Los clientes suelen pagar tarde porque la propia factura llegó tarde o se quedó atascada, no porque no quieran pagar. En la práctica, el plazo de pago no empieza a correr hasta que una factura correcta llega a la persona del cliente autorizada para aprobarla. La solución tiene tres pasos. Emita la factura el día en que se confirma la entrega o en una fecha mensual fija; la fecha límite según el Reglamento de Ejecución del IVA es el día 15 del mes siguiente al suministro. Corrija cualquier error posterior a la emisión con una nota de crédito o de débito que haga referencia a la factura original, a más tardar el día 15 del mes siguiente al hecho, nunca borrándola. Y registre cada objeción con un responsable, un motivo y una fecha, para que la parte no disputada siga siendo cobrable.

De una entrega confirmada a una factura que se cobra

En la cuarta parte la factura pasó a tener una única fuente, la entrega confirmada, con el albarán firmado adjunto. Pero una factura correcta puede seguir sin cobrarse por motivos que no tienen nada que ver con sus cifras. Esta parte trata de la distancia entre emitir la factura y recibir el dinero, y allí se repiten tres causas, de buena fe por ambas partes:

  • La factura sale tarde. La mercancía se entregó o el servicio terminó a principios de mes, y la factura esperó al cierre del mes para salir con las demás. Si sus condiciones cuentan el plazo de pago desde la fecha de la factura, cada día que la factura espera es un día que se suma a su espera, sin que el cliente se retrase un solo día.
  • La factura llega a alguien que no puede aprobarla. Va al contacto con el que trata su equipo, o a un buzón general que nadie revisa, o llega sin el número de orden de compra que exige el departamento de contabilidad del cliente. En la tercera parte la ficha del cliente empezó a incluir el nombre de la persona que recibe y aprueba las facturas; aquí ese nombre se convierte en la única dirección a la que se envía la factura.
  • Una disputa sin responsable. El cliente se opone a una línea en una llamada con el comercial, el comercial promete revisarlo y finanzas nunca se entera. Toda la factura queda retenida en el cliente, y el equipo de cobros llama para reclamar un importe que el cliente sabe que está en disputa.

Recuerde que el departamento de contabilidad de su cliente revisa su factura antes de registrarla, como describimos desde el lado del comprador en Facturas de proveedores: qué comprobar antes de deducir el IVA soportado. Una factura a la que le falta un dato obligatorio, o que lleva el nombre de su empresa abreviado en lugar de como figura en su registro mercantil, se detiene allí porque su sistema funciona como debe, no porque estén evitando pagar.

¿Cuándo debe emitirse la factura fiscal? Lo que dice el Reglamento

El Reglamento de Ejecución de la Ley del IVA fija límites claros sobre el momento de la facturación en las ventas entre empresas. Estos son los que más importan si vende a crédito:

  • Una factura fiscal entre empresas debe emitirse a más tardar el día 15 del mes siguiente a aquel en que se realizó el suministro (artículo 53, apartado 1(b)). Por tanto, un suministro realizado el 3 de octubre tiene como fecha límite de factura el 15 de noviembre.
  • Una factura simplificada entre empresas es una excepción permitida solo para suministros inferiores a 1.000 riales (artículo 53, apartado 1(c)), por lo que no puede sustituir a la factura fiscal en sus suministros habituales a clientes comerciales.
  • La factura resumen mensual: puede emitir una factura fiscal resumen a un mismo cliente que cubra varios suministros distintos dentro de un periodo no superior a un mes natural, siempre que incluya los datos exigidos por el apartado 5 del mismo artículo, emitida a más tardar el día 15 del mes siguiente (artículo 53, apartado 4). Encaja con un distribuidor que entrega al mismo cliente varias veces por semana, o con una empresa de mantenimiento que visita el mismo edificio más de una vez al mes. Lo mejor es mantener cada albarán o acta de finalización vinculado a su propia línea del resumen, para que la prueba no se pierda dentro de la factura del mes.
  • Contratos de servicios con pagos en fechas fijadas: cuando los servicios se prestan de forma continuada y el contrato fija pagos en fechas concretas, el IVA se devenga en la primera de estas fechas: la de vencimiento del pago, la del pago efectivo o la de la factura, y al menos una vez cada 12 meses consecutivos (artículo 20, apartado 1). Los demás suministros continuos se devengan en la fecha anterior entre la factura y el pago, en la medida de ese importe (artículo 20, apartado 2). Esto importa en un contrato de mantenimiento mensual o en una cuenta corporativa de un hotel facturada a plazos. En cuanto a la construcción, el Reglamento no menciona las obras facturadas mediante certificaciones de obra, así que pregunte a su asesor fiscal qué apartado se aplica a su contrato.

Pero la fecha límite del Reglamento es un límite de cumplimiento, no un objetivo operativo. Una factura emitida el día 15 del mes siguiente cumple la norma, pero si su plazo de pago corre desde su fecha, ha retrasado su dinero semanas. La regla operativa más sencilla es una de dos, elegida por el propietario para cada cliente: una factura emitida el día en que se confirma la entrega, o una factura resumen en un día fijo de cada mes, acordado con el cliente y conocido por su departamento de contabilidad. En ambos casos, el sistema sigue cada entrega confirmada aún no facturada y muestra su antigüedad, como empezamos en la cuarta parte.

Nada de borrar después de emitir: la nota de crédito y la nota de débito

Cuando un cliente se opone a una factura emitida, la solución más rápida parece anularla y emitir una correcta en su lugar. Las facturas electrónicas no funcionan así. La guía detallada de facturación electrónica de la Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas incluye la edición o eliminación de una factura después de emitida entre las funciones prohibidas de una solución de facturación electrónica, y establece que quien quiera anular una factura solo puede hacerlo mediante una nota de crédito vinculada a ella, seguida de una nueva factura (secciones 5.6 y 6.5). En la fase de integración, la guía indica que toda factura fiscal entre empresas es validada y sellada por la Autoridad antes de que la comparta con su cliente, y que esa validación abarca las notas de crédito y de débito relacionadas (sección 6.4). Lo que esa fase significa para el vendedor lo tratamos en La facturación electrónica en la fábrica y el almacén.

El artículo 54 del Reglamento establece cuándo se emite cada nota:

  • Una nota de crédito cuando, después de la factura, se produce uno de los casos del artículo 40, apartado 1, y el IVA que figura en la factura es superior al IVA debido (artículo 54, apartado 1). Los casos del artículo 40 son: la cancelación o suspensión del suministro en todo o en parte, un cambio sustancial en su naturaleza que modifique el impuesto, un cambio en su valor acordado por cualquier motivo, incluido un descuento adicional después de la venta, o una devolución que el vendedor acepte.
  • Una nota de débito en los mismos casos cuando el IVA que figura es inferior al IVA debido (artículo 54, apartado 2).
  • Corrección de datos: si encuentra un error en sus propios datos o en los del cliente en la factura, como el nombre de su empresa o su dirección, se corrige con una nota de débito o de crédito según corresponda, y ambos conservan juntas la factura y la nota (artículo 54, apartado 3).
  • Referencia a la original: la nota incluye los datos exigidos por el artículo 53 y hace referencia clara a la factura o facturas con las que se relaciona (artículo 54, apartado 4). La guía permite que una sola nota haga referencia a varias facturas mediante un rango de sus números de serie (sección 4.3).

Luego el plazo, un apartado que no mencionan los artículos escritos antes de que se añadiera: un sexto apartado se añadió al artículo 54 por una decisión del consejo de la Autoridad el 19 de noviembre de 2024, que exige emitir la nota a más tardar el día 15 del mes siguiente al hecho que la origina. Si el director comercial acuerda un descuento con el cliente el 20 de octubre para cerrar una disputa, la nota de crédito debe emitirse a más tardar el 15 de noviembre. Ese plazo se incumple cuando el acuerdo se queda en una llamada telefónica de la que finanzas nunca supo nada. A qué periodo fiscal afecta la nota lo tratamos en una devolución no es una venta anulada, es una nota de crédito, y las dudas sobre su caso concreto corresponden a su asesor fiscal.

El registro de disputas: cada objeción tiene un responsable, un motivo y una fecha

Una disputa no es una venta fallida; es una parte normal de vender a crédito. El problema surge cuando vive en una llamada o en un chat de WhatsApp con el comercial, donde ni quien emite las notas ni quien da seguimiento a los cobros puede verla. El teléfono y WhatsApp son buenas herramientas para recibir una objeción, pero no son un registro de ella. La solución es un único registro al que entra cada objeción en el momento en que llega, sea cual sea el canal por el que llegó, y en el que cada entrada incluye:

  • La factura, la línea y el importe disputado, no toda la factura.
  • El motivo, de una lista fija: precio, cantidad, calidad, documento faltante o destinatario equivocado. Una lista fija es lo que permite contar el registro dos meses después: ¿cuántas disputas fueron por el precio y cuántas por un documento faltante?
  • El responsable, según el motivo: una disputa de precio va a quien aprobó el descuento en la segunda parte, la de cantidad a operaciones, que tiene el albarán, la de calidad a quien decide sobre una sustitución o un descuento, y un documento faltante o un destinatario equivocado a finanzas, que además corrige la ficha del cliente para que el error no se repita.
  • Una fecha objetivo de resolución, fijada por la empresa para cada motivo; una disputa que la supera pasa a ser visible para el superior del responsable.
  • El resultado: una objeción respondida con pruebas como el albarán firmado, una nota de crédito o de débito emitida a tiempo, o un documento faltante completado y reenviado a la persona correcta.

Todos ven el registro: el comercial sabe que la objeción de su cliente llegó a quien la resolverá, finanzas sabe qué nota está pendiente de emitir, y cobros sabe qué importe no reclamar por ahora porque se está resolviendo. Nadie llama a un cliente para exigirle un importe que disputó hace una semana y sobre el que todavía espera nuestra respuesta.

La parte no disputada sigue siendo cobrable

Cuando una disputa se registra a nivel de factura, toda la factura se detiene por una sola línea. Una factura de 12 líneas en la que el cliente se opuso a una porque un artículo llegó dañado espera entera hasta que esa línea se resuelva. Cuando la disputa se registra a nivel de línea, puede pedir al cliente que apruebe las otras once líneas y las pague a tiempo, mientras solo la línea disputada permanece en el registro hasta que se resuelva. Estas cifras son un ejemplo, pero el principio se mantiene: el importe no disputado se trata como cualquier cuenta por cobrar normal, y el importe disputado tiene un responsable y una fecha.

¿Aceptará el cliente pagar parte de una factura? Depende de cómo trabaje su departamento de contabilidad, y algunos equipos solo pagan facturas completas. Aun así, una disputa con un importe, un motivo y un responsable definidos se resuelve más rápido, porque ambas partes hablan de una línea concreta y no de toda una factura. Cuando la disputa termina en un descuento o una devolución, la nota de crédito se emite vinculada a la factura original, la factura se cierra por su importe correcto y su extracto coincide con el de su cliente.

La visión de Origami

Cuando construimos el flujo de facturación y disputas para una empresa, partimos de sus facturas atrasadas: cuánto tiempo pasó entre la entrega y la emisión, a quién se enviaron, dónde se registró la objeción, si es que se registró, quién decidió el descuento y cuándo se emitió la nota. Esas respuestas trazan el flujo actual tal como es en realidad, antes de que dibujemos una sola pantalla.

Después las convertimos en un único flujo conectado: una factura generada a partir de la entrega confirmada y emitida según el calendario que el propietario fija para cada cliente, enviada al aprobador autorizado que figura en la ficha del cliente; un registro de disputas a nivel de línea con un responsable y una fecha; y una nota de crédito o de débito generada a partir del resultado de la disputa con su plazo controlado, todo ello conectado a su sistema contable y a la facturación electrónica. Esto forma parte de los sistemas a medida que construimos a través de nuestros servicios.

Un ejercicio para esta semana: ¿por qué se pagaron tarde sus últimas veinte facturas?

Antes de cualquier sistema, necesita saber por qué sus clientes pagan tarde en realidad. Este es un ejercicio para el director financiero y el director comercial en una sola sesión:

  • Elija las últimas veinte facturas que superaron su fecha de vencimiento.
  • Anote tres fechas para cada una: entrega confirmada, emisión de la factura y llegada a la persona autorizada del cliente, si la conoce.
  • Pregúntese si llegó a la persona correcta con lo que exige su departamento de contabilidad, como el número de orden de compra y el albarán.
  • Si hubo una objeción, clasifíquela en uno de los cinco motivos: precio, cantidad, calidad, documento faltante o destinatario equivocado. Anote quién le está dando seguimiento ahora, si es que alguien lo hace.
  • Si una disputa terminó en un descuento o una devolución, compruebe si se emitió la nota, y cuándo, frente al día 15 del mes siguiente a la fecha del acuerdo.

El número de facturas atrasadas cuyo retraso empezó de nuestro lado y no del cliente, y el número de disputas de las que nadie sabe quién se ocupa, son la línea de base de esta parte.

En la próxima parte

La factura ya sale a tiempo y llega a la persona que la aprueba, y cada disputa tiene un responsable y una fecha. La próxima parte trata del seguimiento posterior: la antigüedad de las cuentas por cobrar según la fecha de vencimiento en tramos que elige el propietario, un calendario de cobro para cada factura con un recordatorio antes del vencimiento, en la fecha y después, una vía de escalado conocida, un extracto mensual enviado al cliente para confirmar el saldo, y luego lo que dice la ley cuando un cliente aun así no paga.

Fuentes

  • Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas: Reglamento de Ejecución de la Ley del IVA (texto oficial en árabe) — artículo 20, apartados 1 y 2 (cuándo se devenga el IVA en suministros continuados y continuos), artículo 40, apartado 1 (casos que modifican el valor de un suministro), artículo 53, apartado 1(b) y (c) (fecha límite de una factura fiscal entre empresas, y la factura simplificada inferior a 1.000 riales) y apartado 4 (la factura fiscal resumen), artículo 54, apartados 1 a 4 (notas de crédito y de débito, corrección de datos y referencia a la factura original) y apartado 6 (plazo para emitir la nota, añadido por el consejo de la Autoridad el 19 de noviembre de 2024).
  • Autoridad de Zakat, Impuestos y Aduanas: Guía detallada de facturación electrónica (en árabe) — sección 4.3 (notas de crédito y de débito y referencia a las facturas originales), secciones 5.6 y 6.5 (funciones prohibidas, incluida la edición o eliminación de una factura después de emitida) y sección 6.4 (validación de facturas y notas antes de compartirlas con el comprador).