Teklif ve indirim onayı dört kuralla kontrol altında kalır: herkesin fiyatı aldığı, geçerlilik tarihleri olan tek bir fiyat listesi; yeni bir sürümün müşterinin zaten gördüğü bir sürümün üzerine asla yazılmadığı numaralı teklifler; onaylayan kişinin teklif gönderilmeden önce gördüğü bir marj; ve seviyelerini işletme sahibinin belirlediği, hafızanın değil sistemin uyguladığı bir indirim onay matrisi. Müşteri belirli bir sürümü kabul ettiğinde, bu sürüm sonraki her teslimatın, faturanın ve anlaşmazlığın geri döndüğü satış siparişi veya sözleşme olur.

Birinci bölümdeki alıştırmadan teklife

Birinci bölümde vadeli satışı yedi istasyon olarak haritalandırdık ve bir alıştırma önerdik: en eski on ödenmemiş faturanızı teklifine, siparişine ve teslim belgesine kadar geriye doğru izleyin. Aradığınız ilk belge, müşterinin kabul ettiği teklifti. Üç sürümü olan ve hangisinin kabul edildiğinden kimsenin emin olmadığı bir teklif ya da kimin verdiğini kimsenin söyleyemediği bir indirim bulduysanız, başlangıç noktamız burası. Tekliften önce gelen kısım, yani fırsatların ve potansiyel müşterilerin takibi, bu serinin dışında kalıyor; bunu Suudi işletmeler için CRM rehberimizde ele aldık.

Geçerlilik tarihleri olan tek bir fiyat listesi

Pek çok şirkette, kimse böyle karar vermeden aynı kalem için birden fazla fiyat vardır: müdürün geçen ay güncellediği tablodaki fiyat, bir satış temsilcisinin benzer bir müşteriye gönderdiği ve bir meslektaşının kopyaladığı son teklifteki fiyat ve bir süredir güncellenmemiş muhasebe sistemindeki fiyat. Her satış temsilcisi fiyatı en yakınındaki kaynaktan alır; böylece iki benzer müşteri iki farklı fiyat alır ve bunu kimse amaçlamamıştır.

Çözüm, sahibi belli olan tek bir fiyat kaynağıdır. Fiyat listesi her kalemi veya hizmeti fiyatı ve birimiyle birlikte içerir; bir başlangıç tarihi ve bir bitiş tarihi vardır. Her sektörün biçimini alır:

  • Fabrika veya distribütör. Kalem ve satış birimi başına bir fiyat; belki toptan ve projeler gibi müşteri grubu başına bir liste ile, hangi müşterinin hangi gruba ait olduğuna işletme sahibi karar verir.
  • Müteahhit. Her teklifteki metraj listesini fiyatlandırmak için kullanılan, tekrarlayan iş kalemlerine ait birim fiyatlar; bunların yanında proje proje fiyatlandırılan kalemler.
  • Bakım şirketi veya gayrimenkul işletmecisi. Tanımlı bir kapsam için bir ziyaretin, bir saatin veya aylık bir sözleşmenin fiyatı; ve bu fiyatın neleri içerdiği, yedek parça ve ek işler gibi neyin ayrıca ücretlendirildiği.

Bir fiyat değiştiğinde eski listeyi düzenlemezsiniz; yeni bir başlangıç tarihiyle yeni bir liste çıkarırsınız. Değişiklikten önce düzenlenen her teklif, düzenlendiği fiyata bağlı kalır ve biri listeyi sonradan güncelledi diye müşterinin gördüğü bir teklifte hiçbir rakam değişmez. Listeyi düzenlemek, işletme sahibinin belirlediği tek bir rolün yetkisidir; satış temsilcisi ise fiyat yazmak yerine listeden seçer.

Bir müşteriye özel fiyat, bitiş tarihi olan bir anlaşmadır. Büyük bir müşteri belirli kalemlerde daha iyi bir fiyat alır, ya da bir çerçeve anlaşma belirli bir dönem için birim fiyatları sabitler, ya da yıllık bir bakım sözleşmesi bir ziyaretin fiyatını sabitler. Bu fiyatlar çoğu zaman bir satış temsilcisinin hafızasında veya müşterinin satın almacısıyla yapılan bir WhatsApp yazışmasında yaşar; satış temsilcisi ayrıldığında fiyat da onunla gider, bir meslektaşı aynı müşteriye teklif verdiğinde farklı bir fiyat çıkar. Özel fiyatı müşteri kaydında bir anlaşma olarak kaydetmek daha iyi işler: kapsadığı kalemler veya kategoriler, fiyat veya indirim, başlangıç ve bitiş tarihleri, bağlı her koşul ve kimin onayladığı. Sistem bunu o müşterinin tekliflerine ve faturalarına kendiliğinden uygular ve süresi dolmadan önce uyarır; böylece yenileme, kimse fark etmediği için süren bir alışkanlık değil, birinin verdiği bir karar haline gelir.

Numaralı teklifler: her sürüm müşterinin gördüğü haliyle kalır

Birinci bölümde, WhatsApp'tan gönderilen revize bir sürümde ortaya çıkan ve siparişle birlikte hiç kaydedilmeyen bir indirimi anlattık. Bu, tekliflerin genellikle aynı dosyada revize edilmesi yüzünden olur: satış temsilcisi teklifi açar, fiyatı veya miktarı değiştirir ve önceki sürümün üzerine kaydeder. İki hafta sonra müşteri teklifi kabul eder, ama hangi sürümü? Satış temsilcisinin dizüstü bilgisayarındaki sürüm, müşterinin elindekiyle aynı olmayabilir.

Kural basittir: her teklifin bir numarası vardır, her revizyon o numara altında yeni bir sürümdür ve gönderilmiş bir sürüm asla düzenlenmez. Sistem her sürümü tarihiyle, kimin gönderdiğiyle ve kime gönderildiğiyle birlikte tam gönderildiği haliyle saklar; böylece müşteri teklifinizdeki fiyatın farklı olduğunu söylediğinde, hafızaya dayanarak tartışmak yerine o gün aldığı sürümü açarsınız. Teklif dosyası kaydın kendisinden üretilir, dolayısıyla müşterinin gördüğü şey tam olarak sistemde olandır. Sonra onu WhatsApp'tan veya e-postayla, müşteriniz hangisine alışkınsa onunla gönderirsiniz; dosya kayıttan geldiği sürece kanalın önemi yoktur.

Teklif yalnızca fiyatı değil, sonraki aşamalarda herkesin ihtiyaç duyacağı bilgileri de taşır:

  • Bir geçerlilik süresi. Son geçerlilik tarihi olmayan bir teklif açık kalır ve müşteri aylar sonra maliyeti değişmiş bir fiyatı kabul etmek için geri gelir. Süresi dolduğunda yeni bir sürümde yeniden fiyatlandırılır.
  • Ödeme koşulları. İşletme sahibinin bu müşteri için belirlediği şekliyle; bu, bir sonraki bölümün konusu.
  • Kapsam ve hariç tutulanlar. İnşaat ve bakımda bir anlaşmazlık, aylar sonra kimsenin yazmadığı bir satırdan başlayabilir: moloz kaldırma ve temizlik fiyata dahil mi? Yedek parçalar aylık sözleşmenin kapsamında mı?
  • Müşterinin referansı. Talep numarası veya proje adı; çünkü müşterinin muhasebe ekibi faturanızı daha sonra buna göre eşleştirecek.

Müşteri belirli bir sürümü kabul ettiğinde o sürüm bir satış siparişi veya sözleşme olur ve müşteri bir satın alma siparişi numarası gönderdiyse bu numara da onunla birlikte kaydedilir. O andan itibaren her teslimat, fatura ve anlaşmazlık bu siparişe işaret eder; böylece herhangi bir faturadan müşterinin kabul ettiği fiyata ve indirimini kimin onayladığına ulaşırsınız. Birinci bölümdeki alıştırmada aradığınız şey tam olarak buydu.

Teklif gönderilmeden önce marj onaylayanın önünde

Bir satış temsilcisi bir indirimin onaylanmasını istediğinde, onaylayan kişi çoğu zaman tek bir rakam görür, indirimden sonraki fiyatı, ve gerçekte ihtiyaç duyduğu rakam olmadan deneyimine göre karar verir. Asıl soru şudur: bu indirimden sonra bize ne kalıyor? Bunun için fiyatın yanında bir maliyet gerekir ve maliyetin nereden geldiği sektöre bağlıdır:

  • Fabrika ve distribütör. Kalem kartındaki kalem maliyeti: alış maliyeti ya da kendiniz üretiyorsanız üretim maliyeti. Bu rakam, arkasındaki stok ve maliyetlendirme ne kadar doğruysa o kadar doğrudur.
  • Müteahhit. Metraj listesindeki her kalemin malzeme, işçilik, ekipman ve taşeron olarak tahmini maliyeti; marj kalem bazında ve teklifin tamamı için hesaplanır.
  • Bakım şirketi. Kapsamın kendi maliyeti: ziyaret sayısı, teknisyen saatleri ve fiyata dahil malzeme ve yedek parçalar.

Onaylayan kişi böylece tek bir ekranda liste fiyatını, talep edilen fiyatı, maliyeti, indirimden önceki ve sonraki marjı ve satış temsilcisinin yazdığı haliyle gerekçeyi görür: bir rakibin fiyatı, büyük bir miktar ya da şirketin girmek istediği bir sektörden yeni bir müşteri. Aynı indirim bir teklifte kabul edilebilir, başka birinde edilemeyebilir; çünkü her birinin arkasındaki marj farklıdır.

Maliyeti ve marjı kimin göreceği, bir satış kararı olmadan önce bir yetki kararıdır. İşletme sahibi, satış temsilcilerinin sınırlarını bilerek pazarlık yapmaları için marjı görmelerine ya da yalnızca onaylayanların görmesine karar verebilir; sistem seçimi uyguladığı sürece ikisi de meşrudur. İlkeyi Yetkiler: veri dosyadan çıkınca kim neyi görür yazısında açıkladık: dosya olarak elden ele dolaşan bir maliyet tablosu, kimsenin ulaşmasını istemediği kişilere ulaşır.

İndirim onay matrisi: hangi indirimi kim onaylar?

İndirim onay matrisi tek bir soruyu yanıtlayan bir tablodur: bir satış temsilcisi sormadan ne kadar indirim yapabilir ve bunun ötesindeki her şeyi kim onaylar? Bu, satın alma tarafında Satın alma talepleri ve onay limitleri yazısında ele aldığımız mantığın aynısıdır, yalnızca öbür taraftan bakılmış hali: orada paranızdan çıkanı kontrol edersiniz, burada ise para gelmeden önce verdiğiniz tavizi kontrol edersiniz.

Seviyelerin kendisini, yani satış temsilcisinin neyi onaylayabileceğini, neyin satış müdürüne gideceğini ve neyin finans müdürüne veya işletme sahibine ulaşacağını işletme sahibi belirler; çünkü bunlar şirketin kendi marjlarını ve pazarlarını yansıtır. Evrensel olarak doğru bir sınır yoktur ve başka bir şirketten ödünç alınan bir sınır fazla dar olup satışları durdurabilir ya da fazla gevşek olup hiçbir şeyi kontrol etmeyebilir. İşletme sahibi seviyeleri indirim oranına ya da indirimden sonra kalan marja dayandırabilir; ikincisi, marjı zaten ince olan bir kalemde küçük görünen bir indirimi durdurur.

Rakamlardan daha önemlisi, neyin indirim sayıldığını bilmektir; çünkü bir fiyat tavizi her zaman indirim adlı bir satırda gelmez:

  • Açık bir indirim; bir teklif satırında veya teklif toplamında.
  • Bedelsiz ek miktar, ya da normalde ücretlendirilen ve şimdi ücretsiz olan teslimat ve kurulum.
  • Daha uzun ödeme vadeleri; bu müşterinin olağan vadelerinden uzun olanlar, çünkü bu sizin kendi nakdinizden sağladığınız bir finansmandır.
  • Ek ziyaretler; bir bakım sözleşmesinde, olağandan uzun bir garanti ya da kapsam dışı küçük işlerin bedelsiz yapılması.

Bunların hepsi aynı matristen geçer; aksi halde yazılı indirimi kontrol eder, yazılı olmayan tavizi kontrolsüz bırakırsınız. Satın alma tarafındaki kurallar burada da geçerlidir: kimse kendi indirimini onaylamaz, yetki kişiye değil role aittir, her onaylayanın yokken yerine bakacak adı belirlenmiş bir vekili vardır ve onay, onaylayanın adı ve saatiyle birlikte teklif sürümünün kendisine kaydedilir; sürüm onaydan sonra değişirse onaya geri döner. Talep, onaylayanın telefonuna dizüstü bilgisayar açmadan onaylayabileceği bir bağlantı olarak ulaşır; çünkü satış temsilcisini telefonda söz vermeye iten şey yavaş onaydır.

Neden faturadan sonra değil de önce? Teklifte onaylanan bir indirim fiyatın parçasıdır ve faturada ilk seferde yer alır. Satıştan sonra söz verilen bir indirim ise KDV Uygulama Yönetmeliği uyarınca farklı bir yol izler: 40(1). madde, bir teslimin değerini değiştiren durumlar arasında önceden kararlaştırılıp sonra herhangi bir nedenle değiştirilen bir değeri, satış tamamlandıktan sonra sunulan ek indirim dahil, sayar. Bu, vergi faturası düzenlendikten sonra olursa ve faturadaki KDV ödenmesi gereken KDV'yi aşarsa, 54. madde orijinal faturaya açıkça atıf yapan ve olayı izleyen ayın en geç 15'inde düzenlenen bir alacak dekontu ister. Yani faturadan sonra bir telefon görüşmesinde verilen indirim satış temsilcisiyle müşteri arasında kalmaz; süreli bir vergi belgesine dönüşür ve finans ekibi bunu düzenlemesi gerektiğini bilmiyor olabilir. Belirli bir durum için sorulacak yer vergi danışmanınızdır.

Origami'nin bakışı

Bir şirket için teklif iş akışını kurarken, bugün gerçekte nasıl fiyat verdiğinden yola çıkarız: satış temsilcilerinin fiyatları nereden aldığı, bir teklifin genellikle kaç sürümden geçtiği, indirimleri kimin onayladığı ve kilit müşterilere özel fiyatların nerede yaşadığı. Telefonda verilmiş bir indirim, kontrolün nerede sıkılaştırılması gerektiğini söylemeden önce bize mevcut onayın nerede fazla yavaş olduğunu söyler.

Sonra bunu sistemin uyguladığı bir iş akışına dönüştürürüz: geçerlilik tarihleri olan bir fiyat listesi, dosyaları kayıttan üretilen numaralı sürümlerde teklifler, her role yetkilerine göre gösterilen bir marj, seviyelerini işletme sahibinin programcıya gerek kalmadan ayarladığı bir indirim matrisi, telefona ulaşan onaylar ve muhasebe sisteminize ve e-faturaya bağlı bir satış siparişine dönüşen kabul edilmiş bir teklif. Bu, hizmetlerimiz kapsamında geliştirdiğimiz özel sistemlerin bir parçasıdır.

Bu haftanın alıştırması: müşterilerinizin kabul ettiği son yirmi teklifi inceleyin

Herhangi bir sistemden önce, fiyat listesiyle müşteri arasında gerçekte ne olduğunun bir resmine ihtiyacınız var. Bir satış müdürü ile bir finans müdürü bunu bir ya da iki oturumda yapabilir:

  • Müşterilerin kabul ettiği son yirmi teklifi çıkarın ve bulduysanız birinci bölümdeki alıştırmanın on faturasının arkasındaki teklifleri de ekleyin.
  • Her teklif için fiyatın nereden geldiğini sorun: güncel fiyat listesinden mi, daha önceki bir tekliften mi, yoksa elle mi yazıldı.
  • Her teklifin sürümlerini sayın, müşterinin kabul ettiği sürümü belirleyin ve onu müşterinin gördüğü haliyle bulup bulamadığınızı kontrol edin.
  • Teklifteki her tavizi listeleyin: bir indirim, bedelsiz miktar, ücretsiz teslimat, daha uzun ödeme vadeleri veya ek ziyaretler; her birinin yanına kimin onayladığını ve bu onayın nerede kayıtlı olduğunu yazın.
  • Marjın bilinip bilinmediğini not edin; teklifi onaylayan kişi onayladığı anda marjı biliyor muydu?

Kimin onayladığını kimsenin söyleyemediği taviz sayısı, bu bölüm için başlangıç değerinizdir. Sonra istediğiniz indirim matrisini tek bir sayfaya yazın: şirketinizde neyin indirim sayıldığını, size uygun seviyeleri, her seviyeyi onaylayan rolü ve bir onaylayan yokken kimin yerine baktığını. Bu sayfa ile yirmi teklifte bulduklarınız arasındaki fark, sistemin kapatması gereken boşluktur.

Bir sonraki bölümde

Fiyatın artık tek bir kaynağı var, tekliflerin korunmuş sürümleri var ve her indirimin herkesin bildiği bir onaylayanı var. Bir sonraki bölüm, ilk sevkiyattan önceki istasyona geçiyor: kredi limitleri ve teminatlar. Müşteri eklenirken bir kez, iki ücretsiz resmi kaynağa karşı doğrulanan bir müşteri kaydıyla başlıyoruz; ardından işletme sahibinin belirlediği ve sistemin her siparişte ve her teslimatta kontrol ettiği bir kredi limiti ve ödeme koşulları; sonra da işletme sahibinin vadeli satış yapmadan önce aralarından seçebileceği teminatlar.

Kaynaklar