La aprobación de presupuestos y descuentos se mantiene bajo control con cuatro reglas: una sola lista de precios con fechas de vigencia desde la que todos cotizan, presupuestos numerados en los que una nueva versión nunca sobrescribe otra que el cliente ya ha visto, un margen que quien aprueba ve antes de que salga el presupuesto y una matriz de aprobación de descuentos cuyos niveles fija el propietario y que el sistema hace cumplir, en lugar de la memoria. Cuando el cliente acepta una versión concreta, esta se convierte en el pedido de venta o el contrato al que remiten después cada entrega, cada factura y cada disputa.

Del ejercicio de la primera parte al presupuesto

En la primera parte representamos la venta a crédito como siete estaciones y propusimos un ejercicio: rastrear tus diez facturas impagadas más antiguas hasta su presupuesto, su pedido y su prueba de entrega. El primer documento que buscaste fue el presupuesto que aceptó el cliente. Si encontraste un presupuesto con tres versiones sin que nadie supiera con certeza cuál se aceptó, o un descuento del que nadie sabe decir quién lo concedió, aquí es donde empezamos. Lo que viene antes del presupuesto, el seguimiento de oportunidades y clientes potenciales, queda fuera de esta serie; lo tratamos en nuestra guía de CRM para empresas saudíes.

Una sola lista de precios con fechas de vigencia

Muchas empresas tienen más de un precio para el mismo artículo sin que nadie lo haya decidido: un precio en la hoja de cálculo que el gerente actualizó el mes pasado, un precio en el último presupuesto que un vendedor envió a un cliente parecido y que un compañero copió, y un precio en el sistema contable que lleva tiempo sin actualizarse. Cada vendedor cotiza desde la fuente que tiene más a mano, de modo que dos clientes parecidos reciben dos precios distintos sin que nadie lo pretendiera.

La solución es una única fuente de precios, con un responsable. La lista de precios recoge cada artículo o servicio con su precio y su unidad, y tiene una fecha de inicio y una fecha de fin. Adopta la forma de cada sector:

  • Fábrica o distribuidor. Un precio por artículo y unidad de venta, quizá con una lista por grupo de clientes, como mayoristas y proyectos, donde el propietario decide quién pertenece a cada grupo.
  • Contratista. Precios unitarios para las partidas de obra recurrentes, que se usan para valorar el presupuesto de mediciones de cada oferta, junto a partidas que se cotizan proyecto a proyecto.
  • Empresa de mantenimiento u operador inmobiliario. El precio de una visita, una hora o un contrato mensual para un alcance definido, y lo que ese precio incluye frente a lo que se cobra aparte, como repuestos y trabajos adicionales.

Cuando cambia un precio, no editas la lista antigua; emites una nueva con una nueva fecha de inicio. Cada presupuesto emitido antes del cambio sigue ligado al precio con el que se emitió, y ninguna cifra cambia en un presupuesto que el cliente ya ha visto porque alguien actualizó la lista después. Editar la lista es competencia de un único rol que nombra el propietario, mientras que el vendedor elige de la lista en lugar de teclear un precio.

Un precio especial para un cliente es un acuerdo con fecha de fin. Un cliente grande obtiene un mejor precio en ciertos artículos, o un acuerdo marco fija precios unitarios durante un periodo determinado, o un contrato anual de mantenimiento fija el precio de una visita. Estos precios suelen vivir en la memoria de un vendedor o en un chat de WhatsApp con el comprador del cliente, así que cuando el vendedor se va el precio se va con él, y cuando un compañero cotiza al mismo cliente sale un precio distinto. Funciona mejor registrar el precio especial como un acuerdo en la ficha del cliente: los artículos o categorías que cubre, el precio o el descuento, las fechas de inicio y fin, cualquier condición asociada y quién lo aprobó. El sistema lo aplica entonces por sí solo a los presupuestos y facturas de ese cliente y avisa antes de que venza, de modo que la renovación pasa a ser una decisión que alguien toma y no una costumbre que continúa porque nadie se dio cuenta.

Presupuestos numerados: cada versión se queda como la vio el cliente

En la primera parte describimos un descuento que apareció en una versión revisada enviada por WhatsApp y que nunca se guardó con el pedido. Ocurre porque los presupuestos suelen revisarse en el mismo archivo: el vendedor abre el presupuesto, cambia el precio o la cantidad y guarda encima de la versión anterior. Dos semanas después el cliente acepta el presupuesto, pero ¿qué versión? La que está en el portátil del vendedor no es necesariamente la que tiene el cliente.

La regla es sencilla: cada presupuesto tiene un número, cada revisión es una nueva versión bajo ese número y una versión ya enviada nunca se edita. El sistema conserva cada versión exactamente como salió, con su fecha, quién la envió y a quién, de modo que cuando el cliente dice que el precio de tu presupuesto era otro, abres la versión que recibió ese día en lugar de discutir de memoria. El archivo del presupuesto se genera desde el propio registro, así que lo que vio el cliente es exactamente lo que hay en el sistema. Luego lo envías por WhatsApp o por correo electrónico, lo que tu cliente acostumbre; el canal da igual siempre que el archivo salga del registro.

El presupuesto lleva además lo que necesitarán todos los que vienen después, no solo el precio:

  • Un periodo de validez. Un presupuesto sin fecha de caducidad queda abierto, y el cliente vuelve meses después para aceptar un precio cuyo coste ha cambiado. Una vez vencido, se vuelve a cotizar en una nueva versión.
  • Condiciones de pago. Tal como las fija el propietario para este cliente, que es el tema de la próxima parte.
  • Alcance y exclusiones. En construcción y mantenimiento una disputa puede empezar meses después por una línea que nadie escribió: ¿la retirada de escombros y la limpieza están incluidas en el precio? ¿Los repuestos están cubiertos por el contrato mensual?
  • La referencia del cliente. Su número de solicitud o el nombre de su proyecto, porque su equipo contable cotejará después tu factura con ella.

Cuando el cliente acepta una versión concreta, esa versión se convierte en un pedido de venta o un contrato, y el número de orden de compra del cliente se guarda con ella si la envió. Desde ese momento cada entrega, cada factura y cada disputa remiten a este pedido, de modo que desde cualquier factura puedes llegar al precio que aceptó el cliente y a quién aprobó su descuento, que es exactamente lo que buscabas en el ejercicio de la primera parte.

El margen delante de quien aprueba antes de que salga el presupuesto

Cuando un vendedor pide que se apruebe un descuento, quien aprueba suele ver una sola cifra, el precio después del descuento, y decide por experiencia sin el dato que realmente necesita. La pregunta de fondo es: ¿cuánto nos queda después de este descuento? Para eso hace falta un coste junto al precio, y de dónde sale ese coste depende del sector:

  • Fábrica y distribuidor. El coste del artículo según su ficha: el coste de compra, o el coste de fabricación si lo produces tú. Esa cifra solo es tan exacta como el inventario y el cálculo de costes que hay detrás.
  • Contratista. El coste estimado de cada partida del presupuesto de mediciones en materiales, mano de obra, equipos y subcontratistas, con el margen calculado por partida y para la oferta en su conjunto.
  • Empresa de mantenimiento. El coste del propio alcance: el número de visitas, las horas de técnico y los materiales y repuestos incluidos en el precio.

Quien aprueba ve entonces en una sola pantalla el precio de lista, el precio solicitado, el coste, el margen antes y después del descuento y el motivo tal como lo escribió el vendedor: el precio de un competidor, una cantidad grande o un cliente nuevo en un sector en el que la empresa quiere entrar. El mismo descuento puede ser aceptable en un presupuesto y no en otro, porque el margen que hay detrás de cada uno es distinto.

Quién ve el coste y el margen es una decisión de permisos antes que una decisión de ventas. El propietario puede decidir que los vendedores vean el margen para negociar conociendo sus límites, o que solo lo vean quienes aprueban; ambas opciones son legítimas siempre que el sistema haga cumplir la elección. Explicamos el principio en Permisos: quién ve qué cuando los datos salen del archivo: una hoja de costes que circula como archivo llega a personas a las que nadie pretendía que llegara.

La matriz de aprobación de descuentos: ¿quién aprueba qué descuento?

Una matriz de aprobación de descuentos es una tabla que responde a una sola pregunta: ¿hasta dónde puede descontar un vendedor sin preguntar, y quién aprueba todo lo que vaya más allá? Es la misma lógica que tratamos en el lado de las compras en Solicitudes de compra y límites de aprobación, vista desde el otro lado: allí controlas lo que sale de tu dinero, aquí controlas lo que regalas antes de que llegue.

Los niveles en sí, lo que puede aprobar el vendedor, lo que pasa al gerente de ventas y lo que llega al director financiero o al propietario, los fija el propietario, porque reflejan los márgenes y mercados propios de la empresa. No existe un límite correcto para todos, y un límite tomado de otra empresa puede ser demasiado estricto y frenar las ventas, o demasiado laxo y no controlar nada. El propietario puede basar los niveles en el porcentaje de descuento o en el margen que queda después de aplicarlo; lo segundo detiene un descuento que parece pequeño en un artículo cuyo margen ya es estrecho.

Más importante que las cifras es saber qué cuenta como descuento, porque una concesión de precio no siempre llega en una línea llamada descuento:

  • Un descuento explícito en una línea del presupuesto o en el total del presupuesto.
  • Cantidad adicional sin cargo, o entrega e instalación que normalmente se cobran y ahora son gratuitas.
  • Plazos de pago más largos que los habituales de este cliente, porque eso es financiación que pones tú con tu propia caja.
  • Visitas adicionales en un contrato de mantenimiento, una garantía más larga de lo habitual o pequeños trabajos fuera del alcance sin cargo.

Todo esto pasa por la misma matriz; de lo contrario controlas el descuento escrito y dejas sin control la concesión no escrita. Las reglas del lado de las compras también se aplican aquí: nadie aprueba su propio descuento, la autoridad pertenece al rol y no a la persona, cada aprobador tiene un suplente designado para cuando está ausente y la aprobación queda registrada en la propia versión del presupuesto con el nombre del aprobador y la hora, de modo que si la versión cambia después de aprobada vuelve a él. La solicitud llega al teléfono de quien aprueba como un enlace desde el que puede aprobar sin abrir un portátil, porque una aprobación lenta es lo que empuja a un vendedor a hacer una promesa por teléfono.

¿Por qué antes de la factura y no después? Un descuento aprobado en el presupuesto forma parte del precio y aparece en la factura desde el primer momento. Un descuento prometido después de la venta sigue otro camino según el Reglamento de Aplicación del IVA: el artículo 40(1) incluye entre los casos que modifican el valor de un suministro un valor acordado de antemano y luego modificado por cualquier motivo, incluido un descuento adicional ofrecido después de completada la venta. Si eso ocurre después de emitida la factura fiscal y el IVA que figura en ella supera el IVA adeudado, el artículo 54 exige una nota de crédito que haga referencia clara a la factura original, emitida a más tardar el día 15 del mes siguiente al hecho. Así que un descuento concedido en una llamada después de la factura no se queda entre el vendedor y el cliente; se convierte en un documento fiscal con plazo, y puede que finanzas no sepa que tiene que emitirlo. Para un caso concreto, el lugar donde preguntar es tu asesor fiscal.

La visión de Origami

Cuando construimos el flujo de presupuestos para una empresa, partimos de cómo cotiza realmente hoy: de dónde toman los precios los vendedores, por cuántas versiones suele pasar un presupuesto, quién aprueba los descuentos y dónde viven los precios especiales de los clientes clave. Un descuento concedido por teléfono nos dice dónde la aprobación actual es demasiado lenta, antes de decirnos dónde hay que apretar el control.

Después lo convertimos en un flujo que el sistema hace cumplir: una lista de precios con fechas de vigencia, presupuestos en versiones numeradas cuyos archivos salen del registro, un margen que se muestra a cada rol según sus permisos, una matriz de descuentos cuyos niveles ajusta el propietario sin un programador, aprobaciones que llegan al teléfono y un presupuesto aceptado que se convierte en un pedido de venta conectado a tu sistema contable y a la facturación electrónica. Esto forma parte de los sistemas a medida que construimos dentro de nuestros servicios.

Un ejercicio para esta semana: revisa los últimos veinte presupuestos que aceptaron tus clientes

Antes de cualquier sistema, necesitas una imagen de lo que ocurre realmente entre la lista de precios y el cliente. Un gerente de ventas y un director financiero pueden hacerlo en una o dos sesiones:

  • Reúne los últimos veinte presupuestos que aceptaron los clientes, y añade los presupuestos de las diez facturas del ejercicio de la primera parte si los encontraste.
  • Para cada presupuesto, pregunta de dónde salió el precio: de la lista de precios vigente, de un presupuesto anterior o tecleado a mano.
  • Cuenta las versiones de cada presupuesto, identifica la versión que aceptó el cliente y comprueba si puedes encontrarla exactamente como la vio.
  • Enumera cada concesión del presupuesto: un descuento, cantidad gratuita, entrega gratuita, plazos de pago más largos o visitas adicionales, y junto a cada una quién la aprobó y dónde consta esa aprobación.
  • Anota si el margen era conocido por quien aprobó el presupuesto en el momento en que lo aprobó.

El número de concesiones de las que nadie sabe decir quién las aprobó es tu punto de partida para esta parte. Luego escribe en una página la matriz de descuentos que quieres: qué cuenta como descuento en tu empresa, los niveles que le convienen, el rol que aprueba cada nivel y quién sustituye a un aprobador cuando está ausente. La distancia entre esa página y lo que encontraste en los veinte presupuestos es lo que el sistema tiene que cerrar.

En la próxima parte

El precio tiene ahora una sola fuente, los presupuestos tienen versiones conservadas y cada descuento tiene un aprobador que todos conocen. La próxima parte pasa a la estación anterior al primer envío: límites de crédito y garantías. Empezamos con una ficha de cliente verificada una sola vez, al dar de alta al cliente, contra dos fuentes oficiales gratuitas; después, un límite de crédito y unas condiciones de pago que fija el propietario y que el sistema comprueba en cada pedido y cada entrega; y después, las garantías entre las que el propietario puede elegir antes de vender a plazo.

Fuentes