Tahsilat eşleştirme, hesabınıza gelen her havaleyi ödediği fatura ya da faturalarla ay sonunda değil, geldiği gün eşleştirmek demektir. Böylece tahsilat ekibi kimin gerçekten ödediğini bilir ve onun peşini bırakır, açıklamasız gelen her tutar sorumlusu olan bir kuyrukta bekler ve işletme sahibi büyük bir alıma girişmeden önce önümüzdeki haftalarda ne kadar nakit gireceğini bilir. Altıncı bölümde her fatura bir tahsilat takvimi ve bir ödeme sözü kaydı edindi. Bu yedinci ve son bölüm yolu tamamlıyor: eşleştirmeyi karıştıran üç durum ve bunları çözen dört araç, ardından nakit akışının haftalık görünümü ve son olarak satışları tek bir gün bile durdurmayan bir sırayla satışları dijitalleştirmek için 90 günlük bir plan.

Gelen parayı adressiz bırakan üç durum

Birçok şirkette tahsilatların eşleştirilmesi, banka ekstresini açan, gönderenin adını okuyan ve hangi müşterinin hangi şekilde ödediğini hatırlayan tek bir muhasebecinin elindedir. Ekstre ve elektronik tablo iyi araçlardır; belirli bir müşterinin havalelerinin ana şirketinin adıyla geldiğini bilen bir muhasebeci de işletme için gerçek bir değerdir. Ama eşleştirme sürekli tekrarlanan üç durumda tökezler:

  • Açıklamasız bir havale. Bir tutar kısaltılmış bir adla ya da müşterinin kardeş şirketinin adıyla, fatura numarası olmadan gelir. Para hesapta durur, müşteri yaşlandırma raporunda gecikmiş görünmeye devam eder ve tahsilat ekibi yarın onu zaten ödediği bir tutar için arayabilir.
  • Birkaç faturayı ödeyen tek havale. Müşterinin muhasebe ekibi ayın faturalarını tek bir ödemede birleştirir. Tutarın tam olarak hangi faturaları kapsadığını kimse bilmiyorsa, tahminle en eski faturalara dağıtılır; böylece müşterinin ödemeyi amaçlamadığı bir fatura kapanırken ödediği bir başkası açık kalır.
  • Faturadan eksik bir ödeme. Müşteri faturayı, itiraz ettiği bir kalemin değeri düşülmüş olarak öder: hasarlı gelen bir ürün, hiç yapılmadığını söylediği bir bakım ziyareti ya da onaylamadığı bir hakediş miktarı. Tutar nedensiz olarak tek başına kaydedilirse fark, iki ay sonra kimsenin hikâyesini bilmediği küçük bir bakiyeye dönüşür.

Bunların hiçbiri müşterinin bir şey sakladığı anlamına gelmez. Muhasebe ekibi kendi bildiği gibi çalışır ve her zaman ödediği gibi öder. Çözüm, ona her havalenin faturasını bulmasını sağlayan bir yol sunmak ve adressiz kalan her şeyi tek, görünür bir yerde ele almaktır.

Her havalenin faturasını bulmasını sağlayan dört araç

  • Bankanız sunuyorsa müşteri başına özel bir hesap numarası. Bankanız ana hesabınıza bağlı sanal hesap numaraları sağlıyorsa, her müşteriye faturalarında ve ekstresinde basılı kendi numarasını verin. Böylece havale, ödeyen hiçbir açıklama yazmamış olsa bile, geldiği numara sayesinde göndereni tanıtır. Üzerine bir şey kurmadan önce bankanıza bu hizmeti ve koşullarını sorun.
  • Müşteriden bir ödeme bildirimi. Müşterinin muhasebe ekibinden her havaleyle birlikte ödediği faturaları ve her birinin tutarını gösteren bir bildirimi, satış temsilcisinin gelen kutusuna değil, tahsilatlara ayrılmış tek bir e-posta adresine göndermesini isteyin. Bu ricayı ve havale açıklamasına yazılacak fatura numarasını faturanın kendisine ve aylık ekstreye basın; böylece rica her belgeyle birlikte gider.
  • Banka ekstresinin günlük aktarımı. Ekstreyi ay sonunda açmak yerine her günün hareketleri aynı gün sisteme girer: bankanın kurumsal portalından indirilen bir dosya ya da mümkün olan yerde doğrudan bir bağlantı. Suudi Arabistan Merkez Bankası'nın yayımladığı Açık Bankacılık Çerçevesi, ilk sürümünde banka müşterilerinin finansal verilerini üçüncü taraf bir sağlayıcıyla güvenli biçimde paylaşmasını sağlayan Hesap Bilgisi Hizmeti'ne odaklandı; bunu Suudi Arabistan'da Açık Bankacılık yazısında açıklamıştık. Sistem ardından açıklamadaki fatura numarasından, müşterinin özel hesabından ya da o müşterinin tek bir açık faturasıyla örtüşen bir tutardan bir eşleştirme önerir ve muhasebeci onaylar.
  • Eşleştirilmemiş tahsilatlar, sorumlusu olan görünür bir kuyruk olarak. Faturası bilinmeyen her tutar, sessizce büyüyen bir ara hesaba değil, tek bir kuyruğa gider. Her satırın onu takip eden bir sorumlusu ve bir tarihi vardır; müşteri biliniyor ama faturalar bilinmiyorsa, müşteri yaşlandırma raporunda bir işaretle görünür: ödeme alındı, dağıtım bekleniyor. Tahsilat takvimi bu durum netleşene kadar onu takip etmeyi bırakır ve üçüncü bölümdeki teslimat durdurmanın dağıtımdan önce mi sonra mı kalkacağına işletme sahibi karar verir.

Faturadan eksik bir ödeme: geleni uygulayın, farkı kaydedin

Bir müşteri faturadan az ödediğinde, nedenini öğrenmeden faturayı kapatmayın ve farkın peşine düşmeyin. Gelen tutarı itiraz edilmeyen kalemlere uygulayın ve farkı nedeni, sorumlusu ve tarihiyle beşinci bölümdeki ihtilaf kaydına girin. İhtilaf sizin lehinize sonuçlanırsa fark, imzalı teslim belgesi gibi kanıtıyla birlikte tahsilat takvimine geri döner. Bir indirim ya da iadeyle sonuçlanırsa bu, KDV Uygulama Yönetmeliği'nin 40. maddesinin 1. fıkrasına göre bir teslimin değerini değiştiren durumlardan biridir ve bunlar arasında satıştan sonra kararlaştırılan bir indirim de vardır; bu nedenle orijinal faturaya açıkça atıf yapan bir alacak dekontu (54. madde, 1. ve 4. fıkralar) olayı izleyen ayın en geç 15. gününe kadar düzenlenir (54. madde, 6. fıkra).

Tersi de olur: açık faturalardan büyük bir havale ya da bazı taahhüt sözleşmelerinin öngördüğü gibi teslimattan önce bir avans ödemesi. Fark, müşterinin adına alacak bakiyesi olarak kaydedilir, ekstresinde görünür ve bir sonraki faturasına uygulanır ya da onaylı bir kararla iade edilir; genel hesapta kaybolup gitmez. Bir avans ödemesinin ya da müşteriye iade edilen bir bakiyenin vergisel değerlendirmesi vergi danışmanınıza sorulacak bir konudur.

Haftalık nakit akışı: her büyük taahhütten önceki rakam

Tahsilatlar her gün eşleştirildiğinde şirket, gelen para hakkında sahip olabileceği en doğru bilgiye sahip olur. Bir nakit görünümü bunu, işletme sahibinin seçtiği bir ufukta, örneğin bir çeyrekte, haftalık olarak tek bir tabloda üç giriş kaynağından toplar:

  • Henüz vadesi gelmemiş faturalar, her biri, işletme sahibinin üçüncü bölümde her müşteri için belirlediği ödeme koşullarından hesaplanan vade tarihinin olduğu haftada.
  • Kayıtlı ödeme sözleri, altıncı bölümdeki vadesi geçmiş faturalar için, vadesi geldiği haftada, ayrı bir satırda; çünkü bunlar bir hak değil, bir sözdür.
  • İhtilaflı tutarlar ve teminat kesintileri, ihtilaf çözülene ya da serbest bırakma koşulu yerine gelene kadar tahminin dışında, yalnızca bilgi amaçlı bir satırda.

Karşılarında çıkışlar yer alır: satın alma serisinde Tedarikçilere Zamanında Ödeme ve Ekstre Mutabakatı yazısında kurduğumuz, her hafta vadesi gelen tedarikçi faturalarını içeren planlanmış tedarikçi ödeme döngüsü ile maaş ve kira gibi sabit yükümlülükler. Her haftada beklenen girişlerle planlanan çıkışlar arasındaki açık, işletme sahibinin büyük bir satın alma siparişini imzalamadan ya da ön finansman gerektiren bir projeyi kabul etmeden önce ihtiyaç duyduğu rakamdır. Bir açığı gerçekleşmesinden bir ay önce gösteren bir hafta, bir tahsilatı hızlandırmaya ya da bir ödemeyi yeniden planlamaya zaman bırakır; aynı gün fark edilen bir açık ise geriye bir banka kredisi ve maliyetinden başka bir şey bırakmaz.

Rakamı dürüst tutmak için her hafta beklediğinizle gerçekte geleni müşteri müşteri karşılaştırın. Belirli bir müşteriyle tekrarlayan bir fark, planlama yaparken onun sözlerine ne kadar güvenebileceğinizi söyler ve müşteri hakkında bir hüküm değil, müşteri temsilcisinin onunla yapması gereken bir konuşmadır.

Yapay zekâ nerede devreye girer

Zincir düzene girdiğinde yapay zekânın tahsilatlarda yapacağı gerçek bir iş vardır: e-postalarda ya da eklerinde gelen ödeme bildirimlerini okuyup fatura numaralarını çıkarmak, açıklamasız bir havale için tutarından, tarihinden ve müşterinin daha önce nasıl ödediğinden bir eşleştirme önermek ve ekibinizin üslubuyla, herhangi bir şey gönderilmeden önce ekibin gözden geçireceği hatırlatmalar hazırlamak.

Ama bu değer zincirden önce değil, sonra gelir. Bir eşleştirme önermek, üç ad değil tek bir kaydı olan bir müşteri, onaylanmış bir teslimattan düzenlenmiş faturalar ve nedenleriyle kaydedilmiş ihtilaflar gerektirir. Dağınık verilerde yapay zekâ tam bir güvenle yanlış eşleştirmeler önerir. Ve bir öneri öneri olarak kalır: muhasebeci onaylar ve karar bir insanda kalır.

Origami'nin bakışı

Bir şirket için satış döngüsünü kurarken eşleştirmeyi ve nakit görünümünü başta değil, sonda kurarız. Bunun nedeni, panonun kendisinden önceki istasyonların ürettiğini okumasıdır; tekrarlanan bir müşteri listesi ve bir teslimatla bağı olmayan faturalar üzerine kurulan bir pano kimsenin güvenmediği şık rakamlar verir ve işletme sahibi yeniden muhasebeciye sormaya döner.

Bu yüzden müşteri kaydı ve fiyat listesiyle başlar, her istasyonu bir öncekinin üzerine, şirketin gerçekte nasıl sattığına göre kurarız: indirimleri kim onaylıyor, sahada teslimatı kim imzalıyor ve havaleler ile banka ekstreleri nasıl geliyor. Döngü, muhasebe sisteminizin ve e-faturanızın yerini almak yerine onlara bağlanır. Bu, hizmetlerimiz aracılığıyla kurduğumuz özel sistemlerin bir parçasıdır.

Satışları asla durdurmayan bir sırayla 90 günlük plan

Cazip olan, döngünün tamamını tek bir günde devreye almaktır. Günlük satışları koruyan sıra, Önce Ne Taşınır? İşinizi Sürdüren Bir Geçiş Sırası yazısında anlattığımız sıradır: önce sabit veriler, sonra işlemler. Her aşama, tüm şirkete yayılmadan önce tek bir şube ya da bir müşteri grubuyla başlayabilir.

  • Birinci ay: müşteri kaydı, fiyat listesi, teklif onayı ve kredi limitleri. Müşteri kaydı birleştirilir ve mükerrer kayıtlar tek kayıtta toplanır; her müşteri, üçüncü bölümdeki iki ücretsiz resmî kontrolün ardından KDV numarasını ve ticaret sicilini, ödeme koşullarını ve fatura almaya yetkili kişiyi edinir. Tek bir fiyat listesi ve ikinci bölümdeki indirim yetkisi onaylanır, işletme sahibi her müşterinin kredi limitini belirler ve teklifler bundan sonra sistemde düzenlenip onaylanır. Teslimat, faturalama ve tahsilat bu ay eskisi gibi devam eder, dolayısıyla hiçbir şey durmaz.
  • İkinci ay: teslimat kanıtı, teslimattan çıkan fatura ve ihtilaf kaydı. Müşteri teslimatı ya da tamamlanan işi bir telefonda imzalar, taslak fatura onaylanmış teslimattan oluşturulur ve her itiraz, nedeni ve sorumlusuyla bir satır alır. Bu ayın en önemli adımı, sistemden önce düzenlenmiş açık faturaları her müşteri için vade tarihleriyle birlikte açılış bakiyesi olarak girmektir; aksi hâlde yaşlandırma raporu ilk günden eksik başlar.
  • Üçüncü ay: tahsilat takvimi, müşteri ekstreleri, tahsilat eşleştirme ve ardından nakit akışı panosu. Tahsilat takvimi her fatura için başlar, ilk aylık ekstre gönderilir, banka ekstresi her gün aktarılır ve eşleştirilmemiş tahsilat kuyruğu açılır. Ay sonunda, her istasyon kendi verisini ürettiğinde, nakit akışı panosu açılır.

Her aşamanın, işletme sahibinin belirlediği ve eski yöntemin sona erdiği ilan edilmiş bir tarihi vardır: belirli bir tarihten itibaren sistem dışında hiçbir indirim çıkmaz, bir başka tarihten itibaren de onaylanmış bir teslimat dışında hiçbir fatura düzenlenmez. İlan edilmiş bir tarih olmazsa iki yöntem yan yana sürer ve kolay olan kazanır. Her ayın sonunda doğrudan sistemden okuduğunuz üç göstergeyi gözden geçirin: kaç fatura onaylanmış bir teslimattan düzenlendi, kaç havale geldiği gün eşleştirildi ve kaç ihtilaf tarihini aştı. Bu rakamların aydan aya yönü, başta belirlediğiniz herhangi bir hedeften daha dürüsttür.

Sistemden önce dosyalarda, e-postada ve kâğıtta var olan her şey geçişten sonra silinmez. KDV Uygulama Yönetmeliği'nin 66. maddesinin 1. fıkrası, faturaların, kayıtların ve muhasebe belgelerinin ilgili oldukları vergi döneminin sonundan itibaren en az 6 yıl saklanmasını şart koşar. Eski arşiv saklanır ve erişilebilir kalır; şirketinizin durumuna özgü her konu muhasebecinize ya da vergi danışmanınıza sorulacak bir konudur.

Seriyi kapatırken

Yedi bölüm boyunca satış döngüsünü istasyon istasyon yürüdük: yedi istasyonunu ve her birinde paranın nerede takıldığını haritaladık, ardından teklif ve indirim yetkisini, ardından vadeli satıştan önce kredi limitlerini ve teminatları, ardından teslimat kanıtını ve ondan başlayan faturayı, ardından zamanında fatura ve ihtilaf kaydını, ardından alacak yaşlandırmayı ve tahsilat takvimini ve son olarak tahsilat eşleştirmeyi, nakit görünümünü ve hepsini hayata geçirme planını.

Akılda tutulmaya değer sonuç: satışları dijitalleştirmek, müşterilere ya da satış ekibine güvensizlik değildir. Beklediğiniz her riyalin tekliften banka hesabına kadar yazılı bir yolu olması, herkesin rolünü bilmesi ve işletme sahibinin parayı ihtiyaç duyduktan sonra değil, taahhüde girmeden önce gelirken görmesi demektir. Başlangıç bu hafta atabileceğiniz küçük bir adımdır: geçen ayın müşteri havalelerini alın ve kaçının geldiği gün faturasıyla eşleştirildiğini, kaçının hâlâ beklediğini sayın.

Kaynaklar