كمية مجانية، أو نقل مجاني، أو مدة سداد أطول، أو زيارات إضافية، وبجانب كل تنازل من اعتمده وأين سجل اعتماده.
• اكتب هل كان الهامش معروفا لمن اعتمد العرض لحظة اعتماده.

عدد التنازلات التي لا يعرف أحد من اعتمدها هو خط الأساس لهذا الجزء. ثم اكتب على ورقة واحدة مصفوفة الخصم التي تريدها: ما يعد خصما في شركتك، والمستويات التي تناسبها، والدور الذي يعتمد كل مستوى، ومن ينوب عن المعتمد حين يغيب. الفرق بين هذه الورقة وما وجدته في العروض العشرين هو ما يجب أن يغلقه النظام.

في الجزء القادم

صار للسعر مصدر واحد، وللعرض نسخ محفوظة، وللخصم معتمد يعرفه الجميع. الجزء القادم ينتقل إلى المحطة التي تسبق أول شحنة: حد الائتمان والضمانات. نبدأ بسجل عميل يتحقق منه مرة واحدة عند إضافته من مصدرين رسميين مجانيين، ثم حد ائتمان وشروط دفع يضعها المالك ويفحصها النظام عند كل طلب وكل تسليم، ثم الضمانات التي يختار منها المالك قبل أن يبيع بالآجل.

مصادر

• اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، هيئة الزكاة والضريبة والجمارك — المادة 40 الفقرة 1 (حالات تعديل قيمة التوريد، ومنها عرض تخفيض إضافي بعد إتمام البيع)، والمادة 54 الفقرات 1 و4 و6 (الإشعار الدائن، وإشارته الواضحة إلى الفاتورة الأصلية، وموعد إصداره).