一张供应商发票落到财务的桌上，会计在付款前问了四个简单的问题。这笔采购是谁提出的？谁批准的？我们约定的价格是多少？货都到齐了吗？每个答案都存在，只是不在同一个地方。请购在现场工程师和采购专员之间的 WhatsApp 对话里，审批是抽屉里一张签了字的纸，价格在某一个人的电子表格里，而收货凭证是有人在门口签收的一张送货单。于是会计开始一轮又一轮地打电话，或者因为供应商在等，就凭信任付了款。

采购数字化：追踪资金的去向

我们以这个场景开启《采购数字化》系列，因为它在每一家天天采购的公司里反复上演：承包商采购送到工地的材料，工厂采购原材料和备件，酒店或物业运营方采购维修服务和耗材。本系列从需求已经明确之后开始；何时补货、补多少，我们已在再订货点与安全库存中讨论过。这里我们追踪接下来发生的事：从一张采购申请到向供应商付款的整条路，以及资金沿途在哪里流失。

七个站点，每个站点都有常见的断点

每一笔采购，无论多小，都要经过七个站点。每个站点都有一个反复出现、直到变成习惯的断点：

  • 请购：没有书面申请就采购。工地主管需要螺纹钢，或者酒店技术员需要一个空调零件，于是他们直接打电话给采购专员或供应商。没有任何单据记录谁需要什么、用于哪个项目、为什么需要，因此后续单据没有可以指向的源头。
  • 审批：一句无人能证明的口头同意。经理在电话里、在一条语音消息里，或在 WhatsApp 群里随手回了个 OK 表示同意。审批是真实的，但它没有与任何具体的申请挂钩，两个月后，没人能确切证明当时批准了什么、批准了多少金额。
  • 供应商与报价：价格与约定的不一致。报价以照片形式发在聊天里，而发票上的单价更高，或多了一笔报价里从未提过的运费。没有人发现差异，因为核对发票时报价并不在旁边。
  • 采购订单：没有书面凭证的承诺。订单是通过电话下给供应商的，或者采购订单是在发票到达之后才补开的，用来给发票做掩护。在发票之后补开的采购订单什么也控制不了：它照抄发票，而不是作为衡量发票的依据。
  • 收货：开票数量超过实际到货数量。材料卡车在日落前才赶到工地，或者送到工厂的货少了两个品项，有人没清点就签了送货单。随后发票按全额数量开来。这正是我们在库存准确性缺口中描述的第一个漏洞：没有登记就进来的东西，迟早会在别的地方冒出来。
  • 发票：信息缺失，削弱你的增值税抵扣。一张没有供应商增值税号的发票，或者只有笼统描述、看不出货物数量和性质的发票。《增值税实施条例》列出了税务发票必须载明的信息，并规定抵扣进项增值税以持有税款凭证为条件，不过在企业之间，对于金额低于 1,000 里亚尔的供应，允许使用信息较少的简化发票。发票也可能在交货几周后才到，因为开具期限是供应发生月份的次月 15 日，到那时已经没人记得实际收到了什么。
  • 付款：一张发票付了两次。供应商通过电子邮件发来发票，又在 WhatsApp 上发了一份副本，或者在月末对账单上再次请款，于是这张发票按发票付了一次，又按对账单付了一次。没有人故意做错事；只是整个流程中没有任何环节提示这张发票已经付过了。

请注意，这七个断点没有一个是诚信问题。采购专员没有隐瞒什么，工地主管也并不马虎。每个人都在用手边最顺手的工具完成当天的工作，而 WhatsApp 和电子表格正是做这件事的优秀工具。问题出现在它们被用到超出其能力范围的时候。

问题在于流程设计，而不在于人

从高处俯瞰这七个站点，你会发现一个共同的原因：每个站点各自保存自己的记录。申请人有聊天记录，审批人靠记忆，采购部有收件箱，工地或仓库有送货单，财务有会计系统。没有一个统一的编号把这些记录串起来，所以没有人能看到整条链条。唯一试图看清它的人是会计，在最后一站，在钱即将付出去的时候。

这和我们在承包与维护公司在哪里流失利润中描述的模式相同：流失不是来自某一个大错误，而是来自分属不同人员的各个步骤之间的小缝隙。一项依赖某人记得开采购订单、清点到货或核查发票是否已付的控制，无论这个人多么自律，都会在日常压力下失效。解决办法不是要求大家更加用心，而是让每份单据都成为下一步的前提条件：没有经批准的请购就没有采购订单，没有与发票相符的收货就不能付款。

这让你在不知不觉中付出了什么

断裂的周期所带来的成本从不会在利润表中单独列出一行，所以它看起来是免费的。它在五个地方被支付：

  • 价格高于约定。单张发票上的差额很小，但它反复出现，而且没人发现，因为比对需要一份在核对发票时并不在场的单据。
  • 为从未到货的东西付款。短缺的数量被全额支付，未完成的服务被当作已完成来付款，而事后追回差额需要你手里没有的证据。
  • 重复付款。钱已经付出去了，能否追回首先取决于有没有人发现，其次取决于供应商是否配合以及追讨者投入的时间。
  • 进项增值税面临风险。一张不完整的发票可能削弱你抵扣其增值税的权利，而发票和记录必须自其所属纳税期结束起至少保存六年。一张只存在于员工手机里的发票，在你需要时可能已经不见了。
  • 月末结账更久，供应商被迫等待。财务在结账期间忙着追单据，正确的发票因为没人确认收货而被搁置，按时交货的供应商的付款被拖延，这会损害双方的关系。

Origami 的观点

采购贯穿我们服务的每一个行业，从承包和维护到工业和仓储，再到房地产和酒店。每次我们都从一个问题出发：你能否在一个地方，把一张发票与它的请购、审批、订单和收货联系起来？在画出任何一个界面之前，我们先按公司里实际的运作方式梳理这个周期：谁提出申请、谁审批、货物在哪里接收、谁录入发票。

然后我们围绕这个周期搭建采购工作流：一张带有编号、后续每份单据都沿用的请购单；系统按照老板设定的金额门槛强制执行的审批；在发生地点就地登记的收货；以及一个供应商发票收件箱，在发票进入付款环节之前，将每张发票与其订单和收货进行匹配。所有这些都与你的会计系统和电子发票对接，而不是取而代之。这就是我们所说的，作为我们服务的一部分来构建定制系统。

本周练习：追溯你最近的十张发票

在引入任何系统或工具之前，你需要一个能显示问题规模的数字。运营经理或财务经理可以在一周内完成这项练习，无需任何新工具：

  • 拿出最近已付款的十张供应商发票，并尽可能让它们多样化：材料、服务，如果有的话再加一笔紧急采购。
  • 为每张发票寻找四份单据：采购申请、它的审批、采购订单，以及收货记录或服务已交付的证明。
  • 记下每份单据是在哪里找到的：在系统里、在电子邮件里、在 WhatsApp 上、在纸面上，还是在某个你不得不去问的人的记忆里。
  • 将发票上的价格和数量与采购订单和收货记录进行比对，并记录每一处差异，无论多小。
  • 统计有多少张发票的四份单据都集中在一个地方，无需询问任何人。

这个十张中的计数，就是衡量此后每一项改进的基准线。更有用的是你关于每份单据在哪里找到的记录，因为它会告诉你，在你的公司里哪个站点断得最频繁。你通常会发现，大部分缺口集中在一两个站点，而那里就是你着手的地方。

接下来的几部分

周期已经梳理清楚，断点也已一一点名；剩下的就是一站一站地修复它们。下一部分从第一份单据开始：采购申请与审批矩阵，即按金额和采购类型谁来审批什么，以及系统如何堵住围绕它的各种变通做法。接着我们会讲如何把报价转化为有约束力的采购订单，然后是收货与三单匹配，再然后是在抵扣供应商发票的增值税之前要核查什么，之后是付款排期与供应商对账单的核对，最后以你的支出全景视图和一份把这一切理顺的九十天计划为本系列收尾。

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