Müşteriler çoğu zaman ödemek istemedikleri için değil, faturanın kendisi geç kaldığı ya da bir yerde takıldığı için geç öder. Uygulamada ödeme vadesi, doğru bir fatura müşteride onu onaylamaya yetkili kişiye ulaşana kadar işlemeye başlamaz. Çözümün üç adımı var. Faturayı teslimatın onaylandığı gün ya da sabit bir aylık tarihte düzenleyin; KDV Uygulama Yönetmeliği'ne göre en geç tarih, teslimi izleyen ayın 15'idir. Düzenlemeden sonra fark edilen her hatayı, olayı izleyen ayın en geç 15'ine kadar, orijinal faturaya atıfta bulunan bir alacak veya borç dekontuyla düzeltin; asla faturayı silerek değil. Ve her itirazı bir sorumlu, bir neden ve bir tarihle kaydedin ki itiraz edilmeyen kısım tahsil edilebilir kalsın.

Onaylanmış teslimattan ödenen faturaya

Dördüncü bölümde fatura tek bir kaynağa kavuştu: imzalı irsaliyenin eklendiği onaylanmış teslimat. Ancak doğru bir fatura bile rakamlarıyla hiçbir ilgisi olmayan nedenlerle ödenmeden bekleyebilir. Bu bölüm, faturanın düzenlenmesi ile paranın tahsil edilmesi arasındaki mesafeyle ilgili ve orada, iki tarafın da iyi niyetiyle, üç neden tekrar tekrar karşımıza çıkar:

  • Fatura geç gider. Mallar ayın başında teslim edilmiş ya da hizmet ayın başında tamamlanmıştır, ama fatura diğerleriyle birlikte gitmek için ay sonunu beklemiştir. Koşullarınız ödeme vadesini fatura tarihinden itibaren sayıyorsa, faturanın beklediği her gün, müşteri bir gün bile gecikmeden sizin beklemenize eklenen bir gündür.
  • Fatura onaylama yetkisi olmayan birine ulaşır. Ekibinizin muhatap olduğu kişiye ya da kimsenin bakmadığı genel bir posta kutusuna gider veya müşterinin muhasebe ekibinin istediği satın alma siparişi numarası olmadan ulaşır. Üçüncü bölümde müşteri kaydı, faturaları teslim alan ve onaylayan kişinin adını taşımaya başlamıştı; burada bu ad, faturanın gönderildiği tek adres haline gelir.
  • Sorumlusu olmayan bir itiraz. Müşteri satış temsilcisiyle bir telefon görüşmesinde bir kaleme itiraz eder, temsilci bakacağına söz verir ve finans ekibi bundan hiç haberdar olmaz. Tüm fatura müşteride bekletilir ve tahsilat ekibi, müşterinin itirazlı olduğunu bildiği bir tutarı istemek için arar.

Müşterinizin muhasebe ekibinin, faturanızı kaydetmeden önce kontrol ettiğini unutmayın; bunu alıcı tarafından Tedarikçi Faturaları: İndirilecek KDV'yi Talep Etmeden Önce Neler Kontrol Edilmeli yazısında anlatmıştık. Zorunlu bir bilgisi eksik olan ya da şirket unvanını ticaret sicilindeki haliyle değil kısaltılmış olarak taşıyan bir fatura, onlar ödemeden kaçtığı için değil, sistemleri olması gerektiği gibi çalıştığı için orada durur.

Vergi faturası ne zaman düzenlenmelidir? Yönetmelik ne diyor

KDV Kanunu Uygulama Yönetmeliği, işletmeler arası satışlarda faturalama zamanlaması için açık sınırlar koyar. Vadeli satış yapıyorsanız en önemlileri şunlardır:

  • İşletmeler arası bir vergi faturası, teslimin gerçekleştiği ayı izleyen ayın en geç 15. günü düzenlenmelidir (53. madde, 1(b) fıkrası). Dolayısıyla 3 Ekim'de yapılan bir teslimin en geç fatura tarihi 15 Kasım'dır.
  • İşletmeler arası basitleştirilmiş fatura yalnızca 1.000 riyalin altındaki teslimler için izin verilen bir istisnadır (53. madde, 1(c) fıkrası); bu nedenle ticari müşterilerinize yaptığınız olağan teslimlerde vergi faturasının yerini tutamaz.
  • Aylık toplu fatura: aynı maddenin 5. fıkrasının gerektirdiği bilgileri taşıması koşuluyla, tek bir müşteriye bir takvim ayını aşmayan bir dönemdeki birden fazla ayrı teslimi kapsayan tek bir toplu vergi faturası düzenleyebilirsiniz; bu fatura izleyen ayın en geç 15'inde düzenlenir (53. madde, 4. fıkra). Aynı müşteriye haftada birkaç kez teslimat yapan bir distribütöre ya da aynı binayı ayda bir defadan fazla ziyaret eden bir bakım şirketine uygundur. Her irsaliyenin veya iş bitirme onayının toplu faturadaki kendi satırına bağlı tutulması en iyisidir; böylece kanıt ayın faturası içinde kaybolmaz.
  • Belirli tarihlerde ödemeli hizmet sözleşmeleri: hizmetler sürekli olarak sunuluyor ve sözleşme belirli tarihlerde ödeme öngörüyorsa KDV, ödemenin vade tarihi, fiili ödeme tarihi veya fatura tarihinden hangisi önceyse o tarihte ve her 12 ardışık ayda en az bir kez doğar (20. madde, 1. fıkra). Diğer sürekli teslimler, fatura veya ödemeden hangisi önceyse o tarihte, o tutar ölçüsünde doğar (20. madde, 2. fıkra). Bu, aylık bir bakım sözleşmesi ya da taksitlerle faturalanan bir oteldeki kurumsal hesap için önemlidir. Taahhüt işlerinde Yönetmelik, hakediş yoluyla faturalanan işleri adıyla anmaz; bu yüzden sözleşmenize hangi fıkranın uygulanacağını vergi danışmanınıza sorun.

Ancak Yönetmelik'teki en geç tarih bir uyum sınırıdır, operasyonel bir hedef değildir. İzleyen ayın 15'inde düzenlenen bir fatura mevzuata uygundur, ama ödeme vadeniz onun tarihinden itibaren işliyorsa paranızı haftalarca geciktirmiştir. En basit operasyonel kural, işletme sahibinin her müşteri için seçtiği iki seçenekten biridir: teslimatın onaylandığı gün düzenlenen bir fatura ya da her ayın sabit bir gününde, müşteriyle kararlaştırılmış ve onun muhasebe ekibince bilinen bir toplu fatura. Her iki durumda da sistem, henüz faturalanmamış her onaylanmış teslimatı izler ve ne kadar süredir beklediğini gösterir; bunu dördüncü bölümde başlatmıştık.

Düzenledikten sonra silmek yok: alacak dekontu ve borç dekontu

Müşteri düzenlenmiş bir faturaya itiraz ettiğinde en hızlı çözüm, faturayı iptal edip yerine doğrusunu düzenlemek gibi görünür. E-faturalar böyle çalışmaz. Zekat, Vergi ve Gümrük Kurumu'nun ayrıntılı e-fatura kılavuzu, düzenlendikten sonra bir faturayı değiştirmeyi veya silmeyi bir e-fatura çözümünün yasak işlevleri arasında sayar ve bir faturayı iptal etmek isteyen herkesin bunu yalnızca o faturaya bağlı bir alacak dekontu ve ardından yeni bir faturayla yapabileceğini belirtir (5.6 ve 6.5 numaralı bölümler). Kılavuza göre entegrasyon aşamasında işletmeler arası her vergi faturası, siz onu müşterinizle paylaşmadan önce Kurum tarafından onaylanıp mühürlenir ve bu onay ilgili alacak ve borç dekontlarını da kapsar (6.4 numaralı bölüm). Bu aşamanın satıcı için ne anlama geldiğini Fabrikada ve Depoda E-Fatura yazısında ele almıştık.

Yönetmeliğin 54. maddesi her dekontun ne zaman düzenleneceğini belirler:

  • Alacak dekontu, faturadan sonra 40. maddenin 1. fıkrasındaki hallerden biri gerçekleştiğinde ve faturada gösterilen KDV ödenmesi gereken KDV'den fazla olduğunda düzenlenir (54. madde, 1. fıkra). 40. maddedeki haller şunlardır: teslimin tamamen veya kısmen iptali ya da askıya alınması, niteliğinde vergiyi değiştiren esaslı bir değişiklik, kararlaştırılan bedelinin satış sonrası ek indirim dahil herhangi bir nedenle değişmesi veya satıcının kabul ettiği bir iade.
  • Borç dekontu, aynı hallerde gösterilen KDV ödenmesi gereken KDV'den az olduğunda düzenlenir (54. madde, 2. fıkra).
  • Bilgilerin düzeltilmesi: faturada kendi bilgilerinizde ya da müşterinin şirket unvanı veya adresi gibi bilgilerinde bir hata bulursanız, duruma göre bir borç veya alacak dekontuyla düzeltilir ve her iki taraf da faturayı ve dekontu birlikte saklar (54. madde, 3. fıkra).
  • Orijinale atıf: dekont, 53. maddenin gerektirdiği bilgileri taşır ve ilgili olduğu fatura veya faturalara açıkça atıfta bulunur (54. madde, 4. fıkra). Kılavuz, tek bir dekontun birden fazla faturaya seri numaralarının bir aralığıyla atıfta bulunmasına izin verir (4.3 numaralı bölüm).

Sonra süre gelir; bu fıkra eklenmeden önce yazılmış yazıların değinmediği bir fıkradır: Kurum yönetim kurulunun 19 Kasım 2024 tarihli kararıyla 54. maddeye altıncı bir fıkra eklenmiş ve dekontun, onu gerektiren olayı izleyen ayın en geç 15. günü düzenlenmesi şart koşulmuştur. Satış müdürü bir itirazı kapatmak için 20 Ekim'de müşteriyle bir indirim üzerinde anlaşırsa, alacak dekontu en geç 15 Kasım'da düzenlenmelidir. Anlaşma, finansın hiç haberdar olmadığı bir telefon görüşmesinde kaldığında bu süre kaçırılır. Dekontun hangi vergi dönemini etkilediğini iade iptal edilmiş bir satış değil, bir alacak dekontudur yazısında ele almıştık; kendi özel durumunuzla ilgili sorular vergi danışmanınıza aittir.

İtiraz kaydı: her itirazın bir sorumlusu, bir nedeni ve bir tarihi olur

İtiraz başarısız bir satış değildir; vadeli satışın olağan bir parçasıdır. Sorun, itirazın satış temsilcisiyle yapılan bir telefon görüşmesinde ya da WhatsApp sohbetinde yaşamasıdır; orada ne dekontu düzenleyen kişi ne de tahsilatı takip eden kişi onu görebilir. Telefon ve WhatsApp bir itirazı almak için iyi araçlardır, ama onun kaydı değildir. Çözüm, hangi kanaldan gelirse gelsin her itirazın geldiği anda girdiği tek bir kayıttır ve her girişte şunlar bulunur:

  • Fatura, kalem ve itiraz edilen tutar, faturanın tamamı değil.
  • Sabit bir listeden neden: fiyat, miktar, kalite, eksik belge veya yanlış alıcı. Kaydı iki ay sonra sayılabilir kılan sabit listedir: kaç itiraz fiyatla ilgiliydi, kaçı eksik bir belgeydi?
  • Nedene göre sorumlu: fiyat itirazı ikinci bölümde indirimi onaylayan kişiye, miktar itirazı irsaliyeyi elinde tutan operasyona, kalite itirazı değişim veya indirime karar veren kişiye, eksik belge veya yanlış alıcı ise hatanın tekrarlanmaması için müşteri kaydını da düzelten finansa gider.
  • Çözüm için bir hedef tarih; şirket bunu her neden için belirler ve bu tarihi aşan bir itiraz, sorumlunun yöneticisine görünür hale gelir.
  • Sonuç: imzalı irsaliye gibi kanıtlarla yanıtlanan bir itiraz, zamanında düzenlenmiş bir alacak veya borç dekontu ya da tamamlanıp doğru kişiye yeniden gönderilen eksik bir belge.

Kaydı herkes görür: satış temsilcisi müşterisinin itirazının onu çözecek kişiye ulaştığını, finans hangi dekontun düzenlenmeyi beklediğini, tahsilat da çözülmekte olduğu için şu anda hangi tutarın istenmeyeceğini bilir. Hiç kimse, bir hafta önce itiraz ettiği ve hâlâ bizim yanıtımızı beklediği bir tutarı talep etmek için müşteriyi aramaz.

İtiraz edilmeyen kısım tahsil edilebilir kalır

İtiraz fatura düzeyinde kaydedildiğinde, tek bir kalem yüzünden tüm fatura durur. Bir ürün hasarlı geldiği için müşterinin bir kalemine itiraz ettiği 12 kalemlik bir fatura, o kalem çözülene kadar bütünüyle bekler. İtiraz kalem düzeyinde kaydedildiğinde ise müşteriden diğer on bir kalemi onaylayıp zamanında ödemesini isteyebilirsiniz; yalnızca itiraz edilen kalem çözülene kadar kayıtta kalır. Bu rakamlar bir örnektir, ama ilke geçerlidir: itiraz edilmeyen tutar her normal alacak gibi ele alınır, itiraz edilen tutarın ise bir sorumlusu ve bir tarihi vardır.

Müşteri bir faturanın bir kısmını ödemeyi kabul eder mi? Bu, muhasebe ekibinin nasıl çalıştığına bağlıdır ve bazı ekipler yalnızca tam faturaları öder. Öyle bile olsa tutarı, nedeni ve sorumlusu belli bir itiraz daha hızlı çözülür, çünkü iki taraf da tüm bir fatura yerine belirli bir kalem üzerine konuşur. İtiraz bir indirim veya iadeyle sonuçlandığında, alacak dekontu orijinal faturaya bağlı olarak düzenlenir, fatura doğru tutarıyla kapanır ve sizin hesap ekstreniz müşterinizinkiyle örtüşür.

Origami'nin bakışı

Bir şirket için faturalama ve itiraz iş akışını kurarken, işe geç kalan faturalarından başlarız: teslimat ile düzenleme arasında ne kadar zaman geçti, kime gönderildi, itiraz kaydedildiyse nereye kaydedildi, indirime kim karar verdi ve dekont ne zaman düzenlendi. Bu yanıtlar, tek bir ekran çizmeden önce mevcut iş akışını gerçekte olduğu gibi haritalar.

Ardından bunları bağlantılı tek bir iş akışına dönüştürürüz: onaylanmış teslimattan oluşturulan, işletme sahibinin her müşteri için belirlediği takvime göre düzenlenen ve müşteri kaydındaki yetkili onaylayıcıya gönderilen bir fatura; sorumlusu ve tarihi olan kalem düzeyinde bir itiraz kaydı; ve itirazın sonucundan üretilen, süresi takip edilen bir alacak veya borç dekontu; hepsi muhasebe sisteminize ve e-faturaya bağlı. Bu, hizmetlerimiz aracılığıyla kurduğumuz özel sistemlerin bir parçasıdır.

Bu hafta için bir alıştırma: son yirmi faturanız neden geç ödendi?

Herhangi bir sistemden önce, müşterilerinizin gerçekte neden geç ödediğini bilmeniz gerekir. Bu, finans müdürü ile satış müdürünün tek bir oturumda yapacağı bir alıştırmadır:

  • Vade tarihini geçen son yirmi faturayı seçin.
  • Her biri için üç tarih kaydedin: onaylanmış teslimat, faturanın düzenlenmesi ve biliyorsanız müşterideki yetkili kişiye ulaşması.
  • Doğru kişiye ulaşıp ulaşmadığını sorun; satın alma siparişi numarası ve irsaliye gibi muhasebe ekiplerinin istediği bilgilerle birlikte.
  • Bir itiraz olduysa onu sınıflandırın: beş nedenden biri altında; fiyat, miktar, kalite, eksik belge veya yanlış alıcı. Şu anda kimin takip ettiğini, eğer biri takip ediyorsa, kaydedin.
  • Bir itiraz indirim veya iadeyle sonuçlandıysa, dekontun düzenlenip düzenlenmediğini ve ne zaman düzenlendiğini, anlaşma tarihini izleyen ayın 15'ine göre kontrol edin.

Gecikmesi müşterinin değil bizim tarafımızda başlayan geç faturaların sayısı ve kimin takip ettiğini kimsenin bilmediği itirazların sayısı, bu bölümün başlangıç çizgisidir.

Bir sonraki bölümde

Fatura artık zamanında çıkıyor ve onu onaylayan kişiye ulaşıyor, her itirazın da bir sorumlusu ve bir tarihi var. Bir sonraki bölüm bundan sonraki takiple ilgili: işletme sahibinin seçtiği dilimlerde vade tarihine göre alacak yaşlandırması, her fatura için vadeden önce, vade günü ve sonrasında hatırlatma içeren bir tahsilat takvimi, bilinen bir eskalasyon yolu, bakiyeyi teyit etmek için müşteriye gönderilen aylık hesap ekstresi ve ardından bir müşteri buna rağmen ödemediğinde kanunun ne dediği.

Kaynaklar

  • Zekat, Vergi ve Gümrük Kurumu: KDV Kanunu Uygulama Yönetmeliği (resmi Arapça metin) — 20. madde, 1. ve 2. fıkralar (sürekli ve devamlı teslimlerde KDV'nin ne zaman doğduğu), 40. madde, 1. fıkra (bir teslimin bedelini değiştiren haller), 53. madde, 1(b) ve (c) fıkraları (işletmeler arası vergi faturası için en geç tarih ve 1.000 riyalin altındaki basitleştirilmiş fatura) ve 4. fıkra (toplu vergi faturası), 54. madde, 1 ila 4. fıkralar (alacak ve borç dekontları, bilgilerin düzeltilmesi ve orijinal faturaya atıf) ve 6. fıkra (dekontun düzenlenme süresi, Kurum yönetim kurulunca 19 Kasım 2024'te eklendi).
  • Zekat, Vergi ve Gümrük Kurumu: Ayrıntılı E-Fatura Kılavuzu (Arapça) — 4.3 numaralı bölüm (alacak ve borç dekontları ve orijinal faturalara atıf), 5.6 ve 6.5 numaralı bölümler (düzenlendikten sonra bir faturayı değiştirme veya silme dahil yasak işlevler) ve 6.4 numaralı bölüm (fatura ve dekontların alıcıyla paylaşılmadan önce onaylanması).