Pelanggan sering telat membayar karena fakturnya sendiri terlambat atau tersangkut, bukan karena mereka tidak mau membayar. Dalam praktiknya, jangka waktu pembayaran baru mulai berjalan ketika faktur yang benar sampai ke orang di pihak pelanggan yang berwenang menyetujuinya. Solusinya ada tiga langkah. Terbitkan faktur pada hari pengiriman dikonfirmasi atau pada tanggal tetap setiap bulan; batas akhir menurut Peraturan Pelaksanaan PPN adalah tanggal 15 bulan berikutnya setelah penyerahan. Koreksi setiap kesalahan setelah penerbitan dengan nota kredit atau nota debit yang merujuk ke faktur asli, paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah peristiwa itu, dan jangan pernah dengan menghapusnya. Lalu catat setiap keberatan dengan penanggung jawab, alasan, dan tanggal, sehingga bagian yang tidak disengketakan tetap bisa ditagih.

Dari pengiriman yang dikonfirmasi ke faktur yang dibayar

Di bagian keempat faktur mendapatkan satu sumber, yaitu pengiriman yang dikonfirmasi, dengan surat jalan bertanda tangan terlampir. Namun faktur yang benar pun masih bisa tidak dibayar karena alasan yang sama sekali tidak berhubungan dengan angkanya. Bagian ini membahas jarak antara penerbitan faktur dan diterimanya uang, dan di sana tiga penyebab terus berulang, dengan iktikad baik dari kedua pihak:

  • Faktur terlambat dikirim. Barang sudah dikirim atau layanan sudah selesai di awal bulan, tetapi faktur menunggu akhir bulan agar dikirim bersama faktur lainnya. Jika syarat Anda menghitung jangka waktu pembayaran sejak tanggal faktur, setiap hari faktur menunggu adalah satu hari tambahan dalam penantian Anda, tanpa pelanggan terlambat sehari pun.
  • Faktur sampai ke orang yang tidak berwenang menyetujuinya. Faktur dikirim ke kontak yang biasa dihubungi tim Anda, atau ke kotak surat umum yang tidak dipantau siapa pun, atau datang tanpa nomor pesanan pembelian yang diwajibkan tim akuntansi pelanggan. Di bagian ketiga, data pelanggan mulai mencantumkan nama orang yang menerima dan menyetujui faktur; di sini nama itu menjadi satu-satunya alamat tujuan pengiriman faktur.
  • Sengketa tanpa penanggung jawab. Pelanggan mengajukan keberatan atas satu baris dalam telepon dengan tenaga penjual, tenaga penjual berjanji akan mengeceknya, dan bagian keuangan tidak pernah tahu. Seluruh faktur tertahan di pelanggan, dan bagian penagihan menelepon untuk meminta jumlah yang diketahui pelanggan sedang disengketakan.

Ingat bahwa tim akuntansi pelanggan Anda memeriksa faktur Anda sebelum mencatatnya, seperti yang kami jelaskan dari sisi pembeli dalam Faktur Pemasok: Apa yang Harus Diperiksa Sebelum Mengklaim PPN Masukan. Faktur yang kurang satu rincian wajib, atau mencantumkan nama perusahaan mereka dalam bentuk singkatan alih-alih sesuai daftar perusahaan mereka, berhenti di sana karena sistem mereka bekerja sebagaimana mestinya, bukan karena mereka menghindari pembayaran.

Kapan faktur pajak harus diterbitkan? Apa kata Peraturan

Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang PPN menetapkan batas yang jelas tentang waktu penagihan dalam penjualan antarbisnis. Inilah yang paling penting jika Anda menjual secara kredit:

  • Faktur pajak antarbisnis harus diterbitkan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah bulan terjadinya penyerahan (Pasal 53 ayat 1(b)). Jadi, penyerahan yang dilakukan pada 3 Oktober memiliki batas akhir tanggal faktur 15 November.
  • Faktur sederhana antarbisnis adalah pengecualian yang hanya diperbolehkan untuk penyerahan di bawah 1.000 riyal (Pasal 53 ayat 1(c)), sehingga tidak bisa menggantikan faktur pajak untuk penyerahan rutin Anda kepada pelanggan bisnis.
  • Faktur ringkasan bulanan: Anda boleh menerbitkan satu faktur pajak ringkasan kepada satu pelanggan yang mencakup beberapa penyerahan terpisah dalam jangka waktu tidak lebih dari satu bulan kalender, asalkan memuat rincian yang diwajibkan ayat 5 pasal yang sama, dan diterbitkan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya (Pasal 53 ayat 4). Cara ini cocok untuk distributor yang mengirim ke pelanggan yang sama beberapa kali seminggu, atau perusahaan pemeliharaan yang mengunjungi gedung yang sama lebih dari sekali sebulan. Sebaiknya setiap surat jalan atau berita acara penyelesaian tetap terhubung ke barisnya sendiri di faktur ringkasan, agar bukti tidak hilang di dalam faktur bulan itu.
  • Kontrak jasa dengan pembayaran pada tanggal tertentu: jika jasa diserahkan secara berkelanjutan dan kontrak menetapkan pembayaran pada tanggal tertentu, PPN terutang pada tanggal paling awal di antara tanggal jatuh tempo pembayaran, tanggal pembayaran aktual, atau tanggal faktur, dan setidaknya sekali dalam setiap 12 bulan berturut-turut (Pasal 20 ayat 1). Penyerahan berkesinambungan lainnya terutang pada saat yang lebih awal antara faktur atau pembayaran, sebatas jumlah tersebut (Pasal 20 ayat 2). Hal ini penting untuk kontrak pemeliharaan bulanan atau rekening korporat di hotel yang ditagih secara angsuran. Untuk pekerjaan konstruksi, Peraturan tidak menyebut pekerjaan yang ditagih melalui termin progres, jadi tanyakan kepada konsultan pajak Anda ayat mana yang berlaku untuk kontrak Anda.

Namun tanggal terakhir dalam Peraturan adalah batas kepatuhan, bukan target operasional. Faktur yang diterbitkan pada tanggal 15 bulan berikutnya memang patuh, tetapi jika jangka waktu pembayaran Anda dihitung dari tanggalnya, faktur itu telah menunda uang Anda berminggu-minggu. Aturan operasional paling sederhana adalah salah satu dari dua, dipilih pemilik untuk setiap pelanggan: faktur yang diterbitkan pada hari pengiriman dikonfirmasi, atau faktur ringkasan pada hari tetap setiap bulan, yang disepakati dengan pelanggan dan diketahui tim akuntansinya. Dengan cara mana pun, sistem melacak setiap pengiriman yang sudah dikonfirmasi tetapi belum difakturkan dan menunjukkan umurnya, seperti yang kami mulai di bagian keempat.

Tidak ada penghapusan setelah terbit: nota kredit dan nota debit

Ketika pelanggan keberatan atas faktur yang sudah terbit, solusi tercepat tampaknya adalah membatalkannya dan menerbitkan faktur yang benar sebagai gantinya. E-faktur tidak bekerja seperti itu. Pedoman rinci e-faktur dari Otoritas Zakat, Pajak, dan Bea Cukai memasukkan pengeditan atau penghapusan faktur setelah terbit ke dalam fungsi yang dilarang pada solusi e-faktur, dan menyatakan bahwa siapa pun yang ingin membatalkan faktur hanya bisa melakukannya melalui nota kredit yang terhubung dengannya, lalu diikuti faktur baru (bagian 5.6 dan 6.5). Pada fase integrasi, menurut pedoman itu, setiap faktur pajak antarbisnis diverifikasi dan dibubuhi stempel oleh Otoritas sebelum Anda membagikannya kepada pelanggan, dan verifikasi itu mencakup nota kredit dan nota debit terkait (bagian 6.4). Apa arti fase ini bagi penjual kami bahas dalam E-Faktur di Pabrik dan Gudang.

Pasal 54 Peraturan mengatur kapan setiap nota diterbitkan:

  • Nota kredit diterbitkan ketika, setelah faktur, terjadi salah satu keadaan dalam Pasal 40 ayat 1 dan PPN yang tercantum di faktur lebih besar daripada PPN yang terutang (Pasal 54 ayat 1). Keadaan dalam Pasal 40 adalah: pembatalan atau penangguhan penyerahan seluruhnya atau sebagian, perubahan mendasar pada sifatnya yang mengubah pajak, perubahan nilai yang disepakati karena alasan apa pun termasuk diskon tambahan setelah penjualan, atau retur yang diterima penjual.
  • Nota debit diterbitkan dalam keadaan yang sama ketika PPN yang tercantum lebih kecil daripada PPN yang terutang (Pasal 54 ayat 2).
  • Koreksi data: jika Anda menemukan kesalahan pada data Anda sendiri atau data pelanggan di faktur, seperti nama perusahaan atau alamatnya, kesalahan itu dikoreksi dengan nota debit atau nota kredit sesuai keadaannya, dan kedua pihak menyimpan faktur dan nota itu bersama-sama (Pasal 54 ayat 3).
  • Merujuk ke faktur asli: nota memuat rincian yang diwajibkan Pasal 53 dan merujuk dengan jelas ke faktur atau faktur-faktur yang terkait (Pasal 54 ayat 4). Pedoman membolehkan satu nota merujuk ke beberapa faktur dengan rentang nomor serinya (bagian 4.3).

Lalu batas waktunya, sebuah ayat yang tidak disebut oleh artikel-artikel yang ditulis sebelum ayat itu ditambahkan: ayat keenam ditambahkan ke Pasal 54 melalui keputusan dewan Otoritas pada 19 November 2024, yang mewajibkan nota diterbitkan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah peristiwa yang mengharuskannya. Jika manajer penjualan menyepakati diskon dengan pelanggan pada 20 Oktober untuk menutup sengketa, nota kredit harus terbit paling lambat 15 November. Batas waktu itu terlewat ketika kesepakatan hanya tinggal dalam percakapan telepon yang tidak pernah diketahui bagian keuangan. Masa pajak mana yang dipengaruhi nota itu kami bahas dalam retur bukan penjualan yang dibatalkan, melainkan nota kredit, dan pertanyaan tentang kasus spesifik Anda sebaiknya diajukan kepada konsultan pajak Anda.

Log sengketa: setiap keberatan punya penanggung jawab, alasan, dan tanggal

Sengketa bukanlah penjualan yang gagal; sengketa adalah bagian normal dari penjualan secara kredit. Masalahnya muncul ketika sengketa hanya ada dalam telepon atau obrolan WhatsApp dengan tenaga penjual, tempat orang yang menerbitkan nota maupun orang yang menindaklanjuti penagihan tidak bisa melihatnya. Telepon dan WhatsApp adalah alat yang baik untuk menerima keberatan, tetapi keduanya bukan catatan keberatan itu. Solusinya adalah satu log yang dimasuki setiap keberatan begitu keberatan itu datang, melalui saluran apa pun, dengan setiap entri memuat:

  • Faktur, baris, dan jumlah yang disengketakan, bukan seluruh faktur.
  • Alasan dari daftar tetap: harga, kuantitas, kualitas, dokumen kurang, atau penerima salah. Daftar tetap inilah yang membuat log bisa dihitung dua bulan kemudian: berapa sengketa yang soal harga, dan berapa yang soal dokumen kurang?
  • Penanggung jawab berdasarkan alasan: sengketa harga ke orang yang menyetujui diskon di bagian kedua, kuantitas ke bagian operasional yang memegang surat jalan, kualitas ke orang yang memutuskan penggantian atau diskon, dan dokumen kurang atau penerima salah ke bagian keuangan, yang juga mengoreksi data pelanggan agar kesalahan tidak terulang.
  • Tanggal target penyelesaian, yang ditetapkan perusahaan untuk setiap alasan; sengketa yang melewatinya menjadi terlihat oleh atasan penanggung jawab.
  • Hasilnya: keberatan yang dijawab dengan bukti seperti surat jalan bertanda tangan, nota kredit atau nota debit yang terbit tepat waktu, atau dokumen kurang yang dilengkapi dan dikirim ulang ke orang yang tepat.

Semua orang bisa melihat log itu: tenaga penjual tahu keberatan pelanggannya sudah sampai ke orang yang akan menyelesaikannya, bagian keuangan tahu nota mana yang menunggu diterbitkan, dan bagian penagihan tahu jumlah mana yang tidak perlu ditagih sekarang karena sedang diselesaikan. Tidak ada yang menelepon pelanggan untuk menuntut jumlah yang mereka sengketakan seminggu lalu dan masih menunggu jawaban kita.

Bagian yang tidak disengketakan tetap bisa ditagih

Jika sengketa dicatat di tingkat faktur, seluruh faktur berhenti karena satu baris. Faktur berisi 12 baris yang salah satu barisnya disengketakan pelanggan karena satu barang tiba dalam keadaan rusak akan tertahan seluruhnya sampai baris itu selesai. Jika sengketa dicatat di tingkat baris, Anda bisa meminta pelanggan menyetujui sebelas baris lainnya dan membayarnya tepat waktu, sementara hanya baris yang disengketakan yang tetap ada di log sampai selesai. Angka-angka ini hanya contoh, tetapi prinsipnya berlaku: jumlah yang tidak disengketakan diperlakukan seperti piutang normal lainnya, dan jumlah yang disengketakan punya penanggung jawab dan tanggal.

Apakah pelanggan mau membayar sebagian faktur? Itu tergantung cara kerja tim akuntansinya, dan beberapa tim hanya membayar faktur yang lengkap. Meski begitu, sengketa dengan jumlah, alasan, dan penanggung jawab yang jelas akan selesai lebih cepat, karena kedua pihak membicarakan satu baris tertentu, bukan seluruh faktur. Ketika sengketa berakhir dengan diskon atau retur, nota kredit diterbitkan dengan merujuk ke faktur asli, faktur ditutup dengan jumlah yang benar, dan rekening koran Anda cocok dengan milik pelanggan Anda.

Pandangan Origami

Saat kami membangun alur kerja penagihan dan sengketa untuk sebuah perusahaan, kami memulai dari faktur-faktur yang terlambat dibayar: berapa lama jarak antara pengiriman dan penerbitan, kepada siapa faktur itu dikirim, di mana keberatan dicatat, itu pun kalau dicatat, siapa yang memutuskan diskon, dan kapan nota diterbitkan. Jawaban-jawaban itu memetakan alur kerja saat ini sebagaimana adanya, sebelum kami menggambar satu layar pun.

Kemudian kami mengubahnya menjadi satu alur kerja yang terhubung: faktur yang dibuat dari pengiriman yang dikonfirmasi dan diterbitkan sesuai jadwal yang ditetapkan pemilik untuk setiap pelanggan, dikirim ke pemberi persetujuan berwenang yang tercatat di data pelanggan; log sengketa di tingkat baris dengan penanggung jawab dan tanggal; serta nota kredit atau nota debit yang dibuat dari hasil sengketa dengan batas waktunya dipantau, semuanya terhubung ke sistem akuntansi dan e-faktur Anda. Ini bagian dari sistem khusus yang kami bangun melalui layanan kami.

Latihan untuk minggu ini: mengapa dua puluh faktur terakhir Anda dibayar terlambat?

Sebelum sistem apa pun, Anda perlu tahu mengapa pelanggan Anda sebenarnya telat membayar. Ini latihan untuk manajer keuangan dan manajer penjualan dalam satu sesi:

  • Pilih dua puluh faktur terakhir yang sudah melewati tanggal jatuh temponya.
  • Catat tiga tanggal untuk masing-masing: pengiriman dikonfirmasi, faktur diterbitkan, dan faktur sampai ke orang berwenang di pihak pelanggan, jika Anda mengetahuinya.
  • Tanyakan apakah faktur sampai ke orang yang tepat dengan hal-hal yang diwajibkan tim akuntansinya, seperti nomor pesanan pembelian dan surat jalan.
  • Jika ada keberatan, kelompokkan ke dalam salah satu dari lima alasan: harga, kuantitas, kualitas, dokumen kurang, atau penerima salah. Catat siapa yang menindaklanjutinya sekarang, jika memang ada.
  • Jika sengketa berakhir dengan diskon atau retur, periksa apakah nota sudah diterbitkan, dan kapan, dibandingkan dengan tanggal 15 bulan berikutnya setelah tanggal kesepakatan.

Jumlah faktur terlambat yang keterlambatannya dimulai dari pihak kita, bukan dari pihak pelanggan, dan jumlah sengketa yang tidak diketahui siapa yang menindaklanjutinya, adalah titik awal untuk bagian ini.

Di bagian berikutnya

Faktur kini terbit tepat waktu dan sampai ke orang yang menyetujuinya, dan setiap sengketa punya penanggung jawab dan tanggal. Bagian berikutnya membahas tindak lanjut setelah itu: umur piutang berdasarkan tanggal jatuh tempo dalam kelompok yang dipilih pemilik, kalender penagihan untuk setiap faktur dengan pengingat sebelum jatuh tempo, pada hari jatuh tempo, dan sesudahnya, jalur eskalasi yang jelas, laporan rekening bulanan yang dikirim ke pelanggan untuk mengonfirmasi saldo, lalu apa kata hukum ketika pelanggan tetap tidak membayar.

Sumber

  • Otoritas Zakat, Pajak, dan Bea Cukai: Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang PPN (teks resmi berbahasa Arab) — Pasal 20 ayat 1 dan 2 (kapan PPN terutang atas penyerahan berkelanjutan dan berkesinambungan), Pasal 40 ayat 1 (keadaan yang mengubah nilai penyerahan), Pasal 53 ayat 1(b) dan (c) (batas akhir faktur pajak antarbisnis, dan faktur sederhana di bawah 1.000 riyal) serta ayat 4 (faktur pajak ringkasan), Pasal 54 ayat 1 sampai 4 (nota kredit dan nota debit, koreksi data, dan rujukan ke faktur asli) serta ayat 6 (batas waktu penerbitan nota, ditambahkan oleh dewan Otoritas pada 19 November 2024).
  • Otoritas Zakat, Pajak, dan Bea Cukai: Pedoman Rinci E-Faktur (berbahasa Arab) — bagian 4.3 (nota kredit dan nota debit serta rujukan ke faktur asli), bagian 5.6 dan 6.5 (fungsi yang dilarang, termasuk mengedit atau menghapus faktur setelah terbit) dan bagian 6.4 (verifikasi faktur dan nota sebelum dibagikan kepada pembeli).