Persetujuan penawaran harga dan diskon tetap terkendali dengan empat aturan: satu daftar harga dengan tanggal berlaku yang menjadi acuan harga semua orang, penawaran bernomor di mana versi baru tidak pernah menimpa versi yang sudah dilihat pelanggan, margin yang dilihat pemberi persetujuan sebelum penawaran dikirim, dan matriks persetujuan diskon yang tingkatannya ditetapkan pemilik dan ditegakkan oleh sistem, bukan oleh ingatan. Ketika pelanggan menerima versi tertentu, versi itu menjadi pesanan penjualan atau kontrak yang menjadi rujukan setiap pengiriman, faktur, dan sengketa sesudahnya.

Dari latihan di bagian pertama ke penawaran

Di bagian pertama kami memetakan penjualan kredit sebagai tujuh stasiun dan menyarankan sebuah latihan: telusuri sepuluh faktur belum dibayar tertua Anda kembali ke penawarannya, pesanannya, dan bukti pengirimannya. Dokumen pertama yang Anda cari adalah penawaran yang diterima pelanggan. Jika Anda menemukan penawaran dengan tiga versi dan tidak ada yang yakin versi mana yang diterima, atau diskon yang tidak bisa dijelaskan siapa pemberinya, di sinilah kita mulai. Apa yang terjadi sebelum penawaran, yaitu tindak lanjut peluang dan calon pelanggan, berada di luar seri ini; kami membahasnya dalam panduan CRM kami untuk bisnis Saudi.

Satu daftar harga dengan tanggal berlaku

Banyak perusahaan memiliki lebih dari satu harga untuk barang yang sama tanpa ada yang memutuskannya: harga di spreadsheet yang diperbarui manajer bulan lalu, harga di penawaran terakhir yang dikirim seorang tenaga penjual kepada pelanggan serupa lalu disalin rekannya, dan harga di sistem akuntansi yang sudah lama tidak diperbarui. Setiap tenaga penjual menentukan harga dari sumber yang paling dekat, sehingga dua pelanggan serupa menerima dua harga berbeda, dan tidak ada yang bermaksud begitu.

Solusinya adalah satu sumber harga, dengan seorang penanggung jawab. Daftar harga memuat setiap barang atau jasa beserta harga dan satuannya, dan memiliki tanggal mulai dan tanggal berakhir. Bentuknya mengikuti setiap sektor:

  • Pabrik atau distributor. Harga per barang dan satuan penjualan, mungkin dengan daftar per kelompok pelanggan, seperti grosir dan proyek, di mana pemilik memutuskan siapa yang masuk ke kelompok mana.
  • Kontraktor. Harga satuan untuk item pekerjaan yang berulang, dipakai untuk menghitung harga rincian volume pekerjaan di setiap penawaran, berdampingan dengan item yang harganya ditentukan per proyek.
  • Perusahaan pemeliharaan atau pengelola properti. Harga satu kunjungan, satu jam, atau kontrak bulanan untuk lingkup tertentu, serta apa yang sudah termasuk dalam harga itu dan apa yang ditagih terpisah, seperti suku cadang dan pekerjaan tambahan.

Ketika harga berubah, Anda tidak mengedit daftar lama; Anda menerbitkan daftar baru dengan tanggal mulai baru. Setiap penawaran yang diterbitkan sebelum perubahan tetap terikat pada harga saat diterbitkan, dan tidak ada angka yang berubah pada penawaran yang sudah dilihat pelanggan karena seseorang memperbarui daftar sesudahnya. Mengedit daftar adalah wewenang satu peran yang ditunjuk pemilik, sementara tenaga penjual memilih dari daftar alih-alih mengetik harga.

Harga khusus untuk satu pelanggan adalah kesepakatan dengan tanggal berakhir. Pelanggan besar mendapat harga lebih baik untuk barang tertentu, atau perjanjian kerangka menetapkan harga satuan untuk periode tetap, atau kontrak pemeliharaan tahunan mematok harga satu kunjungan. Harga-harga ini sering hanya ada di ingatan seorang tenaga penjual atau di percakapan WhatsApp dengan bagian pembelian pelanggan, sehingga ketika tenaga penjual itu pindah, harganya ikut hilang, dan ketika rekannya memberi penawaran kepada pelanggan yang sama, keluarlah harga yang berbeda. Lebih baik mencatat harga khusus sebagai kesepakatan pada data pelanggan: barang atau kategori yang dicakup, harga atau diskonnya, tanggal mulai dan berakhir, syarat yang menyertainya, dan siapa yang menyetujuinya. Sistem kemudian menerapkannya sendiri pada penawaran dan faktur pelanggan itu dan memberi peringatan sebelum masa berlakunya habis, sehingga perpanjangan menjadi keputusan yang diambil seseorang, bukan kebiasaan yang terus berjalan karena tidak ada yang memperhatikan.

Penawaran bernomor: setiap versi tetap seperti yang dilihat pelanggan

Di bagian pertama kami menggambarkan diskon yang muncul dalam versi revisi yang dikirim lewat WhatsApp dan tidak pernah disimpan bersama pesanan. Ini terjadi karena penawaran biasanya direvisi di file yang sama: tenaga penjual membuka penawaran, mengubah harga atau kuantitas, lalu menyimpannya menimpa versi sebelumnya. Dua minggu kemudian pelanggan menerima penawaran itu, tetapi versi yang mana? Versi di laptop tenaga penjual belum tentu sama dengan versi yang ada di tangan pelanggan.

Aturannya sederhana: setiap penawaran punya nomor, setiap revisi adalah versi baru di bawah nomor itu, dan versi yang sudah dikirim tidak pernah diedit. Sistem menyimpan setiap versi persis seperti saat dikirim, beserta tanggalnya, siapa yang mengirim, dan kepada siapa, sehingga ketika pelanggan berkata harga di penawaran Anda berbeda, Anda membuka versi yang mereka terima hari itu alih-alih berdebat berdasarkan ingatan. File penawaran dibuat dari data itu sendiri, sehingga apa yang dilihat pelanggan persis sama dengan apa yang ada di sistem. Lalu Anda mengirimnya lewat WhatsApp atau email, mana pun yang biasa dipakai pelanggan Anda; salurannya tidak penting selama filenya berasal dari data.

Penawaran juga memuat apa yang akan dibutuhkan semua pihak di tahap berikutnya, bukan hanya harga:

  • Masa berlaku. Penawaran tanpa tanggal kedaluwarsa akan tetap terbuka, dan pelanggan kembali berbulan-bulan kemudian untuk menerima harga yang biayanya sudah berubah. Setelah kedaluwarsa, harganya dihitung ulang dalam versi baru.
  • Termin pembayaran. Sesuai yang ditetapkan pemilik untuk pelanggan ini, yang menjadi pokok bahasan bagian berikutnya.
  • Lingkup dan pengecualian. Dalam pekerjaan kontraktor dan pemeliharaan, sengketa bisa muncul berbulan-bulan kemudian dari satu baris yang tidak ditulis siapa pun: apakah pembuangan puing dan pembersihan sudah termasuk dalam harga? Apakah suku cadang ditanggung kontrak bulanan?
  • Referensi pelanggan. Nomor permintaan atau nama proyek mereka, karena tim akuntansi mereka nantinya akan mencocokkan faktur Anda dengan itu.

Ketika pelanggan menerima versi tertentu, versi itu menjadi pesanan penjualan atau kontrak, dan nomor purchase order pelanggan disimpan bersamanya jika mereka mengirimkannya. Sejak saat itu setiap pengiriman, faktur, dan sengketa merujuk pada pesanan ini, sehingga dari faktur mana pun Anda bisa sampai ke harga yang diterima pelanggan dan siapa yang menyetujui diskonnya, yang persis Anda cari dalam latihan bagian pertama.

Margin di depan pemberi persetujuan sebelum penawaran dikirim

Ketika tenaga penjual meminta persetujuan diskon, pemberi persetujuan sering hanya melihat satu angka, harga setelah diskon, dan memutuskan berdasarkan pengalaman tanpa angka yang sebenarnya ia butuhkan. Pertanyaan sebenarnya adalah: berapa yang tersisa bagi kita setelah diskon ini? Itu memerlukan biaya di samping harga, dan dari mana biaya itu berasal bergantung pada sektornya:

  • Pabrik dan distributor. Biaya barang dari kartu barang: biaya pembelian, atau biaya produksi jika Anda membuatnya sendiri. Angka itu hanya seakurat persediaan dan perhitungan biaya di belakangnya.
  • Kontraktor. Estimasi biaya setiap item rincian volume pekerjaan untuk material, tenaga kerja, peralatan, dan subkontraktor, dengan margin dihitung per item dan untuk penawaran secara keseluruhan.
  • Perusahaan pemeliharaan. Biaya lingkup itu sendiri: jumlah kunjungan, jam kerja teknisi, serta material dan suku cadang yang termasuk dalam harga.

Pemberi persetujuan kemudian melihat dalam satu layar harga daftar, harga yang diminta, biaya, margin sebelum dan sesudah diskon, dan alasan yang ditulis tenaga penjual: harga pesaing, kuantitas besar, atau pelanggan baru di sektor yang ingin dimasuki perusahaan. Diskon yang sama bisa diterima pada satu penawaran dan tidak pada penawaran lain, karena margin di balik masing-masing berbeda.

Siapa yang melihat biaya dan margin adalah keputusan hak akses sebelum menjadi keputusan penjualan. Pemilik bisa memutuskan bahwa tenaga penjual melihat margin agar mereka bernegosiasi dengan mengetahui batasnya, atau bahwa hanya pemberi persetujuan yang melihatnya; keduanya sah selama sistem menegakkan pilihan itu. Kami menjelaskan prinsipnya di Hak akses: siapa melihat apa setelah data keluar dari file: lembar biaya yang beredar sebagai file sampai ke orang-orang yang tidak pernah dimaksudkan menerimanya.

Matriks persetujuan diskon: siapa menyetujui diskon yang mana?

Matriks persetujuan diskon adalah tabel yang menjawab satu pertanyaan: seberapa jauh tenaga penjual boleh memberi diskon tanpa bertanya, dan siapa yang menyetujui apa pun di atasnya? Ini logika yang sama dengan yang kami bahas di sisi pembelian dalam Permintaan pembelian dan batas persetujuan, dilihat dari sisi sebaliknya: di sana Anda mengendalikan apa yang keluar dari uang Anda, di sini Anda mengendalikan apa yang Anda lepaskan sebelum uang itu tiba.

Tingkatan itu sendiri, apa yang bisa disetujui tenaga penjual, apa yang diteruskan ke manajer penjualan, dan apa yang sampai ke manajer keuangan atau pemilik, ditetapkan oleh pemilik, karena mencerminkan margin dan pasar perusahaan itu sendiri. Tidak ada batas yang tepat secara universal, dan batas yang dipinjam dari perusahaan lain bisa terlalu ketat sehingga menghambat penjualan, atau terlalu longgar sehingga tidak mengendalikan apa pun. Pemilik dapat mendasarkan tingkatan pada persentase diskon, atau pada margin yang tersisa setelahnya; cara kedua menghentikan diskon yang tampak kecil pada barang yang marginnya memang sudah tipis.

Lebih penting daripada angkanya adalah mengetahui apa yang terhitung sebagai diskon, karena konsesi harga tidak selalu muncul pada baris bernama diskon:

  • Diskon eksplisit pada baris penawaran atau pada total penawaran.
  • Kuantitas tambahan tanpa biaya, atau pengiriman dan pemasangan yang biasanya dikenai biaya dan kini gratis.
  • Termin pembayaran yang lebih panjang daripada termin biasa pelanggan ini, karena itu adalah pembiayaan yang Anda berikan dari kas Anda sendiri.
  • Kunjungan tambahan pada kontrak pemeliharaan, garansi yang lebih lama dari biasanya, atau pekerjaan kecil di luar lingkup tanpa biaya.

Semua ini melewati matriks yang sama; jika tidak, Anda mengendalikan diskon yang tertulis dan membiarkan konsesi yang tidak tertulis tanpa kendali. Aturan dari sisi pembelian juga berlaku di sini: tidak ada yang menyetujui diskonnya sendiri, wewenang melekat pada peran, bukan pada orang, setiap pemberi persetujuan memiliki wakil yang ditunjuk saat ia berhalangan, dan persetujuan dicatat pada versi penawaran itu sendiri dengan nama dan waktu pemberi persetujuan, sehingga jika versinya berubah setelah disetujui, penawaran itu kembali kepadanya. Permintaan sampai ke ponsel pemberi persetujuan sebagai tautan yang bisa ia setujui tanpa membuka laptop, karena persetujuan yang lambatlah yang mendorong tenaga penjual membuat janji lewat telepon.

Mengapa sebelum faktur dan bukan sesudahnya? Diskon yang disetujui dalam penawaran adalah bagian dari harga dan muncul di faktur sejak pertama kali. Diskon yang dijanjikan setelah penjualan menempuh jalur berbeda menurut Peraturan Pelaksanaan PPN: Pasal 40 ayat 1 mencantumkan di antara keadaan yang mengubah nilai penyerahan suatu nilai yang disepakati di muka lalu berubah karena alasan apa pun, termasuk diskon tambahan yang diberikan setelah penjualan selesai. Jika hal itu terjadi setelah faktur pajak diterbitkan dan PPN pada faktur tersebut melebihi PPN yang terutang, Pasal 54 mewajibkan nota kredit yang dengan jelas merujuk pada faktur asli, diterbitkan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah peristiwa tersebut. Jadi diskon yang diberikan lewat telepon setelah faktur tidak tetap menjadi urusan tenaga penjual dan pelanggan saja; diskon itu menjadi dokumen pajak dengan tenggat waktu, dan bagian keuangan mungkin tidak tahu bahwa mereka harus menerbitkannya. Untuk kasus tertentu, tempat bertanya adalah penasihat pajak Anda.

Pandangan Origami

Ketika kami membangun alur kerja penawaran untuk sebuah perusahaan, kami mulai dari cara perusahaan itu benar-benar menentukan harga saat ini: dari mana tenaga penjual mengambil harga, berapa versi yang biasanya dilalui sebuah penawaran, siapa yang menyetujui diskon, dan di mana harga khusus untuk pelanggan utama disimpan. Diskon yang diberikan lewat telepon memberi tahu kami di mana persetujuan saat ini terlalu lambat, sebelum memberi tahu di mana kendali perlu diperketat.

Lalu kami mengubahnya menjadi alur kerja yang ditegakkan sistem: daftar harga dengan tanggal berlaku, penawaran dalam versi bernomor yang filenya berasal dari data, margin yang ditampilkan kepada setiap peran sesuai hak aksesnya, matriks diskon yang tingkatannya disesuaikan pemilik tanpa programmer, persetujuan yang sampai ke ponsel, dan penawaran yang diterima yang menjadi pesanan penjualan yang terhubung dengan sistem akuntansi dan faktur elektronik Anda. Ini bagian dari sistem khusus yang kami bangun sebagai bagian dari layanan kami.

Latihan untuk minggu ini: tinjau dua puluh penawaran terakhir yang diterima pelanggan Anda

Sebelum sistem apa pun, Anda perlu gambaran tentang apa yang sebenarnya terjadi antara daftar harga dan pelanggan. Seorang manajer penjualan dan seorang manajer keuangan bisa menjalankannya dalam satu atau dua sesi:

  • Ambil dua puluh penawaran terakhir yang diterima pelanggan, dan tambahkan penawaran di balik sepuluh faktur dari latihan bagian pertama jika Anda menemukannya.
  • Untuk setiap penawaran, tanyakan dari mana harganya berasal: daftar harga yang berlaku, penawaran sebelumnya, atau diketik manual.
  • Hitung versi setiap penawaran, identifikasi versi yang diterima pelanggan, dan periksa apakah Anda bisa menemukannya persis seperti yang mereka lihat.
  • Catat setiap konsesi dalam penawaran: diskon, kuantitas gratis, pengiriman gratis, termin pembayaran yang lebih panjang, atau kunjungan tambahan, dan di samping masing-masing, siapa yang menyetujuinya dan di mana persetujuan itu dicatat.
  • Catat apakah margin diketahui oleh orang yang menyetujui penawaran pada saat ia menyetujuinya.

Jumlah konsesi yang tidak bisa dijelaskan siapa penyetujunya adalah titik awal Anda untuk bagian ini. Lalu tulis matriks diskon yang Anda inginkan dalam satu halaman: apa yang terhitung sebagai diskon di perusahaan Anda, tingkatan yang sesuai, peran yang menyetujui setiap tingkatan, dan siapa yang menggantikan ketika pemberi persetujuan berhalangan. Selisih antara halaman itu dan apa yang Anda temukan dalam dua puluh penawaran itulah yang perlu ditutup oleh sistem.

Di bagian berikutnya

Harga kini punya satu sumber, penawaran punya versi yang tersimpan, dan setiap diskon punya pemberi persetujuan yang diketahui semua orang. Bagian berikutnya beralih ke stasiun sebelum pengiriman pertama: batas kredit dan jaminan. Kita mulai dengan data pelanggan yang diperiksa sekali, saat pelanggan ditambahkan, terhadap dua sumber resmi gratis, lalu batas kredit dan termin pembayaran yang ditetapkan pemilik dan diperiksa sistem pada setiap pesanan dan setiap pengiriman, lalu jaminan yang bisa dipilih pemilik sebelum menjual secara kredit.

Sumber